5034秘书学复习题要点

秘书学复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论及实务》为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。一、填空题：1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是（秘书活动产生的前提条件即社会管理组织）的出现；二是（秘书活动产生的必要条件即文字与公文）的出现。2、公文处理包括（收文处理）、（发文处理）与（公文处理）三个基本环节。3、礼仪基本内容包括（仪容）、（仪表）、（仪姿、仪态）、（气质风度）。4、办公室管理包括四个要素：（组织目标）、（符合目标的运转方式）、（管理人员）与（科技管理手段）。5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人（办文）、（办会）与（办事）的参谋与助手。6、秘书面临的沟通有两种形式：（纵向沟通）、（横向沟通）。7、（会议纪要），适用于记载、传达会议情况与议定事项。8、（调查报告）是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是（请示）与（报告），既可上行又可下行，还可平行的公文文种是（函）。10、办公室布局一般有（封闭式）与（开放式）两种。传统的办公室主要是（封闭式）的，现在较多采用（开放式）布局。11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：及（环境）协调、及（社会角色）协调、及（自身条件）协调与及（时节）协调。12、秘书工作的主要构成要素可以概括为（办文）、（办会）与（办事）。二、判断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。（√）2、通告的使用范围大于公告。（X）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印与用印。（X）4、会议记录是记载、传达会议情况与议定事项的公文。（X）5、公文处理包括收文处理、发文处理与公文管理三个基本环节。（√）6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。（√）7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。（X）8、启封是秘书特有的职责，单位与领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。（X）9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。（√）10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。（√）11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（X）12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。（√）13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。（X）14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。（√）15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。（X）16、开放参观活动是指将组织内部有关场所与作业程序对外开放的活动。（√）17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；与谐统一；安全。（√）18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。（√）19、宴请与会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。（√）20、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。（√）21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋与助手。（√）22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格与具体。（√）23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。（X）24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。（X）25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。（√）26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。（√）27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力与凭证作用。（√）28、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。（X）29、商务交际的礼节及礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。（√）30、会见合影，按礼宾次序，一般由主人居中，以主人右手为上，主客双方间隔排列。（√）三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（A）A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、(B)的出现是秘书活动产生的前提条件。A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（C）A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“（D）”，从此，“秘书”由指物转为指人。A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。（C）A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是（C）气氛。A、庄严肃穆B、热烈喜庆C、庄严隆重D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（D）。A.助手作用B.枢纽作用C.查考作用D.总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（Ｄ）。Ａ．拟稿Ｂ．审核Ｃ．缮印Ｄ．批办10、下列选项不属于会后工作的一项是（C）。A、清理会议文件B、离会及送别C、撰写会议记录D、会议工作总结11、法规性公文以（C）日期为成文日期。A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从（B）开始的。A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、（C）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（B）。A、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、秘书做好随从工作的主要目的是（D）。A．为领导者创造良好环境B．保证领导者身体健康C．节约领导时间D．提高领导效能16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（D）。A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（D）。A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、行政管理18、秘书应把（D）作为接待工作的主要依据。A．领导指示B．单位条件C．来宾要求D．接待方案19、（C）曾四次担任中央秘书长与军委总政治部秘书长职务。A、毛泽东B、周恩来C、邓小平D、瞿秋白20、“尊者决定”的原则适用于（C）。A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（D）。A、整齐的B、适合特殊场合的C、舒适愉快的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（D）。A、方便B、安全C、整洁舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（Ｃ）。Ａ、告诉他打错了，然后挂电话。Ｂ、告诉对方你的号码是什么。Ｃ、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。Ｄ、告诉他，查清楚号码再打。24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（C）。A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（A）。A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、（A）是在收文处理与发文处理中的一个共同的工作程序。A、登记B、拟办C、批办D、用印27、（A）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。A、报告B、请示C、函D、调查报告28、下列中不属于商务交际的礼节及礼貌的选项是（A）。A、宴请B、致意C、握手D、寒暄29、档案集中制度产生于（D）。A、商朝B、秦朝C、唐朝D、宋朝30、（D）是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果与处理日期。A、拟办B、批办C、承办D、注办四、简答题1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？答：秘书活动产生必须具备的条件有两个：（1）秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。（2）秘书活动产生的必要条件，即文字与公文的出现。请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答：秘书职业道德规范的具体内容有以下几点：（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信。（4）办事公道。（5）勤俭节约，消费有度。（6）遵纪守法，熟知熟用法规。（7）团结协作，互助友爱。（8）实事求是，勇于创新。请简述秘书工作有什么作用？答：秘书工作有以下几点作用：（1）参谋智囊的作用。（2）事务助手的作用。（3）枢纽的作用。（4）协调的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。请简述收文处理与发文处理的环节。答：（一）收文处理包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办9个环节。（二）发文处理包括拟稿、审稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发9个环节。请简述会务工作的原则答：会务工作的原则包括：（1）认真领会领导意图与会议的指导思想；(2)熟悉与掌握会议的组织领导情况；(3)协助领导拟定会议安排；(4)精心组织，周到服务；(5)重视并妥善做好会议的善后工作。会议纪要及会议记录有什么区别？答：会议纪要及会议记录的区别有四点：（1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况与议定事项的事物性文书。（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性与具体性。（3）形式有所不同。会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活与自由，会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。（4）处置方式与作用不同。会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况与议定事项”，而会议记录只作为内部资料，以备查考。请简述接待工作的原则答：接待工作的原则有：（1）热情大方，注重实效。（2）认真负责，细致周到。（3）确保安全，内外有别。（4）勤俭节约，讲究礼仪。8、请简述办公室的办事原则答：办公室的办事原则主要包括：（1）服务原则。（2）高效原则。（3）保密原则。（4）统一原则。五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要及孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。答：选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。（二）一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位及公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：Ａ.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。Ｂ.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司与董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”Ｄ.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利《秘书常识趣谈》)请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？答：D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办,信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油,既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他,并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定及对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。（三）8月10日，公司的总经理出差了，期限是从8月10日至8月20日，预定20日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小苏说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于8月20日下午的研讨会，小苏想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，20日他正好回来，一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有三张照片，小苏不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小苏处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？答：不正确。(1)天津分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)20日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称与数量,接着应及时打电话或写信及寄信人联系（四）办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿…………”指挥及会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。答：会议的组织对秘书人员的要求很高。会议的顺利进行不仅依赖充分、细致的会前准备工作，还需要严谨、周密的会间组织工作；不仅要有健全的会议工作机构、缜密的会议议程及日程，还要做好各项具体的会务工作，明确分工，责任到人，安排得力，运转有序，形成一个结构周严、操纵自如的会议工作系统。秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错与疏漏，都可能会影响会