高职院校院系教学秘书工作分析

高校院系教学秘书工作分析――三种学科视野下的教学秘书工作摘要:从管理学角度分析,教学秘书是管理者,具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制职能;从秘书学角度分析,院系教学秘书作为秘书,具有服务、参谋和信息处理职能;从教育学角度分析,教学秘书是教育工作者,承担着教书育人的职责,具有管理育人、服务育人的职能。关键词:教学秘书管理学秘书学教育学职能教学工作是学校的中心工作,是提高教学质量的关键环节,要提高教学质量,除了要有一支优秀的教师队伍外,还必须培养一批高素质、高水平、高效率的教学管理队伍,教学秘书是高校教学管理队伍中的主力军,是教学管理系统中的重要环节,在教学管理中其着桥梁和纽带作用。院系教学秘书是指在高等学校组织中从事行政管理工作和辅助教学管理的工作人员,主要辅助管理本单位的教学、科研等方面的组织、规划和实施工作,协助对教学工作进度、质量进行宏观调控,负责教学档案的管理、课程安排、考务管理等工作。院系教学管理活动的顺利开展,离不开教学秘书的辛勤劳动。院系教学秘书作为秘书的一个类型,他具有秘书所共有的管理职能和秘书职能;其特殊的工作场所、工作对象决定了其特殊的育人职能。只有深刻的理解教学秘书的管理职能、秘书职能和育人职能,才能提高教学秘书工作的针对性和有效性,下面就从管理学、秘书学和教育学三种学科的角度来分析教学秘书的管理职能、秘书职能和育人职能,希望籍此使我们更清晰的认识教学秘书工作。一.管理学意义上的教学秘书工作(一从管理学角度来看,教学秘书是管理者,具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制等职能。1.从“管理”的概念分析。综合各种对“管理”的定义,我们可以总结为:管理是在一定的组织之中,为了提高组织资源的利用率,管理者通过发挥计划、决策、组织、协调、激励、控制等职能,实现组织目标的过程。从这个定义分析,我们可以看出院系教学秘书从事的是管理工作,院系教学秘书的任务就是协助教务处和院系领导完成对教学的目标与计划、组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。2.从“管理者”的概念分析。管理者是对他人的工作承担责任的人。院系教学秘书在工作过程中对教务处、院系领导、教师和学生相关工作都承担相应的责任。如开学初课程的安排、订教材、报公共选修课、填写成绩单、期末印试卷、安排考试、安排补考、上报期末材料等。因此,教学秘书是管理者。3.从组织结构分析。从组织结构分析,管理者是占据一定职位,拥有一定职权,承担一定责任的人。职位是组织结构设计的结果,是为了完成组织特定的目标而设计出的正式岗位,在组织结构图和职务说明书里面都明确了的。占据一定职位是成为管理者的必要条件,二者是统一的。院系教学秘书这一岗位是高等院校组织结构中的一个正式职位,任何正规的高等院校都设置院系教学秘书这一职位,它是完成高等学校教学工作目标所不可或缺的。为了完成该职位的目标,必须赋予它相应的职权,在工作过程中,更多的是院系领导向教学秘书授权,只有具有一定的权力,才可以利用相应的资源去实现组织的目标。同时还要规定其相应的责任,并且做到权责对等。因此,院系教学秘书是管理者.(二院系教学秘书的管理职能从管理学角度分析,院系教学秘书在教学管理工作中具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制等职能。下面主要分析一下院系教学秘书的决策、计划和协调职能。1.决策职能一般认为,院系教学秘书没有决策权,只有执行权和参谋权,教学秘书只是协助院系领导制定决策,从而认定教学秘书没有决策权。西方著名的管理学家西蒙认为,管理就是决策。并且决策贯穿于整个管理过程之中。既然秘书从事的是管理工作,怎么可能没有决策呢。其实,我们所说的院系教学秘书没有决策权是相对于不同的决策类型而言的。根据不同的分类标准可以把决策分为战略性决策和战术性决策;长期决策和短期决策;政务性决策和事务性决策;程序性决策和非程序性决策等。院系教学秘书没有战略性决策、长期决策、政务性决策和非程序性决策这些事关全局、重大决策的决策权,但是在具体工作中却具有事务性决策、战术性决策、短期决策和程序性决策的决策权。例如教学常规检查、制定课程表、考试地点、时间、监考教师的确定、制定学期教师听课计划等。在这些工作中,院系教学秘书都有自主决定的权力。虽然教学秘书决定好以后必须向院系领导进行汇报,但是我们不能说院系教学秘书没有决策权。2.计划职能.计划是对未来行动的预先安排。从总体上看,教学秘书的工作就是执行计划的活动,是计划的具体实施者,教学秘书的计划职能主要体现在执行计划上。因为教学秘书80%的工作属于学校组织的例行型活动或者叫做程序型活动或者是常规型活动,指的是那些经常发生的、重复发生的、有章可循的活动。在管理工作中也只有这样的活动才适宜于制定计划,那些突发的、偶然的例外活动是很难制定计划的。教学管理中的计划主要就是这些程序型的活动,例如课程的安排、课程的考查考试及成绩登记、学籍管理和教学档案的建立以及教学计划的制定等。这些程序型的活动都是有章可循的,都有一定的标准,因此它可以提高教学秘书的工作效率,促进教学管理的规范化、标准化。3.协调职能协调,既指事物发展过程中配合得当的运动状态,又是人们进行协和调理的行为过程。由于教学秘书在院系各类教学活动中处于中心枢纽位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外,起着联系“教”与“学”的纽带作用,这就决定了协调关系是教学秘书工作中必须具备的基本职能。院系教学秘书的协调工作具体包括:一是院系之间的协调;二是行政与教学工作的协调;三是教学工作与学生工作的协调;四是与教师的协调;五是与学生的协调;六是同上级主管部门之间的协调;七是领导之间的协调。协调关系构成院系教学秘书工作的又一个重要内容,有的学者将高校教学秘书工作定位及其职能概括为协调,可见协调工作的重要性。在组织的资源中,人是最重要的资源,只有处理好人的问题,协调好人与人之间的关系,管理工作才可以顺畅。教学秘书必须清楚的认识到自己工作的协调职能,协调好个相关利益主体之间的关系,提高教学管理工作的效率。二.秘书学意义上的教学秘书工作从本质上分析,院系教学秘书从事的工作是秘书职业,是秘书的一种类型。“秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务,为决策及实施提供服务的人员”。作为秘书,其工作内容包括文书处理工作、文稿撰拟工作、档案管理工作、会务工作、接待工作、公关工作及日常事务管理工作。院系教学秘书具有服务、参谋和信息处理等职能。1.院系教学秘书的服务职能秘书是一种服务性职业,搞好服务是秘书的基本职则。从抽象的概念上说,院系教学秘书的服务对象是教学和科研。教学秘书是学校教学计划的主要执行者,也是系级领导组织教学、管理教学的参与者和助手,而高等学校的主要任务是教学、科研,因此,教学秘书必须围绕学校这一中心工作,为教学、科研服务。从具体的概念来说,院系教学秘书的服务对象是院系领导、教师和学生。为院系领导顺利开展管理工作服务,“对教师的‘教’和学生的‘学’从思想上、组织上、物质上创造各种有利条件,确保各项教学任务的顺利完成”[教学秘书在高等学校的“教”与“学”中的作用科学教育论坛2006年第3期颜金玲]。经常与各班学习委员以及各科的课代表联系,了解学生的学习情况以及学生对教师的意见和要求。2.院系教学秘书的参谋职能领导的决策活动离不开辅助力量的谋划和支持。“秘书的参谋作用主要体现在，为领导的决策提供准确、完整、高质量的信息和决策事项的备选方案。在决策制定过程中，秘书应经常向领导提供准确的信息、资料和文件等决策依据。”【秘书学概论大连理工出版社第24页赵莲娜卢海燕】教学秘书虽然不是直接决策者，但可以为院系教学领导科学决策提供必要的准确信息、依据和建议，起到参谋作用，可以协助系教学主任处理具体的教学管理中的事物，当好系教学主任的参谋和助手。3.院系教学秘书的信息处理职能“秘书处于一个组织的信息中心位置，他不但要为领导的决策提供全方位的信息，而且在整个组织系统中起着信息交换站的作用。”【秘书学概论大连理工出版社第24－25页赵莲娜卢海燕】高校教学秘书是各高校和内部各院系教学管理的得力助手,是各种教学管理信息上传下达的桥梁,是联系学校教学管理部门与各院系以及学生的纽带,是学校和各院系常规教务教学管理的重要责任人。他们是教学的管理者和服务者,更是信息的收集、加工和传递者。院系教学秘书的信息处理职能主要体现在，一是收集信息，主要体现在教学档案管理上，各种外来文件的建档、教师基本信息的建档、学生基本信息的建档、教学计划、课程安排、学生成绩、教师考核等院系内部生成的各种文件的建档。二是传递信息，收集信息是为了利用信息，信息的传递包括纵向和横向两个方面。纵向信息传递主要是信息的上传下达，上级层层下发的教学管理任务、院系领导布置的工作由各教学秘书承担下发、解释的责任，并将具体执行的情况及时上传给领导。横向的信息传递主要体现在本系与外系、本系与学校其他各职能部门之间的信息传递。教学秘书工作在一定意义上是信息工作，及时地获取信息，迅速的处理信息，大量的储存信息，准确的提供信息，是教学秘书的基本职责。三．教育学意义上的教学秘书工作从教育学的角度分析，教学秘书是教育工作者，承担着教书育人的职责。“教学育人，管理育人，服务育人”方针就明确指出学校的所有工作者都对学生身心的发展起到一定的影响作用，都起着对学生教育的作用，都是教育工作者，育人不仅仅是教师的事情。在很多高校，院系教学秘书都是兼职的，既是教师，从事一线教学工作，从事最直接的教学育人工作，同时也是教学秘书。这种情况暂且不论，我们主要分析院系教学秘书的管理育人和服务育人职能。1.院系教学秘书的管理育人职能院系教学秘书作为一名教学管理者，学生是其主要的工作对象之一。院系教学秘书在教学管理工作中目标的制定、教学计划的执行、教学活动的组织、教学的监督考查等内容都与学生有着直接的联系。广义上的教育概念认为，凡是对学生的身心发展产生影响的活动都是教育。【】进一步说，凡是对学生的身心发展产生影响的人都是教育工作者。院系教学秘书在教学管理中与学生的联系上，必定会对学生产生各种影响。这种影响可能是积极的，也可能是消极的。这就是我们强调教学秘书管理育人的必要性。管理育人是党的教育方针在高校管理工作中的具体体现。因此要求教学秘书必须热爱本职工作进而做到热爱学生，没有爱就没有教育，教学秘书必须本着为学生成长负责的态度去开展管理工作，应该清楚的认识到学校一切管理工作的落脚点是在学生的发展上。院系教学秘书还应该发挥自身示范性的作用，工作严格、标准、准确、及时，以身作则，用自己的行动、人格、作风去影响学生，教育学生。同时还要不断学习，提高自身的业务水平，掌握教育教学的规律，提高管理育人的质量。2.院系教学秘书的服务育人职能管理就是服务,教学秘书要强化为学生服务意识,提供良好的服务,为学生成材创造良好的条件和氛围。正是因为有了学生，才有我们的教学管理工作，学生的发展是我们工作的起点，同时也是终点。教学秘书的管理和服务是不可分割的，管理育人和服务育人是同步进行的，我们要做到寓管理于服务之中,与育人融为一体。Learnfromthemanagementpointofview,teachingistheSecretaryofmanagers,withdecision-making,planning,organizing,directing,coordination,controlfunctions;fromthepointofviewSecretarial,Secretary,asSecretaryofthete