关于监理合同管理的建议和设想

关于监理合同管理的建议和设想胡卫波

（武汉诚信建设工程监理有限责任公司，湖北武汉

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）摘要：加强对委托监理合同的管理，严格、积极、全面地履行监理合同，为监理单位树立良好的市场信誉，同时维护监理单位自身的合法权益。关键词：合同管理阶段：监理投标阶段、合同商签阶段、合同执行阶段、合同后评价；合同管理工作：合同评审、合同谈判、合同分析与合同交底、变更与索赔、后评价。合同管理作为监理工作的内容之一，一方面是对施工合同的管理，维护业主和施工单位的合法权益，保证工程建设的顺利进行，进而完成监理任务，达到监理目标；另一方面，是对委托监理合同的管理，维护自身的合法权益。在日常工作中，我们往往只重视对被监理方施工合同的管理，而忽视了对关系我们切身利益的监理合同的管理。以下，结合合同管理的一般规定，就委托监理合同的管理谈我个人的建议和设想，希望以此为契机，互相交流、学习。全面和正确地认识监理合同管理的内容和作用，直接关系监理合同管理的成效。任何一类合同的管理，必然是对合同双方行使权利和履行责任义务的管理，委托监理合同也不例外。对监理合同的管理，一方面，我们要积极、主动地行使合同赋予我们的权利，更好地履行监理责任，保护和得到我们的合法利益。在目前建设监理市场不成熟、制度不完善的情况下，我们必须善用监理合同这个合法武器来保护自己；另一方面，我们也必须严格、积极、全面地履行我们的责任和义务，为业主服好务，为监理单位树立良好的市场信誉，既让业主满意，同时也是防止业主索赔和业主违约的措施之一，单就这一点而言，加强对监理合同的管理，在监理行业竞争日益激烈、监理取费普遍偏低的今天，尤其重要。在加入

WTO后，我们无论是面对管理规范的外资企业业主方，还是面对具有国际竞争力的外资监理企业，在监理合同管理上，我们都将面临压力。加强对监理合同的管理，遵循合同管理全生命期理论和合同管理的一般过程，分述如下：第一、在监理投标阶段，应按照质量管理体系的要求进行合同评审，并重视对监理投标书内容的编制和审查，避免造成合同执行困难甚至违约。合同评审，主要是对以下问题的评审：业主方与合同条件不一致的要求，是否已经解决？监理单位内部对合同的要求是否已经理解和达成共识？是否有能力全面正确履行合同等。在监理投标书的编制过程中，注意其内容在满足招标文件要求的前提下，尽量不做不必要的承诺。投标时的承诺，中标后就成为对自身的约束。如派驻过多的监理人员或派驻不可能上任的项目总监等，当面对很规范的业主时可能出现难堪局面。标书内容在满足招标文件要求的前提下，应考虑可操作性、经济性，防止在执行中违约。第二、在合同商签阶段应完成一份合法、公平、完整且对监理工作的实施有利的合同。只有一份公平、合法的合同才能作为合同管理的依据，才有可能保证监理单位的合法权益。在进行合同谈判前，应草拟合同专用条件、初步分析合同风险。在进行合同商签过程中，除监理费外，不要忽视合同内容完整性、可执行性的审查，保证合同合法有共

4页第

1页效且公平。合同签定后，按有关规定及时到相关部门进行合同备案。第三、在合同签订后、监理机构进场前应进行合同分析和合同交底。1、进行监理合同分析，特别是加强合同风险分析，将合同中的规定落实到监理工作计划中。进行合同风险分析，主要是分析评价每一合同条文执行的法律后果，将给监理单位带来的风险，慎重分析业主方的风险。作为监理单位和总监，只有充分了解情况，作出相应对策，才能免受或少受损失，使监理工作得到顺利开展。在合同风险分析后，对合同进行全面分析，对合同内容中的重点或关键性问题做出特别说明和提示，并抓住以下问题进行合同分析：（1）监理人的权利、责任、义务；（2）监理酬金的计算方法、支付方式和条件；（3）合同变更的处理办法等。对合同执行问题进行研究，将合同中的规定落实到监理工作的“四控、两管、一协调”的工作内容中。如合同第十七条，监理人的权利：“审批工程施工组织设计和技术方案，按照保质量、保工期和降低成本的原则，向承包人提出建议，并向委托人提出书面报告”应落实到对施工单位施工组织设计（方案）的审批工作中；第十九条

“在委托的工程范围内，委托人或承包人对对方的任何意见和要求（包括索赔要求），均必须首先向监理机构提出，由监理机构研究处置意见，再同双方协商确定”落实到信息管理流程和监理协调的具体工作中。建议以表格形式简明扼要地进行合同内容简述，形成合同概况表，连同合同分析报告，一并称为监理合同分析文件。2、在合同分析的基础上，逐级进行合同交底。将合同和合同分析文件下达到具体责任人，如商务部负责人、工程部负责人、财务部负责人、项目总监等职位人员，并由项目总监召集项目监理机构全体人员宣讲合同精神，进一步落实合同责任，使参与项目监理工作的人员都了解相关的合同内容并能熟练掌握。形成监理合同交底文件。此外，在项目监理机构的组建过程中，要注意落实各项合同规定。主要是依据监理投标书中的相关条款，组建项目监理班子，按约定时间进驻现场开展工作。第四、在合同执行阶段（监理机构进驻项目现场后）的合同管理工作，可总结为“总监负责、全员参与、动态管理、企业跟踪”。由项目总监全面负责委托监理合同的履行，监理机构全体监理人员了解、熟悉相关的合同条款并正确履行。在合同履行过程中，项目总监随时向公司报告相关情况，公司相关职能部门予以跟踪、备案。项目总监在此阶段的合同管理，首先应做好相关基础性工作。包括：监理单位公司在合同签订后十天内将项目监理机构组织形式、人员构成及对总监的任命书、法人授权书书面通知建设单位；收集齐全相关合同文件（包括监理投标书、中标通知书、委托监理合同、有关协议）；明确管理责任和管理制度等。在基础性工作完备的前提下，进行以下各项项工作：1、对来往函件进行合同法律方面的审查，并及时进行处理。共4页第2页重视对合同文件的日常管理，建议设专用档案盒，建立索引和台帐，归档保存，发文必须做签收记录且一并保存。常见业主来函包括，变更指令、确认函、传阅件、批复函等，对业主的任何口头指令，要及时索取书面证据（采取令业主可接受的方式获得），并养成书面交往的习惯，减少日后不必要的争执，在对业主指令不理解或不认同的情况下，应及时与业主沟通，达成同识，并请业主确认。“立个字据”在监理合同执行过程中是非常有必要的。对业主来函，需要处理和回复的应尽快处理和回复。监理对业主的发函较多，总监应特别注意对文件内容进行合同法律方面的审查。对与被监理方之间来往函件，更要注意反索赔。避免因为在文件处理上监理工作的不恰当或失误造成被监理方提出索赔，从而给业主造成损失，导致业主对监理单位的不信任或按合同规定进行处罚。2、主动和正确行使合同规定的各项权力，严格履行监理责任和义务，树立监理威信，为业主提供满意的服务。监理合同中规定的权利，如：（1）

在召开工地第一次会议前，向业主报送《监理规划》；（2）

按业主的要求，提交定期监理工作报告（监理月报）及监理业务范围内的专项报告；（3）

积极行使选择总承包单位的建议权，严格履行选择分包单位的认可权；（4）

审批施工组织设计和技术方案后，向承包单位提出建议，并向业主提交书面报告；（5）

监理单位调换总监必须事前征得业主同意；等。总之，应最大限度地利用合同权力，利用合同控制手段，对各方面进行严格管理。对监理合同的严格管理，同时促进了对施工合同的管理。3、严格控制合同修改和变更，作监理合同实施档案管理。当出现需变更监理服务范围和费用问题时，总监应坚持要求修改合同或签订补充协议，双方商讨性和意向性的信件通常不能作为变更指令或变更合同的补充。坚持记录监理合同范围变更（增加或减少）和因此导致监理投入的增减情况，并就涉及增加费用部分按合同规定与业主进行协商处理，同时向公司相关部门汇报、备案。主要记录对监理合同的修订情况，收集、记录和保持业主的批函、通知、会议记录等文件和来往信函等。常见有涉及以下情况的文件：（1）监理工作范围或工作量增加：完成应业主要求或经业主确认的合同范围以外工作和服务内容，如对桩基检测的监理、对大型临设施工的监理、合同中未包含的小区市政配套、绿化工程的监理；（2）工程造价增加，在工作中最为普遍；（3）应业主要求或经业主确认的监理人员投入的增加的文件等。4、督促和指导各岗位监理人员严格执行监理合同中相关内容。总监在工作中，应随时向各监理人员传达合同实施情况，并对相关人员的工作提出建议、意见，督促和指导其正确履行监理合同中的相关内容。5、

处理合同索赔与反索赔事务。索赔事件的发生是必然的，索赔事件的处理是监理合同管理重要日常事务。索赔是对监理合同内容以共4页第3页外的不必要损失或付出的一种经济补偿行为，是监理单位避免风险损失的重要手段。但实际工作中，应注意掌握时机和方式。有些著作里提到索赔工作应“四早”：早发现、早准备、早提出、早解决，对于监理合同的索赔，总监更应注意：从大局出发，全面考虑，做到合情合理、友好协商、互相尊重，适当让步有时也是必要的。第五、合同后评价。鉴于合同管理工作较偏重于经验，只有不断总结经验，才能不断提高管理水平。遵循照合同全生命期管理理论，在合同执行后应进行合同后评价。在监理合同执行后，各责任部门（或人）将合同签订和执行过程中的利弊、得失、经验与教训总结出来，提出合同后评价报告，作为以后监理合同管理的借鉴。我们往往对此项工作还不够重视，或者尚未有意识地、有组织地进行此项工作，建议纳入正式工作中，规范化、程序化、全面化合同管理。工作程序为：在监理工作结束后，项目总监在提交监理工作总结的同时提交监理合同履行情况的报告（内容还应包括对投标阶段、合同商签阶段工作的建议和意见），公司各职能部门在此基础上进行相关工作的总结，报合同管理部门进行汇总，形成合同后评价报告。合同后评价的工作内容，应至少包括：1、监理投标方面评价，包括：技术标（监理大纲）是否能指导监理规划的编写，商务标报价是否合理？合同利润目标实现情况如何？相关条款执行情况如何？对招标文件的理解和分析是否准确？合同环境的调查、实施方案、费用预算及报价方面的问题及经验教训；2、合同商签方面评价，包括：预定合同策略是否得到实现？是否正确？对合同风险的分析是否准确？合同风险的预防是否有效？合同条款表达上是否准确、严谨？合同谈判中的问题及经验教训，以后签定同类合同时的注意事项；3、合同执行情况评价，包括：合同执行策略是否正确？是否符合实际？是否达到预期效果？在本合同执行中出现了哪些特殊情况？应采取什么措施防止、避免或减少损失？合同风险控制的利弊得失；与相关合同在执行中相互协调的问题；4、合同管理工作评价，是对合同管理本身，如工作职能、程序、工作成果的评价，包括：合同管理工作对该项目监理目标的总体贡献或影响，合同分析的准确程度，在投标和执行中，合同管理子系统与其他职能的协调中的问题，需要改进的地方，索赔处理和纠纷处理的经验教