软件学院办公室管理规章制度(试行)

PINGDINGSHANUNIVERSITY软件学院办公室管理规章制度软件学院团学社办公室2023年9月10日软件学院办公室管理规章制度为加强对办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立团总支学生会良好形象，加强各部之间的协调与合作，确保团学社工作、活动的顺利进行，特制定本制度。物品管理制度1、针对办公室所辖物品进行分类整理，入柜保存，列出物品清单并打印物品实时借出、归还记录表〔附件一〕，并定期做物品检查、核实，保证办公室物品不丧失。2、团学社各部门或普通学生需借用办公室物品时，应首先支会办公室人员，经同意后由值班人员为其取出相应物品并做好物品借出记录(具体填入物品借出记录表内)，如到期未归还相应物品直接追究第一责任人(借物品者)、第二责任人(物品借出者)。3、针对外院人员借出本院物品同样要先支会本院办公室，经核实与本院使用无冲突情况下，同意前方可借出，并抵押相应证件(学生证或身份证有效)，由中介人签字并直接负责物品追还，对逾期未还者按天收取相应罚金。4、所有办公室物品未经允许概不许私自借出或带出办公室，对物品在借出期间如有损坏要作相应或全额赔付。5、所有物品归还时必须放回原位，不得随意摆放。财务管理制度1、团学社各部门所有收入(包括所拉赞助，宣传费用，票务费用，场地费用等)须如实报至办公室或主席团并由办公室做统一保管和支出。2、进行各项活动前团学社各部门填写经费申请表〔附件二〕，经办公室主任审批后由办公室人员负责去购置需要物品，申请经费的部门人员也可随同，对于所购置的物品要开发票或者收据，交于办公室，在此办公室要登记好经手人。3、团学社各部门凭发票或收据定期向办公室申请经费报销;同时须注明具体用途，花费人、经手人签字等核实无误后由办公室统一拨付款项。打印材料费用一元以上给予报销，报销时需带上打印材料。4、对于未提前告知办公室人员而擅自购置物品的经费，办公室不予报销。5、办公室财务管理人员应做好发票、收据的存档，经费进出记录工作，定期做财务总结和财务公布。学期末，将经费使用情况反响给团总支书记。值班制度1、办公室每学期初制定办公室值班表并对其进行监督考核，相应人员自觉遵守值班时间。2、值班地点在1320、1321办公室；值班情况严格遵守值班表并做好记录，当老师有需要时，会通知并做相应安排〔每次每间办公室值班人员为2名〕。3、值班期间，值班人员保持办公室室内卫生整洁、保护好办公室的物品；如假设老师需要，要认真完成老师安排的事情。例会制度每周二12：10在1205准时召开软件学院团学社例会每个月末最后一周的周一晚6：40为民主生活会各部门按时参加校例会，各自部门例会根据实际情况进行〔一〕会议要求1、参会人员为软件学院团总支学生会全体干部、各个小分队队长、副队长、大一各班班长及团支书。2、软件学院团总支学生会全体干部按时参加例会，不得无故请假、缺席。特殊情况需要请假的在例会开始前一小时内向办公室进行请假。办公室每次在例会开始前进行点名记录出勤情况。3、每次例会时间尽量控制在半小时以内，民主生活会控制在一小时以内。4、所有参与例会人员注意保持会议纪律，不准聊天和大声喧哗，不准交头接耳，不准玩手机。5、所有参与例会人员做好会议记录，及时有效地向对应部门及人员传达信息，及时高效地执行会议布置的各项任务。6、会议结束后，负责例会的办公室相关人员，将会议记录填写到周工作统计表〔附件三〕中，随后电子档上传到团学社群，纸质档打印出来并做好存档。〔二〕会议流程1.办公室考勤。2.各部门汇报上周工作总结〔包括活动所获结果〕和本周方案、工作安排。〔例会后需交上纸质的，便于办公室完整记录。〕3.各班班长、团支书汇报工作。4.主席团总结上周工作并安排本周任务。5.补充内容。〔三〕民主生活会1.主席团对本月工作进行表扬和批评并部署下月方案。2.各部门部长副部长对一些问题或者人员提出自己的建议或者自我批评。档案管理制度1、办公室档案分为学生干部档案和活动档案两大类，对档案要定期做档案整理、归类，确保档案的完整与保密。2、学生干部档案按团学社各局部类整理，各部大型活动活动档案按部整理(包括学期活动方案、活动申请、筹划、预案、总结、通讯等内容)，对于办公室档案，按不同存档等级分类存档。3、对入档档案要做入档前登记记录，对于各类档案保证档案完整前方可入档;在对已在档档案核查中发现有缺少文件的应及时加上相应文件。4、如有关人员需借用相关档案，须经办公室或主席团同意后并作登记方可，且用后及时归还入档。5、定期对已失去使用价值的档案进行清理与销毁，并做好记录。材料上交制度1、团学社各部门上交的材料格式严格按照?共青团平顶山学院委员会各部门上交材料格式标准?〔附件四〕。对于格式不符合的材料，一经查出，办公室有权退回各部门，并让其重写。2、学社各部门上交材料分为纸质档和电子档两种，各部门具体上交材料种类及上交方式见附件五。3、纸质档的收取时间为每周团学社例会时间，办公室档案管理相关人员收取材料时填写好材料收取统计表〔附件六〕。4、在公室通知上交时间内，各部门需将材料电子档存到百度云盘〔账号：rjxy06txs@163.com密码：bgs2208〕对应的各部门文件夹中。在规定上交时间结束后，办公室档案管理人员对云盘中的文件进行下载并汇总。超出规定时间上交的材料，办公室不再收取，最终部门上交材料情况记入部门考核中。5、百度云盘中各部门的文件夹的整理由各部门负责，各部门保证文件夹中的文件分类层次清晰，不存在其他多余闲杂文件。每次上交文件时，保存到对应分类好的文件夹中。6、学期末，办公室档案管理人员对本学期的电子档、纸质档文件进行汇总统计，并将团学社本学期所有电子档材料转存到团总支百度云盘〔1813964458@〕中进行永久性保存，随后填写好汇总表〔附件七〕，并上交给团总支书记。七、其他工作制度1、当办公室接收到院团委或主席团主席团活动、会议通知后应及时传达相关各部，做好相关安排。2、各部举办院系大型活动前一个月应向办公室索取活动申报表，由办公室转交主席团审定;通过后在活动前两周内递交办公室活动筹划(预案、应急预案等)、各部门协调方案、物品清单及预算三项一式两份;活动结束后一周内，将活动总结交至办公室。3、如涉及紧急活动由主办部门与办公室、主席团商议后可直接开展活动，活动结束后递交办公室活动相关材料。4、办公室在接到申请表后协调各部活动时间安排，接到活动筹划后及时和活动主办部做好沟通协调工作，并召开各部协调会议共同做好各部间的协调，安排相关物品、人员等。5、办公室人员对院系活动实行轮岗专项负责制，让每个办公室人员充分投入到办公室的工作中，其他人员协调合作。6、办公室对各部的活动依据申请表、筹划实行检查，纳入部门考核中。软件学院团学社办公室日期:2023年9月10日附件一软件学院办公室物品进出登记表物品借出时间用途租借人联系方式借出人归还时间年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日附件二经费申请表部门：时间：年月日用途：预算：审批人：经费申请表部门：时间：年月日用途：预算：审批人：经费申请表部门：时间：年月日用途：预算：审批人：附件三软件学院团学社各部门第X周工作统计表部门上周工作汇报本周工作安排办公室宣传部新闻部组织部社调部志服部网络部礼仪部部门上周工作汇报本周工作安排监察部学习部宿管部女生部生活权益部文艺部体育部外联部社团上周工作汇报本周工作安排社联办公室学习交社团达人场创想IT社团轮滑社团缘梦天空日期：2023年7月8日附件四共青团平顶山学院委员会各部门上交材料格式标准为便于各部门上交材料的统一上交、整理、归档和装盒，现对各部门上交材料的文档格式〔原始材料除外〕提出具体标准如下：一、封皮格式〔一〕封皮需附有平顶山学院标头〔二〕文件名称宋体，居中，小一〔三〕落款宋体四号右下方对齐。注：附件有封皮样本。二、正文文件标题与结构层次标题的字体、字号〔一〕文件标题居中，宋体，三号，加粗。标题下空一行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。副标题用小三号楷体字。〔二〕各级结构层次标题一级标题：黑体，四号，不加粗；编号为“一、〞，“二、〞，…。二级标题：楷体GB_2312，四号，不加粗；编号为“(一)〞，“(二)〞，…。其中，一、二级标题一般应独立成行，句尾不加标点。各级标题是否独立成行，视段落内容、长短而定，原那么是力求协调、美观、大方。三、正文内容的字体、字号仿宋GB_2312,四号，不加粗。四、段落首行缩进2字符。行间距：固定值24磅；段前、段后为0行。五、落款在正文右下方空一行署成文部门全称〔仿宋GB_2312,四号，加粗〕〔如：“软件学院**部〞〕，在下一行相应处用阿拉伯数字标识成文日期〔例如：“日期：2023年9月4日〞〕。六、页码统一为阿拉伯数字，页脚居中，封面无页码。七、用纸幅面规格国际标准A4型〔210mm×297mm〕。八、印刷和装订要求单面印刷，左侧装订两颗钉。要求不掉页，印刷清晰，页面美观，装订整齐。共青团平顶山学院委员会办公室2023年9月4日附件五团学社各部门上交办公室材料明细部门材料名称纸质档存档级别是否收取纸质是否收取电子档组织部团日活动周方案、总结电子档永久否是团日活动学期主题统计表一级存档4年是是团课培训成绩单一级存档4年是是团支部团员信息统计表一级存档4年是是软件学院团员信息采集统计表电子档永久否是组织部学期方案、总结二级存档2年是是班级特色活动汇总表一级存档4年是是宣传部宣传展板、海报等宣传材料主题统计表一级存档4年是是宣传展板、海报等宣传材料照片电子档永久否是宣传部学期方案、总结二级存档2年是是院系挑战杯参赛名单及后期获奖作品、名单一级存档4年是是办公室办公室物品进出登记表二级存档2年是否办公室财务管理登记表.一级存档4年是是团学社各部门周工作统计表〔例会记录本〕一级存档4年是是团学社学期活动推进表二级存档2年是是历届团学社人员名单、成员详细信息登记表永久存档是是常用申请类材料、表格电子档永久否是部门学期〔月〕方案、总结二级存档2年是是新闻部学期新闻统计表一级存档4年是是新闻稿件电子档永久否是新闻照片及各种活动照片〔注意分类〕电子档永久否是团学社成员纪念视频电子档永久否是志服部志服部学期〔月〕方案、总结二级存档2年是是院系志愿者人员档案一级存档4年是是素质拓展证书一级存档4年是否西部方案材料一级存档4年是是院系志愿者活动统计表一级存档4年是是社调部社调部学期〔月〕方案、总结二级存档2年是是寒、暑假社会调研实践报告获奖人员名单一级存档4年是是心理健康活动相关材料一级存档4年是是网络部网络部学期〔月〕方案、总结二级存档2年是是软件学院大型免费电脑维修活动相关材料二级存档2年是是礼仪部礼仪部学期方案、总结二级存档2年是是文艺部文艺部学期方案、总结二级存档2年是是生活权益部部门学期方案、总结二级存档2年是是奖助贷相关材料〔如人员名单〕电子档永久否是软件学院年度评优评先人员名单一级存档4年是是宿管部部门学期〔月〕方案、总结二级存档2年是是软件学院学生宿舍信息登记表一级存档4年是是宿管部各类活动筹划、总结及获奖人员名单一级存档4年是是学习部部门学期方案、总结二级存档2年是是学风建设活动筹划、总结及获奖人员名单二级存档2年是是监察部部门学期方案、总结二级存档2年是是社联办公室平顶山学院学生社团招新登记表一级存档4年是是社团联合会财产、物品进出登记表一级存档4年是是学习交流社团学习交流社团学期活动筹划、总结二级存档2年是否各类学术性比赛获奖详细信息登记表永久存档是是达人场创想IT社团缘梦天空社团附件六团学社各部门上交办公室材料登记表材料名称上交部门纸质档〔份〕电子档〔份〕上交日期上交人签名附件七团学社各部门上交办公室材料汇总表部门材料名称材料存档级别收取纸质档份数〔实/应〕收取电子档份数〔实/应〕是否缺少部门签字确认组织部团日活动周方案、总结电子档永久团日活动学期主题统计表一级存档4年团课培训成绩单一级存档4年团支部团员信息统计表一级存档4年软件学院团员信息采集统计表电子档永久组织部学期方案、总结二级存档2年班级特色活动汇总表一级存档4年宣传部宣传展板、海报等宣传材料主题统计表一级存档4年宣传展板、海报等宣传材料照片电子档永久宣传部学期方案、总结二级存档2年院系挑战杯参赛名单及后期获奖作品、名单一级存档4年办公室办公室物品进出登记表二级存档2年办公室财务管理登记表.一级存档4年团学社各部门周工作统计表〔例会记录本〕一级存档4年团学社学期活动推进表二级存