存货盘点管理规定

存货盘点管理规定存货盘点管理规定存货盘点管理规定编号：GW/ZM283069-09版号：受控状态：受控广西玉柴机器专卖发展有限公司管理制度存货盘点管理规定编制：财务部审查:陈小芬赞同:陈启贤宣布日期：2009-11-25奏效日期：2009-11-25版本订正记录序号订正日期订正内容奏效日期版本备注12009-11-25换版，代替GW/ZM283069-08版2009-11-25制度名称：存货盘点管理规定编号：GW/ZM283069-09奏效日期：2009-11-25版号：目的为了规范存货盘点事务，明确相关单位、部门及岗位人员责任，保证公司财富的安全和完好，特拟定本规定。盘点范围2.1单位范围适用于玉柴专卖公司及其手下子（分）公司，包含控股、参股及纳入经营管理的子（分）公司，下称“各单位”。2.2存货范围指列入财富负债表存货项目的各种商品配件（含发动机零配件、汽车配件等）、润滑油、化工产品、汽保产品、轮胎、包装物（含纸箱、木箱）以及低值易耗品等。盘点方式和时间3.1各存货单位每年组织两次按期全面盘点。3.2中期盘点，北方等天气较冷的公司（详尽单位在盘点工作通知中确立，下同）于每年4月27日-4月30日进行，其余公司每年6月27日-6月30日进行；3.3年关盘点，北方等天气较冷的公司于每年10月28日-10月31日进行，其余公司每年12月28日-12月31日进行。3.4盘点时间若有改正，在盘点通知另行明确。3.5交接盘点：仓管负责人发生岗位变动时，在岗位变动当月进行存货盘点，原则上在当月27日-30日进行盘点，并以盘点结果作为存货管理责任的交接依照。（注：月度抽盘及经理、财务负责人辞职抽盘作为过程管理在《存货管理制度》中明确）盘点组织盘点总负责人：总经理初盘总协调人：主管业务线副总经理复盘总协调人：总会计师初盘组织部门：各财富管理部门复盘组织部门：财务部盘点小组：初盘小组由各单位的存货管理部门仓管员及业务人员构成，复盘小组由财务人员及其余管理人员构成。存货管理单位负责组织进行初盘，财务部负责组织进行复盘。初盘人员不可以兼任盘复人员，即不可以由同一人达成同一库房、仓区的初盘、复盘工作。盘点工作职责5.1财务部负责牵头组织盘点，审批盘点差异，对全公司盘点结果进行总结报告，对经审批的盘点盈亏作相应账务办理。5.2营销部负责公司所有存货盘点的实盘数差异复核、出具实盘核查建议。5.3各实物管理单位（部门）负责人负责组织本单位存货盘点工作，并对盘点结果、盘点解析报告的完好性、真实性和正确性负责。单位负责人亲身担当或指定一名详尽盘点负责人。5.4公司信息技术部或系统保护人员负责协助解决信息系统盘点数据办理和监控。盘点计价总部配件采纳总部标准成本价计算，子（分）公司采纳子公司标准成本价计算。盘点分类7.1按存货项目分类按存货项目分类盘点、分类统计数据，即按配件、润滑油、化工产品、汽保产品、轮胎、包装物、低值易耗品等种类进行盘点。7.2按存货状态分类。对外销售的存货一般分为适销、不适销和存在质量问题等三个状态，对适销、不适销和质量商品状态的定义界定：适销商品，指能正常周转、销路较好的商品。不适销商品，指市场需求改变、或库龄过长、或技术参数改变等要素影响，暂时没法销售的商品，但不包含有质量问题的商品。存在质量问题商品，指存在质量瑕疵，有待维修、更换的商品。7.3按存货库存账龄分类存货按库存账龄划分为八个账龄段：1-3个月、4-6个月、7-12个月、13-24个月、25-36个月、37-48个月、49-60个月、大于60个月。盘点前准备工作8.1盘点负责人依据存货管理实质状况，细化存货盘点要求，确立详尽盘点负责人，确立初盘人和复盘人选。8.2业务员负责通知客户依据自己需要提前备货。在吻合信用政策的状况下，可要求信用好、偿债能力强的客户提前备货，以减少盘点压力，减少盘点过程中的暂时出入库单据的使用，减少存货数目调整。8.3仓管员负责存货整理：要求摆放整齐、分类集中、标记清楚，同一种类分区存放、同一物料一致存放；检查系统单据，原则上应确认不存在已发货未开单、已查收未入库、已作单未出库的状况后才能进行系统冻结。因为特别原由不可以在系统开出单据的，将单据整理归类，并作好电子版表格备查，防备误作盘亏。因为特别原由已开支售单未能提货的一定作好实物隔断及表记，并作好电子版表格备查，防备误作盘盈。8.4仓管员负责准备暂时任务出库单。8.5仓管员划定特定货架或库房空地，以备隔断存放盘点时期查收的货物。8.6各单位库房负责人负责准备和打印存货盘点单。可以从业务系统打印存货盘点单，或参照供给的存货盘点格式表打印空白的存货盘点表。8.7存货收发时间的截止。领料/发料，查收/销售等收发业务的截止时间为初盘前一天17时30分。盘点工作步骤和方法9.1盘点主要步骤工作流程图总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总子公司盘点工作流程人责生成盘点计录入实物盘负开始组织初盘划点单库仓人责审查、确认负冻结系统组织复盘审查盘点单解冻系统结束盘点计划务财序号流程块盘点工作标准期量标准1生成盘点总部财务部存货核算岗及子公司库房负责人在博科系统生成各单按通知要计划位盘点计划求2确认盘点总部财务部存货核算主办及子公司财务负责人在博科系统确认盘计划点计划生成盘点3冻结系统总部财务部存货核算主办及子公司财务负责人冻结系统计划当日1）初盘一定全面盘点。4组织初盘2）盘点负责人应清楚划分各初盘小组所负责的盘点地域，初盘以系统冻结两人（或两人以上）为一组，此中一人负责盘点存货、一人负责后两天内记录存货盘点表“初盘数”。序号流程块组织复盘录入实盘6数据停止盘点7计划解冻系统8

盘点工作标准3）同一规格型号的存货如摆放在不一样地点，应按存货搁置序次逐个盘点，分别记录“初盘数”。4）初盘过程中，初盘人员按存货账龄分类核实存货账龄，并填入存货盘点单“存货账龄”栏。5）已经初盘盘点过的存货一定做好“已盘”标记，特别是半途中断盘点或盘点间歇时间，以防重盘或漏盘。6）初盘结束当日，初盘人应在存货盘点单上签订姓名和日期。1）各单位初盘结束后，总部存货单位通知财务部门组织人员复盘，子（分）公司库房负责人通知财务负责人安排复盘人员复盘。2）复盘人员在复盘前先检查各种存货能否均有“已盘”标记。3）对单价较高的配件，如：机体、曲轴、缸盖、喷油泵、增压器等，或初盘差异较大的，都要求100%复盘，其存余货抽50%以上品种、70%以上价值进行复盘。4）复盘过程中，如复盘数与初盘数不一致，应与仓管员一同核实，填写复盘数目，假如抽查的品种中有5%以上的品种出现数目差异，复盘人员有官僚求初盘人员重新盘点，所以而造成的误工损失由存货管理单位负责。5）复盘达成，由复盘人员应在存货盘点单“复盘人”栏签字认同。1）库房管理人员初盘结束当晚在博科上录入初盘结果，达成复盘后检查核对盘点差异，确认无误。2）复盘结束后，由盘点负责人查收盘点结果，盘点负责人、复盘总协调人和仓管员三方确认盘点结果然实后，向复盘总协调人报告。由总部存货核算主办或子公司财务负责人在博科长进行审查确认盘点单，系统自动生成盘点差异调整单。而后停止盘点计划，此时盘点作业达成。总部存货核算主办或子公司财务负责人解冻系统，恢复实物流转

期量标准初盘达成后两天内初盘结束后录入，复盘达成当晚核对完成复盘结束后半天内停止盘点计划同时9.2异地库房存货盘点要求若存在拜托别人管理的异地库房存货，一定同步进行确认，假如因特别原由不可以实行现场盘点，应凭异地库房保留人签字确认的实盘报表录入博科系统。9.3盘点时期收、发货要求盘点开始后，原则上应停止存货的出入和挪动。遇紧急状况一定发货时，一定开具《暂时业务出库单》，经单位负责人和财务负责人（或会计）审批后才能发货。《暂时业务出库单》在盘点结束后的三天内补录入业务系统，重新打印出库单，并附上原始《暂时业务出库单》作为出库凭证。盘点时期经赞同后的所有发货业务，都一定在《暂时业务出库单》中注明“已盘”或“未盘”字样，属未盘存货的，应调增实盘数目保护到业务系统；属已盘存货的，直接作为下一会计期出库数。盘点结果解析编写与报送、账务办理及存档10.1盘点结果解析（报告）报送与审查10.1.1盘点差异及解析报告的编制及审批流程总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总总序号流程块总部存货盘点差异审批工作标准期量标准1、各存货责任部门（营销部、技术质量部、制造部）库房负责人编写附件1-1：《存货实物盘点记录表》、附件1-2：《存货盘点明细表》、附件1-5：《存货盘点差异解析表》盘点结束（见附件）及《XXXX年XX月份XX公司盘点报告》后，提交纸板盘点资料给营销部五天内指定负责人的同时，提交OA流程审批。草拟总部2、财务部存货核算岗按《存货盘点表样》，依据盘点结果填写或盘点差异审批流程打印各种盘点汇总表，比较解析实质盘点数与财务账面数差异，分盘点结束别就数目差异、品种差异、金额差异、不一样存货项目、不一样存货状十天内态、不一样存货库龄等进行解析，编写完好的盘点解析报告，交给营销部指定负责人。3、营销部指定负责人收齐上述资料后走博科系统盘点差异审批流收齐资料程。当日2部门领导营销部部门领导对公司总部的存货盘点实物差异进行审批确认收到流程审查二天内财务部部门领导对总部的账实差异进行审查确认，出具账务办理意收到流程3审查见，在财务审批权限规定范围内确认，反响回去给存货核算会计进一天内行账务调整；对超权限的盘点差异报告，递交公司领导审批4审批审批赞同总部存货盘点差异，转交办理收到流程一天内5做账总部财务核算主管审查经过库存调整单，存货核算岗当月达成差异流程结束账务办理当月子公司存货盘点差异审批流程图子公司营销部财务部公司领导开始草拟盘点差异报告财务负责人审核子公司经理审工作流程审批1权限外工作流程审查1工作流程审批2核权限内账务办理业务系统审查结束序号流程块子公司存货盘点差异工作标准期量标准1）子公司库房负责人编制写附件1-1：《存货实物盘点记录表》、附件1-2：《存货盘点明细表》、附件1-5：《存货盘盘点结束点差异解析表》（见附件）及《XXXX年XX月份XX公司盘点五天内报告》。2）子公司财务负责人按《存货盘点表样》，依据盘点结果填草拟盘点差异写或打印各种盘点汇总表，比较解析实质盘点数与财务账面数盘点结束1差异，分别就数目差异、品种差异、金额差异、不一样存货项目、报告五天内不一样存货状态、不一样存货库龄等进行解析，编写完好的盘点分析报告，交给库房负责人。3）若总部派出有监盘人员，需向监盘单位库房负责人出具《监盘点结束盘报告》五天内4）子公司库房负责人收齐上述资料后经过OA系统中“子公司收齐资料盘点差异办理流程”提交审批。当日序号流程块子公司存货盘点差异工作标准期量标准2财务负责人审子公司财务负责人审查本单位盘点相关报表及差异解析报告。收到流程核一天内3子公司经理审子公司经理审查确认本单位盘点差异及解析报告。收到流程核一天内营销部业务组及部门领导对子公司递交的实物存货盘点差异收到流程4工作流程审查及解析报告进行审查，对盘点差异存在怀疑的有权退回要求重五天内新确认。财务部内审组及部门领导对子公司的账实差异进行审查确认，5工作流程审批出具账务办理建议，在财务审批权限规定范围内确认，反响回收到流程1去给子公司进行账务调整；对超权限的盘点差异报告，递交公一天内司领导审批。6工作流程审批公司领导对子公司存货盘点差异报告进行审批。收到流程2一天内7业务系统审查财务部内审组风险管理主办依据审批经过的盘点差异报告，在流程结束博科系统中达成库存调整单审查。一天内8财务部做账各子公司财务负责人对盘点差异达成账务办理。流程结束当月10.1.2总部完好存货盘点解析报告的编制A、总部审批完总部各库房及各子公司盘点差异后一周内，由营销部编写总部及子公司实物盘点差异汇总解析报告并按本规定出具核查建议；以公开发文方式执行。B、财务部内审组审批完各子公司盘点差异后一周内，负责编写子公司存货盘点账面差异汇总解析报告，报财务线领导审批。C、财务管理组采集营销部及内审组、存货核算岗编写的的存货盘点解析报告后，一周内出具合并盘点解析报告，总结整个盘点工作存在的问题，提出整顿建议，报请财务线及公司领导审批，并合时对本制度进行订正。10.2盘点差其余账务办理要求10.2.1各存货单位对于标准成本价在350元以上的盘盈、盘亏一定查明原由，并做第一版面说明。属于数目差异引起盘盈、盘亏，在查明原由从前先转入待办理财富损溢，待查明原由以后，视不一样状况作不一样的办理。10.2.2各单位在存货盘点差异审批流程结束当月内凭库存调整单及审批流程，在财务账面把存货差异转入待办理财富损益，同时结转入损益。10.2.3当月报税务机关赞同，尽可能争取在年度所得税汇算清缴前获得税前列支的批文。10.3盘点报表的存档10.3.1总部各存货单位：手工记录原始盘点单（初、复盘）经实盘人员签字，系统解冻后的盘点明细表经部门经理、仓管签字并加盖部门章。一式四联，存货单位主管、责任仓管、营销部国内业务组、财务部存货核算岗位各存一联。10.3.2各子公司存货单位：手工记录原始盘点单（初、复盘）经实盘人员签字，系统解冻后的盘点明细表经单位负责人、仓管、会计签字并加盖公章。一式四联，存货单位仓管、会计、营销部国内业务组、财务部内部审计组各存一联。子公司会计负责将盘点表与盘点差异解析报告、《附件1-3：存货盘点汇总表(财务负责人)》一同装订成册，寄财务部内部审计组编号存档。10.3.3财务部财务管理组负责打印装订公司合并存货盘点解析报告，后附总部及子公司存货盘点档案清单备查，总部的存货盘点档案清单由财务部存货核算岗供给；子公司存货盘点档案清单由内部审计组供给。盘点结果核查条款。11.1属于内部管理人员歹意串连，内外勾通，盗窃、盗卖存货，以致存货损失的，按损失金额的200%－500%进行扣罚，并追究相关人员的行政责任和刑事责任。11.2属于盘点过程错盘、错记、错录等造成差异，未给公司造成损失的，视差异状况，按差异金额的正、负绝对值合计的1%核查。11.3属于存货管理原由中造成差其余，按金额差异、品种差异并列核查，经理、财务负责人、库房负责人担当比为2：1：7，有副经理的单位经理、副经理、财务负责人、库房负责人担当比为2：1：1：6；也许由子（分）公司依据责任大小对核查金额进行详尽分配，报营销部审批后执行。金额差异扣罚标准：正负合计差异金额÷有合理差异原由无差异原由存货金额×100%总部子（分）公司正差(盘盈)负差(盘亏)正差(盘盈)负差(盘亏)＜%＜%免核查≥～%≥～1%5%10%10%20%＞%＞1%10%20%15%30%品种差异扣罚标准：差异品种/存货物种×100%有差异原由无差异原由总部子（分）公司＜10%＜15%免核查≥10～30%≥15～30%500元1000元＞30%＞30%1000元2000元说明：核算金额差异与品种差异占比时，以所有差异核算；执行金额差异占比核查时，剔除已在、核查的金额，不再重复核查。11.4对于标准成本价在350元以上的所有物料的盘亏赔偿，以及虽单价不超出350元，但单一物料盘亏总数在5000元以上的，按标准成本价的30%-50%执行单项核查。11.5对于出现存货盘点差异金额在5万元以上（含5万元）10万元以下的，除执行上述经济处罚之外，另对直接责任人将依据其责任大小和性质，恩赐留用观察、调离岗位、挂靠、贬职、撤职、辞退或移交司法部门办理，同时追究子公司经理和库房负责人的管理责任。11.6对于出现存货盘点差异金额在10万元（含10万元）以上的，以致总部另行派出专项工作小组进行重新盘点或核实差异真实性的，将依据核实的差异结果或所以所发生的专项花费在不超出10%之内对责任单位进行额外的专项核查，对直接责任人及相关责任人将依据其责任大小和性质,恩赐调离岗位、挂靠、撤职