公司公文管理办法

公司公文管理办法第一章总则第一条为使公司的公文管理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条公文是企业在日常生产、经营和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是开展企业管理和进行公务活动的重要工具。第三条公文管理是指发文、收文、督办、归档、查阅等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到规范、及时、准确、安全。第五条公司本部、所属单位以及在建项目部办公室（综合部）是公文管理的主管机构。第二章发文第六条发文应做到公文种类正确，标题完整，格式规范，内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附表齐备。第七条 日常公文种类1、公司文件。指发文单位标识为“XXXXXXXXX公司文件”的文件，可编发的发文字号有：“粤建总发”（公司行政发文）“粤建总发党”（公司党委发文）“粤建总发纪”（公司纪委发文）“粤建总发工”（公司工会发文）“粤建总发××（公司部室发文，“××”为部室规范化简称）”。12、公司函件。指发文单位标识为“XXXXXXXXX公司”的公函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3、会议纪要。包括领导班子会议纪要、党委会议纪要、行政办公会议纪要、项目经理例会纪要以及相关专题会议纪要。4、综合简讯。主要是及时宣传报道公司具有新闻价值的活动或事件。第八条发文主要流程1、拟稿。主办人员拟写文稿，经所在部门领导审核后，以电邮方式报综合办公室核稿。如内容涉及多个部门，主办部门须提交相关协办部门会稿。2、核稿。综合办公室依据《国家行政机关公文处理办法》基本要求，对文稿的体式、语句、文字等进行审核。如文稿基本符合规定要求，由综合办公室填写《发文稿纸》，交主办部门履行签发程序；如文稿不符合规定要求，退回主办部门重拟，直至符合要求。3、签发。公司行政发文由总经理签发，党委发文由党委书记签发，纪委发文由纪委书记签发，工会发文由工会主席签发。部门发文或公函由该相应分管领导签发。如需会签，先由相关领导或职能部门会签后再呈批签发。成文日期确定的原则：领导签发的，以签发日期为准；会议通过的决定、决议等，以会议通过日期为准。4、编号。主办部门将领导签发的《发文稿纸》连同正文底稿（纸质及电子版）提交综合办公室，由综合办公室编写与登记文号。25、校对。由综合办公室核查所签发的文稿，按领导修改的底稿及规范的格式打印样稿；并由拟稿人和办公室先后对样稿进行校对。校对过程中如需改动，须报签发人批准。6、打印。公文原则上只双面打印2～3份纸质文件，用作主办部门和公司档案室存档。7、盖章。由综合办公室根据公司领导签发意见，选用适当的公章用印。8、分发。公司内部公文原则上由综合办公室根据公文主送单位，通过公司规定邮箱发出；非下行公文仅采用纸质文件方式发文。特殊情况下，个别已签发公文须请示领导后再发。重要或紧急公文，由综合办公室通过短信或电话方式提醒相关人员及时阅处。9、归档。由综合办公室按照正文、发文稿纸、底稿从上到下依次归集，年终按文书档案的要求整理归档。第九条发文格式规范1、公文用纸原则上为A4，有关规格较大的附表可用A3。2、标题用小2号或2号标宋体字，正文用3号仿宋字。正文部分单倍行距，单面排22行，每行排26个字。3、发文字号的年份用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位，如粤建总发〔2012〕1号。文件的发文字号居中，函件的发文字号居右。4、红色反线位于文件的发文字号下方（函件的发文字号上方），线粗3磅，红色，长度与发文单位标识齐平。5、标题由发文单位（可省略）事由、文种三部分组成，要求：切题、简明、醒目、得体。可分一行或多行居中排布。回行时，要词意完整，排列对称，间距恰当。6、正文第一级标题为3号黑体字，次级及以下级别标题为33号仿宋加粗。标题一般单列一行，题尾无标点。7、正文中的结构层次为两层时，可依次标识“一、”“1、”；结构层次为三层时，可依次标识“一、”“（一）”“1、”；结构层次为四层时，可依次标识“一、”“（一）”“1、”“（1）”。8、正文标点符号一律采用全角符号。9、成文日期原则上用汉字标识，如“二〇一二年一月一日”。10、公文在落款处除联合发文之外，一般不署发文单位名称，只标识成文日期。11、除会议纪要、综合简讯等外，其它公文都应当加盖发文单位（部门）印章。加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，尽量不要采取标识“此页无正文”的方法解决。第十条公司各部门、各属地分公司凡报送集团公司及其相关部门的正式公文，一律交由公司综合办公室统一报送集团办公室。第三章收文第十一条综合办公室指定专人负责公司收文，每天上、下午至少各登录一次集团A8网收文，下载打印文件并填写《收文处理表》，及时送综合办公室主任撰写拟办意见。第十二条综合办公室主任撰写拟办意见前，须通读全文，弄请事由、主办部门、时限要求。拟办意见须明确以下事项：1、拟呈请哪位分管领导批示（或阅示、审示、审阅）。2、拟请哪个部门承办（或阅处），如承办事项涉及多个部门，必须明确主办和协办部门，主办部门只能一个。如：拟请××部门4主办，××协办；或拟请××部门商××部门承办；或拟请××部门会同××部门阅处。3、拟需送哪些领导和部门阅知。第十三条收文专员根据拟办意见及时呈送公司分管领导批办。如分管领导外出且公文紧急，收文专员须电话请示分管领导，并根据分管领导的意见及时将文件送交主办部门办理。分管领导如当天不能阅完，收文专员须于当天下班后收回，次日再送阅。第十四条根据分管领导的批示及综合办公室主任的拟办意见，收文专员及时将公文送相关领导及部门负责人签阅，同时将电子文件及领导批示同步发至相关领导及部门邮箱。第十五条接收外来公文传真（除商业广告外），需办理登记手续，并及时知会收件人；同时按上述公文收文程序办理。第十六条保密文件处理按保密制度相关规定执行。第四章督办第十七条收文专员对当天接收的每一份文件，做好任务摘要，标明收文日期、领导批示、承办部门、完成时限、上报对象、办理结果等。第十八条在完成时限截止之前，收文专员分阶段跟进一两次，及时掌握任务进展情况，并提醒主办部门按时上报材料并存档。第十九条综合办公室视情召集或协助主办部门召开任务部署（工作协调）会。第五章归档5第二十条 归档范围1、以公司名义发出的文件（含综合简讯）和函件，集团公司下发的文件；2、下列重要会议的会议报告及纪要：（1）公司年度工作会议、领导班子会议；（2）公司党委会、纪委会、工会和团委召开的会议；（3）公司行政办公会议、生产会议及主要业务会议。3、公司制定的各项规章制度；4、公司大事记及公司重大活动的音像材料（照片、录像、录音）；5、各类档案（1）公司人事档案，包括本部员工人事资料、聘用合同、劳动工资档案、奖惩决定、职务任免决定等；（2）投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同书或协议书；（3）涉及公司的法律诉讼资料；（4）计划会计档案，包括月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。6、公司营业执照、资质证书、房屋产权证明材料；7、公司及所属各部室、全资公司、控股公司、事业单位年度工作计划、年终工作总结；8、重要业务工作往来函件、传真件；9、其它需要归档的材料。第二十一条档案管理1、公司综合办公室是档案管理的职能部门，负责管理公司档案资料，具体指导公司属地分公司档案工作。62、公司归档文件资料，由公司综合办公室档案室统一管理。财务部近期会计资料，由财务部负责保管；需归档的会计历史资料由财务部填列清单移交公司档案室管理；员工人事档案由人力资源部负责保管。3、档案归档由档案员按照文件资料的存档年度、项目等编辑程序分门别类，编号收存。4、归档时间（1）属归档范围的计划、总结、记录、来往公文等资料，应在办文完成后两天内交公司档案室归档；（2）经综合办公室领导审阅，认为需归档的，随时归档。第二十二条对归档留用的档案资料、文件，要定期分类、鉴定，确定保管期限，要求每年6月底前完成上年度的立卷工作，并上架存放。第六章查阅第二十三条查阅借用任何文件资料，必须办理登记，归还时检查无误后方可办理注销手续。第二十四条借阅非密级性文件，由部门负责人批准；借用公司重要档案文件资料，如房屋产权证、重要批文等，由综合办公室领导审核，公司领导批准后方可办理借用；外单位人员来查阅资料，应出具其单位介绍信，并经公司综合办公室领导批准，方可查阅。第二十五条查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制，确因文件需要摘抄、复制，须经综合办公室领导批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号。第二十六条查阅档案者必须遵守公司保密制度，不得将档7案资料内容外泄。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失的，将追究其法律责任。第二十七条档案员应熟悉档案资料和有关文件，为公司决策、生产经营、行政管理、科研开发等工作及时准确提供有关文书档案资料。第二十八条档案员须认真做好档案、库房的管理工作，禁止无关人员进入公司档案室，并严格遵守卫生、防火、防盗制度，做到整齐清洁，确保安全。第七章附则第二十九条本管理办法自公布之日起实行。第三十条本管理办法由公司综合办公室负责解释。8电子公文传输管理暂行办法第一章总则第一条为促进公司办公自动化、无纸化，提速工作过程，参照上级有关电子公文传输管理规定制定此办法。第二条本办法所指电子公文是公司及部室通过电脑形成的具有规范格式的电子数据。电子公文传输就是利用网络对电子公文发送和接收的过程。第二章电子公文的传输与处理第三条公司电子公文只限于公司内部传输，在公司内部与相同内容的纸质公文信息具有同等效力。第四条公司电子公文的处理应当符合上级公文处理及公司公文处理的有关规定，并严格按照规定进行电子公文制作。第三章电子公文的管理第五条各部室、各所辖单位、各在建工程项目部要明确专人、专机负责编辑建立本部门制发的电子公文，接收和随时查阅发到本部门的电子公文，并可以随时打印出黑头黑章的纸质公文。第六条要求各部室负责电子公文传输人员每天都要登陆电子邮箱，及时查收电子公文，以