贸易业务管理制度

贸易业务管理制度第一章总则第一条根据国家有关法律法规、《企业内部控制基本规范》和《公司章程》，制定本制度。第二条本制度是对公司贸易业务全过程、全方位的管控。涉外贸易业务的前期业务评审、合同管理、单据管理、信用证管理、汇率管理、投保管理等环节的管控，按照公司《涉外贸易业务管理制度》相关要求执行。第二章职责分工第三条各贸易业务单位（或业务部门）负责人是贸易业务管理的第一责任人，其主要职责：（一）负责按要求拟定年度、月度贸易业务计划并组织实施；（二）负责对拟交易对象的资信调查资料进行初审把关；（三）负责对贸易业务合同内容的规范性进行审核；（四）负责对贸易采购业务付款、入账资料进行审核；（五）负责组织做好贸易业务存货管理等相关具体工作；（六）负责组织做好贸易业务重要工作节点的档案资料收集整理、使用、归档工作；（七）负责组织做好所辖业务员的内部培训；（八）负责组织对所辖贸易业务的运行管理进行分析和总结，涉及相关业务风险应对以及贸易业务流程优化调整的，形成书面报告，上报计划考核部、内控部。第四条业务员是贸易业务管理的直接责任人，其主要职责：（一）负责交易对象资信调查以及相关资料的收集；（二）负责业务合同的拟定；（三）负责贸易采购业务付款、采购发票入账的办理；（四）负责贸易业务标的物的送（发）货指令传递以及相关货权单证资料的收集整理；（五）负责贸易业务应收账款的收取、开票事宜以及逾期账款的催收；（六）负责做好客户的维护，协助综合管理部门建立真实、全面的客户和供应商档案和市场信息档案，协助综合管理部门对客户和供应商进行年度评审和动态管理；（七）负责所有业务相关基础信息的信息化系统录入。第五条综合管理部门：（一）负责汇总所属贸易业务部门的月度业务计划；（二）负责对业务人员提交的授信申请进行审核；负责对本板块客户和供应商信用进行管理；负责对本板块信用执行情况进行分析并提出相关建议；负责将本板块的信用评级结果录入ERP系统；负责建立本板块客户和供应商信用档案等。（三）负责对业务人员提交的业务合同进行审核；（四）负责客户资信档案、业务合同及其附件资料、建立贸易存货的审批资料、进出口单证等贸易业务重要资料的档案管理（五）负责组织对货代公司、物流公司进行考察以及按要求对货代公司、物流公司进行考核。第六条财务部门：（一）负责根据公司《信用管理制度》要求，对贸易业务进行信用管理；（二）负责贸易业务月度资金计划审核以及实际收付款过程的合规性审核；（三）负责预付账款、应收账款管理，建立预付账款和逾期应收账款预警机制，做好资金风险管控；（四）负责信用证业务的统一管理和调度。第七条其他部门：（一）计划考核部负责审核制定贸易单位年度、月度考核方案，并按期进行考核。（二）法律事务部负责审核贸易业务合同法律风险，协助贸易业务单位进行业务诉讼等纠纷处理。（三）财务稽核、审计部、内控部负责对贸易业务执行情况进行定期或不定期的检查评价。第三章业务计划、资信与合同管理第八条贸易业务计划管理（一）业务计划。1.年度计划。各贸易单位的年度贸易业务计划按照公司《预算管理制度》、《生产经营计划与考核管理制度》编制、审批。2.月度计划。各贸易业务单位（部门）根据年度计划、本月业务订单及市场实际等情况拟定下月贸易业务计划（贸易业务涉及新贸易品种的，必须形成专题材料详细说明新业务相关情况）f业务单位（或业务部门）负责人审核f综合管理部门汇总f分管领导审核f计划考核部审核f经公司月度总经理办公会审批后执行。（二）资金计划。按照公司《资金管理办法》进行申报、审批。第九条贸易业务信用管理按照公司《信用管理制度》执行。客户管理按照公司《客户管理制度》执行。第十条贸易业务合同的拟定、审签按照公司《合同管理制度》、《合同授权审签管理办法》、《印章管理办法》执行。第十一条贸易合同台账管理。各板块综合管理部门负责建立所属贸易部门的合同台账，登记贸易合同的签订、履行、变更、纠纷、投诉、索赔、完结等情况。第四章采购与付款第十二条贸易业务的采购活动，业务人员应在信息化系统中形成采购计划，并将合同或订单的主要要素（包括合同号、供应商名称、产品名称、规格、数量、单价、金额、采购费用明细、付款方式、交货期、交货地点、合同签订日期、合同生效起止时间等）录入到信息化系统中。第十三条贸易业务的采购付款应严格按照公司《资金管理办法》、《承兑汇票管理办法》相关规定执行。财务部门依据合同严格按照审批的资金计划和财务审批程序、权限办理资金支付，不得超计划支付、不得未批先付。第十四条采购付款的相关审批程序：（一）以股份本部为贸易业务主体的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f业务经理审批f财务部责任会计稽核后，出纳按资金计划付款。（二） 以武汉公司为主体开展的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（三） 以宜都公司为主体开展的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f业务经理审核f经营部经理审核f公司分管领导审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（四） 以湖北国际贸易公司为主体开展的贸易业务采购付款，业务员凭合同提出付款申请f该子公司董事长审核f公司分管领导审批（此公司以外的业务部门在该主体的贸易业务采购付款，还需经分管该业务公司领导审批）f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（五） 以上海公司为主体开展的贸易业务采购付款，各业务部门凭合同提出付款申请f该业务负责人审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（六） 以广东公司为主体开展的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（七） 以美国、欧洲公司为主体开展的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f负责该业务的业务经理审核f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。（八） 以香港公司为主体开展的贸易业务采购付款，按照公司《香港进出口有限公司业务操作指引》执行。（九） 其他主体开展的贸易业务采购付款，业务部门凭合同提出付款申请f业务经理审核f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核后按资金计划付款。子公司财务总监在审核付款时如发现异常或认为业务存在较大风险，可向分管该业务的公司领导核实确认后进行处理，并及时向公司财务部报告。第十五条进口业务原则上采用信用证方式付款，不得办理电汇。若必须办理电汇的，需报公司总会计师审批。信用证管理按照公司《资金管理办法》相关规定执行。信用证业务由财务部统一管理和调度。开具信用证时由业务单位通过0A系统向财务部门提出申请，报相关负责人和公司分管融资业务的领导审批。财务部根据业务内容和银行授信额度统一调度，申请单位要做好备查登记簿报财务部备查。接到银行兑付通知，即银行收到相关进口单证后通知公司进行兑付时，须由业务人员提供“兑付申请书（”详细说明进口货物的质量、数量、规格、价格等要素是否符合合同要求）并经业务员签字、子公司负责人或股份公司分管副总经理审签后，出纳方能在兑付通知书上加盖印鉴并勾选“可付”；若货物不符合合同要求，业务人员需在兑付日之前提请银行寻找不符点，出纳凭业务人员提供的经业务员、子公司负责人或股份公司分管副总经理审签的拒付申请书在银行兑付通知书上加盖印鉴并勾选“拒付”。第十六条按合同约定供应商已发货的，业务人员应及时取得合规票据到财务部门办理入账手续。采购发票入账审批程序：（一） 以股份本部为贸易业务主体的贸易业务采购发票入账，业务员凭领导审批有效的合同或订单、采购发票、货权转移单证等资料f财务部责任会计入账。（二） 以武汉公司为主体开展的贸易业务采购发票入账，业务部门凭合同、0A法律事务审查表、0A合同审签表、采购发票、发票入账审签单、货权转移单证或结算单等资料f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核入账。（三） 以宜都公司为主体开展的贸易业务采购发票入账，业务部门凭合同、采购发票、货权转移单证等资料f业务经理审核f经营部经理审批f该子公司财务总监稽核入账。（四） 以湖北国际贸易公司为主体开展的贸易业务采购发票入账，业务员凭有效的合同或订单、采购发票、货权转移单证等资料f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核入账。（五） 以上海公司为主体开展的贸易业务采购发票入账，业务员凭有效的合同或订单、采购发票、货权转移单证等资料f各业务负责人审批f该子公司财务总监稽核入账。（六） 以广东公司为主体开展的贸易业务采购发票入账，业务员凭有效的合同或订单、采购发票、货权转移单证等资料f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核入账。（七） 其他主体开展的贸易业务采购发票入账，业务部门凭有效的合同或订单、采购发票、货权转移单证等资料f业务经理审核f该子公司董事长审批f该子公司财务总监稽核入账。第十七条采购费用类发票如运输、装卸等费用入账比照采购发票入账审批程序执行，入账时间原则上与采购发票同时入账，最迟不得超过采购发票入账后30天，超过该期限的费用财务部门可以拒绝入账付款，特殊情况需延期入账的，须凭相关情况说明经公司分管副总经理单独审签。第十八条收、付款单位与合同、发票主体必须严格保持一致，尽量避免凭委托付款函或委托收款函调整往来带来税收风险。第十九条贸易业务建立库存没有按规定履行审批程序的，财务部门不予申报资金计划或安排资金付款。第二十条预付账款管理，建立预付账款预警机制，强化预付账款考核。（一） 财务部门每月负责对预付账款账龄进行分析、报告，对预付账款形成后超过合同约定的交货期15天没有发货，或发货后超过15天没有提供进项发票的，应督促业务人员进行催办。业务人员负责预付账款后期跟踪，督促发货并取得进项发票入账。每月末业务人员负责梳理预付账款情况，批注该业务已发货数量或进项发票开具情况。（二） 合同约定了交货日期,超过合同约定的交货日期30天没有发货;合同没约定交货日期或交货日期约定模糊，预付后超过45天没有发货，或发货后超过30天没有提供进项发票的（矿产品结算结果出具后，超过30天没有提供进项发票的）财务部门负责以书面形式向公司相关领导汇报，督促业务人员及相关业务经理及时处理，计划考核部按公司考核方案严格考核。（三）公司对业务人员的预付账款实行终身责任制，出现损失的将追究经办人的经济责任。第五章存货和物流管理第二十一条贸易业务的存货管理由业务经理指定专人负责存放与保管。在物流环节过程中或货物所有权交割中必须取得货权转移相关资料。标的物所有权自标的物交付时转移，但法律另有规定或者双方当事人在合同中另有约定的除外。第二十二条货权转移按照“实质大于形式”的原则进行把控，包括但不限于下列情形：（一）供应商直接送货至客户的，标的物送到客户指定地点、验收后即为交付。货权转移以客户开具的入库单、收货确认书等相关收货单据或经客户签收的供应商开具的发货单据等为依据。（二）供应商送货至我方仓库（含我方租赁仓库、指定地点等，下同）的，标的物送到我方仓库、验收后即为交付。货权转移以我方仓库开具的入库单、收货确认书等相关收货单据为依据（三）客户自行提货的，标的物从我方仓库或供应商仓库提货出库后即为交付。货权转移以我方送（发）货指令（如出货通知等）、经客户承运人签字的我（供）方仓库开具的出库单、发货单等相关发货单据为依据。（四）标的物由供应商代办运输或代邮的，供应商办完托运或邮寄手续后即为交付。货权转移以供应商代办的运输或邮寄凭证资料等为依据。（五）指示交付的业务，出卖人向买受人提交提取标的物的单证（如提单、仓单等）等相关资料时即为交付。货权转移以提取标的物的单证以及相关资料等为依据。外销业务以向客户邮寄或向银行递交正本单据时即为交付，货权转移以业务单据和邮寄凭证资料等为依据。（六）合同中约定了卖方保留标的物所有权的附加条件，若买方未履行附加条件，则即使标的物已实际交付于买方占有，标的物的所有权在交付时不发生转移。（七）货权转移资料包括但不限于以下内容：送（发）货指令。原则上在SAP系统中打印出货通知，但特殊情况无法再SAP系统中打印出货通知时，须以书面形式载明指令所对应的业务合同名称以及编号、需要我方仓库或供应商发出的货物名称、数量、规格、包装、交货方式、日期等信息；客户上门自提的须列明客户承运联系人及承运方式等后加盖我方相应印章，通过公司企业邮箱进行传递。入库单、收货确认书等。须载明所收货物的名称、数量、规格、包装、日期、收货地点等信息；涉及货物质量验收的，须列明验收结果或附验收单据等资料。交我方的资料必须是原件，且有客户经办人员签字并加盖相应印章；由我方业务人员现场获取或客户邮递。出库单、发货单等。须载明所发出货物的名称、数量、规格、包装、日期、交货方式等信息；客户自提的，必须要求承运人在供方开具的出库单、发货单等发货单据上签字确认。交我方的资料必须是原件，且有供方业务或库管人员签字并加盖相应印章；由我方业务人员现场获取或供应商邮递。第二十三条货物从供应商直接到客户仓库的，在信息化系统设置虚拟仓库。业务部门应按要求取得相关货权转移资料，确保收货确权资料要素与实际情况相符。业务部门依据采购合同、采购发票、销售合同同时在SAP中办理办理入、出库手续，入、出库单上必须注明供应商或客户名称、合同编号、数量等。虚拟仓库每月库存为零。第二十四条货物从供应商到租用仓库的，必须与租用仓库签订仓储协议，租用仓库的库管人员负责物资的收发货及库存保管。业务部门依据采购合同、采购发票及相关货权转移资料办理入库手续。第二十五条外销货物从供应商发到货代公司仓库的，货代公司的库管人员负责物资的收发货及库存保管。业务部门依据货代公司收货回执办理入库单，同采购合同、采购发票入账。产品出库时，业务人员根据船期或报关日期，填写出库通知单，注明客户名称、合同编号、数量、单价OB价）、金额、报关日期或船期等。第二十六条各业务部门负责对各自贸易存货数量、质量负责保管和确认，每月业务部门、财务部门共同对贸易存货进行盘点与质量检查，并将盘点记录交所在单位财务部门留存。年末应向财务部提供存货确认函，证明该存货价值账实相符。财务部门在股份财务部的统一安排下每年6月30日、12月31日会同股份公司计划考核部、审计部等相关部门对存货进行全面盘点。出具盘点表及分析报告，上报公司相关领导。第二十七条贸易业务过程中存货发生的正常损耗（合同约定范围内），由业务部门出书面报告，经业务经理审核、子公司负责人审批后财务部门进行账务处理，相关损耗并入贸易业务利润考核。除正常损耗以外的存货盘亏或毁损，公司分管领导应组织相关部门分析盘亏或毁损的原因，追究相关责任人或单位的赔偿责任，触犯法律的，移交司法机关处理。在没有收到赔偿以前相关损失并入该部门贸易业务利润考核，收到赔偿后再返给该部门。第二十八条贸易业务存货风险控制（一）建立库存（采购的商品无销售订单的）的贸易业务（有明确销售对象30天内可以实现销售的或拟建库存物资总金额在10万元以下的除外），必须由业务经理写出专题报告，专题报告经公司分管领导组织相关部门进行评审后报总经理办公会审批同意后方可实施。业务经理对提供业务背景资料及建立库存依据的真实性负责，分管领导对组织评审后形成的书面意见负责，出现问题的将严肃追究业务经理和分管领导的责任。专题报告及评审书面意见由负责综合管理的部门整理存档，档案不完整的将严肃追究负责综合管理部门的负责人及分管领导的责任。（二）采购付款的同时不能提供销售合同以及预付账款已形成或采购发票已入账而后期销售合同取消的，应视同建立库存（未实质控制货物的，不得作为库存处理），必须履行报批程序。（三）贸易业务人员应强化对贸易业务盈利风险的控制，时刻关注贸易产品的市场变化，及时采取措施避免因市场价格下滑产生损失。第六章销售与收款第二十九条贸易业务的销售活动，业务人员应在信息化系统中形成销售计划，并将合同或订单的主要要素（包括合同号、客户名称、产品名称、规格、数量、单价、金额、销售费用明细、收款方式、交货期或收款期、交货地点、合同签订日期、合同生效起止时间等）录入到信息化系统中。第三十条内销开票业务人员必须凭合同或订单提供真实、准确、详细的开票信息。对于整进整出的贸易业务，财务人员根据开票信息、货权转移单证或资料开具增值税专用发票并当天入账。对其他贸易业务，财务人员根据开票信息、过磅单、出库单、货权转移单证或资料开具增值税专用发票并当天入账，未发货的不得要求财务开票。增值税专用发票交至经办人员，由经办人员在记账联上签收后及时送达至客户。财务部门在收到采购发票后，方能开具内销发票，确认收入。第三十一条外销开票财务人员凭生效的合同或订单、销售出库单和业务员提供的外销发票（外销发票要求内容完整，FOB价、海运费、保险费必须标注准确，并与报关单信息保持一致）、报关单复印件或传真件入账。货物在报关出口完成后10天内，业务部门必须提供货物出口装箱单、提运单交财务部门。财务部门在收到采购发票后，方能确认收入。第三十二条转口贸易，是指境内企业将境外购得货物直接销往其他国家，货物“两头在外”不出入境，这种贸易方式只需负责收付汇，不负责报关。业务类型分为“先收后支”及“先支后收”。先收后支时，需向银行提供书面说明、进口贸易合同、出口贸易合同、发票、收汇水单（须签注“转口贸易收汇”字样、）进境备案清单（若货物进保税区）等资料。先支后收时，需向银行提供书面说明、进口贸易合同、出口贸易合同、付汇凭证（须签注“转口贸易收汇”字样）等资料。无论哪种业务类型均需在国家外汇管理局的贸易收付汇核查系统提交报告，外汇管理局对企业实施非现场总量核查，连续三个月出现指标异常，将对企业进行现场核查。收付汇差额的区间要合理,总量差额率区间正负不超过30%，总量差额区间正负不超过50万美元，进、出口合同中商品名称、数量应保持一致。第三十三条先款后货的业务，业务人员必须在财务总监或责任会计确认收到货款后方可发货。货物发出当日财务人员开票确认收入核销预收款项。第三十四条单笔合同实际亏损在10万元以上的须由业务部门出具书面材料说明亏损原因，经公司分管领导审核后，分别报财务部、计划考核部、审计部、内控部等部门备案。第三十五条加强应收账款管理，建立逾期应收账款预警机制，强化应收账款账龄考核。（一）业务人员应按合同约定的账期进行收款，财务部门每周负责对应收账款进行统计、按月对应收账款账龄进行分析、报告，对逾期的应收账款督促业务人员进行催收。业务人员负责应收账款的催收，催收记录要妥善保存。业务部门负责按客户设置应收货款台账，每月对账，对国内客户每半年函证核对确认、对外销客户每年末函证核对确认，编制相关的对账单，对账单正本交财务部留存。（二）应收账款逾期一个月以上仍未收回的，财务部门负责以书面形式向公司相关领导汇报，督促业务人员及相关业务经理及时处理，计划考核部按公司考核方案严格考核。（三）公司对业务人员实行销售回款终身责任制，出现呆坏账的严格追究经办人的经济责任。第三十六条货款保险管理（一）公司贸易产品凡是有风险业务的必须投保。（二）投保审批业务员提出投保申请f业务经理审核f由审批该合同的领导审批后投保。（三）保险费用保险费用纳入年度财务预算管理。贸易产品保险费全部或部分在贸易成本费用中核算，参与贸易利润考核。第三十七条涉及出口报关以及相应的单证管理按照公司《销售管理制度》相关要求执行。外销业务人员应认真核对舱单、提单、箱单等报关资料与业务合同的符合性、或提请银行寻找不符点，避免因资料内容的差异而影响业务收款进度。第七章费用管理第三十八条凡与公司