会议组织与服务教材

电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.

拟定会议方案2.

撰写会议通知3.

做好会议前的筹备工作4.

做好会议期间的组织服务工作5.做好会议结束的落实工作学习目标第四章会议组织与服务

第一节会议概述第二节会议筹备阶段的会务操作第三节会议进行阶段的会务操作第四节会议结束阶段的会务操作主要内容第四章会议组织与服务

第四章会议组织与服务

引入案例在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导．而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台．手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台．由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台．此时，主席台上一片混乱．电子教案模版配色（1）第一节会议概述会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。第四章会议组织与服务

一、会议的涵义有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。主要条件第四章会议组织与服务

第一节会议概述二、会议的作用积极作用集思广益，科学决策发扬民主，宣传教育传达信息，开拓思路协调矛盾，推动工作第四章会议组织与服务

第一节会议概述讨论你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？为什么？第四章会议组织与服务

第一节会议概述二、会议的作用消极作用时间、精力的浪费经济方面的浪费信息的重复、浪费滋长不正之风第四章会议组织与服务

第一节会议概述会议方式会议地点会议时间会议议题会议名称会议人员会议结果会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素电子教案模版配色（1）（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

第四章会议组织与服务

三、会议活动的基本要素会议人员电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务

会议名称三、会议活动的基本要素会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。

会议议的的议议题题是是根根据据会会议议目目标标来来确确定定并并付付诸诸会会议议讨讨论论或或解解决决的的具具体体问问题题，，是是会会议议活活动动的的必必备备要要素素。。会议议议议题题的的主主要要作作用用是是：：准确确、、具具体体地地体体现现会会议议的的目目标标，，为为目目标标服服务务。。引导导和和制制约约会会议议的的发发言言。。第四四章章会会议议组组织织与与服服务务三、、会会议议活活动动的的基基本本要要素素会议议议议题题思考考：：1.会会议议主主题题与与会会议议议议题题有有什什么么区区别别？？2.制制定定会会议议议议题题时时要要考考虑虑哪哪些些因因素素？？第四四章章会会议议组组织织与与服服务务三、、会会议议活活动动的的基基本本要要素素会议议议议题题议题题尽尽可可能能集集中中不宜宜过过多多把握握好好每每个个议议题题的的时时间间从实实际际出出发发电子子教教案案模模版版配配色色（（1））第四四章章会会议议组组织织与与服服务务三、、会会议议活活动动的的基基本本要要素素会议议时时间间会议议时时间间是是指指会会议议的的召召开开时时间间和和会会期期两两方方面面。。会议议地地点点是指指会会议议召召开开的的举举办办地地或或会会场场。。会会场场的的决决定定主主要要是是考考虑虑大大小小、、交交通通、、环环境境与与设设备备是是否否适适合合等等因因素素。。会议议方方式式实现现会会议议目目标标而而采采取取的的各各种种形形式式或或手手段段，，如如现现场场办办公公会会、、座座谈谈会会、、观观摩摩会会、、报报告告会会、、电电话话会会议议等等。。会议议结结果果电子子教教案案模模版版配配色色（（1））第四四章章会会议议组组织织与与服服务务三、、会会议议的的种种类类按会会议议人人数数的的多多少少分分为为：：小型型会会议议中型型会会议议大型型会会议议特大大型型会会议议电子子教教案案模模版版配配色色（（1））第四四章章会会议议组组织织与与服服务务三、、会会议议的的种种类类按参参会会人人员员的的职职级级分分为为：：股东东大大会会董事事会会管理理人人员员会会议议职工工大大会会部门门会会议议电子子教教案案模模版版配配色色（（1））第四四章章会会议议组组织织与与服服务务股份份有有限限公公司司公司司分分为为：：有有限限责责任任公公司司和和股股份份有有限限公公司司股东东大大会会董事事会会经理理监事会执行行部部门门股东东大大会会由由股股东东组组成成，，是是公司司的的权权力力机机构构；；董董事事会会是股股东东大大会会的的执执行行机机构构，，成员员为为5-19人人；；经经理理由由董董事事会聘聘任任或或解解聘聘；；监监事事会会由由股东东代代表表和和公公司司职职工工代代表表组成成，，成成员员不不得得少少于于3人人。。会议议筹筹备备工工作作框框架架图图请请见见教教材材第第65页页。。第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务小知知识识第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务一、、拟拟定定会会议议计计划划确定定会会议议名名称称、、议议题题、、时时间间、、地地点点等等基基本本要要素素。。成立立会会务务工工作作小小组组一般般可可分分为为会会务务组组、、秘秘书书组组、、接接待待组组、、宣宣传传组组、、财务务组组、、保保卫卫组组。。第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务各会会务务工工作作组组的的分分工工会务务组组：：负负责责会会务务组组织织、、会会场场布布置置、、会会议议接接待待签签到到等等会会议议的的组组织织、、协协调调工工作作。。秘书书组组：：负负责责拟拟写写会会议议方方案案，，准准备备各各种种会会议议文文件件和和资资料料，，做做好好会会议议记记录录，，编编写写会会议议纪纪要要、、简简报报等等工工作作。。接待待组组：：负负责责生生活活服服务务、、交交通通疏疏导导、、医医疗疗服服务务等等工工作作。。小知知识识第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务各会会务务工工作作组组的的分分工工宣传传组组：：负负责责会会议议的的录录音音录录像像、、娱娱乐乐活活动动、、照照相相服服务务和和对对外外宣宣传传报报道道。。财务务组组：：负负责责会会议议经经费费的的统统筹筹使使用用和和收收费费、、付付帐帐工工作作。。保卫卫组组：：负负责责防防火火、、防防盗盗、、人人身身安安全全和和财财务务安安全全、、保保密密工工作作。。小知知识识第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务制定定会会议议预预算算会议议经经费费的的构构成成（1））交交通通费费用用（（2））会会议议室室费费用用（（3））住住宿宿费费用用（（4））餐餐饮饮费费用用（（5））旅旅游游费费用用（（6））培培训训费费、、演演讲讲费费））（（7））其其他他会议议经经费费的的筹筹措措（1））行行政政事事业业经经费费划划拨拨（（2））主主办办者者分分担担（（3））与与会会者者分分担担个个人人费费用用（（4））社社会会赞赞助助（（5））转转让让会会徽徽等等无无形形资资产产使使用用权权第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务会议议经经费费预预算算的的原原则则（1））科科学学合合理理。。要要根根据据实实际际需需要要科科学学合合理理地地分分配配各各项项预预算算开开支支。。（2））总总量量控控制制。。所所有有的的支支出出都都应应控控制制在在总总量量范范围围之之内内。。（3））确确保保重重点点。。在在实实行行总总量量控控制制的的前前提提下下或或当当经经费费不不足足时时，，要要确确保保重重点点，，把把有有限限的的经经费费确确实实用用在在刀刀口口上上。。（4））精精打打细细算算。。对对会会议议的的每每一一项项支支出出都都要要严严格格审审核核，，在在做做到到科科学学合合理理的的同同时时，，尽尽可可能能节节省省经经费费。。（5））留留有有余余地地。。由由于于会会议议活活动动的的过过程程可可能能会会产产生生一一些些事事先先无无法法预预料料的的情情况况，，需需要要临临时时支支出出一一些些经经费费，，因因此此，，在在预预算算时时要要适适当当留留有有余余地地。。小提醒第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务二、拟定会议议议程、日程程、程序会议议程会议议程是会会议主要活动动的顺序安排排，它是对议议题性活动的的程序化，即将会会议的议题的的根据主次、、轻重、先后后次序编排。。会议日程会议日程是把把一天中会议议议程规定的的各项活动按按单位时间具具体落实安排排，它不仅细细化围绕会议议议题的全部部活动，还包包括会议过程程中其他的辅辅助活动，如如聚餐、参观观、考察、娱娱乐等等。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务二、拟定会议议议程、日程程、程序会议程序会议程序是指指在一次具体体的会议中按按照时间先后后排列的详细细的活动步骤。以以举行颁奖、、选举、揭牌牌等一事为主主的会议活动动，一般只制定会会议程序。思考：会议议议程与会议日日程有何不同同？安排会议议程程应注意哪些些问题？第四章会会议组织与服服务英豪公司将举举行销售团队队会议，研究究销售工作下下一季度的目目标以及人员员招聘、选拔拔等问题。秘秘书丁倩在编编制议程表前前，先请总经经理、销售总总监等有关上上司提出议题题，再询问各各主管方面有有无要拿到会会上讨论的事事情，并提请请主管上司定定夺，然后将将要讨论的问问题排出顺序序。在设计具具体的议程表表时，丁倩将将需在会上讨讨论的议题编编排了一下，，便打印交给给了上司，上上司认为这份份议程表有问问题，需重新新做。案例分析第四章会会议组织与服服务案例分析英豪公司销售售团队会议议议程表公司销售团队队会议将在5月5日星期期一上午10：00在公公司总部的三三号会议室举举行。销售二部经理理的人选。东部地区销售售活动的总结结。上次会议记录录。销售一部关于于内部沟通问问题的发言。。下季度销售目目标。公司销售人员员的招聘和重重组。第四章会会议组织与服服务案例分析分组讨论：1.这份份议程表有什什么问题?2.请重重新设计议程程表，并以备备忘录的形式式发给上司。。3.请总总结出设计议议程表时应注注意的事项。。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务二、拟定会议议议程、日程程、程序会议议程注意意事项按照议题的轻轻重缓急编排排处理的先后后次序将每一个议题题所需的大致致时间列出来来将同类性质的的问题集中排排列在一起保密性强或者者只要部分人人参加的议题题放在最后第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务二、拟定会议议议程、日程程、程序安排会议生活活主要包括预定定交通工具，，安排食宿，，联系与安排排参观、访问问活动，确定定医疗、保卫卫人员。秘书书必须提前预预定，会前确确认，掌握各各联系人的联联络方式，以以便随时联系系。如会议期期间，日程临临时变动，秘秘书要及时作作好会议生活活的协调工作作。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务三、制发会议议通知会议通知的种种类与方式口头通知和书书面通知预备性通知和和正式通知会议通知、邀邀请函、请柬柬、海报、公公告一次会议可用用不同种类的的通知。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务微型案例第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务三、制发会议议通知会议通知的内内容标题“机关名称+会议名称+通知”（用用于正式的，，重要的）“会议通知””（用于事务务性或例行性性会议）通知对象可特指、可泛泛指，也可写写个人姓名。。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务三、制发会议议通知会议通知的内内容正文会议的目的、、名称、主题题；会议的时时间（包括开开始时间、报报到时间、结束束时间）、会会议的地点、、参加对象、、其他事项。。落款与日期主办单位的全全称，发出通通知的日期。。回执单第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务常用回执格式式1．表格式回回执小知识第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务常用回执格式式2．签收式回回执小知识第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务三、制发会议议通知会议通知的发发出在拟定完会议议通知后，应应及时发出会会议通知，让让与会者做好好充分的准备备。第四章会会议组织与服服务工作实训初萌：我们将在8月月15日召开开客户咨询联联谊会，请你你列出发送会会议通知应注注意的问题，，并拟写一份份带回执的会会议通知。谢谢。行政经理苏苏明年月日日第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务四、准备会议议材料与物品品的内容需准备的会议议材料来宾资料会议手册、宣宣传材料、会会议须知、议议程、会议通通知等。会务资料会议使用文件件、会议程序序文件、会议议主题文件沟通资料来宾登记表、、住宿登记表表、会务组成成员通讯录第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务四、准备会议议材料与物品品的内容需准备的用品品必备用品和设设备设备包括：灯灯光、音响、、空调、录音音、电脑、投投影、摄像用品包括：水水杯、信封、、签字笔、回回形针、笔记记本等。特殊用品如选举箱、证证书、旗帜、、鲜花等。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务五、制发会议议证件会议证件的作作用与种类会议证件的作作用表明会议期间间各种人员的的身份，便于于接待和管理理；便于代表表之间的相互互辨认和联系系、交流；凭凭证出入会场场，保证会议议安全；便于于统计出席人人数。会议证件的种种类根据会议规模模、重要程度度、保密程度度而定。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务五、制发会议议证件会议证件的内内容会议名称（全全称）、会会徽、姓名、、照片、证件种类，即即标明“出席席证”、“列列席证”、、证件编号、会会议日期。样式与制作注意控制成本本。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务五、制发会议议证件证件设计注意意事项注意控制成本本。要有会议名称称、与会者姓姓名、单位；；应区分代表、、列席旁听、、记者、工作作人员的身份份；重要大型会议议注意要有照照片和钢印；；证件设计格调调要与会议气气氛相适应；；涉外会议要用用两种文字，，中文在上，，外文在下；；第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务五、制发会议议证件桌签及坐签桌签标明桌号号和就座人身身份；坐签标标明就坐人姓姓名的标签。。制作会场指示示牌。会场路线指示示牌第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务六、会场布置置相对式式主席台与代表表采取上下面面对面的形式式，从而突出出主席台的地地位，但容易易给发言人造造成压力。适合大中型的的报告会、总总结表彰大会会。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务六、会场布置置全围式式会议的领导和和主持人同其其他与会者围围在一起，体体现平等和互互相尊重的精精神，会场氛氛围好。适合小型座谈谈会或协商性性的会议。第二节会议议筹备阶段的的会务操作第四章会会议组织与服服务六、会场布置置半围围式式介于相相对式式和全全围式式之间间，既既突出出了主主席台台的地地位，，又增增加融融洽的的气氛氛。适合于于中小小型工工作会会议。。第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置分散散式式将会场场分成成若干干个中中心，，与会会者根根据一一定的的规则则安排排就座座，领领导人人就座座的为为主桌桌，适适合召召开联联欢会会、茶茶话会会等活活动。。第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———座座位安安排横排排法法把每个个代表表团、、小组组、单单位的的座席席从前前向后后排成成纵向向一列列，按按组别别顺序序以代代表座座席的的朝向向为准准，从从左至至右横横向依依次排排列座座次。。先排正正式代代表，，后排排列席席代表表。第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———座座位安安排竖排排法法按照既既定的的次序序把对对参会会的每每个代代表团团、小小组、、单位位的座座席排排成横横向的的一行行，再再按顺顺序从从前向向后依依次纵纵向排排列。。职务高高者排排在前前，低低者排排在后后第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———座座位安安排左右排排列法法把每个个参会会的代代表团团、小小组、、单位位的座座席安安排成成纵向向的列列，再再以会会场的的中心心为基基点，，将顺顺序在在前的的排在在中间间位置置，然然后先先左后后右，，一左左一右右向两两侧横横向交交错扩扩展排排列座座次。。先左后后右第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———座座位安安排座次标标识方方法主席台台或会会议桌桌上摆摆放名名签（（注意意顺序序）出席证证上注注明座座次（（某排排某号号）印制座座次图图表入场时时，应应有工工作人人员做做引导导。第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———环环境布布置主席台台的装装饰第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———环环境布布置有会标标、台台布、、花卉卉；有座位位签、、话筒筒；如若有有讲台台，注注意讲讲台的的布置置（方方向、、高度度）；；揭幕架架放在在主席席台的的左侧侧，先先用绒绒布罩罩住；；主席台台的装装饰第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———环环境布布置依职务务的高高低安安排，，高者者居中中，先先左后后右会议主主持人人应在在前排排的边边上就就座每个座座位的的左侧侧放置置姓名名台签签13254主席席台台代表席席主席台台的装装饰第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———环环境布布置会场背背景的的装饰饰第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务六、会会场布布置———环环境布布置色调的的选择择色彩搭搭配要要与会会议内内容相相协调调,如如表彰彰大会会、庆庆典等等可用用红色色，学术报报告可可用蓝蓝色背背景。。花卉的的布置置花卉的的布置置会对对人的的情绪绪产生生一定定的影影响，，要懂懂花语语。会场的的气味味微型案案例第二节节协协调调工作作概述述第三章章秘秘书书的沟沟通与与协调调“俗气气”与与“素素雅””A公司司与B公司司在深深圳香香格里里拉酒酒店举举行合合作签签约仪仪式，，酒店店服务务人员员按酒酒店例例行规规定，，在主主席台台摆放放了以以红色色为主主的色色彩绚绚丽的的几盆盆鲜花花，A公司司公关关部秘秘书王王小姐姐提前前来检检查会会场的的布置置，她她觉得得这几几盆颜颜色鲜鲜艳的的鲜花花有些些俗气气，就就让服服务人人员换换了几几盆素素雅的的鲜花花，摆摆上后后，办办公室室主任任认为为此花花与会会场的的气氛氛不配配，只只好请请服务务员将将原来来的鲜鲜花摆摆上。。实践训训练第三章章秘秘书书的沟沟通与与协调调我院要要在下下周一一召开开科学学实践践观第第一阶阶段总总结大大会，，要求求全院院教职职工全全部参参加，，届时时院领领导也也全部部出席席，要要求分分小组组模拟拟会议议的准准备情情况。。具体要要求：：1.撰写写会议议通知知;2.布布置会会场(用图图表示示):3.设设计座座位表表(包包括主主席台台的座座次);4.介介绍会会场的的布置置及需需准备备或检检查的的事项项;第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务会议进进行阶阶段的的会务务工作作框架架图会议签签到与与引导导组织会会议进进行做好生生活服服务（接站站、报报到、、签到到、资资料发发放、、情况况咨询询）（设备备监控控、会会议纪纪录、、新闻闻报道道、会会间服服务））（订购购车票票、餐餐饮服服务、、旅游游项目目）第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务思考：：如果某某个大大型会会议要要求你你做好好在机机场的的接站站工作作，你你应该该做哪哪些准准备？？接站站时应应注意意什么么？第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务一、会会议报报到与与引导导工作作会议接接站确定迎迎接规规格做好接接站准准备竖立接接待标标志掌握抵抵达情情况介绍宾宾主双双方第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务一、会会议报报到与与引导导工作作会议报报到安排住住宿报到方方式分发材材料（（纪念念品））确定报报到者者身份份报到是是掌握握与会会人员员准确确到会会情况况的重重要一一环。。可以亲亲自报报到，，也可可由代代表报报到。。开具收收据第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务一、会会议报报到与与引导导工作作会议签签到签到到本本签到表表的格格式准确统统计到到会实实际人人数或或签名名留做做纪念念。提前准准备好好签到到本、、签字字笔。。信息详详细，，包括括姓名名、单单位、、职务务、联联系方方式、、签名名等。。第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务一、会会议报报到与与引导导工作作签到的的要求求认真准准备好好必备备的资资料，，有弹弹性。。做好人人员分分工，，如签签到与与发放放资料料由不不同的的人负负责。。及时汇汇报与与会人人数，，特别别是超超出预预计人人数时时。注意签签到时时的礼礼仪。。第三节节会会议进进行阶阶段的的会务务工作作第四章章会会议议组织织与服服务一、会会议报报到与与引导导工作作会议引引导统一着着装，，提前前熟悉悉会场场及周周边生生活情情况；；有掌握握多种种语言言的能能力，，善沟沟通；；配带统统一会会务服服务人人员的的标志志；保持会会场安安静，，并在在开会会时做做好会会间服服务；；第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务二、、组组织织会会议议进进行行的的工工作作检查查会会场场准准备备情情况况会场场桌桌椅椅是是否否充充足足、、会会标标、、花花卉卉是是否否到到位位；；主席席台台座座签签是是否否摆摆好好，，名名字字再再次次核核对对；；会场场座座位位图图是是否否准准确确；；茶、、水水杯杯是是否否到到位位；；会场场布布置置情情况况第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务不协协调调的的烟烟灰灰缸缸某日日，，一一位位深深受受爱爱戴戴的的老老领领导导不不幸幸逝逝世世，，在在治治丧丧委委员员会会的的会会议议上上，，气气氛氛非非常常庄庄严严肃肃穆穆。。忽忽然然间间，，一一位位领领导导发发觉觉会会场场中中的的烟烟灰灰缸缸都都是是喜喜庆庆的的大大红红色色，，会会场场气气氛氛一一时时间间非非常常尴尴尬尬。。这这位位领领导导十十分分的的不不快快，，会会后后，，批批评评了了秘秘书书办办事事不不利利。。秘秘书书觉觉得得很很委委屈屈，，会会议议室室里里的的烟烟灰灰缸缸一一直直都都是是红红色色的的那那一一套套，，那那还还是是去去年年庆庆功功时时新新买买的的。。为为了了一一次次会会议议就就买买一一套套新新的的，，未未免免也也太太浪浪费费了了。。于于是是，，在在下下一一次次采采购购烟烟灰灰缸缸的的时时候候，，这这位位秘秘书书选选择择了了无无色色的的玻玻璃璃烟烟灰灰缸缸。。这这一一下下总总算算是是省省去去了了麻麻烦烦。。微型型案案例例第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务二、、组组织织会会议议进进行行的的工工作作检查查会会场场准准备备情情况况基本本设设备备如如：：麦麦克克风风、、音音箱箱、、手手提提电电脑脑、、投投影影仪仪；；其他他设设备备：：摄摄像像机机、、录录音音笔笔、、照照像像机机等等；；会场场设设备备情情况况会场场的的安安全全保保卫卫与与保保密密工工作作保持持会会场场秩秩序序、、关关注注场场内内设设备备使使用用情情况况、、注注意意保保密密工工作作。。第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务二、、组组织织会会议议进进行行的的工工作作会议议交交通通服服务务筹齐齐会会议议用用车车提前前做做好好路路线线说说明明对驾驾驶驶人人员员管管理理意外外事事故故应应急急处处理理第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务二、、组组织织会会议议进进行行的的工工作作会议议记记录录会议议记记录录的的要要求求记录录头头+记记录录主主体体+审审阅阅签签名名记录录头头：：会会议议名名称称、、时时间间、、地地点点、、出出席席人人、、缺缺席席人人、、主主持持人人、、记记录录人人；；记录录主主体体：：出出席席人人员员的的发发言言（（要要求求：：准准确确、、客客观观、、清清楚楚、、有有条条理理））会议议的的决决议议；；审阅阅签签名名：：通通常常是是主主持持人人和和记记录录人人的的手手写写签签名名，，以以备备案案。。标题题：：会会议议名名称称+文文种种或或文文种种第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第四四章章会会议议组组织织与与服服务务二、、组组织织会会议议进进行行的的工工作作会议记录录会议记录录的要求求速度快，，速记法法，速录录法；真实性，，必须是是与会人人员的真真实发言言，不能能附加任任何个人人感情色彩；；可使用录录音、录录像等辅辅助手段段；会议记录录有重点点；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议纪要要会议纪要要的格式式是根据会会议的主主旨，用用准确而而精炼的的语言综综合记述述其要点点书面材材料。作用：对对上可以以汇报工工作，对对下可以以指导工工作，对对平级可可以互通通信息。。主要包括括：标题题、正文文、主送送单位、、抄送单单位；会议概况况：会议议时间、、地点、、主持人人、与会会人员、、基本议议程；会议的精精神和议议定事项项：主体体部分，，议定事事项、措措施等；；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务会议记录录与会议议纪要有有什么区区别呢？？性质不同同，会议议记录是是实录，，会议纪纪要只记记要点；；功能不同同：会议议记录一一般不公公开，只只做资料料保存，，会议纪纪要要在在一定范范围内传传达或传传阅，要要求贯彻彻执行；；并不是所所有的会会议都会会形成会会议纪要要；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议纪要要的要求求内容的纪纪实性：：如实地地反映会会议内容容，不能能脱离会会议搞再再创作；；表达的要要点性：：撰写会议议纪要应应围绕会会议主旨旨及主要要成果来来整理、、提炼和和概括。。重点应应放在介介绍会议议成果，，而不是是叙述会会议的过过程，切切忌记流流水帐；称谓的特特殊性：：会议纪要要一般采采用第三三人称写写法；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务为期两周周的职工工代表大大会结束束后，秘秘书钟苗苗马上着着手进行行会议纪纪要的撰撰写工作作。第二二天即下下发到公公司各部部门，并并要求各各部门将将会议精精神传达达到每一一位员工工。没几几天，公公司上下下议论纷纷纷，对对其中涉涉及自身身利益的的条文感感到非常常不满意意。意见见很快反反映到领领导那里里，领导导把钟苗苗叫去问问情况，，钟秘书书一脸无无辜。请问：钟钟秘书的的做法是是否妥当当？发放放会议纪纪要的正正确的程程序是什什么？案例分析析第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议纪要要的工作作程序完善会议议记录编写会议议纪要确定印发发范围接收者确确认领导签字字打印成文文归档保存存印刷、分分发第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议简报报是会议的的交流性性和指导导性文件件，要求求及时、、准确编编写。具具备“快快、新、、实、短””的特点点。新闻报道道根据会议议的性质质与目的的，如果果需要将将会议的的内容或或精神宣宣传出去去，秘书书在会前就就应与新新闻媒体体记者联联系好，，邀请他他们到会会报道，，及时地地将会议议的精神宣宣传出去去。第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作接待新闻闻媒体原原则会议新闻闻要实事事求是，，达到宣宣传会议议精神的的目的；；掌握会议议住处的的保密度度，做到到内外有有别；报道中重重要观点点要经领领导审核核；对待媒体体要主动动积极；；收集外界界对会议议报道的的信息，，为会议议效果的的评价提提供参考考；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作接待新闻闻媒体工工作内容容由会议秘秘书撰写写新闻报报道稿件件，经领领导审阅阅后向媒媒体发送送；会议召开开期间，，邀请记记者采访访，发布布消息；；会议结束束后，召召开记者者发布会会，由会会议领导导直接介介绍会议议情况，并亲亲自回答答记者提提出的问问题；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务三、会议议期间的的生活服服务工作作制作通讯讯录会务人员员根据会会议签到到表制作作通讯录录，向与与会人员员确认后后，复印印发给与与会代表。。拍摄集体体照注意：将将会标作作为背景景，拍照照的人员员排序，，照片应应按时发发给与会会者留念念。娱乐活动动或旅游游注意：妥妥善组织织。第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务三、会议议期间的的生活服服务工作作餐饮服务务根据标准准，制订订预算；；搭配合理理：早餐餐要营养养，午餐餐要方便便，晚餐餐要丰盛盛；有宗教信信仰的要要特殊订订餐；注意餐厅厅的选择择、菜式式的搭配配；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务三、会议议期间的的生活服服务工作作宴会的程程序迎宾宾入场场宣布开始始介绍来宾宾致辞辞祝酒酒送别别散宴宴.第四章会会议议组织与与服务第四节会议结束束阶段的的会务工工作会议进行行阶段的的会务工工作框架架图送别会议议代表会场的善善后工作作整理会议议文件（发放回回程车票票、结清清会议费费用、安安排车辆辆送站））（结算会会议开支支、归还还所借物物品、清清理会场场）（整理会会议记录录、会议议文件分分类、立立卷、归归档）会务总结结与反馈馈（社会反反响、会会议精神神落实与与反馈））第四章会会议议组织与与服务第四节会议结束束阶段的的会务工工作一、送别别会议代代表结清会议议费用结算会务务费，并并提供相相关发票票，协助助酒店办办好退房房手续。。安排人员员送站安排合适适的车辆辆送行。。二、会场场的善后后工作内部会议议外部会议议第四章会会议议组织与与服务第四节会议结束束阶段的的会务工工作二、会场场的善后后工作内部会议议整理好会会议室，，收齐相相关的文文件材料料；检查关闭闭会议室室的设备备电源，，清理会会议室环环境；将需保密密的文件件做好回回收工作作；整理好会会议记录录；做好会议议的文件件存档工工作；第四章会会议议组织与与服务第四节会议结束束阶段的的会务工工作二、会场场的善后后工作外部会议议拿走通知牌和和方向标志，，归还租借的的场地；清理会场内其其他物品；关闭会场所用用设备；检查会场是否否有遗漏的物物品；归还所借物品品；结算会议开支支费用；第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作三、整理会议议文件清理文件（收收、存、带、、销）；整理会议记录录（存档）；；形成大会决议议、简报或纪纪要；写总结向上汇汇报会议情况况；收全会议材料料，汇编会议议文件，并分分类、立卷、归档；；第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作四、会务工作作的总结与反反馈工作会议预案所制制定的各项会会务工作是否否准确到位；；会务工作机构构之间以及部部门之间协调调状况；每个会务工作作人员工作完完成质量；会后应进行书书面总结；会务工作总结结第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作四、会务工作作的总结与反反馈工作会议决定事项项的传达（准准确、及时、、到位）；会议决定事项项的催办与登登记制度；会议决定事项项的反馈；会后的信息反反馈本章小结第四章会会议组织与服服务训练一：1．实训目标标通过训练让学学生掌握会场场布置。2．实训内容容训练任务一：：2006年1月17日，，上海宏达有有限公司在其其公司的大礼礼堂，举行2005年年年度总结暨表表彰大会，办办公室主任安安排你布置会会场。训练任务二：：XX电动自自行车有限公公司是一家全全国知名的电电动车专业生生产单位，产产品质量深受受行内专家和和消费者的好好评。为争当当行业内的领领头羊，公司司设计了一批批符合市场需需求和环保要要求的电动车车。为此，公公司准备召开开全国客户洽洽谈会暨产品品发布会。请请问，你如何何布置会场？？3.实训要求求（1）以小组组为单位，分分别完成以上上两项任务；；（2）操作中中需要使用的的物品，要求求学生课前准准备或制作。。如制作摆放放在主席台的的名牌。有些些物品比较难难准备：如麦麦克风，可以以用纸制作成成道具而代替替。（3）完成后后，由一名成成员向全班同同学，讲解会会场的布置及及布置的原因因。实践训练第四章会会议组织与服服务训练二：1．实训目标标通过训练让学学生掌握领导导发言稿的写写作。2．实训内容容金秋十月，你你校要举行第第六届秋季运运动会，请你你为校长写一一份在运动会会开幕式上的的讲话。3．实训要求求（1）开幕词词字数不少于于200字，，语言要求口口语化、富有有感情色彩，，又要求生动动活泼，语气气要热情、友友好。（2）教师随随机地抽取两两到三名同学学到讲台上，，以校长的身身份向同学们们致开幕词，，教师对学生生的文稿及演演讲进行评判判。实践训练第四章会会议组织与服服务训练三：1．实训目标标通过训练让学学生掌握会议议通知的写作作。2．实训内容容广东天瑞公司司准备在2006年1月月10日至11日在广东东省广州市香香格里拉酒店店召开2006年订货会会议，于2005年12月20日发发出会议通知知。会期为2天，1月9日报到。报报到地点在香香格里拉酒店店1506房房。请各地重重要经销商参参与，会务费费自理。请根根据以上材料料拟写一份带带回执的会议议通知。3．实训要求求（1）要求格格式规范，条条款清晰，语语言得体。（2）会议通通知的字数不不限，但要涵涵盖材料中的的所有要点。。第四章会会议组织与服服务第四章会会议组织与服服务课堂练习1.小型会场场内座位的安安排,常以离离会议主持人人或主席位置置近的座位为为上座,而会会议的主持人人或会议主席席的位置应置置于()A接近入入口处、正对对门B远离入入口处、背对对门C接近入入口处、背对对门D远离离入口处、正正对门2一般会议议议程的编制制应在（））A日程表表编制之后B日程程表编制之前前C会议筹筹备方案调整整之前D会会议筹备方方案编制之前前3会议成本本公式2A×B×T中的的A为（））A召开会会议的时间B参参加会议的的人数C会议议的直接成本本D每每小时与与会者平均工工资的3倍第四章会会议组织与服服务课堂练习4收集会议议文件资料的的要求有（））A确定收收集内容B确定定收集人员C确定是是否归档D确定定收集范围5清退会议议文件资料时时首先应（））A办理清退退手续B确确定清退文件件资料的范围围C整理清退退文件资料D填填写“文件清清退登记表””6会议决定定事项的传达达要求是（））A实用B审审核C建立立催办制度D及时到到位7会议文件件分发传递的的正确步骤是是（）A清点、、登记、装装封、发出B登记记、附清退目目录、装封、、发出C附清退退目录、清点点、登记、装装封D登登记、装封封、发出第四章会会议组织与服服务课堂练习8选择恰当当的会议地点点要综合考虑虑以下因素（（）A交通便利利B会场的大大小应与会议议规模相符C良好的设设备配置D场地租借借的成本合理理9会议记录录包括（））A有言必必录B速度要快快C内容真实实D资资料性强需要收集的会会议期间产生生的文件有（（）A通告B决决定C议案D会议记记录11会场的的主席台和场场内座次一般般根据（））安排。。A职务的的高低B代表的的性别C是否受受表彰或选举举结果D是