公文写作要点略述课件

公文写作与处理

人力资源部公文培训的目的1.提高员工公文写作水平2.规范企业公文写作3.改善部门的公文管理4.提高企业管理水平课程安排企业公文概念与分类公文处理的定义公文的撰写与格式要求（9项）公文写作常犯错误及注意事项(7项）公文的各种格式（9项）公文处理的定义是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联，衔接有序的工作。公文的撰写与格式要求

公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、机关印章、成文年月日、抄送机关、主题词等部分组成。1）红头文件的适用。看是否重要性而定！例如:A.内部任免一般公司都算重要文件，一定要红头文件。B其它的会议纪要就要看会议内容是否重要。C外发的文件看是发给上级的还是下级，是什么性质的，发给上级没有用红头的；发给下级的重要执行文件一定要用红头。D其它有公司印章的也算重要文件，但可以不用红头文件。2）发文字号A应当依次包括机关代字、年份、序号。B发文字号中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角号括入，序号不编虚位（即不编01或001），不加“第”字。公文的撰写与格式要求公文的撰写与格式要求3）公文标题应当准确、简要的概括公文的主要内容并标明公文的种类。A标题构成一般由发文机关、事由、文件三部分组成。B标题较长时应当上长下短。C公文标题中批转法规性文件，一般不用标点符号。公文的撰写与格式要求6）成文的时间以领导签发的日期为准，会议通过的文件以通过时间为准，文件下发要及时。7）抄送单位指主送单位之外需要执行或知晓公文的其他单位，应使用全称或者规范话的简称、统称。公文的撰写与格式要求9）公文用纸

采用国际标准A4纸。公文写作常犯错误及注意事项2）格式不规范无标题；落款不清晰，不知道是谁；无日期等。3）公文写作的段落结构乱，开头结尾太突然，过度不自然，不简洁，辞藻华丽，不平实，内容不知所云。4）公文写作的序号使用乱，重复，倒置等。公文写作常犯错误及注意事项5）公文写作的标点使用不正确，不规范。6）公文写作的用字，用词不正确。A褒义词、贬义词、中性词使用。比如未尽到职责和未尽到一个主管的职责，因工作忙不能尽到主管的职责。B公文用语和日常用语。比如“妥否，请批示”。C注意语气程度。比如“勒令和要求希望”。D注意适用范围。比如罚款和罚金；汇报和通知，知会。公文写作常犯错误及注意事项7）公文的排版、美观、打印、复印质量，要求使用统一版面。公文的各种格式一、决定（决议）二、通知三、报告四、请示五、函六、通报七、会议纪要公文的各种格式----决定（决议）范围对公司的重要事项或重大行动做安排用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用"决议"。结构划分A开头：主要以说明目前形势，分析或阐述做次决定的原因、目的及意义，其语言要求简洁、概括性强。B主体：表达决定的具体内容，因为它是下级机关，相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写的明确、具体、详细；其表达方式采取条文是写法，并要形成完整、严谨、清晰的整体，主体部分也可简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。C结语：提出希望，号召和要求。在决定的正文之后，可以写“本决定自发布之日起施行”。公文的各种格式----报告使用范围

向上级汇报工作，反应情况，提出建议等用报告。种类

1建议报告2境况报告结构

A标题：制发机关+事由+报告；报告前可以加“紧急”。B正文：事由要直陈其事，吧情况及前因后果写清楚；事项写作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。C结尾：可写“特此报告”“专此报告”后面不用任何标点符号：或“以上报告如无不妥请批转各部门执行”等语。注意事项

概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。公文的各种格式----请示适用范围

向上级部门请示指示，并需要批复的用“请示”，请示应当一文一事，不得多头请示。结构A标题：制发机关名称+事由+请示B正文：请示的原因，陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性，最后用“为此请示如下”；请示的事项要写明请示要求，如请示物资要写明品名，规格，数量，请示资金要写明金额。C结尾语：多用“上述意见是否妥当，请指示”；“特此请示，请批准”；“以上请求，请与审批”等。注意事项：一文一事，一个主送部门，逐级请示。

公文的各种格式----函适用范围

向外单位联系公务，洽谈工作事项用“函”。函适用于不相隶属机关之间的互相商洽工作，询问和答复问题，向有关部门请求批准等。结构

标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。A标题：一般由发文机关，事由，文种或者事由文种组成。一般发函为《关于***（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。B正文：一般包括三层，简要介绍背景情况，商谈，询问，答复的事项和问题；希望和要求，如“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。

公文的各种格式----通报通报一般指奖惩性通报。使用范围：表彰先进，批评错误，传达重要情况用“通报”。格式：一般采用三层，简要介绍事由，对此公司做出的决定，公司对全体员工的号召。公文的各种格式----工作计划一、工作计划的格式：1、计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素。如“研发部年度工作计划”。2、计划的具体要求，一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度。3、最后订立计划的日期。公文的各种格式----工作计划二、工作计划的内容。一般的讲，包括：1、情况分析（制定计划的依据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。2、工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时间内所应完成的任务和应达到的工作指标。3、工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的而方法和步骤，采取必要的措施，以确保工作任务的完成。公文的各种格式----工作计划三、制定好工作计划经过的步骤。1、认真学习研究上级的有关指示办法，领会精神，武装思想。2、认真分析本单位的具体情况，这是制定计划的根据和基础。3、根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤、环环紧扣，付诸实现。4、根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难、确定预算克服的办法和措施，以免发生问题是工作陷于被动。5、根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。6、计划草案制定后，应交全体人员讨论，计划是要靠群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。7、在实践中进一步修订、补充和完善计划，计划一经制定出来，并经正式通过批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更完善，切合实际。公文的各种格式----工作总结二、工作总结的特点1、客观性。总结是对过去工作的回归和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。2、典型性。总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西，在日常学习、工作、生活中很有现实意思，具有鼓舞、针砭等作用。3、指导性。通过工作总结，深知过去工作的成绩与失误及其经验教训，指导将来的工作，使今后少犯错误，取得更大的成绩。4、证明性。这是说总结的基本表达手段是被动的（严格的说是证明），它要用自身实践活动中的真实的，典型的材料来证明它支出的个个判断的正确性。公文的各种格式----工作总结三、工作总结的内容。

工作情况不同，总结的内容也不同，总的来说，一般包括以下几个方便：1.基本情况。包括工作的有关条件，工作经历情况和一些数据等等。2.成绩、缺点、这是工作总结的中心重点，总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。3.经验教训。在写总结时，须注意发掘事务的本质及规律，使感性认识上升为理性认识，以指导将来工作。公文的各种格式----工作总结四、工作总结的格式

工作总结的格式。格式也就是总结的结构。是组织和安排的表现形式其格式不固定，一般由以下几种：1.条文式。也称条款式，是用序数词给每一自然段编号的文章格式，通过给每个自然段编号，总结被分为几个问题，按问题谈情况和体会，这种格式有灵活，方便的特点。2.两段式，总结分为两部分前一部分为总，主要写作了什么工作，取得了什么成绩，后一部分是结，主要讲经验、教训。这种总结格式具有结构简单，中心明确的特点。3.贯通式。是围绕主题对工作发展的全过程逐步进行总结，要以各个主要阶段的情况，完成任务的方法以及结果进行较为具体的叙述，常按时间顺序叙述情况，谈经验，这种格式具有结构紧凑，内容连贯的特点。4.标题式。把总结的内容分成诺干部分，每部分提炼出一个小标题，分别阐述，这种格式具有层次分明，重点突出的特点。公文的各种格式----工作总结四、工作总结的格式

一篇总结，采取何种格式来组织和安排材料，是由内容决定的，是由内容决定的，所选结论应反映事物的内在联系，服从全文中心。公文的各种格式----工作总结五、工作总结的构成。1.标题。即总结的名称，标题总结的单位，期限和性质。2.正文。正文一般分为三个部分，开头，主体和结尾。

A开头，或交代总结的目的和总结的主要内容，或介绍单位的基本情况，或吧所取得的成绩简明扼要的写出来，或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结，不管以何种方式开头，都应简练，使总结很快进入主体。

B主体。是总结的主体部分，是总结的重点和中心，它的内容就是总结的内容。

C结尾。是总结的最后一部分，对全文进行归纳，总结，或突出成绩，或写今后的打算和努力的方向，或指出工作的缺点和存在的问题。3.署名和日期。如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明，最后还要在署名的下面写明日期。公文的各种格式----工作总结六、工作总结写作的基本要求。

无论何总格式的工作总结，其写作都应遵循以下要求：1、掌握客观事实广泛占有材料。2、对占有的材料作认真的分析研究。3、反映特点，找出规律。4、要走群众路线。5、具体写作过程中的要求：即编好写作提纲、交待要简要，背景要鲜明、详略须得当。公文的各种格式----工作总结七、工作总结格式要求。

各类归档材料和各级综述材料的排版格式要求（原始材料除外）：1.页面设置：用纸