库存管理系统实例解析

实例解析—库存管理系统

第一节

系统调查与分析

以美国某批发服务公司的计算机信息系统为例。该公司从生产厂家购进各类商品放入仓库，接受各地零售商的订单，按要求将货物运到指定地点。一般说来零售商总喜欢首先到这个公司订货由于它的批发价格较为低廉。但是，如果某个零售商的订货要求得不到满足，它就会转向其它公司订货，从而使这个公司失去顾客。零售商的订货量是受季节影响的。为了满足顾客订货要求并尽量减少库存积压，该公司计划开发一个库存控制系统。主要目的有:1）为顾客订货提供更好的服务；2）控制库存水平；3）决定向厂家订货的时间和批量。一、系统调查与分析系统开发队伍由用户、计算机工作人员和上层领导。它们用几周时间调查了现系统的工作情况和存在问题。产生了如下报告。1.现存系统现存系统的工作流程。全部处理工作都是由手工来进行的。有的商品由于担心订货无法满足而造成严重积压；有的商品由于错过了合适的实际而使顾客转移到其它公司。目前的订货时间基本上是由仓库保管人员决定的。它们凭经验给出一个最佳订货点，当发现库存货物低于此点时，便向采购部门发出订货要求。同时仓库保管人员无法参考销售预报结果。管理业务流程图的符号系统外实体系统内实体表格/报表信息传递过程某库存管理系统业务流程图2.计算机系统的目标在不降低顾客服务水平的前提下，减少库存水平；改善订货策略；对于有季节变化和具有缓慢变化趋势的商品，改善它们的库存管理；搜集销售数据，从中分析销售趋势以保证适当的购买策略和库存水平。3.决策内容每一季度中都应订购什么货物？在季节需求中应追订哪些货物？何时追订？每次应追订多少货物？哪些货物应该从仓库中淘汰？4.信息流仓库保管人员每天检查实际库存。当发现库存货物低于订货点时，便于日末向采购部门发出订货要求。采购部门检查该商品的是否已经在订，如果没有则发出订货书，如已在订，则催促厂方尽快交货。在每季度末，采购部门分析采购的订单并估计下一季度各种商品各需要订货多少，据此确定下一季度的订单。各月平均发出的订单数量如下表所示。月份平均订单数月份平均订单数一月4100七月5,000二月6,700八月5,100三月7,800九月6,200四月8,400十月9,500五月5,400十一月10,100六月4,600十二月8,200合计81,100每月平均订单数6,758每天平均订单数222每天最多订单数500每张订单上的平均商品类数5.1选取方案方案1对现系统稍加改善方案2用简单的经济订单批量模型进行计算机批处理方案3购买现成的库存控制软件包方案4开发在线的库存控制系统可满足多少指定的目标5%75%60%95%可节约的金额5000美元/年20000美元/年15000美元/年15000美元/年无形的利益10%30%25%50%开发所需时间3个月18个月6个月2年以上总开发费用10000美元50000美元55000美元80000美元5.几种不同方案的比较如表

6.几种不同方案的详细分析（1）方案一工作方式——所需费用最低，对组织的影响最小，但可以达到部分改善效果。决策和信息流——最佳订货点和订货批量的决定变的较为科学，其它不受影响，信息处理方式不变。所用设备——可不用计算机。开发步骤——2、3个月即可。对组织的影响——几乎没有影响。对人员的影响——采购人员工作稍多一些，仓库人员工作相对减少。费用和利益——计算最佳订货点的机时费和打印费。利益是可以减少库存积压和选取单位成本最低的订货量。（2）方案案二工作方式———库房人人员每周向向计算机输输入货物进进出数量2次。计算算机自动完完成订货检检查和通知知。采购部部门按照通通知订货，，并通知计计算机订货货情况。该该系统能够够随时查询询。决策和信息息流——对对四种决策策都起到较较好的作用用。仓库和和采购部门门输入信息息，采购部部门还要从从计算机得得到信息。。所用设备———可用穿穿孔卡片于于输入，打打印订货通通知作为输输出。在磁磁带上建立立一个文件件以存储各各类商品的的最佳订货货点点和最最佳批量。。计算机可可放在公司司本部，而而在批处理理终端上运运行本系统统。开发步骤———大约需需用一年时时间。但为为了谨慎起起见，估计计为18个个月．它包包括最佳订订货点和订订货批量的的计算以及及相应文件件的建立；；批处理软软件的设计计、编程和和调试；输输入输出格格式的设计计；培训库库房和采购购部门如何何填写输入入表格，培培训从事卡卡片穿孔和和数据输入入等工作的的专门操作作员。对组织的影影响——有有必要在库库房中专门门安排几个个人从事数数据的准备备和控制工工作，也要要有人负责责把仓库填填写的报表表传送给批批处理终端端上的操作作人员。据据调查、仓仓库管理人人员很欢迎迎不再每天天核对实际际库存与最最佳订货点点，他们反反映，这项项核对工作作十分麻烦烦又易出错错。如果由由计算机来来自动核对对，会减轻轻负担。采采购部门人人员也表示示欢迎由计计算机自动动开订货单单和催货单单．因为他他们目前每每天都要从从库房接到到许多订货货通知，而而且都要查查对是否已已经在订。。对人员的影影响——从从表面上看看，人员工工作方式变变化不大，，但影响的的范围较广广泛，各类类人员的工工作方式都都会有些变变化。仓库库人员和采采购人员都都要为向计计算机输入入准备数据据，上层管管理人员可可以随时向向计算机查查询并得到到各种报告告．不过，，具体到每每个人来说说，都没有有增添什么么额外的工工作。费用和利益益——由于于计算机对对最佳订货货点不会发发生错误，，所以更好好地保证了了对顾客服服务的水平平，更大地地减少了库库存积压，，可以更准准确地利用用最佳批量量的折扣，，从而降低低采购成本本。所发生生的费用主主要是系统统开发的人人工费用，，50000美美元是根据据本公司的的计算机人人员开发其其它系统所所用的费用用估算出来来的。（3）方案案三：购买买现成的库库存控制软软件包工作方式———开发小小组分析了了几种可以以买到的库库存控制软软件包并选选定了其中中最理想的的一种。这这个软件包包的工作方方式与批处处理系统大大致一样。。但该软件件包具备一一些对我们们毫无用处处的功能，，同时有些些我们所需需要的功能能它又没有有，需要加加以改造。。决策和信息息流——同同批处理系系统。所用的设备备——同批批处理系统统。开发步骤———购买和和装置软件件包，进行行必要的改改造以适合合本公司需需要，人员员培训等．．估计要用用半年左右右时间。对组织的影影响——同同批处理系系统。对人员的影影响——同同批处理系系统。费用和利益益——利益益与批处理理系统差不不多，但费费用会略高高一些，因因为软件包包本身费用用就是40000美元，还还要加以改改造和实施施（4）方案案四：在线线系统工作方式———这种系系统最为理理想。它不不需要有人人专门从事事键盘输入入工作，而而是在仓库库、销售部部门和采购购部门均设设有终端。。数据由用用户随时在在终端上键键入。决策和信息息流——对对决策的影影响与批处处理相同，，但更为及及时。信息息流会发生生变化，书书面上的内内容会大大大减少，用用户直接与与计算机““会话”。。所用的设备备——文件件将不再存存于磁带上上。而必须须存于磁盘盘上以备各各种用户随随时存取，，文件结构构也将变得得复杂，输输出方式也也多种多样样，有些是是打印报表表，有些是是屏幕显示示。开发步骤———虽然该该公司已经经有了几个个在线计算算机系统在在运行，但但要开发这这种在线库库存控制系系统，仍需需要较大的的努力。因因此所用人人工和时间间都会较长长。对组织的影影响——会会对组织有有较大影响响。因为各各种人的工工作方式都都发生了较较大变化，，不再以书书面文字为为主要媒介介，而代之之以直接同同计算机打打交道。也也可能会出出现计算机机出故障从从而影响正正常工作的的问题。各各种备份文文件也必须须随时准备备。对人员的影影响——系系统用起来来会十分顺顺，减少了了大量的文文牍工作。。但有个问问题，就是是各类人员员必须尽快快熟悉这种种终端上的的工作方式式。由于多多年来人们们已习惯于于利用书面面材料，所所以这种工工作方式的的转换有个个接受过程程。费用和利益益——利益益很大，主主要是由于于数据来源源于现场，，十分及时时，十分可可靠。但运运行费用将将会高于批批处理系统统。二、领导批批准系统调查的的分析结果果上报给公公司上层的的委员会。。委员们们讨论后同同意开发小小组对现存存系统的分分析，认为为应该开发发一个新的的系统。对对于具体开开发的四种种方案，委委员们否决决了小改小小革和购置置软件包两两个方案（（注：事实实上，从上上面的分析析中可以看看出购置现现成软件包包是最为可可取的方案案。拒绝此此方案只是是为了教学学的需要，，以便引入入系统设计计阶段）。。对于二、、四两个方方案，委员员们观点不不一致，因因此要求开开发小组作作进一步的的可行性研研究。开发发小组又用用了两周时时间，详细细比较了两两种方案的的优劣，经经过细致的的估算，得得知第一次次报告的估估算过于保保守。事实实上，批处处理系统只只要12个个月和8万万美元，而而在线系统统只需18个月和11万美元元。鉴于各类用用户对终端端工作很不不熟悉，所所以同意开开发批处理理系统，但但是要求求开发小组组在设计时时留有充分分的余地，，以便在条条件成熟时时，可以较较顺利的转转入在线系系统。根据上述指指示，开发发小组进入入了系统设设计阶段的的工作。第二节系系统设计一、代码设设计二、输出设设计三、输入设设计四、文件设设计五、过程设设计六、由人工工进行的输输入准备工工作一、代码设设计仓库中全部部零件可分分为几十类类，每类中中又各有几几十个类，，每小类类中又各有有几十种商商品。所以以商品代码码取六位数数字即可。。但为了减减少输入错错误，多位位代码后边边加一个校校验值，所所以一共是是7位数。。校验码的设设计可采用用“算术级级数法”。。二、输出设设计系统的主要要输出有四四个：库存存总帐、追追订报告、、订单分析析报告、库库存盘点的的调整报告告。下面分分别进行描描述。1.库存总总帐去向——销销售部门、、采购部门门、仓库、、财会部门门。形式——缩缩微胶片。。顺序——依依商品代号号排序。2.追订报报告去向——采采购部门。。形式——打打印。顺序——依依商品代码码排序。频率——每每批处理理打印一次次。3.订单分分析报告去向——采采购部门。。形式——打打印。顺序——依依商品代码码次序或依依订货厂方方顺序。内容——代代码、商品品名称、单单位、年订订货量、最最佳订货点点、最佳批批量、缺货货数量。4.库存盘盘点后的调调整报告形式——打打印。顺序——依依商品代码码次序。频率——每每次盘点后后打印。内容——代代码、商品品名称、单单位、前十十二个月的的盈余、帐帐面盈余、、前十二个个月的支出出、本月支支出、盘盘点日期、、调整数量量。三、输入设设计输入的数据据有四种，，分别为顾顾客订货单单、入库通通知、采采购部门的的订货通知知和错误改改正。分别别描述如下下：1.顾客订订货单来源——销销售部门媒体——卡卡片（每张张订单上的的每种货物物各占用一一张卡片））字段：顾客代码（（八位数字字型）商品代码（（八位数字字型〕订货数量（（六位数字字型）厂方代码（（六位数字字型）单价（八位位数字型，，两位小数数）估计卡片数数量——每每天平均1600张每天最多2500张2.入库通通知来源——库库房媒体——卡卡片（每到到一种货物物占用一张张卡片）字段：商品代码（（八位数字字型）数量（六位位数字型））厂方代码（（六位数字字型）订单发出日日期（六位位数字型））估计卡片数数量每天平平均800张每天最多1500张3.订货通通知来源——采采购部门媒体——卡卡片（每订订一项商品品占用一张张卡片）字段：商品代码（（八位数字字型）数量（六位位数字型））4.错误改改正来源——所所有用户媒体——卡卡片字段：由负责改错错工作的程程序员设计计（也包括括盘点后的的实际库存存的输入））四、文件设设计要使用7个个文件，其其中3个位位于磁盘上上，四个存存于磁带上上。对它们们分别描述述如下：l.主文件件主文件共有有20个字字段，如下下表：字段名称长度类型商品代码8数字型

商品名称50字符型

单位5字符型

上期结余8数字型

本期结余8数字型

过去十二个月结余8*12=96数字型

本期支出6数字型

过去十二个月支出6*12=72数字型

提前期内支出6数字型

追订数量8数字型

最新订货成本9数字型（小数2位）

在订数量8数字型

订货日期6数字型

缺货个数3数字型

三家新零售商6*3=18数字型

这三家本年订单张数3*3=9数字型

这三家本年订货总额7*3数字型

这三家的地址代码6*3数字型

超前期（天）3数字型

删除标记1数字型

备用空间20数字型

2.索引文文件它存于磁盘盘上。它按按照商品代代码进行索索引。3.报表格格式文件它存于磁盘盘上。所存存录的格式式与打印输输出格式相相同。4.编辑文文件它存于磁带带上，用来来暂时存放放输入的数数据。5.排序文文件它存于磁带带上，用来来存放经过过排序以后后的输入数数据。6.库存总总帐文件它存于磁带带上。其内内容与输出出的库存总总帐一样，，用来准备备产生缩微微胶片。7.报告文文件它存于磁带带上，用来来存放三种种打印输出出报表所需需要的全部部信息。五、过程设设计系统流程图图上图给出了了该系统的的简单流程程图。可可以解释如如下：四种种输入均先先经过一个个编辑程序序进行编辑辑，使得输输入的数据据完全具备备以后处理理所必需的的格式。然然后，经过过一个排序序程序对这这些输入数数据予以排排序（按商商品代码））。排好序序的数据被被更新程序序用来更新新主文件，，并产生新新的库存总总帐文件和和报告文件件，如有错错误也立即即打印出来来。报告生生成程序参参照报表格格式文件所所描述的格格式将报告告文件生成成三种打印印报表。除除此之外，，还有一个个专门的检检索程序，，它可帮助助用户随时时进行自己己所关心的的查询检索索。六、由人工工进行的输输入准备工工作1.顾客订订货单的输输入准备工工作顾客订货单单的处理分分同步进行行，分别如如下图(a)和(b)所示。。在图(a)中，由由接收顾客客订单开始始。先检查查该订单上上的货物是是否在同一一仓库。如如果在不同同仓库，则则应将订单单分成几份份送往各自自的仓库。。仓库人员员则按照发发货的日期期把订单纳纳人自已的的文件夹中中。(a)(b)2.订货通通知的输入入准备工作作下图表明订订单通知的的输入准备备工作。采采购部门由由计算机系系统得到追追订报告，，着手准备备订单，一一式8份。。其中三份份送厂方，，四份交仓仓库留底验验收，一份份交计算机机部门。计计算机部门门定期将全全部订货通通知录入系系统。3.入库通通知的输入入准备工作作如右图所示示，货物到到达库房后后，开箱箱清点并与与采购部门门所送来的的四份订单单相核对。。如到货不够够，则在原原订单上注注明，将订订单重新纳纳入文件夹夹。如果够数，，将入库通通知，一送送会计部门门以便付款款，一送计计算机部门门。4.改错的的输入准备备工作下图所示的的是改错的的准备工作作。由于于改错必须须十分谨慎慎，所以设设置了两级级批准，而而且要存档档备查。9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。21:06:2421:06:2421:0612/28/20229:06:24PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2221:06:2421:06Dec-2228-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。21:06:2421:06:2421:06Wednesday,December28,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。12月月-2212月月-2221:06:2421:06:24December28,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。28十十二二月20229:06:24下下午21:06:2412月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月229:06下下午12月-2221:06December28,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/2821:06:2421:06:2428December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。9:06:24下下午午9:06下下午午21:06:2412月月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Wednesday,December28,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。21:06:2421:06:2421:0612/28/20229:06:24PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2221:06:2421:06Dec-2228-Dec-2212、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。21:06:2421:06:2421:06Wednesday,December28,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2221:06:2421:06:24December28,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。28十十二二月20229:06:24下下午21:06:2412月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月229:06下午午12月-2221:06December28,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/2821:06:2421:06:2428December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。9:06:24下午9:06下下午21:06:2412月-229、杨杨柳