文件识别存放与管理课件

文件识别存放与管理文件识别存放与管理文件识别存放与管理温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电话（请将电话置静音或振动）2、归零的心态1、相互问候：好！很好！非常好！2文件识别存放与管理文件识别存放与管理文件识别存放与管理温馨提温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电话（请将电话置静音或振动）2、归零的心态1、相互问候：好！很好！非常好！2温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电内容提示第4页至32页为公司文件控制程序的讲解第33页至38页讲解文件如何管理与存放幻灯片红色字体为本课程重要内容3内容提示第4页至32页为公司文件控制程序的讲解3文件控制程序受控文件：供公司内外部使用的,受更改、标识、版本、版序、格式、字体等控制的文件。DCC：DocumentControllingCenter文件控制中心。外来文件：指从外部获取并由本公司直接引用的文件，如国家/国际标准、法律法规、顾客或供应商提供的文件、材质证明书、变更书等。支持性文件：支持质量手册及程序文件运作——具体指导每一细节的作业过程的文件（各类检验标准、生产作业指导书、管理规定、作业办法、技术文件以及工程图面等。）4文件控制程序受控文件：供公司内外部使用的,受更改、标识、版本文件控制程序总经理：负责公司质量手册批准；管理者代表：负责公司程序文件、质量计划、跨部门的三阶文件，以及外来文件批准；各部门负责人：负责部门的三阶文件及各种表格的批准；文件中心：负责对本公司所有受控文件的编号、分发、回收、更改进行控制和维护受控文件发放记录,按要求作废失效文件,保证文件持有者手上持有最新版本之有效文件。5文件控制程序总经理：负责公司质量手册批准；5文件控制程序文件持有人收到文件时,应即时签收。将已失效的受控文件及时退回文控。妥善保存所有受控文件。6文件控制程序文件持有人6受控文件凡是ISO受控文件，都会在文件右上角盖红色“受控文件”章，各部门在接收文件时需确认该文件为受控状态，受控文件复印无效7受控文件凡是ISO受控文件，都会在文件右上角盖红色“受控文件无效的受控文件复印的受控文件无效8无效的受控文件复印的受控文件无效8文件控制程序文件的分类公司将管理体系的文件（以下简称文件）分为以下6类。1）：形成文件的质量方针、目标2）：质量手册（一阶文件）3）：程序文件（二阶文件）4）：支持性文件（三阶文件）5）：表格（四阶文件）6）：外来文件一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件9文件控制程序文件的分类一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件9文件控制程序文件的编制、审核、批准、会签、培训质量方针，目标由管理者代表编制，总经理批准；质量手册（一阶文件）由品检部编制，管理者代表审核，总经理批准；程序文件（二阶文件）由各职能部门编制，管理者代表审核，总经理批准。支持性文件（三阶文件）由各职能部门编制，部门负责人审核，部门经理或管理者代表批准。10文件控制程序文件的编制、审核、批准、会签、培训10文件控制程序记录的审批按《记录控制程序》文件执行。程序文件必须各部门会签，其它文件涉及到相关部门也必须要会签；为确保文件的一致性，在文件发行前均需由公司管理者代表或其代理人进行会签，并在两周内将批准之文件对相关人员进行宣导和培训。11文件控制程序记录的审批按《记录控制程序》文件执行。11文件控制程序文件的编号、格式文控根据下列方式对受控文件进行编号；质量手册W-QM-XXX(W:公司简称QM:手册代码XXX:编号)程序文件W-QP-XXX(W:公司简称QP:程序文件代码XXX:编号)12文件控制程序文件的编号、格式12文件控制程序三阶文件W-XXX-XX-XXX(W:公司简称XXX:部门代号,XX:文件代码XXX:编号)表单W-XXX-XXX-RX(W:公司简称XXX:部门代号,XXX:表单流水号RX:表单版本号)13文件控制程序三阶文件W-XXX-XX-XXX(W:公文件控制程序部门代号本厂主要分为以下部门，每一部门以三个英文字母代表其部门。部门英文字母部门英文字母人事行政部ADD接单MOD开发部PDD注塑部PLD资材部PUD灯饰包装LAD品检部QCD船务部SHD太阳能部SODULULD木家具WFD五金部MWD14文件控制程序部门代号14文件控制程序文件类别文件名称英文代码文件名称英文代码公司代码W品质手册QM组织架构图OC检验规范SIP程序文件QP作业指导书SOPQC工程图QC图纸DW产品规格书PS文件总览表DOC职位说明书CW表格R控制计划CP

工艺流程图TC

15文件控制程序文件类别15产品规格书编号原则与文件要求相符16产品规格书编号原则与文件要求相符16检验规范制订人签名部门主管签名部门经理或管代签名17检验规范制订人签名部门主管签名部门经理或管代签名17QC工程图18QC工程图18作业指导书/SOP19作业指导书/SOP19文件控制程序受控文件的版本号用A、B、C至Z二十六个大写英文字母表示，版次用0,1,2,3表示,文件首次定稿版本号“A/0”，第一次更改后版本号改为“A/1”，以此类推，变更到“A/5”后升级到“B/0”；各文件中引用到的文件名称用双书名号:《》，引用到的表格名称用单书名号：<>；质量手册、程序文件、作业指导书的书写格式：内容的字体为“宋体小四号”，标题的字体为“宋体三号，加粗”。20文件控制程序受控文件的版本号用A、B、C至Z二十六个大写英文文件版本标识文件版本文件名称为宋体三号加粗内容为宋体小四号21文件版本标识文件版本文件名称为宋体三号加粗内容为宋体小四号2文件控制程序程序文件书写内容顺序1.0目的2.0范围3.0定义4.0职责5.0程序内容6.0记录与表格7.0相关文件8.0流程图以上字体采用宋体四号加粗22文件控制程序程序文件书写内容顺序22受控文件字体红色框的字体为宋体四号加粗23受控文件字体红色框的字体为宋体四号加粗23文件控制程序文控先根据<受控文件发放一览表>复印副本数量后，在正本背面盖上“正本”红色印章，再于副本上盖上“受控文件”红色印章，保存正本，发放副本。文控发放新文件的同时制备<受控文件签收记录表>,确保文件持有者即时签收并填上收件日期。各部门文员负责管理并签收受控文件，受控文件副本储存于指定文件夹内。受控文件要在48小时内发放给相关部门。24文件控制程序文控先根据<受控文件发放一览表>复印副本数量后，受控文件签收记录表文件签收人在收到文控发行的受控文件的签名,并确认其份数25受控文件签收记录表文件签收人在收到文控发行的受控文件的签名,文件控制程序文件的更改:由提出部门填写<文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单>，经管理者代表批准（质量手册须经总经理批准）后方可执行,更改后的生效日期以<文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单>中批准的日期为准。26文件控制程序文件的更改:26文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单此表单核准栏需管理者代表签名方有效文件的更改需涉及的相关部门会签才有效27文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单此表单核准栏需管理者文件控制程序所有更改文件均须在改动原稿的文字下用“——”（下划线）标示出来；文件改版时，取消前一版次的下画线，保留最新版本的标示“——”下划线。28文件控制程序所有更改文件均须在改动原稿的文字下用“——”（下更改过的文件更改的内容标有下划线，版本也随之变更29更改过的文件更改的内容标有下划线，版本也随之变更29文件控制程序文件的领用及借阅当使用者的原文件丢失或需增领文件时应填写<文件领用、更改、取消、借阅申请/通知单>经管理者代表批准，由文控提供给相关部门，并做好记录。当相关人员需要借阅文件时，可到文控进行借阅，并在《文件借阅登记表》内签名，写好归还时间，文控及时跟踪。30文件控制程序文件的领用及借阅30文件控制程序文件的作废当新版本受控文件发出，即自动作废旧版本，文控员应向文件持有人收回已失效的受控文件副本，并于其上加盖“作废”红色印章，并销毁，妥善地将该失效文件正本存放在文控，并在<受控文件作废总清单>上进行登记，至保存限期（至少两年）后销毁。31文件控制程序文件的作废31作废文件当文件作废后，文控中心会在文件原稿盖上“作废”章，保存两年后再进行销毁32作废文件当文件作废后，文控中心会在文件原稿盖上“作废”章，保ISO9000记录的要求ISO9000的所有记录不可以使用涂改液，如因笔误需要对记录进行修改时，具体做法是：用笔将原来的记录划掉（只划一笔），填写上正确的数据后并签名和日期。33ISO9000记录的要求ISO9000的所有记录不可以使文件的管理文件夹整齐的摆放在文件柜里34文件的管理文件夹整齐的摆放在文件柜里34文件夹的标识公司名称此名称代表文件夹里面的内容此名称代表文件夹所属部门此编号代表文件夹的编号35文件夹的标识公司名称此名称代表文件夹里面的内容此名称代表文件文件夹的归档文件夹按编号顺序摆放36文件夹的归档文件夹按编号顺序摆放36文件目录文件夹里面的封面为文件夹内容的目录建目录页的目的在于方便快速的查找想要的文件37文件目录文件夹里面的封面为文件夹内容的目录建目录页的目的在于文件目录及编号文件的页码与左边序号栏相符38文件目录及编号文件的页码与左边序号栏相符38文件目录及编号图中的序号与文件所在位置页码相符39文件目录及编号图中的序号与文件所在位置页码相符39谢谢！谢谢！文件识别存放与管理文件识别存放与管理文件识别存放与管理温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电话（请将电话置静音或振动）2、归零的心态1、相互问候：好！很好！非常好！2文件识别存放与管理文件识别存放与管理文件识别存放与管理温馨提温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电话（请将电话置静音或振动）2、归零的心态1、相互问候：好！很好！非常好！42温馨提示:3、为了您和他人健康请勿4、为了不打扰他人请勿打电内容提示第4页至32页为公司文件控制程序的讲解第33页至38页讲解文件如何管理与存放幻灯片红色字体为本课程重要内容43内容提示第4页至32页为公司文件控制程序的讲解3文件控制程序受控文件：供公司内外部使用的,受更改、标识、版本、版序、格式、字体等控制的文件。DCC：DocumentControllingCenter文件控制中心。外来文件：指从外部获取并由本公司直接引用的文件，如国家/国际标准、法律法规、顾客或供应商提供的文件、材质证明书、变更书等。支持性文件：支持质量手册及程序文件运作——具体指导每一细节的作业过程的文件（各类检验标准、生产作业指导书、管理规定、作业办法、技术文件以及工程图面等。）44文件控制程序受控文件：供公司内外部使用的,受更改、标识、版本文件控制程序总经理：负责公司质量手册批准；管理者代表：负责公司程序文件、质量计划、跨部门的三阶文件，以及外来文件批准；各部门负责人：负责部门的三阶文件及各种表格的批准；文件中心：负责对本公司所有受控文件的编号、分发、回收、更改进行控制和维护受控文件发放记录,按要求作废失效文件,保证文件持有者手上持有最新版本之有效文件。45文件控制程序总经理：负责公司质量手册批准；5文件控制程序文件持有人收到文件时,应即时签收。将已失效的受控文件及时退回文控。妥善保存所有受控文件。46文件控制程序文件持有人6受控文件凡是ISO受控文件，都会在文件右上角盖红色“受控文件”章，各部门在接收文件时需确认该文件为受控状态，受控文件复印无效47受控文件凡是ISO受控文件，都会在文件右上角盖红色“受控文件无效的受控文件复印的受控文件无效48无效的受控文件复印的受控文件无效8文件控制程序文件的分类公司将管理体系的文件（以下简称文件）分为以下6类。1）：形成文件的质量方针、目标2）：质量手册（一阶文件）3）：程序文件（二阶文件）4）：支持性文件（三阶文件）5）：表格（四阶文件）6）：外来文件一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件49文件控制程序文件的分类一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件9文件控制程序文件的编制、审核、批准、会签、培训质量方针，目标由管理者代表编制，总经理批准；质量手册（一阶文件）由品检部编制，管理者代表审核，总经理批准；程序文件（二阶文件）由各职能部门编制，管理者代表审核，总经理批准。支持性文件（三阶文件）由各职能部门编制，部门负责人审核，部门经理或管理者代表批准。50文件控制程序文件的编制、审核、批准、会签、培训10文件控制程序记录的审批按《记录控制程序》文件执行。程序文件必须各部门会签，其它文件涉及到相关部门也必须要会签；为确保文件的一致性，在文件发行前均需由公司管理者代表或其代理人进行会签，并在两周内将批准之文件对相关人员进行宣导和培训。51文件控制程序记录的审批按《记录控制程序》文件执行。11文件控制程序文件的编号、格式文控根据下列方式对受控文件进行编号；质量手册W-QM-XXX(W:公司简称QM:手册代码XXX:编号)程序文件W-QP-XXX(W:公司简称QP:程序文件代码XXX:编号)52文件控制程序文件的编号、格式12文件控制程序三阶文件W-XXX-XX-XXX(W:公司简称XXX:部门代号,XX:文件代码XXX:编号)表单W-XXX-XXX-RX(W:公司简称XXX:部门代号,XXX:表单流水号RX:表单版本号)53文件控制程序三阶文件W-XXX-XX-XXX(W:公文件控制程序部门代号本厂主要分为以下部门，每一部门以三个英文字母代表其部门。部门英文字母部门英文字母人事行政部ADD接单MOD开发部PDD注塑部PLD资材部PUD灯饰包装LAD品检部QCD船务部SHD太阳能部SODULULD木家具WFD五金部MWD54文件控制程序部门代号14文件控制程序文件类别文件名称英文代码文件名称英文代码公司代码W品质手册QM组织架构图OC检验规范SIP程序文件QP作业指导书SOPQC工程图QC图纸DW产品规格书PS文件总览表DOC职位说明书CW表格R控制计划CP

工艺流程图TC

55文件控制程序文件类别15产品规格书编号原则与文件要求相符56产品规格书编号原则与文件要求相符16检验规范制订人签名部门主管签名部门经理或管代签名57检验规范制订人签名部门主管签名部门经理或管代签名17QC工程图58QC工程图18作业指导书/SOP59作业指导书/SOP19文件控制程序受控文件的版本号用A、B、C至Z二十六个大写英文字母表示，版次用0,1,2,3表示,文件首次定稿版本号“A/0”，第一次更改后版本号改为“A/1”，以此类推，变更到“A/5”后升级到“B/0”；各文件中引用到的文件名称用双书名号:《》，引用到的表格名称用单书名号：<>；质量手册、程序文件、作业指导书的书写格式：内容的字体为“宋体小四号”，标题的字体为“宋体三号，加粗”。60文件控制程序受控文件的版本号用A、B、C至Z二十六个大写英文文件版本标识文件版本文件名称为宋体三号加粗内容为宋体小四号61文件版本标识文件版本文件名称为宋体三号加粗内容为宋体小四号2文件控制程序程序文件书写内容顺序1.0目的2.0范围3.0定义4.0职责5.0程序内容6.0记录与表格7.0相关文件8.0流程图以上字体采用宋体四号加粗62文件控制程序程序文件书写内容顺序22受控文件字体红色框的字体为宋体四号加粗63受控文件字体红色框的字体为宋体四号加粗23文件控制程序文控先根据<受控文件发放一览表>复印副本数量后，在正本背面盖上“正本”红色印章，再于副本上盖上“受控文件”红色印章，保存正本，发放副本。文控发放新文件的同时制备<受控文件签收记录表>,确保文件持有者即时签收并填上收件日期。各部门文员负责管理并签收受控文件，受控文件副本储存于指定文件夹内。受控文件要在48小时内发放给相关部门。64文件控制程序文控先根据<受控文件发放一览表>复印副本数量后，受控文件签收记录表文件签收人在收到文控发行的受控文件的签名,并确认其份数65受控文件签收记录表文件签收人在收到文控发行的受控文件的签名,文件控制程序文件的更改:由提出部门填写<文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单>，经管理者代表批准（质量手册须经总经理批准）后方可执行,更改后的生效日期以<文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单>中批准的日期为准。66文件控制程序文件的更改:26文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单此表单核准栏需管理者代表签名方有效文件的更改需涉及的相关部门会签才有效67文件领用、更改、取消、借阅、申请/通知单此表单核准栏需管理者文件控制程序所有更改文件均须在改动原稿的文字下用“——”（下划线）标示出来；文件改版时，取消前一版次的下画线，保留最新版本的标示“——”下划线。68文件控制程序所有更改文