商务电子邮件礼仪精

商务电子邮件撰写礼仪——职场系列培训电子邮件的格式目录电子邮件的礼仪规范其他注意事项收件人、抄送人的选择商务电子邮件的格式

电子邮件的格式：内容构成：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期格式上的要求：（1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说（2）问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段与书信格式相同格式上的要求：（3）正文：正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔（4）祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写格式上的要求：

（5）署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设置自动签名，可省略）（6）日期发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行（因电子邮件的即时性，可省略）商务电子邮件的礼仪规范一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：1.主题要明确收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了

2.语言要流畅尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料最好标明出处，以便核对3.邮件的内容要简洁内容应当简明扼要，愈短愈好二、电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的

第三，电子邮件应当注意编码问题

商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

第四，，电子子邮件件应当当慎选选花哨哨功能能对电子子邮件件修饰饰过多多，难难免会会使其其容量量增大大，收收发时时间增增长，，既浪浪费时时间又又浪费费金钱钱，而而且往往往会会给人人以华华而不不实之之感。。电子邮邮件的的收件件人所所拥有有的软软件不不一定定能够够支持持上述述功能能。这这样一一来，，他所所收到到的那那个电电子邮邮件就就很有有可能能会大大大地地背离离了发发件人人的初初衷，，因而而使之之前功功尽弃弃。收件人人、抄抄送人人的区区别收件人人、抄抄送人人的区区别：：在功能能上无无特别别区别别在指向向上有有所区区别：：主要是是为了了区分分收件件人的的主次次用。收件人人：指的是是你邮邮件的的主送人人，可以以是一一个或或多个个抄送人人：需要告告知的的人，，比如如其他他相关关人员员、跨级、、领导导有关主主送、、抄送送机关关的规规范（一）关关于主主送应当根根据邮邮件的的内容容及发发文、、收文文部门门（或或个人人———为简便便，以以下统统一称称为““主送送人””、““抄送送人””）的隶隶属关关系及及职权权范围围确定定主送送人。。上行文文（向向上级级请示示）应应当坚坚持一一个主主送人人的作作法，，不能能多头头主送送。多头主主送往往往造造成受受文人人之间间相互互推诿诿或产产生矛矛盾、、抵触触，反反而不不利于于尽快快解决决问题题。有关主主送、、抄送送机关关的规规范确定上上行文文主送送人的的规范范是：：1．．请示：：一般只只写一一个主主送人人，需需要同同时送送其他他人的的，应应当用用抄送送形式式。2．受双重重领导导：发送送上行行文时时，应应当根根据工工作内内容，，即针针对具具体公公务活活动的的职权权归属属写明明主送送人和和抄送送人。。3．除上级级负责责人直直接交交办的的事项项外，，不要要随意意向上上级负负责人人报送送“请请示””、““意见见”和和“报报告””。有关主送、抄抄送机关的规规范（二）关于抄抄送抄送人是指除除主送人外需需要执行或知知晓内容的其其他人。抄送送范围得当，，有助于公文文处理，否则则将贻误沟通通或造成人力力、物力的浪浪费。有关主送、抄抄送机关的规规范1．应当抄送送的情况（（1）除主主送人外，需要执行或知知晓公文的其其他人员，应列为抄送送人；（（2）向下级或者本本系统的重要要行文，应当当同时抄送直直接上级部门门；

（3））上级部门向向受双重领导的下级机关行行文，必要时时应当抄送其其另一个上级级部门；（4）隔级沟沟通：下级因特殊情情况必须越级级请示时，应应抄送被越过过的上级；上上级越级向下下级行文时，，可以抄送受受文人的直接接上级。有关主送、抄抄送机关的规规范2．不应当抄抄送的情况（1）请示邮邮件不得抄送送其下级部门门或个人；（（2）接接受抄送公文文的部门或个个人不必再向向其他机关转转抄、转送；；

（3））凡与公文办理理无关的单位位一律不予抄抄送。电子邮件的其其他重要事项项邮件主题如果一次要和和对方讨论的的事情是不同同的主题，建建议分开不同同的电邮传送送也就是说，每每封信的主题题最好只有一一个，这样对对方会比较好好针对单纯的的主题加以回回信。商务邮件的的修辞撰写商务电电邮前，不不妨想到此此时是面对对着对方，，而不是面面对键盘与与屏幕，这这样可以让让语气温暖暖一点；书写时要比比口语对话话再稍微正正式一点设想对方看看了你的信信之后可能能有的观点点，也就是是要在别人人的思考里里思考了解对方和和你一样都都是大忙人人，讲重点点即可多一点体贴贴，想办法法让你的电电邮，看起起来简短扼扼要，有亲亲和力但不不失礼。邮件结构：第一段与最最后一段是是重点电子邮件的的撰写，应应该掌握由由上而下的的重点，也也就是说，，重点在最最前面的第第一段如果信件很很长，最好好在结尾的的部分，再再度强调第第一段的重重点。要求：主动说出你你期待对方方做的事情情当你想要收收件者采取取行动时，，如果电邮邮的内容长长，在信件件的一开始始，就说明明你的要求求如果内容很很短，不超超过一个屏屏幕可以读读完的范围围，就直接接在信件内内容的结尾尾提出要求求即可。日期：邮件的日期期与时间要要明确在电邮中提提到的日期期与时间，，一定要具具体，你说说的下个月月或是下周周三到底是是什么时候候?因此最最好改成「「下周三(如3月7日)」「「下个月(如8月)」，时间间也要明确确，是上午午还是下午午?是以自自己或对方方的时区为为准?以免免双方认知知不同而产产生误会。。回复邮件：：如果你回复复对方的来来信时，使使用对方的的主旨回复复，让对方方知道这是是来自于你你的回复。。此外，如如果想要在在主旨点出出回复的重重点，可以以在邮件本本文内容里里写上「回回复主旨：：XXXXXX」让让对方知道道这是回复复哪一封信信。风格：检查自己写写的电邮时时，试试看看读出声音音，对话式式的写作风风格轻松但但不失礼，，而且也比比较自然顺顺畅。语感:1.采用主主动的语气气。让收信者知知道，是谁谁应该来做做这件事情情。A.你对这这件事情有有什么想法法?

B.有谁可以以提供意见见给我?看看得出来来吗?A比比B来得主主动而明确确。2.动词比比名词更有有力量。C.让我们们做个计划划吧!D.让我们们计划这件件事情。在在D句里里，计划两两个字被用用在动词的的表现，会会比C句用用在名词有有力量。END9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December22,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。09:38:5509:38:5509:3812/22/20229:38:55AM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2209:38:5509:38Dec-2222-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。09:38:5509:38:5509:38Thursday,December22,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2209:38:5509:38:55December22,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。22十十二月20229:38:55上午午09:38:5512月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月229:38上上午12月-2209:38December22,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/229:38:5609:38:5622December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。9:38:56上上午9:38上上午09:38:5612月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。09:38:5609:38:5609:3812/22/20229:38:56AM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2209:38:5609:38Dec-2222-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。09:38:5609:38:5609:38Thursday,December22,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2209:38:5609:38:56December22,202214、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。22十十二二月月20229:38:56上上午午09:38:5612月月-2215、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荆荆门门九九派派通通。。。。。十二二月月229:38上上午午12月月-2209:38December22,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/229:38:5609:38:5622December202217、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。9:38:56上午午9:38上午午09:38:5612月-229、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。09:38:5609:38:5609:3812/22/20229:38:56AM11、越越是是没没有有本本领领的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2209:38:5609:38Dec-2222-Dec-22