时间管理-讲师杨洪美

如何做时间的管理

杨洪美马虎先生的故事

某天清晨，马虎在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他准时于九点整走进办公室。但他并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划在九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，时间又过了十分钟。这是他略感不自在，因为他已自食诺言。不过报纸毕竟是精神食粮，也是重要的沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上也一样要看。这样一开脱，心也就放宽了。

马虎先生的故事于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息怒气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，刚费心思处理了投诉电话，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，若头脑不清醒，则难以完成，于是他毫不犹豫地应邀加入，便在那前言不搭后语地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始“正式工作了”——拟定预算。可是，一看表，乖乖，已经十点四十五了！距离十一点的部门例会只剩下十五分钟。他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天算了。

第二天，在上班的路上……马虎先生的故事点睛

马虎身上有许多时间管理者的影子，养成这样拖延的恶习，终将一事无成。拖延的代价实在是太大了。莎士比亚有句名言：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”若是时间放弃了你，等待你的将是无限制的恶性循环，如果不及时醒悟，后果将不堪设想。

企业的主管和员工随时都要提醒自己“凡事拒绝拖延，现在开始行动”这句话，如果有一件事情终究得你去做的话，就不要反复问自己：“我要做它吗？”因为这个问题的答案已经是确定，你应该做的只是：将你决定要完成的期限写在笔记薄上，然后准时去做，如果等到最后一分种才去做，不但会让自己变得很焦虑，而且在处理过程中会经常犯错或者得到的结果不尽如人意。

拖延带来的危害拖延使你陷入烦躁的情绪。一件事久办未完，在心里沉沉甸甸地压着，就像勃子里挂着一块石头，又好像陷入了不可自拔的泥坑，这怎么不使你焦虑烦躁，寝食难安呢？

拖延使你要处理的问题越积越多，每天对着桌面上堆积如山的未处理的工作，却不知从何下手，结果往往是丢了这件忘了那件，一件不成又半途而废，费时费力，结果问题是越来越多。

拖延使你一再地遭受心理挫折，它会使你对自己越来越失去信心，你开始怀疑自己的能力，或者迁怒于所处的工作环境，产生怨气，抱怨自己的才能得不到发挥或者老是有这样那样的事来阻碍你的工作。

拖延还会使你前途黯淡，与晋升无缘。一个上司绝不会一而再，再而三地容忍部下办事拖拉，不讲求实效，做不出什么业绩来。上司需要的是强有力的辅助者，而不是优柔寡断的跟随者

选项：：A：我不不会或或极少少这样样；B：我很很少这这样；；C：我有有时这这样；；D：我时时常这这样；；E：我就就是或或总是是这样样；1、我将将任务务推迟迟到了了不合合理的的程度度。2、不管管什么么事情情，只只要我我觉得得需要要做就就会立立即去去做。。3、我经经常为为没有有早些些着手手面后后悔。。4、我在在生活活中的的某些些方面面经常常拖延延，明明知道道不应应该这这么做做。5、如果果有我我应该该做的的事情情，我我就会会先做做完它它，再再去做做那些些次要要的。。6、我拖拖得太太久，，这令令我的的健康康和效效率都都受到到了不不必要要的影影响。。7、总是是到了了最后后，我我才发发现我我其实实可以以把时时间用用在更更好的的地方方。8、我很很妥善善地安安排我我的时时间；；9、在本本该做做某件件事的的时候候，我我却会会去做做别的的事情情。重要性性紧迫程程度二：重重要但但不紧紧急一：重重要而而且紧紧急四：不不重要要且不不紧急急三：不不重要要但紧紧急重要性性紧迫程程度二：重重要但但不紧紧急1、准备工工作、、编制制计划划、维维持关关系。。2、去拜拜访VIP客户。。3、计划划给员员工进进行培培训。。4、回访访客户户。一：重重要而而且紧紧急1、紧急状状况、、迫切问问题、、限期期完成成。2、一会会儿要要参加加重要要会议议。3、与客客户沟沟通要要做合合同。。4、准备备事项项。四：不不重要要且不不紧急急1、处理一一般性性文件件。2、看电电视消消磨时时光。。3、归档档本周周所有有文件件。三：不不重要要但紧紧急1、造成干干扰的的紧急急事件件。2、打若若干个个沟通通的电电话。。3、帮助助客户户解决决一个个难题题。第一象象限：：没什么么好说说的，，立即即去做做！我们工工作中中的主主要压压力来来自于于第一一象限限，其其实第第一象象限80%的事务务来自自于第第二象象限（（重要要但不不紧急急）没没有被处理理好的的事情情，也也就是是说这这个压压力和和危机机是自自己给给自己的的。所所以关关键是是尽可可能解解决多多的来来自第第二象象限的的事情才才能能是的的压力力减缓缓。很多重重要的的事都都是因因为一一拖再再拖或或事前前准备备不足足，而而变成成迫在在眉睫睫。该该象象限的的本质质是缺缺乏有有效的的工作作计划划导致致本处处于““重要要但不不紧急急”第第二象象限的的事情情转变变过来来的，，这也也是传传统思思维状状态下下的管管理者者的通通常状状况，，就是是“忙忙”。。第二象象限：：有计划划去做做！不能因因为不不紧急急就不不去解解决它它。我我们应应该第第一时时间将将任务务进行行分解，然然后一一个一一个解解决，，并制制定时时间表表，在在规定定的时时间内内完成成就不不会让第第二象象限的的事情情偷溜溜到第第一象象限中中去。。荒废这这个领领域将将使第第一象象限日日益扩扩大，，使我我们陷陷入更更大的的压力力，在在危机机中疲疲于应应付。。反之之，多多投入入一些些时间间在这这个领领域有有利于于提高高实践践能力力，缩缩小第第一象象限的的范围围。做做好好事先先的规规划、、准备备与预预防措措施，，很多多急事事将无无从产产生。。这个个领域域的事事情不不会对对我们们造成成催促促力量量，所所以必必须主主动去去做，，这是是发挥挥个人人领导导力的的领域域。这这更更是传传统低低效管管理者者与高高效卓卓越管管理者者的重重要区区别标标志，，建议议管理理者要要把80%的精力投入入到该象限限的工作，，以使第一一象限的““急”事无无限变少，，不再瞎““忙”。第三象限：：尽量别做！！当你疲惫的的时候，可可以通过一一些不重要要的而且不不紧急的事情来调整整戏台和身身体，但是是不要在这这个象限中中投入过多的尽力，，否则就是是浪费生命命了。但我们往往往在忙得焦焦头烂额，，不得不到到第四象限限去疗养一一番再出发发。这部分分范围倒倒不见得都都是休闲活活动，因为为真正有创创造意义的的休闲活动动是很有价价值的。然然而像阅读读令人上瘾瘾的无聊小小说、毫无无内容的电电视节目、、办公室聊聊天等。这这样的休息息不但不不是为了走走更长的路路，反而是是对身心的的毁损，刚刚开始时也也许有滋有有味，到后后来你就会会发现其实实是很空虚虚的。第四象限：：交给他人去去做！第四象限的的事情是我我们忙碌而而且盲目的的源头。最最好的方法是放权交交给别人去去做，或者者通过委婉婉的拒绝以以减少此类事务的发发生。表面看似第第一象限，，因为迫切切的呼声会会让我们产产生“这件件事很重要要”的错觉觉——实际上就算算重要也是是对别人而而言。我们们花很多时时间在这个个里面打转转，自以为为是在第一一象限，其其实不过是是在满足别别人的期望望与标准。。重要性紧迫程度二：重要但但不紧急65%－80%一：重要而而且紧急20%－25%四：不重要要且不紧急急<1%三：不重要要而且紧急急15%成功的时间间分配管理理案例：某人一周的的事务清单单：临时参加各各部门协调调会。（（不重要但但紧急）解决客人投投诉。（（重要而且且紧急）编写下个月月部门员工工排班。（（重要但但不紧急））归档大堂副副理本周所所有文件。。（不重重要也紧急急）去拜访VIP客人。（（重要但不不紧急）计划给前厅厅员工及其其领班进行行关于发票票登记的培培训。（（重要但不不紧急）陪朋友买手手机。（（不重要也也不紧急））向上次联系系的客户询询问产品使使用情况，，搜集反馈馈资料。（（重要但但不紧急））核查下午客客人信用额额度报表。。（重要要而且紧急急）发传真取消消客人预授授权。（重重要而且紧紧急）打若干个沟沟通的电话话。（不重重要但紧急急）核查当日所所有挂账账账单及其消消费小单是是否准备齐齐全。（重重要而且紧紧急）保安员报告告有两客人人在停车场场打架斗殴殴。（重要要而且紧急急）去当当网购购买最近很很火的一本本书《杜拉拉升职职记》。（不重要要也不紧急急）帮助一名新新同事解决决系统中一一个遇到的的难题。（（不重要但但是紧急））谢谢！9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2207:38:4307:38:43December24,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。24十十二二月月20227:38:43上上午午07:38:4312月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:38上午午12月-2207:38December24,202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2207:38:4307:38:43December24,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。24十二月月20227:38:43上午07:38:4312月-2215、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。十二月227:38上上午12月月-2207:38December24,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、杨杨柳柳散散和和风风，，青青山山澹澹吾吾虑虑。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、阅读一一切好书书如同和和过去最最杰出的的人谈话话。07:38:4307:38:4407:3812/24/20227:38:44AM11、越是没有有本领的就就越加自命命不凡。1