企业时间管理的方法

我们每个人都守着一扇自内开启的“改变之门”。除了自己，没有人能为你开门，只要你愿意敞开心灵，抛却旧有观念，把良好准则转化为习惯，成功圆满就在掌握之中。1喜之郎员工发展系列教材时间管理日期：2001年5月11日准备：张启明审核：曹立新2时间管理之前言仅当我们真的知道并理解，我们能够活在世上的时间毕竟有限-而且无法确切知道生命什么时候结束-我们才会最充实地过好每一天，就像它是我们仅有的一天似的。-----摘自《广州日报》3小组讨论1、在时间使用方面，您的困难？2、课程结束后，您所期望的收获？4“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”-----古训“不能管理时间，便什么也不能管理？”-----彼得-杜拉克二十一世纪决胜的关键在于速度，一日之计在于“昨晚”-----比尔-盖茨相关理念5时间管理之课程目的通过本课程的学习，使学员意识到时间管理的重要性，并善于管理时间，从而令生活和工作更有效率和效果。6时间管理之课程目标清楚阐述时间管理的含义掌握自我管理的四个步骤及遵循的六个标准能界定自己目前所处的时间管理阶段能制定适宜自身的有效时间管理方法7时间管理之课程内容一、时间管理的含义二、自我管理应遵循的标准和管理四步骤三、时间管理理论的发展历程四、常见的时间罗宾汉–时间盗贼五、有效管理时间的方法*六、喜之郎时间管理理念8培训方法讲授法小组讨论法案例分析法9一、时间管理的含义10小测测试试––考察察您您的的时时间间管管理理请按按照照您您的的工工作作习习惯惯诚诚实实地地回回答答下下列列项项目目0分分-从从不不；；1分分-偶偶然然；；2分分-间间常常；；3分分-常常常常1每每天天我我会会腾腾出出一一段段时时间间思思考考及及策策划划我我的的工工作作2我我会会记记下下特特定定目目标标，，并并且且确确定定完完成成期期限限3我我们们每每天天要要做做的的事事，，依依重重要要程程度度排排列列出出先先后后次次序序，，尽尽快快完完成成重重要要事事项项4我我明明白白““80/20””原原则则，，并并能能运运用用到到工工作作中中去去5我我的的工工作作编编排排有有弹弹性性，，可可以以容容许许自自己己有有一一些些时时间间处处理理特特别别事事件件6我我尽尽量量把把工工作作授授权权他他人人处处理理，，再再作作监监察察工工作作7我我对对每每一一种种文文件件只只需需处处理理一一次次8我我会会尽尽量量避避免免不不需需要要的的干干扰扰，，以以免免妨妨碍碍每每天天的的工工作作9我我能能拒拒绝绝他他人人的的请请托托，，以以免免无无法法完完成成重重要要的的任任务务10我我能能准准时时出出席席各各项项会会议议和和培培训训11我我不不会会采采取取各各种种借借口口拖拖延延时时间间12我我会会积积极极采采用用节节省省时时间间的的工工作作方方法法及及工工具具13我我有有公公司司的的常常用用电电话话贴贴在在办办公公桌桌前前，，以以便便查查阅阅11小组组讨讨论论根据据您您以以往往的的经经验验，，您您认认为为什什么么是是时时间间管管理理？？您觉觉得得时时间间管管理理对对您您有有何何意意义义？？12时间间管管理理：：实际际上上是是自自我我管管理理。。即即必必须须抛抛弃弃陋陋习习，，引进进新新的的工工作作方方式式和和生生活活习习惯惯，，包包括括要要订立立目目标标、、制制定定计计划划及及分分配配时时间间、、权权衡衡轻重重、、权权力力下下放放，，加加上上自自我我约约束束、、持持之之以恒才可提高高效率，事半半功倍。13起点---确立目标和安安排计划重点---制定事情的优优先顺序关键---下定决心去实实行目的---做事“快”且且“好”时间管理14延误原因1、没有第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天-下属生病，层出席会议-上司紧急电话-一些电话-突发事件-紧急事件-被打扰3、下班回家交通堵塞4、看电视不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家善忘8、上班交通堵塞15二、自我管理理标准及管理理四步骤16一致平衡有重心重人性能变通携带方便自我管理应遵遵循的六标准准17自我管理四步步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整18三、时间管理理理论的发展展历程19能否谈谈您目目前的时间管管理状况？？（您怎样管理理您的时间））脑力激荡一20第四层第三层第二层第一层巅峰，永远都都是人类追求求不懈的目标标21第一层时间管管理的特点备忘录型。应变能力强人际关系较佳佳时间安排简单单压力较小22第一层时间管管理的缺陷最重要的事就就是眼前的事事因忽略组织规规划而疲于应应付可能忘记与别别人约会23第二层时间管管理的特点规划与准备责任心强效率较高24第二层时间管管理的缺陷利己式的思考考或行为更多目标实现现最重要的事乃乃时间表上的的事25第三层时间管管理的特点以效率为主旨旨计划行事重视价值观更井然有序更具管理技巧巧26第三层时间管管理的缺陷一切操之在我我价值观未必符符合自然法则则造成失衡最重要的事因因急迫性与价价值观而定人和事一视同同仁27第四层时间管管理的特点以自然原则为为重心平衡集思广益28小练习根据以上四层层时间管理的的特点，试界定您目前所所处的阶段？？请例举您昨昨日的工作或生生活安排29四、常见的时时间罗宾汉-时时间大盗30在您身边的时时间大盗有哪哪些？脑力激荡二31常见时间大盗盗沮丧、坏心情情沟沟通不足无效会议办办公室政治拖延跟跟“有问题””的人共事无效公文处理理资资源不足或过过多无效电话欠欠缺周详计划划打扰过过分注重细节节官僚作风犹犹豫不决不懂授权善善忘不懂说不健健康欠佳不懂优先顺序序欠欠缺组织32时间盗贼之一一沮丧和坏心情情克服的方法意志力肯定疗法幽默感倾诉屈服于诱惑33先做不重要的的事做你擅长的事事晒太阳……34时间盗贼之二二*拖延症兆一、做事事不权衡轻重重症兆二、当必必须着手处理理重要报告时时，却在整理理桌子上的东西症兆三、本未未倒置症兆四、当女女朋友提出与与结婚，却总总是搪塞……35拖延的代价浪费了今天遗憾的生活烦躁的情绪压力下工作的的忧虑问题的不断繁繁殖健康不良黯淡的前途……36时机永远不对对不恰当目标逃避过重的工工作未定出完成日日期逃避不愉快的的工作任务过多为了敷衍塞责责时间估计错误误坏习惯过轻松日子拖延的原因情绪性原因非情绪性原因因37请记住：拖延并不能有有效解决问题题！381、思维改变变法（倒吃苷苷蔗法）2、平衡表法法（斤斤计较较法）3、各个击破破法（香肠切切片法）4、和某人约约定或打赌5、彻底改变变过去的习惯惯6、奖励自己己7、无为而治治……有效克服拖延延时间的方法法39时间盗贼之三三无效会议不知道开会用用意会议没有目标标会议没有资料料开会时间太长长没有决议尊重每个人的的意见40会议成本=准备会议成本本+出席人员员薪资+会议议开支

+会会议时间成本本+出席人员员不能办理其其它事情的损损失41有效会议要点点不必要会议不不开会议要有决议议只请有关人员员参加事先准备好会会议资料会议要有明确确目标开会要控制时时间42会议中注意要要点不等候迟到者者尽量避免其它它干扰重复结论准时结束会议评估单43项目YESNO此次会议目的是否是确会议资料是否齐全？是否会提前收到会议讨论事项是否依照议程顺利进行各项讨论事项是否依时进行讨论有否脱离主题讨论是否达成决议决议的工作是否明确的分配了职责？并定下完成时限下次类似会议何时再举行改进意见会议评估表44症兆：1、公文太多多2、不论轻重重缓急3、亲力而为为任何公文时间盗贼之四四无效公文处理理45有效公文处理理原则分门别类（急件、待办、追踪、复查查、归档、毁弃）标识清晰充分发挥字纸纸篓文件只处理一一次让秘书先过滤滤*46练习例行公文采购单会议通知单问卷调查下属工作报告告回复信行政新规定客户搬迁通知知归入待办丢掉或替你做做决定的人在日历上标明明开会时间、、地点，然后后扔掉归入待办标明使用日期期的待办立刻打电话，，联络相关人人士归档记下新电话和和地址，传阅阅给同事47根据原则处理理公文，不会会浪费时间48五、有效管理理时间的方法法491、工作计划划表2、三思而后后行4、会变通3、授权改进方案50*方法一拟定计划51管理故事一条建议215万美金52日期今天主要目标次序事项所需时间什么时候处理今天要务执行事项清单单（todolist)53计划内容确立目标运用SMART标准设定定目标分解（香香肠切片法））谋求达成目标标的各种方法法选定最佳方法法将方法转化为为你的工作编排行事次序序并执行定期检讨可行行性和适用性性54请记住：要想把工作做做好，在你离离开办公室之之前，计划第第二天的工作作！55本日工作达成目标1、2、3、4、5、为达成目标所需履行的工作优先次序所需时间是否完成每日工作计划划表年—月—日5657方法二确定重点，工工作排列次序5880/20原原则（巴瑞多多原则）：一组项目中80%的价值值都通常集中中在该组项目的的20%上。。59工作事务分类类表（优先矩阵））紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限计划Ⅱ规划预防改进创新建立人际关系不重要Ⅲ不速之客某些电话某些会议Ⅳ繁琐的工作浪费时间之事有趣的活动60偏重第一类事事物（紧急而且重重要）紧急不紧急重要结果：压力大筋疲力尽危机管理永远在救火Ⅱ不重要ⅢⅣ61偏重第二类事事物（重要但不紧紧急）紧急不紧急重要Ⅰ结果：远见平衡纪律自制少有危机不重要ⅢⅣ62偏重第三类事事物（不重要但紧紧急）紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要结果：短视近利轻视目标与计划缺乏自制力Ⅳ63偏重第四类事事物（不重要且不不紧急）紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要Ⅲ结果：全无责任感被解雇依赖他人64处事的4D原原则第一类事物———做（DO）第二类事物———做下日记记、计划（DIARY））第三类事物———授权（DELEGATE）第四类事物———不做（DONOTDO）65方法三充分信任