《采购管理实务》第二章一节采购市场调查

?采购管理实务?第二章一节采购市场调查第二章采购需求分析

第一节采购市场调查根本职责：1.计算原材料开发本钱，并提供相关表格：〔1〕评价产品设计的本钱竞争力〔2〕根据产品的各个局部计算其目标本钱〔3〕计算供给商的目标本钱以便在此根底上进行谈判〔4〕突出可能降低本钱的局部4.有方案地找出各种降低本钱的手段，包括：〔1〕使用本钱管理技巧找出可降低本钱的潜在环节〔2〕监控、预测履行订单过程的本钱，并编订该过程的预算〔3〕促进公司内的本钱削减过程〔4〕参与并协调方案采购与提高性价比之间的比照与结合5.参与并领导企业内部本钱管理，如本钱计算与控制考虑到组织机构精简和组织扁平化的要求，具有实际运行及战略根底意义的供给部门，已经越来越多地开始使用跨职能的信息收集团队或战略合作的商品主管，但他们仅负责调查和方案，不进行实际采购。细致地收集和分析数据要消耗大量时间，而在许多采购部门里，员工忙于为眼前问题寻找可行的解决方法而无法分身。而且采购调查的许多方面都要求掌握深入的调查技术〔如经济研究，业务流程分析〕，但是在挑选采购部门员工时，调查技术不在选择标准之内，这些技能并不是所有员工都具备的。在多数情况下，采购调查人员必须对采购和实施结果的总体影响有全面的认识。另一方面，采购人员可能太偏重于自己的职责范围之内而认识不到总体情况。最终的决策者是采购人员或管理人员，采购调查人员仅仅是提供数据和建议。在某些情况下，调查人员和决策者还会发生分歧，从而使调查人员的建议得不到应有的重视，一番心血也就白费了。二、跨职能团队产品使用者对所采购物品和效劳最为熟悉，那么采购调查的就可由产品使用者负责。要进行各种不同的采购调查工程，组织跨职能团队几乎是一种必然。这从某种程度上可以满足优质采购的两个条件：只用一个全职的采购专家和将调查任务分派到产品使用者个人。这种团队有多种叫法，例如，供给源团队、商品管理团队或价值分析团队。团队工作方法的劣势在于当涉及许多独立个体时，很难明确责任。但是团队工作方法也有许多优势，主要有：〔1〕团队工作人员是精心挑选的以确保每个人都可以有所奉献；〔2〕团队有能力很强的领导〔从职能观点来讲可能是来自供给部门的某个人〕；〔3〕团队领导可以系统地阐述具体的目标及对效果的预测，并且传递给每个团队成员；〔4〕团队领导可以合理安排每个成员的正常工作以使其有完成任务所需的时间及精力；〔5〕团队的绩效评价及鼓励系统可以培养团队成员的参与及整体合作精神。上述五个优势也是团队工作方法取得最正确效果的必要条件。三、明确采购调查标准因为主要的采购决策所需的各种类型的数据很多，而且要采购许多不同的货物，导致采购调查工程非常多，采购人员的工作量也非常大。即使一个公司有专职采购分析人员，它所拥有的资料也是有限的，因此必须使用一些采购调查工程决策优先的方法。下面是一些被一些公司用来决定其调查方向的标准。这些标准不分先后顺序〔尽管最常使用的是“效益至上〞标准〕。1.产品或效劳的价值最高的价格〔现在的或预期的〕。2.产品效益赤字〔亏本的产品〕。3.价格/本钱特征。通常有以下几种情况：价格很少有变化；经常性或季节性的价格波动；产成品的本钱不具竞争力；原材料上升幅度高于产品销售价格。4.适用性。通常调查以下几种情况：数量有限的供给商；新的供给商增加了有效供给；利用国际资源、自制、外购的可能性。5.质量。存在的质量或规格问题。6.数据流。决策所需的信息通常是不准确的、过时的或不可利用的；数据的本钱也过高。四、所购材料、产品或效劳的调查〔价值分析〕在此领域内的调查主题主要与采购的具体产品有关。这些主题大局部都处在人们通常可调查的范围内或通过价值分析获得。以前属于采购调查范围的价值分析首次引起关注、宣传与认可。价值分析最初是由通用电器采购部门的劳伦斯・D・迈尔斯创造的。这种采购技术在外国工业界被广泛接受，某些兴旺国家甚至为那些最有效地利用价值分析方法的公司颁发奖项。价值分析最初被看做是一种采购工具，但现在它的应用范围更为广泛，可以应用于多数本钱过高，但可以通过改进而降低本钱的活动。价值分析将所购货物所表达的功能与其本钱相比较，力求找到本钱更低的替代品。价值分析的第一步是选择一种零件、原材料或效劳进行分析，然后组织一个跨职能的价值分析团队〔通常包括一个供给商〕，定义货物或效劳的功能。例如，选择一只装软饮料的易拉罐作为分析对象，它的功能可以成为“装液体〞。这种方法鼓励创造性思维并且使价值分析团队免于陷入现有的结论，即将铝易拉罐作为唯一结论。实现“装液体〞这个功能的物品很多，我们可以选择本钱更低的一种。价值分析是一种系统性方法，它将成为供给管理过程中不可缺少的局部。许多独立产品的制造商，像民用电子产品和汽车公司，进行价值分析。举例来说，福特公司多年来一直进行价值分析，并在密歇根州建成了自己的价值分析中心。该中心组成了一个跨职能团队，其主要的组成人员有：福特的设计和排气装置工程师，一位装配流程专家，厂内安装工程师，供给工程师，一个福特车的买主，一个福特本钱评估员。福特价值分析中心的主管对该过程的描述如下：先找出问题，有人从竞争者的角度分析，分成几组人进行，再由一个专业人士带着十个人通过头脑风暴的方式讨论如何降低本钱。我们用的价值公式是V=F/C，即价值=功能/本钱。价值分析的目标就是要么使本钱不变增强功能，要么使功能不变降低本钱。由于采购决策通常是要求做出的决策的时间非常短，并且技术及生产方法改变得相当快，因此在很多情况下高价格的货物因为是必需品而被采购。一些人认为，价值分析适用于现有的生产过程中的所购商品。价值工程分析重于设计阶段，从源头寻找出降低本钱的可能性。在这个阶段，产品正在进行具体设计，并且采购活动实际上尚未发生。在设计阶段价值工程是为了到达最低的本钱，能够充分满足实现功能的材料规格与设计是做好这项工作的一个重要的环节。但不幸的是，这种分析方法由于做出采购决策的反响时间很短，经常难以应用。此外，在产品面市一段时间之后，需求、新技术的选择或供给商就会变得更加确定，并且关键材料的价格也可能发生改变。因此，在原始设计后进行详细的价值分析可以为价值改进提供有效的铺垫。价值分析技术同样也适用于效劳和应用到采购过程中和电子商务行动中。价值分析是削减采购本钱的一种有效方法。人们可以根据需采购货物各方面的详细信息在替代品之间做出明智的选择，从而更有效地利用采购资金。调查的内容包括如下几方面：〔1〕投资回收分析处理方法〔包括回收〕、渠道及技术以确定什么可以为公司创造最大利润。〔2〕租借或采购收集每一种替代品优缺点的数据以制定最正确决策。〔3〕首次采购时自制或外购或继续自制或外购。比较每一方案的经济及管理效果以便做出明智的选择。〔4〕包装方式。调查工序及原材料以确定能以最低本钱满足采购要求。〔5〕产品规格。对现有的产品规格进行分析以确保满足生产的需要，实现产品的根本功能，防止采购不必要的商品，能保证有竞争力的采购行为。〔6〕标准化。考察所使用的具体产品的用途，尽量考虑用一种常见货物来满足众多要求。〔7〕替代品。使用不同的货物替代现在所采购的货物，对其技术及经济效果进行分析。〔8〕更换供给商。考虑专业供给商能够增加的效益。价值分析的标准方法包括上述的大多数内容，它为采购货物所产生的一系列常见的问题提供了详细的答案。下面详述了这种方法并列出价值分析的标准问题。1.怎样着手进行价值分析？价值分析为遍布全国的许多公司提供了一种有用的方法。它是一种无需降低产品质量而削减产品本钱的方法。任何采用这项技术的人为完成其工作都需要在开始时做出一些额外的努力。2.选择一种本钱相对较高或大宗采购的货物作为价值分析对象，这种货物可以是零件、原材料或效劳。选择一种你认为高于其应有本钱的货物。3.彻底弄清楚这件货物是如何使用的，使用它的目的，它能实现哪些功能。4.对于所要采购的货物还应提出以下问题：〔1〕它是否具有奉献价值〔2〕它的本钱是否与其用途相符〔3〕根本的与次要的功能能否别离出来〔4〕一段时间后功能性需求是否会改变〔5〕需要其所有的特性吗〔6〕是否有更好的可以满足其预期使用目的的货物〔7〕最初的设想在现在的条件下是否现实〔8〕这种货物能否被淘汰〔9〕如果不是标准货物，能使用标准货物吗〔10〕如果它是一种标准件，是否完全符合您的要求〔1l〕这种货物性能是否超出所需要求〔12〕在库存中是否有相似的货物可以使用〔13〕货物的重量能减轻吗〔14〕是否有新技术或新设计能够改变产品的功能〔15〕精密度的要求是否过高〔16〕是否有不必要的加工过程〔17〕是否要求得过于完美〔18〕是否指明了商业特性〔19〕你能更廉价地自制这种货物吗〔20〕现在你能生产这种产品，但是你能以更低的价格采购到此货物吗〔21〕运输时这种货物能适当分类吗〔22〕包装费用是否能削减〔23〕你是否建议供给商削减本钱〔24〕原材料、合理的劳动力、日常开支及利润构成了它的总本钱吗〔25〕是否有另一个可靠的供给商会以较低的价格提供此货物〔26〕是否有人以更低的价格采购到了此货物5.在考虑了这些问题后，还应考虑：〔1〕在哪里实际可以得到所推荐货物的样品〔2〕选择最好的方案并提出改进措施6.接下来：我们应该注意所期望的利益可以实现吗五、目标本钱核算目标本钱核算就是通过向供给商提出对商品或效劳的预测价格来到达降低本钱的目的。目标价格可对新的现存的产品或效劳设定。有效的目标本钱核算要求做出详细的本钱亏损点和价值分析，以此来判断在符合目标本钱的同时是否能到达产品或效劳的功能。和供给商一起采用目标本钱核算的公司常用到跨职能团队。这团队常常由以下人员组成：工程师、采购人员、本钱分析家。一些公司将目标本钱核算视为其在20世纪90年代中期扭亏为盈的关键一环。花在供给商上的采购费用占了其销售本钱的70%~80%。这些公司的目标本钱核算始于设计阶段，由研究开发部门和采购人员开发出本钱模型，用目标本钱来评价供给商的本钱，从而判断他们的准确度。同时这些公司的销售部门为每款新产品制定价格以后以此为依据预测利润幅度，再为零部件制定目标本钱。在设计图样被正式采用之前，单个产品的目标本钱就已被制定出来。因此，目标本钱也就代表了新产品的预算。六、商品调查这些采购调查研究有助于对一个主要的采购商品未来长期及短期的采购环境做出预测。这些采购调查信息构成了制定正确决策及现有的采购管理的根底，并且为管理部门提供了有关这些货物未来供给与价格的相对完整的信息。通常，这种调查的焦点集中在那些大宗采购的代表性货物上。但是，它也运用于那些被认为严重供给短缺的小笔采购货物中。像主要的原材料，例如钢、铜或锌，通常也是调查对象；另外还有一些产成品，如发动机或半导体设备，也可能是调查对象。考虑到商品调查的困难与技巧，商品调查这个领域可能是最复杂的。较复杂的商品调查应包括以下几个主要方面的分析：〔1〕公司作为采购方现在及未来的状况；〔2〕工艺的替代性；〔3〕该货物的用途；〔4〕需求；〔5〕供给；〔6〕价格；〔7〕削减本钱和确保供给的战略。下面提供了一套商品调查的指导方针。来源于商品调查的信息应该：2.向采购主管及最高管理层提供有关所购货物未来供给与价格的信息。完整的商品调查应为下面的问题提供数据与答案〔调查不应该只限于这些商品，考虑到要依赖于某些特殊的商品增加一些货物可能很有必要。所以所列出的一些货物可能并不是很重要〕〔1〕现在及未来的状况：包括对商品的描述、它现有的用途及对未来需求的预测、供给商、价格、期限、年费用、运输方式及现有合同。〔2〕生产工艺：包括该货物是如何制造的、材料是如何使用的、这些材料的供给及价格情况、所需的劳动力，现在及未来的劳动力状况、替代品的生产工艺及制造此产品的可能性，即本钱、时间因素及难点。〔3〕货物的用途：包括主要用途、次要用途、可能的替代品及替代品的经济性。〔4〕需求：包括公司现在及未来的需求、库存状况、未来信息的来源及提前期，行业、产成品用途及各公司的当前及预计的竞争需求。〔5〕供给：包括现有的生产商的地点、可靠性、质量、劳动力情况；生产能力、分销渠道以及每个供给商的优点与缺点；现有的及预测的总的供给情况，外部的因素，如进口情况、政府规定、技术更新的预测、政治及生态的趋势/问题。〔6〕价格：包括生产行业的经济结构、历史价格和未来预测、价格决定因素、生产及运输本钱、关税和进口限制、质量影响和价格的商业周期变化、估计每个供给商的利润空间、供给商的价格目标、潜在的最低价、同行中的价格变动。〔7〕削减本钱的战略：要考虑到预测的供给量、用途、价格、效益、供给商的优势与劣势、自身在市场上的位置、降低本钱的方案是什么？自制商品？短期合同？长期合同？寻找或开发供给商？发现替代品？进口？或是价值工程/价值分析。〔8〕规格、质量要求及方法、运费及运输本钱、库存及管理、原材料的保存以及其他统计数字，如价格、生产情况或采购趋势。一些公司做了非常复杂的商品调查，制定出一份相当有战略眼光的采购方案。一般标准是制定5~10年的预测方案。有些公司那么制定长达15年的预测方案，每年更新。如果一个公司制定了15年的战略性的市场方案。可以附带一份战略性的供给预测方案。因为就长期而言，获得关键原材料的充足供给可能是公司成功的实现其市场目标的决定性因素。公司需要对价格趋势做出实际的预测，以便制定调整原材料供给的战略方案。同样，许多货物的供给保障是有问题的，例如，某些公司对国外原材料供给有依赖性，而由于国际政治或储藏耗尽等原因，其稳定性没有保证七、供给商调查前面探讨的两个采购调查局部主要指所购商品，价值分析和商品研究。现在我们要强调的重点那么是采购的源头。简而言之，前述的两个采购调查局部是货物本身，这里的调查重点是“来自谁〞。显然，采购人员了解的有关现有的和潜在的供给商及其经营方法以及市场位置的知识越多，他〔她〕选择及创造足够的、适宜的供给源的能力以及准备并成功地与供给商进行谈判的能力会越强。供给基地减少或合理化及实行电子采购将许多公司的供给主管解放出来，让他们把精力重点放在关键的供给商身上。这里有10个具体的论证方面。调查现有的及潜在的供给商的财务状况，以便估计供给商陷入财务困难的风险及对采购公司的影响。虽然这类分析通常由公司的财务部门做出，但考虑到风险的潜在的损失，在一些情况下，它应该应用于采购行为及采购调查以确保必要的、全面的准确性。例如，计算机软件及设备采购人员突然惊奇地发现，其重要的供给商在计算机行业“已经破产了〞。如果有适当的分析，这种情况那么可以事先预料到。收集供给商设施的有关数据，重点是生产能力及局限性。寻找新的供给商以满足采购的需要。调查及长期方案会导致相反的市场情况、采购公司会说服供给商开发主产能力以满足采购公司现在及未来的采购需求。了解供给商本钱在谈判中会起到重要作用.还有利于有效地控制整个供给链的本钱。由此可以得知价格是否公正及所采用的流程是否到达最正确效率。供给商本钱的评估包括产品评估和效劳评估两项，应包括：直接原材料、直接劳动、工程实施、机械设备、工厂设施的间接本钱、总开支、行政管理费用、物流本钱、分销本钱和利润。这些数据可以作为筹备谈判时设定目标价格的依据。也许因为能够立竿见影地节省大量开支，对供给商本钱分析的研究现已很普遍。要取得最正确业绩，还需要公司里采购人员和生产工程人员的通力合作。许多公司基于一定标准估算影响本钱的因素，例如，原材料的价格、直接劳动生产率，建立计算机模型对要采购的重要产品和效劳评估本钱。这样买方就能很快地做出本钱分析。在有些工业中，例如汽车工业，生产设备和产品的改进导致订货提前期很长，这样就要求在确定最终价格前就要将这局部本钱计入其中，供给商本钱分析在寻求商品原材料时就能起到重要作用。分析供给商的管理及能力可以预测所有可能发生的事情，从而为完成合同谈判打下根底。采购人员可以利用数量优势获得巨大好处，但是，由于单一供给商及运输系统问题而发生的供给障碍所引起的潜在本钱是很大的。通过在一定程度上将两者的未来以鼓励合作、信任和双嬴的行为方式联系起来，与单一供给商开展更密切的关系可以减少某些风险。通过与单一供给商建立一种伙伴关系或战略联盟，两方都可以将焦点集中于解决共同的