会计信息化实用教程用友会计信息化专第三章基础设置

会计信息化实用教程第3章基础设置目录3.1基础档案整理3.2基础档案录入3.1基础档案整理档案分类档案目录档案用途前提条件机构设置部门档案设置与企业财务核算和管理有关的部门先设置部门编码方案职员档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案，才能在其下增加职员往来单位客户分类便于进行业务数据的统计、分析先对客户分类，然后确定编码方案客户档案便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案供应商分类便于进行业务数据的统计、分析先对供应商分类，然后确定编码方案供应商档案便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析先建立供应商分类档案地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析3.1基础档案整理存货存货分类便于进行业务数据的统计、分析先对存货分类，然后确定编码方案存货档案便于存货核算、统计、分析和实物管理先确定对存货分类、确定编码方案财务会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案及外币凭证类别设置企业核算的凭证类型外币设置企业用到的外币种类及汇率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录收付结算结算方式设置资金收付业务中用到的结算方式付款条件设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息3.1基础档案整理案分类案目录档案用途前提条件业务仓库档案设置企业存放存货的仓库信息收发类别设置企业的入库、出库类型采购类型设置企业在采购存货时的各项业务类型先设置好收发类别为收的收发类别销售类型设置企业在销售存货时的各项业务类型先设置好收发类别为发的收发类别产品结构用于设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算先设置存货、仓库档案3.2基础档案录入3.2.1机构设置3.2.2往来单位3.2.3财务3.2.4收付结算3.2.1机构设置1．部门档案这里的部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现有部门一一对应。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。2．职员档案职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。3.2.2往来单位1．客户分类当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类，还可以按客户所属行业分类。2．客户档案客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动，就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系统，以便有效地管理客户、服务客户。3.2.2往来单位3．供应商分类当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。4．供应商档案供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。5．地区分类如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。3.2.3财务1．会计科目2．凭证类别3．外币种类4．项目目录1．．会会计计科科目目（1））设设置置会会计计科科目目的的原原则则会计计科科目目的的设设置置必必须须满满足足会会计计报报表表编编制制的的要要求求，，凡凡是是报报表表所所用用数数据据需需从从系系统统提提取取的的，，必必须须设设立立相相应应科科目目。。会计计科科目目要要保保持持相相对对稳稳定定。。设置置会会计计科科目目要要考考虑虑各各子子系系统统的的衔衔接接。。在在总总账账系系统统中中，，只只有有末末级级会会计计科科目目才才允允许许有有发发生生额额，，才才能能接接收收各各个个子子系系统统转转入入的的数数据据，，因因此此，，要要将将各各个个子子系系统统中中的的核核算算科科目目设设置置为为末末级级科科目目。。1．会计科目目（2）增加会会计科目科目编码码科目编码就是是按科目编码码方案对每一一科目进行编编码定义。对对科目进行编编码便于反映映上下级会计计科目间的逻逻辑关系；便便于计算机识识别和处理；；将会计科目目编码作为数数据处理的关关键字，便于于检索、分类类及汇总；减减少输入工作作量，提高输输入速度；促促进会计核算算的规范化和和标准化。设置会计科目目编码时应注注意：一级会会计科目编码码要符合会计计制度的统一一要求，明细细科目编码要要满足建账时时设定的编码码规则。1．会计科目目科目名称称科目名称分为为科目中文名名称和科目英英文名称，两两者不能同时时为空。科目目汉字名称是是证、账、表表上显示和打打印的标志，，必须意义明明确、用语规规范、尽量避避免重名。科目类型型科目类型是按按会计科目性性质对会计科科目进行划分分。按照会计计制度规定,科目类型型分为五大类类，即资产、、负债、所有有者权益、成成本、损益五五类。由于一一级科目编码码的首位数字字与科目类型型有直接的对对应关系，即即科目大类代代码“1=资资产类”、““2=负债负负债”、“3=共同类””、“4=所所有者权益类类”、“5=成本类”、、“6=损益益类”，因此此，系统可以以根据科目编编码自动识别别科目类型。。1．会计科目目账页格式式账页格式规定定了查询和打打印时该科目目的会计账页页形式。账页页格式一般分分为金额式、、外币金额式式、数量金额额式、数量外外币式几类。。一般情况下下，有外币核核算的科目可可设为外币金金额式，有数数量核算的科科目可设为数数量金额式，，既有外币又又有数量核算算的科目可设设为外币数量量式，既无外外币又无数量量核算的科目目可设为金额额式。外币核算算该科目是否核核算外币。如如果是外币，，则需要选择择外币种类。。一个科目只只能核算一种种外币。数量核算算用于设定该科科目是否有数数量核算，以以及数量计量量单位。计量量单位可以是是任何汉字或或字符，例如如千克、件、、吨等1．会计科目目汇总打印印在同一张凭证证中，当某科科目或有同一一上级科目的的末级科目需需要有多笔同同方向的分录录时，如果希希望将这些笔笔分录按科目目汇总成一笔笔打印，则需需要将该科目目设置为“汇汇总打印”，，汇总的科目目设置成该科科目的本身或或其上级科目目。封存被封存的科目目在制单时不不可以使用。。科目性质质增加登记在借借方的科目，，科目性质为为借方；增加加登记在贷方方的科目，科科目性质为贷贷方。用户只只能在一级科科目设置科目目性质，下级级科目的科目目性质与其一一级科目相同同，已有数据据的科目不能能再修改科目目性质。1．会计科目目辅助核算辅助核算也叫叫辅助账类，，用于说明本本科目是否有有其它核算要要求。系统除除完成一般的的总账、明细细账核算外，，还提供以下下几种专项核核算功能：部门核算、个个人往来核算算、客户往来来核算、供应应商往来核算算、项目核算算。一般地，收入入或费用类科科目可设置部部门辅助核算算。日常运营营中，当收入入或费用发生生时，系统要要求实时确认认收入或费用用的部门归属属，记账时同同时登记总账账、明细账和和部门辅助账账；与客户的的往来科目如如应收账款、、应收票据、、预收账款可可设成客户往往来核算；应应付账款、应应付票据、预预付账款可设设成供应商往往来核算；在在建工程及收收入成本类科科目可设成项项目核算，用用于按项目归归集收入或费费用。辅助账类必须须设在末级科科目上，但为为了查询或出出账方便，有有些科目也可可以在末级科科目和上级科科目同时设辅辅助账类。1．会计科目目日记账手工核算下，，只对现金和和银行科目记记日记账。而而在计算机环环境下，突破破了记账速度度这个瓶颈，，企业可以根根据管理需要要设置对任意意科目记日记记账。银行账对银行科目需需要设置银行行账。1．会计科目目辅助核算辅助核算也叫叫辅助账类，，用于说明本本科目是否有有其它核算要要求。系统除除完成一般的的总账、明细细账核算外，，还提供以下下几种专项核核算功能：部门核算、个个人往来核算算、客户往来来核算、供应应商往来核算算、项目核算算。一般地，收入入或费用类科科目可设置部部门辅助核算算。日常运营营中，当收入入或费用发生生时，系统要要求实时确认认收入或费用用的部门归属属，记账时同同时登记总账账、明细账和和部门辅助账账；与客户的的往来科目如如应收账款、、应收票据、、预收账款可可设成客户往往来核算；应应付账款、应应付票据、预预付账款可设设成供应商往往来核算；在在建工程及收收入成本类科科目可设成项项目核算，用用于按项目归归集收入或费费用。辅助账类必须须设在末级科科目上，但为为了查询或出出账方便，有有些科目也可可以在末级科科目和上级科科目同时设辅辅助账类。1．会计科目目1．会计科目目（3）修改和和删除会计科科目如果需要对已已建立会计科科目的某些属属性，例如账账页格式、辅辅助核算、汇汇总打印、封封存标识等进进行修改，可可以通过系统统提供的“修修改”功能来来完成。如果会计科目目未经使用，，也可通过““删除”功能能来删除。删删除会计科目目时应遵循““自下而上””的原则。1．会计科目目（4）指定会会计科目指定会计科目目是指定出纳纳的专管科目目，一般指现现金科目和银银行存款科目目。指定科目目后，才能执执行出纳签字字，从而实现现现金、银行行管理的保密密性，才能查查看现金、银银行存款日记记账。1．会计科目目2．凭证类别别系统提供五种种常用分类方方式供用户选选择：（（1）记账账凭证；（（2）收收款凭证、付付款凭证、转转账凭证；（（3））现金凭证、、银行凭证、、转账凭证；；

（4）现金收款款凭证、现金金付款凭证、、银行收款凭凭证、银行付付款凭证、转转账凭证；（（5））自定义凭证证类别。凭凭证分类类不影响记账账的结果，一一般而言，可可分为收款凭凭证、付款凭凭证和转账凭凭证。业务量量较少的单位位可不分类，，即只设置““记账凭证””一种类别。。2．凭证类别别某些类别的凭凭证在制单时时对科目有一一定限制，本本系统提供五五种限制类型型：（（1）借方必必有。制单时时，此类凭证证的借方限制制科目至少有有一个发生额额。（（2）贷方必必有。制单时时，此类凭证证的贷方限制制科目至少有有一个发生额额。（（3）凭证必必有。制单时时，此类凭证证无论借方限限制科目还是是贷方限制科科目，至少一一方有发生额额。（（4）凭证必必无。制单时时，此类凭证证无论借方限限制科目还是是贷方限制科科目均无发生生额。（（5）无限限制。制单时时，此类凭证证可使用所有有合法的科目目。2．凭证类别别3．外币种类类外币设置时需需要定义以下下项目：（1）币符及及币名：即定定义外币的表表示符号及其其中文名称。。（2）汇率小小数位：定义义外币的汇率率小数位数。。（3）折算方方式：分为直直接汇率与间间接汇率两种种。直接汇率率即“外币××汇率=本位位币”，间接接汇率即“外外币÷汇率=本位币”。。（4）外币最最大误差：在在记账时，如如果外币×（（或÷）汇率率-本位币>外币最大误误差，则系统统给予提示，，系统默认最最大折算误差差为0.00001，，即不相等时时就提示。（5）固定汇汇率与浮动汇汇率：对于使使用固定汇率率（即使用月月初或年初汇汇率）作为记记账汇率的用用户，在填制制每月的凭证证前，应预先先在此录入该该月的记账汇汇率，否则在在填制该月外外币凭证时，，将会出现汇汇率为零的错错误。对于使使用变动汇率率（即使用当当日汇率）作作为记账汇率率的用户，在在填制凭证的的当天，应预预先在此录入入该天的记账账汇率。3．外币种类类4．项目目录录（1）定义项项目大类。定定义项目大类类包括指定项项目大类名称称、定义项目目级次和定义义项目栏目三三项工作。项项目级次是确确定该项目大大类下所管理理的项目的级级次及每级的的位数。项目目栏目是针对对项目属性的的记录。例如如定义项目大大类“工程””，工程下又又分了一级，，设置1位数数字即可，工工程要记录的的必要内容如如“工程号””、“工程名名称”、“负负责人”、““开工日期””、“完工日日期”等可作作为项目栏目目。（2）指定核核算科目。指指定设置了项项目辅助核算算的科目具体体要核算哪一一个项目，建建立项目与核核算科目之间间的对应关系系。（3）定义项项目分类。例