商务接待流程

商务接待流程综合管理部作为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后，可报综合部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合部协调的重要接待，应提前1-2天报综合部。一、接待前准备工作1、了解来宾基本情况：联系接待单位确认来宾职务、人数、性别、年龄段、来访具体时间、逗留日期、来访目的和要求。2、拟定接待计划、排出日程安排表、接待标准，并报请领导批示。3、根据来宾人数及游览路线提前做好车辆安排。（1）保证车辆清洁、安全性能良好、司机车辆听从协调安排、统一调度。（2）实时关注天气状况（车内应提前配备雨伞）及所经路线的实时路况（制定备用路线）。4、提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，多位来宾时，应根据每位来宾的基本情况为其预定相应的客房标准。（如需）二、接待标准1、一级接待标准（管委会主要领导及以上级别领导、行业主要领导、上级公司领导或公司特邀嘉宾）陪同人员：总经理、副总经理、综合部部长或相关部门负责人，必要时预约董事长陪同（1）迎接：总经理、副总经理、相关部门负责人提前到公司入闸口处等候，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。（2）参观：总经理、副总经理、接待部门负责人陪同，由专业人员讲解公司基本情况，到达目的地后介绍相关信息（3）座谈：需要使用公司会议室时，要保持办公楼内良好环境，做到卫生间清洁、明亮，会议室整洁、有序，灯光、室温合适，准备好公司简介及相关汇报材料、席签、纸笔、茶水杯、矿泉水、烟灰缸等，另外有需要可以准备好横幅、指示牌等，并调试好电脑音响、投影设备，摄像设备。（4）用餐标准（如需）：根据公司相关招待用餐规定执行。（5）下榻宾馆标准（如需）：四星级以上。（6）安保：由车辆管理人员提前通知黄骅港闸口、公司4号闸口放行，码头现场作业人员各司其责，做好各岗位生产工作。严禁闲杂车辆与人员在码头参观区域停留。（7）卫生：提前通知、协调各部门，按照现场卫生管理办法，做好相关管辖范围内的卫生，保持参观沿线干净。2、二级接待标准（地方政府一般领导、行业组织一般领导、合作单位主要领导、公司特邀人员）陪同人员：副总经理、相关部门负责人，必要时预约总经理陪同（1）迎接：由接待对口部门在约定地点迎接，引带来宾（2）参观：副总经理、相关部门经理陪同，由专业人员讲解公司基本情况，到达目的地后介绍相关信息。（3）座谈：需要使用公司会议室时，要保持办公楼内良好环境，做到卫生间清洁、明亮，会议室整洁、有序，灯光、室温合适，准备好公司简介及相关汇报材料、席签、纸笔、茶水杯、矿泉水、烟灰缸等，另外有需要可以准备好横幅、指示牌等，并调试好电脑音响、投影设备，摄像设备。（4）用餐标准（如需）：根据公司相关招待用餐规定执行，如需在公司食堂就餐，需提前1-2天通知食堂管理人员。（5）安保：由车辆管理人员提前通知黄骅港闸口、公司4号闸口放行，码头现场作业人员各司其责，做好各岗位生产工作。严禁闲杂车辆与人员在码头参观区域停留。（6）卫生：提前通知、协调各部门，按照现场卫生管理办法，做好相关管辖范围内的卫生，保持参观沿线干净。3、三级接待标准（政府部门具体办事人员、普通商务考察人员、学术调研人员、技术人员、合作单位管理人员、新闻媒体宣传人员等）陪同人员：相关对口的部门负责人，必要时预约公司主管领导（1）参观：由接待对口部门在约定地点迎接，相关对口的部门负责人及相关人员陪同，相关人员介绍公司情况（2）座谈：需要使用公司会议室时，要保持办公楼内良好环境，做到卫生间清洁、明亮，会议室整洁、有序，灯光、室温合适，准备好公司简介及相关汇报材料、纸笔、茶水杯、矿泉水、烟灰缸等。（3）用餐标准（如需）：根据公司相关招待用餐规定执行，如需在公司食堂就餐，需提前1-2天通知食堂管理人员。（4）安保：由车辆管理人员提前通知黄骅港闸口、公司4号闸口放行，码头现场作业人员各司其责，做好各岗位生产工作。严禁闲杂车辆与人员在码头参观区域停留。（5）卫生：按照现场卫生管理规定，保持好现场卫生。三、用餐准备：1、酒店用餐：由相关部门负责人提前到酒店预订房间，并按公司规定及相应标准点餐。2、公司食堂用餐：（1）食堂大堂就餐食堂管理人员在接到就餐申请人员的用餐申请表后，盖章、留存第一联（第二联由就餐人员交付食堂服务人员），并于就餐当天上午10:00前通知食堂备餐。（2）食堂单间就餐申请部门要提前1-2天通知食堂管理人员，食堂根据来宾级别、人数确定菜单（要提前确认是否有少数民族、忌口食物等），报综合部审批，核定后进行备餐。1）就餐当天上午，要提前打开食堂西侧南门，做好门外卫生，保持单间、走廊地面、卫生间的清洁，注意防蝇虫；2）按人数摆桌，餐具要摆放整齐、统一，主陪和二陪右手边放烟灰缸，桌布要自然下垂，与餐椅略接触。3）准备饮料，提前半小时预泡茶水，打开空调；4）与接待人员保持沟通，提前把凉菜装盘，客人到达前一刻钟，开始炒菜、装盘；5）客人到达前五分钟，到门外迎接客人，同时，烧水泡茶，注意防止蝇虫进入房间；6）开餐后，在房间外做好跟进服务，应变落实。一般开餐45分钟左右安排主食，随后依次安排汤、果盘、茶水7）餐毕前，通知相关司机人员准备车辆；8）餐毕，检查房间是否有遗落物品，记录喜好菜品1、综合部的接待人员提前与访客联络人对接，确认对方到达时间、访客类型、人数、车牌号，约定好迎接地点（4号门口或码头参观接待区域），并提前通知闸口管理人员对相关车辆放行；2、与相关部门负责人（如需要）按约定时间提前一刻钟到达约定地点；3、迎接访客到参观区域，禁止到安全区域以外，注意过往作业车辆；4、介绍公司背景、码头现状及发展概况，严禁介绍未对外报送的数据。5、介绍完毕后，可与访客做好工作沟通；访客如有拍照意向，可为访客拍照留念。五、采访接待1、综合部的接待人员要提前熟悉采访大纲，请示领导是否出镜、核定采访汇报内容等，如需领导或者相关人员出镜，要提前安排好时间，同时了解近期