电子邮件管理办法

电子邮件管理办法文件编号：1范围适用于XXX食品集团限公司。各分子公司参照实施。2总则为了加强XXX食品集团限公司（以下简称本公司）电子邮件的安全管理，保障信息系统安全，制定本办法。电子邮件服务作为本公司创建和管理的一个基础设施，目的是为了更好地促进本公司内部并与第三方进行相关工作信息的交流。3XXX食品集团限公司及下属机构全体员工、通过本公司所提供的电子邮件服务的第三方机构人员适用本办法。3电子邮件系统运行管理本公司的电子邮件系统运行管理部门为信息中心，下面简称为管理部门。管理部门负责本公司的电子邮件系统的日常运行管理工作，应当履行下列职责：负责本公司电子邮件系统的规划、建设和日常运行维护工作，保证电子邮件服务的可用性。按照其他信息部制度的规定，采取计算机病毒安全技术防治措施，及时检测、清除电子邮件系统中流转、存储的含有计算机病毒的电子邮件。制定公开的电子邮件过滤策略，防止不满足过滤策略的电子邮件被发出。根据电子邮件系统的处理能力，制定公开的电子邮件容量策略，规定用户邮箱的总容量和邮件的传送大小，防止系统被滥用。遵守有关法律规定和职业道德规范，维护企业、用户个人的隐私与安全。4电子邮件账号管理本公司全体员工可以按照一人一户、实名制形式申请开设电子邮件账号，电子邮件账号创建和删除管理应遵循《AD帐户和集团邮箱建立规范》。如果管理部门确认某个电子邮件账号的活动威胁到整个系统的安全，应立即暂停该账号的使用，并在恰当的时间通知相关用户。5电子邮件使用规定电子邮件内容规定：1）禁止利用电子邮件服务传输任何骚扰性的、中伤他人的、恐吓性的、庸俗、淫秽以及其他违反国家和本公司规定内容的信息资料。2）禁止利用电子邮件服务发送与工作无关的邮件或垃圾邮件。3）禁止利用电子邮件服务散布电脑病毒、木马程序、干扰网络上其他使用者或破坏网络系统的正常运行。4）禁止群发带超大附件的电子邮件。5）禁止群发任何形式的通知、公告等文件。2电子邮件操作安全规定：1）用户必须以本人的真实身份使用用于办公用途的电子邮箱，禁止以他人名义滥发邮件或盗用他人邮箱。2）未经授权任何人不得尝试以他人帐户口令进行登录，阅读他人邮件内容。3）邮箱用户的登录密码，用户必须严格保密，不得泄露。如将其借予他人使用，由此造成的一切安全后果由邮件帐号所有人承担。4）用户若发现任何非法使用邮件帐号或其它系统安全漏洞情况，须立即通告管理部门。5）用户不要阅读和传播来历不明的邮件及附件，提高对于邮件病毒的防范意识，避免传递病毒邮件，具体措施遵循《电脑使用和访问规范》。6）用户不得将本公司提供的电子邮件地址用于非工作目的（特别是以娱乐、购物、交友等为目的身份注册）。7）用户如必须通过电子邮件系统发送机密信息，在发送之前应对机密信息进行加密。3邮箱容量管理：1）普通用户邮箱容量默认500MB，扩容邮箱需通过OA系统向信息科申请,经申请人分管领导复核、信信息科负责人同意后方可扩容。2）凡超过允许容量20%系统自动关闭邮件发送功能，超过30%系统自动关闭邮件接收功能。6附则处罚标准a）正式口头警告：正式口头警告，以书面形式确定，该类警告放在该员工个人档案中，保存一年。适用范围，首次违反相关制度b）书面警告：对于较严重的或重复的行为，将会收到书面警告。该类警告存在该人个人档案中，并扣除当月奖金的20%。适用范围：两次或恶意违反相关制度即可记一次书面警告c）记过警告：二次书面警告即可记一次记过警告，凡有一次记过警告，扣除当月奖金40%d）记大过警告：二次记过警告即可记一次记大过警告，凡有一次记大过警告的员工，除扣除当月奖金外（情节严重的开除处理），