现代公文写作常见问题十解教案

42/42公文写作常见问题十解xx（转载）公文写作常见问题十解

一、公文的文面结构要紧有哪些要素？公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重要体现。最常用的有以下8个要素构成：

1、版头

①“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。

②“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。

2、发文字号

机关代字

+

〔年份〕

+

顺序号

机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。

3、标题

发文机关

+

（关于）事由

+

（的）文种

4、主送机关

顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。

该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度讲，应按党→政→军→群的顺序排列，县四大伙儿领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级不的角度讲，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级不的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级不的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池治理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级不但分属于不同系统。

当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的紧密程度安排先后顺序。

5、正文。

排印正文时，标点符号应跟随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。

6、附件

写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。格式为：

附件：序号

+

标题

+

件数

附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

附件不是“副件”，有的对正件起讲明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。

7、发文机关（落款）

政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。

党的文件一般写落款，并必须写全称。

8、成文日期

会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。专门情况署印发日期，如电报。

发文日期必须写明年月日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。

二、容易用错写错的字词如何区辨？1、“二”与“两”

使用“二”的地点：①自然数。②序数、小数、分数。

使用“两”的地点：①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。

2、“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。假如讲用于减少，就应该加“负”字。

3、“以上”与“以下”的运用

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，适应上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。然而，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”

4、“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中适应用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”

“制订”即制作、订立。公文中适应用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全治理制度。”

5、“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

6、“需要”与“须要”的运用

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即讲明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

7、“权力”与“权利”的运用

“权力”即能够管辖、统治、支配不人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”即指一定的人被规定给予的能够享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

8、“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……为止。

9、“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

10、“以至”与“以致”的运用

“以至”即到，直到。用于时刻、数量、范围的延伸或扩大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

11、“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。

12、“的”、“地”与“得”的运用

“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。

13、“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

14、“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于推断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

15、“和”、“与”、“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分尽管也是并列，但表达的意思上有轻重的分不，即前重后轻。三、如何处理公文标题制作中的几个棘手问题1、解决转发性通知标题冗长繁琐问题

层层转发公文，由于“过桥”机关多，专门容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题方法有四：

①只写转发第一次转发机关的通知；

②直接转发原文件；

③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

④只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。

2、标题中标点符号的运用

为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

①可用书名号。要紧用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。

②可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

③可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

3、长标题的排列

依照标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。四、结构层次序数是如何规范的？第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。五、公文中的数字运用有哪些规范要求？公文中的数字，除成文时刻、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。六、公文字体和字数有哪些规范要求？主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以16K纸型编排，每页文字20行，每行25个字。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。

公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。七、正确使用标点符号有哪些讲究？1、并列短语中的顿号、逗号的使用。

并列短语中各成分之间假如没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”

2、破折号、省略号同点号连用。

破折号和省略号差不多上标号。用在有停顿的地点，不论是句中或句末，假如本来应该用点号的，能够用了点号再加破折号或者省略号。

3、引号同点号连用

凡是完整地照录不人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话讲：“到什么山上唱什么歌。”又讲：“看菜吃饭，量体裁衣。”

凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的不处。如：我们有些同志喜爱写长文章，然而没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

4、句内括号与句外括号的使用。

句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在那个地点该用点号，点号应放在括号之后，括号内部能够有逗号或分号，但不能有句号，尽管差不多是一个句子。如：这确实是讲，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（通过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部假如是句子，能够用句号。如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时刻的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）八、加盖印章应注意哪些问题？发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区不不同情况有以下具体要求：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时刻，印章用红色。当印章下弧无文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采纳同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时刻。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。九、如何样提炼公文的主题词？撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：

1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。

2、认真进行主题分析，找出公文涉及的要紧对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。

3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。

4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采纳反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采纳最直接的上位词。

5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题词除类不词外一般不超过5个。

6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；

通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；

时刻因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时刻范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；

公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。十、公文版记如何标识？公文版记要紧内容与标识规范如下：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

一、行文中的常见错误1、滥发文件。要紧表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。2、行文关系混乱。要紧表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。二、文种使用中的常见错误1、自制文种。在正式文种之外，为所欲为，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。2、误用文种。把属于机关其他应用文，特不是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把打算类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“方法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。然而，假如将上述应用文用转发或印发通知的形式公布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。3、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。要紧表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。4、越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅公布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地点人大及其常委会制定或通过（批准）的地点性法规。如：《中华人民共和国都市道路治理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“方法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式公布。5、降格使用文种。应该用命令、指示公布的公文而用通知公布，如一些省、自治区、直辖市人民政府公布重要行政规章，不是用令公布而用通知公布。这种降格使用，必定阻碍行文的权威和效力。三、版头使用中的常见错误1、版头混用。将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于公布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。3、使用没有版头的白纸印发文件四、发文字号中的常见错误1、年号不全。如：将“1997”省略为“97”。2、括弧不对。《国家机关公文格式》规定发文年度用方括弧“［］”括入。错用成圆括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方头括弧“【】”。3、位置不当。将发文年度位置提早到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。4、序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。5、一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。6、一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。7、跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。8、字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委[1997]×号。9、滥用“发”字。只有重要文件才采纳“××发”字样。10、自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。五、签发人标注中的常见错误1、上行文未标注签发人姓名2、下行文也标注了签发人姓名3、标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。六、公文标题中的常见错误1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。2、用发文字号代替文件名称如：“关于××字〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。3、文字累赘如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求确实是多余的。4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。5、缺少文种如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：《××大学一九九×年重点抓的八件实事》就缺少“决定”这一文种。6、发文机关简称不规范如：《××市计委二〇〇×年工作打算》，“计委”容易引起歧义，假如是“打算经济委员会”应简称为“计经委”，假如是“打算生育委员会”应简称为“计生委”。七、主送机关中的常见错误1、缺主送机关除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。2、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。3、多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。4、主送个人公文不得主送领导者个人。5、越级主送一般不得越级请示，特不情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。八、正文中的常见错误1、错不字要紧表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……2、标点符号错误常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用……3、数字使用不规范应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。4、随意简称如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。5、引文标注错误未按所引用公文的发文时刻、标题的发文字号的顺序引用。如“你校×校字［1997］第×号文件（关于×××的请示）收悉。”6、随意使用字体字号正确的是使用3号或4号仿宋体。7、随意设定字距行距正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。九、无正文讲明标识中的常见错误常见错误是落款和发文时刻已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。十、附件标识中的错误1、有附件不标注2、附件名未标全称3、标注不规范“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。4、内容不适在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件专门讲明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中讲明，无需作附件标注。十一、发文机关标识中的错误1、未标发文机关名称，用印章代替2、发文机关未用全称或规范化简称3、位置不当常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长阻碍美观时。十二、成文日期标识中的常见错误1、将拟稿日期作为成文日期2、将打印日期作为成文日期3、汉字和阿拉伯数字乱用在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”，在题注域内标识时用汉字标识。4、标识不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。5、位置不当或与落款不协调常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。6、将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。十三、机关印章使用中的常见错误1、当用不用干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。2、不当用却用了印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。3、位置不当用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。4、模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。十四、主题词标识中的常见错误1、不标引主题词2、将标题简单切后分当主题词标引主题词的要紧作用是反映公文的类不、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类不词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类不词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类不，标题中一般可不能出现；标题的要紧作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应依照公文内容进行分析，弄清公文的类不、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。3、任意生造主题词不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。4、未先标类不词5、任意组配6、乱用标点符号两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。十五、抄送机关标识中的常见错误1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”2、抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。3、抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。4、滥抄滥送将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。5、标识不规范抄送机关未分类或标点符号使用不当。十六、公文处理的误区造成公文处理不规范的一个重要缘故，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种：1、按老一套方法办文《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理方法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《出版物上数字用法的规定》、《标号符号用法》、《出版物汉字使用治理规定》等，差不多上公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。宽敞文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文进展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范，尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布专门长一段时刻后还抱着老一套不放。2、不加分析地把上级来文作为范文由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地点，而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文差不多上正确的，即使有时发觉了与公文规范不一致的地点，也认为上级那样做总是有道理的，因此上行下效，造成不规范公文泛滥。因此，每一个文秘人员都要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行推断，不能认为发文单位的级不越高其所制发的公文规范化程度就越高。同时，要求级不越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。3、发往国外的函件用外文汉语是联合国使用的6种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全能够理直气壮地使用汉语。使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的尊重。外国人就可不能因为你不明白外文而改用你国的文字。4、发往港澳台的函件用繁体汉字国际上以简化字为汉语的标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但依照《出版物汉字使用治理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，能够使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了。5、将被批转、转发、印发的文件当成附件被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文之后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的文件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室的核稿和核发。《条例》和《方法》规定，公文在送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行校核。公文核稿的差不多任务是协助机关领导人保证公文的质量。确实是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅（室）进行核发。7、用计算机起草公文时仅将定稿归档由于办公自动化的进展，许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改过程，关于特不重要的文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣。正确的方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件。8、用传真件代替正式文件发文或归档传真件不能代替正式公文，因此，关于重要的公文，尽管紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外，由于传真件纸张材料的专门性，保存不久字迹就会全部退尽，假如直接将其归档，时刻长了就会失去其档案意义，正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色，这时可使用固色剂延长文档保存期限。公文写作常见问题分析

1、文种使用不当。有的公文作者不了解或可不能正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：

①“请示”和“报告”的适用与区不。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则专门容易误事。假如既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采纳两种方法来解决:一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分不上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

②“决定”和“意见”的适用与区不。“决定”、“意见”都属于决策性文件的一种，都用于安排部署重要工作。其区不是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署，带有较强的政策性和严肃性，这从“决定”二字的含义就可看出来，“决”是“决断”的意思，“定”是“确定”的意思。“决定”既出，必须严格执行。如《中共中央关于经济体制改革的决定》，通常情况下，人们一看文件上有“决定”二字，就明白非同小可，有“大动作”出台了。另外，“决定”一般是就较长时期的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时刻，短时期的工作一般不宜用“决定”。而“意见”同样用于安排部署重要工作，但相对而言，所决策的事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，进效可长可短。如《中共苍溪县委关于开展“富民惠民，改善民生”作风建设活动的意见》。需要指出的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强，但并不意味着不重要、可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的依旧“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样，常规武器经常要用，而尖端武器是不可随便用的。

③“请示”和“函”的适用与区不。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和“请示”容易混淆的要紧在“请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，能够是上级机关，也能够是平级单位，还能够是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。

④“批复”和“函”的适用与区不。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用“批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅(室)则应用“函”来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。

⑤“公告”和“通告”的适用与区不。公告和通告差不多上告知性公文，但它们属于两个不同的文件，有着十分明显的区不。一是公布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门公布，基层机关和企事业单位无权公布公告。通告的制发机关则特不广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。二是内容特点不同。公告的内容大差不多上差不多发生或确定的，是事后告知，因而具有专门强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和宽敞公众遵照执行，因而具有专门强的强制性特点。三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体公开公布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方式公布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。“公告”、“通告”混淆，要紧是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路治理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。

⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区不。用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令”制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市公布规范性文件能够用“通知”进行转发或印发。

2、格式不规范。要紧有以下表现：

①公文文头不规范。一个机关发文，理所因此以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。（“联合行文”见后文）

②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。

③标题冗长、混乱、残缺不全。具体体现在：“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不行把握。

④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。”

⑤结构层次序数混乱。（见后文）

⑥附件不符。附件标题应与文件后所附材料标题相符。

⑦文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。

⑧抄送单位不正确。若是乡镇党委、政府向县委、政府联合行文，应抄送县委办、县政府办；若是乡镇党委向县委行文，只抄送县委办；若是乡镇政府向县政府行文，只抄送县政府办。

⑨主题词使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类不词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共苍溪县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党的建设”是类不词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，要紧范围是：一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时刻和年代称号；三是地区、组织机构名称。其标引的方法是：在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。那个地点，同时还要注意一点：选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时刻、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等尽管《主题词表》中未列，但差不多成为了专用名词，在标引时不加“△”符号。

以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观看县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区不。

3、行文规则混乱。要紧有以下几种表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。在此不一一阐释。

4、词汇使用不当。那个毛病看起来大概没有什么大不了，事实上这与意思表达准确不准确、文稿质量好不行直接相关，严格讲来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。因此，每一个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体讲来，词汇使用不当有以下几种表现：①滥用与领导同志有关的专用词汇。如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导能够用，对其他级不的领导则不能用，这是上级有明确规定的。同样的道理，地点领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。②滥用副词。许多文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，事实上“坚决”本身就差不多专门确定、专门有力度了，因此要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。因此，有时能够重叠运用某些副词，但要依照需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就能够用“进一步加强”。③滥用指令词。作为公务文稿，“要”如何样这类词确信经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇差不多上“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就仿佛是向上级下指令似的；工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就仿佛是谈以后的打罢了。④过多重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可幸免的，但我们应该而且能够做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复，比如如此的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快进展的一系列重要文件精神”。这句话意思是讲得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就能够了。⑤乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新奇气息，如WTO、知识经济等都差不多走进我们的公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”讲成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能明白。还有一些同志喜爱“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不行了，仿佛他们的词汇是貌美女郎，自己用惯的词汇是丑陋的，事实上又有多大必要呢？领导讲话稿写得好不行，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。⑥乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得”三个字经常被混用，“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。⑦用词不当。那个毛病在许多文稿中俯拾即是，仿佛也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来确实是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化（领导）”应为“加强”、“增进（认识）”应为“提高”或“深化”、“提高（本领）”应为“掌握”。如此等等，不一而足。

5、提法不当。有的公文提出一些未经认真推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

6、名称表述混乱。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱要紧有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。如“中共苍溪县委”、“县委”（规范化的简称），“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委”（“中共陵江镇党委”是错误的）。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用简称。领导讲话稿中用简称能够节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大伙儿都已同意、一讲就明白的，比如“邓小平理论”，大伙儿都明白是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”的简称，“三个代表”大伙儿都明白。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工明白，如某单位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动，简称“双学双比活动”，假如写进党委、政府文件或领导讲话中，就不能用简称了，要用就要附加讲明，要不就会让人莫名其妙。还有如过去经常提到的“扫黄办”、“打拐办”等简称的运用，都要注意那个问题。有些专用名词则不能随便使用简称，如有些文稿中用的称“三代办”、“先教办”等，就显得专门不严肃，要用简称，也要与上级的口径保持一致。

7、数字使用不统一。公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体讲来，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字。

８、请示性公文应注意问题：给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：①“请示”应一文一事；②一般只写一个主送机关；③需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；④不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”不必批复。

9、有双重领导关系的上下级之间行文应注意的问题：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。

10、行政机关与党委机关在行文关系上应注意的问题：各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联合行文。

11、公文的结构层次序数应如何标注：按照《国家行政机关公文处理方法》规定，公文结构分为4个层次，具体标注法是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

12、联合行文应注意的问题：①联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。②两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也能够联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。③联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，假如首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的方法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留动身文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。

附：公文写作常见错误实例分析关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式

并致辞的请示报告校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：

依照“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期预备工作差不多就绪。现定于十月二十一日进行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切希望x校长、x书记的到来！

此致

敬礼！

附件一：讲话稿；

附件二：议程。

资环学院

2005年10月11日

一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的确实是公文的内文部分，本文要紧探究内文部分的常见错误和对策。

一、标题：标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，大概也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，那个标题仍存在着许多错误。

1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章治理方法》的通知。上文题目中的顿号、引号差不多上多余的，应该去掉。

2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的苦恼。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感受。

4、混用文种。依照国务院2000年8月公布的《国家行政机关公文处理方法》，行政公文的种类要紧有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。

二、主送机关：即受文对象，应依照公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。

1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采纳抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，因此它一般不直接送给个人批阅。

三、正文：文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示缘故、目的和依据，应写明请示事项，并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，尽管符合差不多要求，但专门多错误也是显而易见的。

1、引文不全。引用的公文要写明：发文时刻+发文机关+标题+公文编号，如：依照华师（2003）17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时刻和议决题目。

2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。

3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切希望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。

4、信息不准确。公文所涉及的时刻、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中进行奠基仪式的时刻不够具体，地点也没讲明，在公文写作中要注意幸免。

5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。

6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

四、附件：为了补充讲明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。

1、格式不对。附件的正确格式是：

附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx；

2、xxxxxxxxxxxxxxxx。（党委机关公文只用“附”字）

2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明（代拟稿）字样。附件2应写明什么会议的议程。

五、落款与日期：正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。

1、发文单位不能用简称。事实上在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”，应写全称：“资源与环境科学学院”。

2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用0，而使用插入中的符号“〇”。因此上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。注意，地点党委机关的公文，发文日期用的是阿拉伯数字，而不用汉字。

公文写作不需要小讲家丰富的想象力，也不需要诗人华丽的词藻，公文要的是朴实、简洁和有用，但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求能够讲达到了“天然去雕饰”的至高境地，而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员，又必须度过这一难关。以上用一篇例文来讲明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位同行在工作中不断总结，不断创新，努力提高自己公文写作的能力和水平。行政公文写作常见错误举要

国务院于2000年8月24日公布了《国家行政机关公文处理方法》（以下简称新《方法》），同时废止了1993年国务院办公厅公布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称旧《方法》）。新《方法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特不是行政公文写作中出现了一些常见的错误，阻碍了公文的严肃性和权威性，阻碍了它的法定效力，从而阻碍了办文的质量和效率。

一、公文眉首常见错误

公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来专门简单，内容也不多，但由于对新《方法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处。

旧《方法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《方法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角，"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如，现在有许多的单位由于受旧《方法》的阻碍，而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号"，这是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"。

二、公文主体常见错误

公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时刻"和"附注"等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地点，要紧表现在：

1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。

文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应依照公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《方法》的规定选用文种。新《方法》撤消了"指示"文种，而增加了"意见"文种。目前，有许多单位仍在使用"指示"这一文种，而未将"意见"作为一个单独的文种使用，如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知"，应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。其次，文种的混用现象严峻。由于某些文种行文方向相同而且文种又专门相近，造成了文种的错选，比如，"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等文种就经常被混用，有的该用"报告"的用"请示"，该用"请示"的用"报告"，甚至"请示报告"同时使用；有的按旧《方法》的规定将"公告"和"通告"作为同一类文种来使用，新《方法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，有意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。再次，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区不的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如"汇报"、"批示"等，这些生造文种的现象，阻碍了公文的规范性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不能乱起"名称"，生造文种。如"××大学关于教学工作情况的汇报"，将"汇报"作为公文文种来使用，极不规范，应改为"报告"。

由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和讲明的时刻名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清晰、不准确，如"××县工商局关于摆摊设点的决定"，此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"依旧"准许"、摆设地点等不明确、不具体，依照该文的内容，应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。

2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《方法》规定"主送机关指公文的要紧受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称"、"行文关系依照隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告"，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，阻碍了办文的效率。

主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清晰，从而造成办文的推诿。特不是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务治理局，行文时，主送机关应为"××市教委"，而不能将主送机关定为"××市教委、市财政局、市机关事务治理局"。

此外，由于没有使用规范化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特不是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应依照上级机关规定的简称确定，如"××市都市建设综合开发治理办公室"上级规定简称为"市城建办"，不能随意简称为"市城建综开办"或其他不规范简称。

3、由于内容混杂或语言的歧义等缘故，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象特不突出。报告夹请示，上级机关就能够不批复，请示就没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，阻碍了办文的效率。特不是在请示中，请示的问题必须明确、具体，必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题时，写成"特请示修建教学楼一幢"，没有教学楼的面积及经费投入，县教委就无法批复，应写成"特请示修建教学楼一幢，面积××平方米，需建设经费××万元"。

此外，公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以幸免对方按各自的理解行事。然而，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等，出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱，形成了文件执行中的偏差，给工作带来了苦恼。如，"初级职称评定后，5年以上能够申报中级职称"，对这一规定究竟包不包括5年，界定不准确。

4、由于对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误。

公文成文的日期，新《方法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"。由于不重视这一点，专门多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了阻碍，甚至严峻阻碍到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定，其成文日期是以会议决定的日期，依旧领导签发的日期为准，新《方法》仍未明确。

5、几个专门地点，也容易出现错误。新《方法》规定："当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识'此页无正文'的方法解决"，再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人的姓名和电话等等，这些地点都要求我们在实际的公文写作中要特不注意，以幸免出现错误。

三、公文版记常见错误

公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中，最容易出现错误的确实是主题词了。主题词是反映公文要紧内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机的治理和检索。从当前的公文写作实践看，由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多，从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如"动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流"如此的主题内容，假如提炼成"动员群众"、"毒品犯罪"、"经验"如此的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用，应依照《国务院公文主题词表》选用主题词。

公文写作为公文处理的重要部分，其质量直接阻碍到本机关的治理效能和办事效率，因此，我们必须高度重视公文的规范化写作。要认真学习新《方法》，严格按新《方法》的具体规定写作和处理公文，要加大对机关负责人和文秘人员业务素养的培训力度，务必幸免和切实改正行政公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作向规范化、制度化、科学化的方向进展。公文办理中常见错误分析及对策公文是公务文书的简称,是处理公务,治理事务的一种书面文字工具.其重要特点确实是行文的规范化,制度化和标准化.关于公文格式,国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704―1999,以下简称《格式》),国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理方法》(2001年1月1日起施行,以下简称《方法》),中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》).然而许多单位和部门制发文件,并没有严格按照规定,要求去做,而是各行其是,制发文件存在专门大的随意性,造成公文格式的不规范,阻碍了公文的质量和效能,更阻碍了集团的行政办公效率，因此必须引起高度重视.一、存在的问题(一)生造文种.把没列为文种的公文种类作为文种使用.《方法》所确定的公文文种共有13类14种,即:命令,令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.除此之外,均不可直接行文,但可作为"附件"行文.例如,《关于××公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》,《关于使用社会保障卡有关问题的讲明》等,那个地点的"操作规定","讲明"均不应作为文种使用,能够改成《××关于印发公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》,《××关于印发使用社会保障卡有关问题的讲明的通知》,不能作为文种使用的还有“条例”,“规定”,"方法","总结","打算"等,有的甚至把"安排","要点","细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为公文文种直接行文,差不多上错误的.

(二)混用文种常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种张冠李戴.例如:《××关于批准成立××项目经理部的报告》,《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》.两个标题内容十分明确,确实是要求上级解决问题,应该用"请示"而不是"报告".报告是"向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问"的,这类报告,只要把情况汇报,反映清晰即可,目的是让上级和领导了解进展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是"向上级机关请求指示,批准"的,需要回复,两者在使用上有专门大的区不.有时也存在"请示"和"函"混用.《方法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函.但是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示.

(三)文版格式乱《格式》中就公文的格式,标准都作出了明确的规定.在具体行文中常见错误有:1.排版不当,存在极大的随意性.公文标题应在红色长线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,一般每页排22行,每行排28个字.2.发文号标注不规范.要紧表现在,一是错用括号.如,×川华西(2003)240号;二是用虚数.如×办〔2003〕005号;三是字体字号不标准.《格式》规定:发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号"〔〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加"第"字.特不关于字号和字体,有的小于3号;有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门.3.标题滥用符号.《方法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"公文标题中除法规,规章名称加书名号外,一般不用标点符号".但在实际中操作中,滥用符号的例子屡见不鲜.如"关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知","关于转发×建设厅《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知",以上两例中的"《》"符号都不应该使用,应改为:关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知","关于转发×建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知",4.结构层次序数使用不规范.《方法》规定:结构层次序数,第一层为"一,",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)".然而目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意《方法》规定的序数数词的写法,其中"一,"下面是顿号,"1."下面是点号,而"(一)"和"(1)"括号不处是不带顿和点号.5.引用文号格式不对.《方法》规定:"引用公文应当先引标题,后引发文字号."目前,有些单位对这一规定没有掌握好.如,"据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》",其引用文号的方法确实是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号).6.成文时刻标注不清.单一机关制发的公文在落款处不署明制发机关名称,只标明成文时刻,用汉字将年,月,日标全;"零"写为"0",同时右空4字,但在实际写作中好些单位的样式各有不同,有的成文日期甚至早于签发日期.7."抄报"现象依旧存在.在公文写作中,一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词.行政公文不管是对上级依旧对下级抄送,均用"抄送"一词.关于这,《方法》中有专门多相关表述,明确行政公文不再使用"抄报"一词.8.附件标注不符合规定.附件是公文的有机组成部分,《方法》对附件有明确的要求,但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小,附件顶格标识,附件序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号等毛病.特不是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件依旧附注全当作附件,导致关系确认错误.9.盖印不规范.印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证,必须按规定正确使用.但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齐;印章间相交或相切,相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱,或一排超过3个.

二、问题产生的缘故

(一)学习,宣传力度不够《方法》施行后,专门多单位和部门都不清晰《方法》的内容,在写法上完全依照惯例,经验进行操作,甚至都不明白《格式》的存在,没有按《方法》的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的治理,指导,督查等职能,对新公文法规的学习,宣传和推行组织,监督不够.

(二)对新