公文处理与写作080905课件

公文写作与处理主讲人：杨洪涛2008年9月分享哲理故事命运在自己手里

一次，去拜会一位事业上颇有成就的朋友，闲聊中谈起了命运。我问：这个世界到底有没有命运？他说：当然有啊。我再问：命运究竟是怎么回事？既然命中注定，那奋斗又有什么用？

他没有直接回答我的问题，但笑着抓起我的左手，说不妨先看看我的手相，帮我算算命。给我讲起生命线、爱情线、事业线等诸如此类的话之后，突然，他对我说：把手伸好，照我的样子做一个动作。他的动作就是：举起左手，慢慢地而且越来越紧地握起拳头。末了，他问：握紧了没有？我有些迷惑，答道：握紧啦。他又问：那些命运线在哪里？我机械地回答：在我的手里呀。他再追问：请问，命运在哪里？我如当头棒喝，恍然大悟：命运在自己的手里！

他很平静地继续道：不管别人怎么跟你说，不管“算命先生们”如何给你算，记住，命运在自己的手里，而不是在别人的嘴里！这就是命运。当然，你再看看你自己的拳头，你还会发现你的生命线有一部分还留在外面，没有被握住，它又能给我们什么启示？命运绝大部分掌握在自己手里，但还有一部分掌握在“上天”手里。

古往今来，凡成大业者，“奋斗”的意义就在于用其一生的努力，去争取.

天生我才必有用，可惜现在没人用！一个好的心态+一本成功的教材+一个无限的舞台=成功。每个人的潜能是无限的，关键是要找到一个能充分发挥潜能的舞台。公文写作与处理的主要法律法规依据

1．中国共产党机关公文处理条例2．人大机关公文处理办法3．国家行政机关公文处理办法4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见5．国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）6．中国人民解放军机关公文处理条例7．中共中央办公厅公文主题词表8．国务院公文主题词表9．中华人民共和国国家通用语言文字法10．标点符号用法（GB/T15834－1995）11．出版物上数字用法的规定（GB/T15835－1995）（二）公文的作用（功能）1．决策与领导作用（最主要的作用）2．强制执行和处理的作用3．依据和凭证作用4．公务联系与沟通作用5．宣传与教育作用二、公文的文体、结构、格式与稿本（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：1．公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。2．公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。2．公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）A4型公文用纸页边及版心尺寸

发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。注意：用直角中括号“隆××[2008]10号”，用小括号“××（2008）10号”都是不规范的。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“○”；成文时间的标识位置见下。二○○八年九月一日二零零八年九月一日公文末页版式（3）版记主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。版记示意图印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记的位置：版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空1字。6．页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－”、“－2－”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。三、常用公文文种及其选用决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。决定一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。如：隆基泰和实业集团关于人事任免的决定。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。

通知的种类有：1．发布性通知。用于发布法规规章。2．批转性通知。用于批转或转发文件。3．事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。4．任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。5．指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。

通报有三种：1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。请示适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。批复适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。格式要求：1．标题。写成“关于×××的批复”或者“×××关于×××的批复”。如：2．原由。应用类似“《关于**建设项目立项的请示》（**〔2000〕38号）收悉”、“你单位《关于上报**项目可行性研究报告的请示》（信计字〔2003〕132号）收悉”作为原由。3．批复事项。表明批复的态度与意见。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式（在信函式格式中提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。主要格式：1．函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。（注意：文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样）2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。3．上款。受函机关或领导人。

4．正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。1．例会、办公会议的纪要这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定的时间，有相对固定的出席者，如市长办公会、局务办公会等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。会议纪要版头标识由“××××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。期数在版头下一行中间处标明“第×期”，红色反线上左标编者“××××办公室编”，右标日期。正文内容包括时间、地点、主持人、出席人、列席人、会议议决事项。2．专题性、大型会议的纪要这种会议纪要大体规格是由标题、正文、文尾构成。标题有两种写法：一种是简括标明议决的问题，然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，如《西藏工作座谈会纪要》、《广东、福建两省座谈会纪要》等。标题下面注明日期。文尾，除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。四、公文写作的基本要求公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如文通、字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本要求：（一）合“法”（二）求实（三）合体（四）简明（五）严谨（六）准确（七）规范（八）完整（九）清晰五、行文规则（一）遵守行文规则的客观必要性加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关工作效率。（二）行文规则的主要内容1．根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系主要有四种类型：（1）领导与被领导关系：（2）指导与被指导关系：（3）平行关系：（4）不相隶属关系：工作关系决定了公文传递的方向：处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。2．选择适宜的行文方式，一般不得越级行文3．正确选择主送机关与抄送机关下列情况不得抄送：（1）请示在上报同时不得向下级机关抄送；（2）接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；（3）凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

六、公文写作的语言运用

（一）公文语言的特点语言是公文的基本要素，特殊的应用领域和应用目的使公文的语言具有一定的特点：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。（二）公文词语的选择1．认真辨析词语的准确含义，使词语的意义符合客观实际。2．注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。3．注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。