公文写作基础知识

第二讲

公文写作基础知识华南师范大学公共管理学院第一页，共三十四页。一、公文的作者（一）公文作者的角色意识（身份意识）公文姓“公”。公文作者的代言人身份(是在机关单位负责人授意下的遵命写作，“代机关立言”)。公文写作是群体化写作。法定作者和执笔人的关系。华南师范大学公共管理学院第二页，共三十四页。一、公文的作者（二）公文作者的思维方式对象化思维（与主体化思维相对）模式化思维（对应于创造性思维）替代思维逻辑思维华南师范大学公共管理学院第三页，共三十四页。二、公文写作的特点被动写作，遵命性强。对象明确，针对性强。集思广益，群体性强。讲究格式，规范性强。华南师范大学公共管理学院第四页，共三十四页。三、公文写作的基本要求真实：公文的生命（讲政治，实事求是）。规范：判断公文合格与否的基本标准（外观形式、内部结构、行文规则）。实用：评价公文质量的重要标志（解决实际问题，力避文山会海）。华南师范大学公共管理学院第五页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（一）公文的主题是发文机关对有关公务事项的基本看法和办理意向，体现着机关领导意图和发文目的，也称公文主旨。是一篇公文的“灵魂”。确立公文主题要明确的三个问题：1.公文的中心内容2.公文要使用的文种3.公文的发文对象和范围华南师范大学公共管理学院第六页，共三十四页。四、公文写作的构成要素确立公文主题的基本要求1.正确要符合国家法规和党的路线、方针、政策。要符合机关领导的意图。要符合实际和客观规律。2.单一一文一事，一事一中心。3.鲜明要有明确的意见、主张、态度、措施、办法。华南师范大学公共管理学院第七页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（二）公文的材料指经过选择用来反映公文主题的各种事实和观点。公文材料的来源：事实材料：人物、事件、时间、数据……理论材料：文件依据、目的、意义、意见、办法、措施……华南师范大学公共管理学院第八页，共三十四页。四、公文写作的构成要素选择公文材料的要求：1.适切；切合主题。2.确实：真实、确切，具客观性。3.典型：代表性华南师范大学公共管理学院第九页，共三十四页。四、公文写作的构成要素(三)公文的结构（正文结构）是按主题需要而对公文观点和材料的组织安排。公文正文的结构一般由开头、主体、结尾三部分组成。1.开头：交待缘由。要求开门见山。

华南师范大学公共管理学院第十页，共三十四页。四、公文写作的构成要素两种常用的开头形式：（1）交代式：交代写作缘由，包括原因、目的、根据、意义等内容。如：“建立和实行公民身份号码制度，是国家加强社会管理的一项重要基础建设，也是…，对于促进…，方便…，具有十分重要的作用。为此，国务院决定，自…日起在全国建立和实施公民身份号码制度”。（《国务院关于实行公民身份号码制度的决定》1999）华南师范大学公共管理学院第十一页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（2）概述式：即简述有关情况或事情的经过，如，概括介绍主要工作成绩或人物的主要事迹，简介有关事故发生的经过等。例，“1987的5月6日至6月2日，在林业部直属的大兴安岭森工企业，发生了特大森林火灾，给国家和人民的生命财产造成了重大损失，是建国以来最严重的一次。这起火灾事故的发生，主要是由于…这场大火给这一地区生态环境造成的危害也是严重的”。（《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》1987）华南师范大学公共管理学院第十二页，共三十四页。四、公文写作的构成要素2.主体：层次与段落过渡与照应3.结尾：简短有力。常用的结尾形式：（1）套语式：套用规范化结语作为结尾。如：特此通知、特此通告、此复等。（2）总结式：即用点明主题的话语结束全文。如：“总之……”；“综上所述……”。（3）号召式：即在结尾处提出要求，发出号召。华南师范大学公共管理学院第十三页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（四）公文的语体特征（语言）语体是人们根据不同的交际领域、交际目的、交际方式，使用不同的语言材料所形成的不同特点的语言体系。语体的分类：口头语体；书面语体书面语体又包括：文艺语体、科技语体、议论语体、事务语体。公文使用事务语体。华南师范大学公共管理学院第十四页，共三十四页。四、公文写作的构成要素

课堂练习指出以下几段话属何种语体（1）雨声渐渐的住了，窗帘后隐隐的透过清光来。推开窗户一看，呀！凉云散了，树叶上的残滴，映着月儿，好似萤光千点，闪闪烁烁的动着。――真没想到苦雨孤灯之后，会有这么一幅清美的图画。

（冰心《笑》）

华南师范大学公共管理学院第十五页，共三十四页。四、公文写作的构成要素

课堂练习（2）语言是人与人交往的桥梁，我们每个人生活在社会中，讲一点“谈吐风格”是十分必要的。俗话说：“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”高雅优美的语言可以消除误会，增进友谊，粗野无礼的语言只能制造隔阂，甚至酿成大祸。

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课堂练习（3）我是专门研究姓名学的。起名字的艺术是很科学的。起名字要好叫，要顺嘴，笔画要简单，不要生字。康熙字典上都查不出来，叫那名字干什么？那就不好。张王李赵的名字好起，给来个吉祥话就行。小孩子上学了，没名字，马老先生给起个名儿。姓什么？姓王。王富贵。瞎编呗！吉祥话，小孩乐意，家里大人也乐意。姓李。李有财。多好，又有才能又有钱财。（马三立《大乐特乐》）华南师范大学公共管理学院第十七页，共三十四页。四、公文写作的构成要素

课堂练习（4）三峡是瞿塘峡、巫峡、西陵峡的总称。它西起奉节白帝城，东到宜昌南津关，地跨奉节、巫山、巴东、秭归、宜昌等5个县市，全长192公里。

华南师范大学公共管理学院第十八页，共三十四页。四、公文写作的构成要素

课堂练习（5）××××大学中文系：获悉贵系将于今年9月份开办秘书业务进修班，系统讲授有关秘书业务以及公文写作与处理的基本理论与方法。1997年机构改革以来，我厅所属各单位的文秘人员调整较大，不少新的文秘人员由于没有经过系统的专业学习，业务素质较差。现你系开办进修班，为这些同志提供了一个非常难得的学习机会，我厅拟派10名文秘人员随班学习，委托你们代为培养。有关代培所需的一切费用，我厅将如数拨付。可否，盼予函复。

华南师范大学公共管理学院第十九页，共三十四页。四、公文写作的构成要素事务性语体的特征与要求：1.明确性（1）用词准确、规范

用语单一性，避免歧义。一般不用语气词、感叹词、儿化词，描绘性、形象性的词语。忌用口语词和方言词。不滥用简称略语(缩略语)华南师范大学公共管理学院第二十页，共三十四页。辨别下列缩略语是否规范：1、一个国家、两种制度=一国两制2、中国共产党第十五届中央委员会第一次全体会议=中共十五届一中全会3、五讲四美三热爱办公室=543办4、打击严重经济犯罪办公室=打办5、上海吊车总厂=上吊总厂缩略语使用原则：约定俗成、讲求规范、不能滥用华南师范大学公共管理学院第二十一页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（2）语气恰当贴切

切合文种和受文对象。切合题旨。切合情景。华南师范大学公共管理学院第二十二页，共三十四页。四、公文写作的构成要素2.简要性：简洁扼要

根据不同需要，采用专业词语。

适当使用文言词。如：兹、悉、拟、系、鉴等经常使用介宾短语，表达简洁严密。

表目的：为（了）；表对象范围：对（于）、将、关于；表根据方式的：根据、遵照、通过、在

华南师范大学公共管理学院第二十三页，共三十四页。四、公文写作的构成要素常用的事务性词语：

开端用语：根据、查、兹、为了、按照

称谓用语：本（第一人称）、该（第三人称）

经办用语：兹经、业经

引叙用语：前接、近接

表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可

征询用语：当否、可否、是否可行

期复用语：请批示、请复

结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达。

华南师范大学公共管理学院第二十四页，共三十四页。四、公文写作的构成要素（五）公文的文体特征（表达方式）文体即文章体裁或体式。包括：文学作品（小说、诗歌、戏剧、散文）一般文章（记叙文、说明文、议论文、应用文）相应的表达方式有：叙述、描写、抒情、议论、说明。公文表达方式的特点：以叙述为主，兼用说明和议论。两者表达方式使用不当的例文华南师范大学公共管理学院第二十五页，共三十四页。例文1.批评性通报“4月6日下午上班不久，工会干事刘某推着自行车闯进房管科小院，科长罗某只见他到科长室门前，把自行车往窗台下面一摔，气呼呼走进屋来，问罗：’三榜为什么没有我？”罗说：’这是分房领导小组集体研究决定的，考虑到你……’没等罗说完，刘突然以辱骂打断罗的回答，’少放屁，完全是你做的扣。’罗听后表现得很不冷静，也口吐脏字：’你他妈的…’这时刘随手从茶几上抄起一暖瓶，朝罗砸去……罗一见不好，往左边一闪，只听’啪’的一声，暖瓶正好砸在办公室的玻璃板上。这时，罗也顺手抄起盯上的算盘朝刘头部砸去……华南师范大学公共管理学院第二十六页，共三十四页。例文2：商调函贵厂女工孙某与鄙厂宣传干事金某，是一对恩爱夫妻，两人苦于相隔两地，鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方，缺人照料苦不堪言；幼弱女儿随男方，缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一大悲剧。鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两个调在一起，结束这牛郎织女的生活，以使一家团聚。从革命人道主义出发，我们决定同意金某调往贵厂，或请你们同意孙某调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？

华南师范大学公共管理学院第二十七页，共三十四页。五、公文的稿本——公文的文稿和文本一、公文的文稿公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子包括草稿、定稿两种。1、草稿：指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供撰拟公文过程中讨论、修改和送审使用。是未定型、非正式、无效力的文稿。按文稿修改的次数，分初稿、一稿、二稿‥‥；按文稿的作用和形成特点，分讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。重要的草稿要保存（记录了参加文件起草人观点和意见的草稿；有领导人指示和亲自修改笔迹的草稿）华南师范大学公共管理学院第二十八页，共三十四页。2、定稿：指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿又称“原稿”、“底稿”、“正稿”。是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证。定稿应与正式文件的样本一同立卷归档保存。华南师范大学公共管理学院第二十九页，共三十四页。二、公文的文本同一份文件，根据不同用途，可分文正本、副本、存本、修订本。一些法规性文件，又有试行本、暂行本的形式。同一内容的文件，使用不同的文字又成为不同的文字文本。华南师范大学公共管理学院第三十页，共三十四页。1、正本：根据已经签发的定稿制发的正式文件。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。2、副本：根据公文正本复制、誊抄的其他稿本。又称抄本。主要代替正本供传阅、参考和备查使用。3、存本：指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。从正本而来。存本不外发。只作为正本的样本留在本机关以备查考之用。留存份数视需要而定。华南师范大学公共管理学院第三十一页，共三十四页。4、修订本：指对已经发布生效的文件重新予以修改补充再行发布的文本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。5、试行本、暂行本在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用。一般都是以试行、暂行、试行草案等字样标在公文标题中的文种后面或前面。《中华人民共和国民事诉讼法（试行）》、《××省道路交通事故处理暂行规定》华南师范大学公共管理学院第三十二页，共三十四页。6、各种文字文本适用于我国少数民族自治地区，有汉文文本和少数民族文字文本。适用于外交工作中所使用的文件。同一份文件的不同文字文本具有同等效力。华南师范大学公共管理学院第三十三页，共三十四页。内容梗概第二讲

公文写作基础知识。华南师范大学公共管理学院。公文作者的代言人身份(是在机关单位负责人授意下的遵命写作，“代机关立言”)。公文写作是群体化写作。对象化思维（与主体化思维相对）。模式化思维（对应于创造性思维）。规范：判断公文合格与否的基本标准（外观形式、内部结构、行文规则）。(三)公文的结构（正文结构）。公文正文的结构一般由开头、主体、结尾三部分组成。这场大火给这一地区生态环境造成的危害也是严重的”。（1）雨声渐渐的住了，窗帘后隐隐的透过清光来。起名字的艺术是很科学的。多好，又有才能又有钱财。（5）××××大学中文系：获悉贵系将于今