国际货运公司订舱作业指导书

国际货运企业订舱作业指导书国际货运企业订舱作业指导书国际货运企业订舱作业指导书国际货运企业订舱作业指导书1.0主要内容与合用范围本指导书规定了货代海运出口——订舱操作规范本指导书合用于货代海运出口——订舱作业环节2.0引用标准《服务技术文件和资料控制程序》《客户供给物质的控制程序》《服务供给和可追忆性管理程序》《海运出口服务质量控制程序》《纠正和预防举措实行程序》3.0作业流程说明(1)十联单(托运单)(2)配舱回单(3)正本提单(指待签发的自制提单)(4)帐单(船企业)(5)提单(复制)(6)帐卡(答复)(7)客户明细单(拜托书)(8)电放改正的正本提单(9)工作联系单(10)对帐(11)改正单(12)境外代理帐单(13)船期表(14)提单确认件4.0操作内容、方法和步骤“订舱”是货代海运出口操作向船企业或船代确认舱位和运费以及向船企业或船代劳理提单签发和支付运费的过程。4.1服务规范4.1.1认真审查上道环节移交的单证,发现有误实时指出,并要务实时改正,对不肯改正或造成损失者,应实时填写操作失误记录交部门质管员。4.1.2踊跃配合,虚心接受部门质管员的检查和下道环节指出的不规范操作行为,并踊跃整顿。4.1.3与各船企业和船代成立优秀的合作关系。4.1.4熟习和掌握航线分佈状况,熟习各船企业的运价,随时掌握市场信息,并实时公佈船舶配载、订舱状况,合理的进行订舱。4.1.5稳定保存和正确实时传达业务单证。4.2操作时限4.2.1经过船代订舱时,最迟应在截关前两天。4.2.2直接向船企业订舱时,最迟应在开船前五天。4.2.3以上日期不包含节假日。4.2.4特别状况,应实时与相关方面磋商,作特别或加急办理,并作好相关记录。4.3接受上道环节客户服务的单证(1)托运单(2)帐卡(3)客户拜托书(4)改正单(5)需更改或电放的正本提单(6)提单确认件接受通信员的单证:(1)提单复制件(2)船企业发票(3)船期表（4）配舱回单4.3.1认真审查上道环节移交的单证,包含帐卡上注明的运价船期以及托单能否制作正确。4.3.2对某些特别种类的货物(如危险品,冷藏货物，高箱，框架箱)进行再次审查,数据能否正确齐备能否符合托运要求。4.3.3依据运价、船期、舱位等要素，向上道环节介绍更合适的船舶，经磋商后确立订舱方向。4.4订舱依据出口货物的轻重缓急及各船企业的详细状况合理安排订舱次序,分批订舱4.4.1正常出口货物订舱。在审查订舱单证无误,并确立订舱方向后,在托单上注明流向、船期、船企业装箱点等，留下第一联存案，其他的交通信员送到指定地址订舱或传真到订舱点订舱。(2)订舱达成后的托单要求通信员马上取回“配舱回单”。(3)按我司与船企业的协议运价,在帐卡上确认运费成本栏内注明大海运费、佣金比率及各样附带费，一联留底，三联退还客户服务。(4)按船期先后,登记好每票业务,便于操作和查问。4.4.2船方确认订舱需确认舱位的货物,先传真一联托运单给船企业,收到舱位确认件后附在九联提运单后,交通信员送到指定地址订舱。需确认大海运费的货物,传真一联托单至船企业,取回运价确认件后,复印一张留底,此后把确认件附在九联托运单上交通信员送到指定地址订舱。4.5提单4.5.1提单确认件(1)实时获得船企业的提单确认件交给客户服务。(2)敦促客户服务实时将确认达成并返回,马上传真给船公司免得船开后产生提单改正的开销。(3)由我司自制的提单,敦促客户服务在船开前一天达成制单,并将待签发的提单交至订舱点。4.5.2正本提单的领取船开后第一个工作日内,以联系单通知通信员到指定的订舱点取回正常已签发的提单或将自制提单交通信员送到指定地址签发。将通信员取回的正本提单复印件在当日分发到客户服务手中,并见告该票提单已签出。4.5.3正本提单的改正及电放(1)接到客户服务的改正提单或电放指令后,依据详细状况,缮制所需文件,备齐后交通信员送到指定地址。(2)改正单,货物托运后,托运人如需对商品唛头、件、重、尺码及货名进行改正或需调动配载船舶以及因故必然停止装运作退关的状况，必然填制改正单，向船企业或船代提出改正纠正。改正单由托运人出联系单给客户服务，并由客户服务缮制列明外运编号，已配船名、航次、提单号填入改正的相应项目及陈说改正的原因。在报关和理货装船前，送到船企业或船代且务必在装船前达成各个环节手续的改正。《改正通知书》(1)简称三联单,船开航后,托运人改正目的港托运人、通知人、收货人及到付条款等状况,必然填制三联单，并列明船名、航次、提单及原提单中须改正的对应项目。(2)如船舶开航后,仍出现改正内容的,则需向船企业或船代提交《改正通知书》。4.6运费帐单审查4.6.1在通信员移交的帐单上注明亚东编号。4.6.2审查帐单内容能否与实质确认成真相符合(1)将确认无误的帐单实时交财务,便于准时付款。(2)有争议的发票,负责实时向船企业或船代联系、核实并赶快解决退款、补款、改帐单等问题。4.7代理业务及核算4.7.1H.B/L预支款.船开后马大将对方清关文件(包含H.B/LOB/L复印件和电放证明）传真给代理,便于代理实时安排接货和清关。4.7.2M