综合医院档案管理办法

医院档案管理办法第一章总则第一条为了加强医院档案工作，提高档案科学管理水平;充分发挥档案在医院发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《医药卫生档案管理暂行办法》、《XX省档案办法》等规定，结合我院实际情况，特制定本办法。第二条医院档案是指在医院工作中从事医疗、教学、科研、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。第三条医院档案是国家卫生档案的重要组成部分，是发展医药卫生事业的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保医院档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。第四条医院及各职能部门要把档案工作纳入本处科室发展计划，建立相应的机构，配备专兼职人员，形成医院档案管理网络，保证本院档案工作的顺利开展。第二章档案管理体制及其职责第五条医院档案工作在院长领导下，有一名副院长分管，并接受卫生厅及上级档案管理部门的指导、监督。医院综合档案室负责管理本院的档案工作，并对各职能科室的档案工作实行检查、指导、协调服务。第六条各职能科室领导负责本科室档案工作的督导，兼职档案管理人员负责本科室档案资料的收集、保管、整理、立卷、归档和移交工作。第七条综合档案室的基本任务是：（一）贯彻执行上级有关档案工作的法律、法规和规定。（二）负责建立健全本院档案工作的各项规章制度，指导、检查各职能科室各种载体文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作。（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本院形成的全部档案及有关资料。（四）负责编辑医院大事记、档案参考资料，编制各种档案检索具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作。（五）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强和提高全院职工积累档案、利用档案的意识。（六）参加上级业务部门组织的专业培训；负责组织本院档案工作人员的业务培训，开展档案信息交流。第三章档案工作人员第八条档案工作专、兼职人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱本职工作，忠于职守，遵纪守法，掌握有关的档案专业及科学文化知识。其业务能力的考核、技术职务的评定、晋升按国家有关规定执行，并实行专业技术职务聘任制，享有医院卫生专业技术人员同等待遇，档案工作人员保持相对稳定。第四章文件材料的形成、积累和归档第九条各职能科室要按照文件材料的形成、积累和归档制度，纳入处科室工作人员和兼职管理人员职责范围，确保各项重要的医疗、教学、科研、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。第十条各职能科室的档案工作，要与本科室各项工作紧密结合，实行“三纳入”，“四同步”管理，即纳入工作计划、制度、岗位责任中；布置、检查、验收、总结各项工作时，应同时布置、检查、验收、总结档案工作。第十一条在科研、仪器设备、产品、基建工程等项目进行鉴定验收时，档案专、兼职人员应对归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案工作人员检查或经检查没有完整、准确、系统的归档材料，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。第十二条各职能科室的文件材料由科室兼管人员，按归档范围、保管期限和文件材料的自然形成规律系统整理，并按有关的规范要求立卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经科室负责人检查后，填写移交单，一式二份，按规定时间向档案室移交。第十三条文件材料的归档范围（一）党政管理方面凡是医院党、政、工、团、纪检、监察、人事、保卫、财务、审计、招标、后勤、基建、医、教、研等组织机构和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）、会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本院工作活动的照片、录音、录像、光盘、实物等材料，均应收集齐全，立卷归档。（二）医疗技术方面1．医疗技术的法信令、标准及各项规章制度。2．医疗计划、总结。3．各类报表和统计分析资料（包括计算机软盘等）4．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。5．医疗护理质量调查和监督检查中形成的文件。6．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录像、总结等文件材料。7．医疗事故或医疗纠纷的来信来访、调查分析、医疗事故鉴定书和处理意见。8．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。9．本院开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。10．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。11．处方章印模。12.住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本，以及病理切片、照片、图纸、X光片等，专门科室单独存放保管。（三）护理技术方面1．护理管理目标、标准、年度工作计划、总结、护理质量标准、责任制、规定要求。2．医护人员考核、护理差错事故登记及防范措施。3.护理文书书写规范要求。4.承担教学任务的教学计划、进修、护士的培训材料。5.护士长例会记录、夜查记录。6．护理工作量统计报表。7．护理人员技术档案。（四）教学方面关于教学工作总结、计划制度、继续医学教育、研究生管理工作中形成的材料。（五）科研方面1.本院科研规划、计划、总结、科研成果表，关于科研工作的规定、规章制度、科研工作统计报表。2.著名学者、教授、专家来院的有关材料、照片、录音带。3.科研课题审批表、任务书、委托书、协议合同书等，成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济和社会效益的证明材料，鉴定会议形成的各种文件材料。4.本院评选优秀科研项目和论文的重要材料和受奖名单。（六）仪器设备方面1.各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上的）购置的申请、论证、购买报告及批复文件。2.仪器、设备的合格证、开箱验收记录、验收报告、商检证明及索赔文件。3.仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备的使用、安装、维修说明书、样本、全套图纸（包括安装图、电器原理图、装配图）、技术操作规程等。4.仪器设备的安装调试情况资料。5.仪器设备在管理、使用维修中形成的的文件材料运行记录、故障记录，重大事故调查、分析、处理报告，在维修、改进工作中产生的图纸和说明材料。6.仪器设备使用效益评估考核形成的文件、材料、院内财产转移调拨单、报废单、鉴定表及其他材料。（七）基本建设方面1.本院基建规划、计划、总结、请示、报告、基建年报表。2.本院各建筑物的设计、施工、维修、改建等文字材料、图纸和上下管道等技术资料、3.上级关于基建方面的通知、批复、规定等材料。（八）财会方面1.财务工作计划、总结、报告、2.总帐、各种明细帐。3.预算、决算报表，劳动工资统计表，工资明细表及其他明细表。财务月、季、年报表及其他统计报表。4.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。5.其他类、拆迁、清产核资等。（九）声像电子：主要指本院各项活动中形成的，有保存价值照片、录音、录像、光盘、幻灯片等。（十）实物类：主要是指本院各项活动中形成的奖状、奖牌、锦旗、证书、奖杯、纪念品等。第十四条归档时间：各职能科室的文书档案应在每年6月份以前将上年度归档范围内的文件材料整理立卷后移交档案室；科技档案应在项目完成后两个月内预归档，于次年6月以前按归档要求整理立卷，移交综合档案室。第十五条几个单位协作完成的行政、医疗、科研工作由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。第十六条个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料或实物，必须按照规定向综合档案室归档，任何人不得据为已有或者拒绝归档。第五章档案的管理第十七条医院所有工作人员在其从事医疗、教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料或实物，经整理后必须按照规定定期向综合档案室移交，集中管理。任何部门或个人不得借口拖延，不得据为已有，对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，院综合档案室通过征集、代管等多种形式进行收集管理。对个人向院综合档案室赠送档案的，医院予以奖励。第十八条医院各处科室，必须按照规定，定期向院综合档案室移交档案。第十九条收集、整理、保护档案材料是全院每个工作人员的义务和职责，医院的各项工作要与档案工作实行“三纳入、四同步”管理。第二十条医院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度（即部门立卷归档制度）。各科室、部门应做好归档前文材料的收集整理工作，确保质量，搞好部门立卷。第二十一条综合档案室根据《档案法》的有关规定和要求，对职能科室的档案工作进行检查和指导，对档案管理好的科室或个人建议领导给予表扬或奖励；对因工作失职，档案管理混乱造成严重损失者，按有关规定追究当事人和科室负责人的责任。第二十二条综合档案室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。第二十三条综合档案室对接收的档案，按照有关规定进行鉴定，划分保管期限和密级，对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报分管领导批准后实施。第二十四条综合档案室要建立相应的保密、保管、借阅、统计、鉴定销毁等管理制度。第二十五条属于国家所有的档案和个人所有的具有保存价值或者应当保密的档案，以及这些档案的复印件，禁止私自携带出境。第六章档案的保管第二十六条医院档案原则上由院综合档案室永久保管。要做到档案分类科学、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便，搞好室藏目录，完善检索工具，实现档案管理制度化、程序化、规范化、现代化。第二十七条医院为保管档案设专用档案库房，库房门窗要坚固，并要保持适当的温湿度，做到防盗、防火、防潮、防尘、防强光、防污染、防虫、防鼠、防高温九防措施，以保证档案安全，XX档案寿命。第二十八条严格档案借阅制度。按档案密级履行借阅审批手续，不得任意拆卷、涂改和损毁档案或转让他人。第七章档案的利用第二十九条为了充分发挥档案的作用，按《档案法》规定，大力开发档案资源。第三十条综合档案室保存的档案，主要供本院利用，其它单位查阅需持单位介绍信、经分管档案工作的领导或科室负责人批准后方可查阅。第三十一条查阅、摘录和复制尚未公开的档案，需经综合档案室负责人批准，涉及技术问题需经有关负责人批准，查阅绝密档案需经分管档案工作的领导批准。第三十二条综合档案室工作人员要为利用者提供必要的检索工具和参考资料。第三十三条档案部门要积极开展档案信息的二次加工，汇编参考资料。第八