236人力资源系统稽核管理办法

XX股份有限公司XX股份公司人力资源系统稽核管理办法分发号：版本：A/0版编制： 日期：审核： 日期：复核： 日期：批准： 日期：XX布XX实施XX布XX股份有限公司发布XX股份有限公司文件编号XX版本/版次A/0文件类别管理规范生效日期XX年2月20日文件名称股份公司人力资源系统稽核管理办法页数第1页共6页目的根据《人力资源管理控制程序》，为了有效地维护股份公司人力资源管理体系的运行，指导对各生产公司开展人力资源管理体系内部稽核，及时发现和解决体系运行中出现的问题，对运行过程中所出现的不符合项应采取必要的纠正或预防措施，达到持续改进、完善人力资源管理体系的目的。适用范围本制度适用于股份公司人力资源管理体系的内部稽核。术语和定义3.1人力资源系统内部稽核：是公司内部针对人力资源管理体系进行系统、独立性的审核，以判断人力资源管理活动与相关结果是否与体系要求相一致，体系的内容是否适宜和有效并得到实施。3.2人力资源管理体系：是指股份公司内部有关人力资源管理活动的制度、规章、方案、记录等，包括人力资源管理控制程序、管理规范、作业指导书、各种人力资源方案和相关记录等。3.3审核不符合项的性质等级参照《股份公司管理体系运行及评价规范》规定执行。职责4.1彳丁政副总裁4.1.1负责统筹人力资源系统内部稽核工作，配备内部稽核所需的资源，批准《人力资源系统内部审核计划》。4.1.2负责股份公司人力资源管理体系的协调和监督，确保体系正常运作，对体系运行结果有考核权，并对其审核过程中的独立性、系统性、公正性以及体系运行的有效性负责。4.2人力资源中心4.2.1人力资源中心负责对本文件的解释和归口管理。4.2.2负责对各单位人力资源管理体系运行的监督、维护和指导，向行政副总裁汇报体系运行情况，提出可行的改进意见。4.2.3负责组织实施人力资源系统内部稽核，提出审核计划，报行政副总裁批准后实施。4.2.4对各单位人力资源管理体系运行结果有建议权、考核权。4.3各单位人事行政部

XX股份有限公司文件编号XX版本/版次A/0文件类别管理规范生效日期XX年2月20日文件名称股份公司人力资源系统稽核管理办法页数第2页共6页4.3.1根据股份公司要求积极建立、实施及完善本单位的人力资源管理体系。4.3.2针对人力资源系统内部稽核发现的不符合项按要求进行整改，持续推进体系的改进、完善。4.3.3依据《人力资源系统内部稽核计划》参加稽核工作。管理内容5.1人力资源管理体系审核评价工作5.1.1人力资源中心根据各单位的运作状况排定计划，组织内审小组对各单位进行人力资源管理体系审核评价，审核步骤按照《内部审核控制程序》进行。5.1.2内审小组成员依照《人力资源系统审核清单》进行审核评价，并把审核事实、结果客观地记录其中。完成后3个工作日内，由审核小组组长统一提交人力资源中心。5.1.3《人力资源系统审核清单》中每个小项的评分结果分为：完全符合要求评“5分”；部分符合要求评“3分”；不符合要求评“0分”。具体见附件一。5.1.4根据各管理要素实际得分总和除以所有要素的总分再乘以百分之百，得出该单位的最终评价结果。5.2人力资源管理体系审核作业标准序号审核模块审核作业标准1目标与计划管理审查年度、月度计划是否经过批准并现场张贴；审查年度、月度计划制定的合理性，即审查年度、月度计划是否分解上级计划，月度计划是否分解年度计划；年度、月度计划是否根据上一年/月度达成确定目标及改善计划，是否具有针对性；审查年度、月度计划完成情况，未完成计划是否滚动到下月；审查人力资源总目标达成，重点审查招聘到位率、培训计划完成率、人工成本达成、管理费用达成、员工离职率、劳资纠纷案件；未达成目标是否制订改善计划。2招聘与配置审查招聘需求如何确定，是否经过批准；是否制订招聘计划，是否按计划开展招聘工作，招聘目标是否达成；询问招聘人员对招聘工作开展、招聘流程、面试流程（含证件、资料审查）、招聘渠道、招聘职位要求的掌握情况；审查招聘台账是否完备（招聘需求、招聘计划达成情况、招聘成本达成）；

XX股份有限公司文件编号XX版本/版次A/0文件类别管理规范生效日期XX年2月20日文件名称股份公司人力资源系统稽核管理办法页数第3页共6页检查是否录用了未成年工，录用的岗位是否符合在三级劳动强度以下，未成年工用工是否经过人社机构备案；检查禁止录用童工的执行情况；检查人事回避信息是否及时更新，人事任用是否有执行回避原则；检查人事黑名单信息是否及时更新，是否按规定执行；检查员工编制是否按计划进行控制。3培训与发展检查是否开展年度培训需求调查，并根据调查情况制定年度培训计划？年度需求调查是否按通知要求开展？是否对年度培训及年度培训需求进行总结分析？检查年度培训计划是否分解到月度？检查月度培训是否按年度、月度计划开展？抽查培训计划到位情况，是否开展培训效果评估？评估的方式？是否对各部门培训计划执行情况进行检查？检查新员工培训入职培训开展情况，特别是在三级安全教育和规章制度方面的培训；是否建立相应的培训记录，包括但不限于：签到表、测试卷、培训信息录入等；检查岗前培训开展情况，特别是SAP终端用户上岗是否通过测试，是否有相应的培训记录等；检查在岗培训是否开展有职业健康与安全生产培训，是否有相应的培训记录等；检查培训是否有培训教材，特别是TWI教材运用与管理情况；检查是否建立内训师队伍，建设情况如何；检查是否建立特殊岗位上岗证名册，特殊岗位上岗证期限是否有效；检查储备人才培养方案及执行情况（包括新建生产线人才储备培养、大学生培养）。4薪酬管理检查调薪计划、工资调整审批、月度工资审批表是否专案档案保存并确保保密性；检查年度调薪计划、主任级以上人员个案调薪是否经过人力资源中心审核及主管副总裁、总裁批准；检查转正、异动（平调、晋升、降级等）工资调整是否符合《股份公司薪酬福利管理制度》规定；抽查月度工资审批资料审批手续是否齐全，各类奖励、补贴是否经过批准，是否符合文件规定；检查计件工资方案是否符合公司制度规定，是否经批准与备案；检查员工加班情况，班后加班是否提交申请？加班工资核算是否符合公司制度规

XX股份有限公司文件编号XX版本/版次A/0文件类别管理规范生效日期XX年2月20日文件名称股份公司人力资源系统稽核管理办法页数第4页共6页定；检查公积金与社保参保情况，是否有未参保的情况，是否符合制度及当地政策规定？检查工资发放记录与考勤记录纸质档案是否完整。5绩效管理检查是否建立内部考核制度，是否按制度执行？检查月度考核执行情况；检查各岗位人员考核指标是否分解上级年度、月度目标？检查考核指标、目标、计分规则等是否合理？是否定期对考核指标进行检讨、修订；检查月度奖金分配是否按考核结果、文件规定执行；检查是否开展绩效监督检查？考核数据是否存在弄虚作假现象？检查年终奖方案、年终奖核算是否符合规定？检查日常监督检查考核是否有相关记录，考核结果是否有公示；奖惩是否有记录，奖惩申报表是否有确认；6人事档案管理检查档案柜标识是否清晰、简单明了，是否建立检索规则方便档案查找；检查档案存放是否整齐，是否按检索规则存放；按在职总人数的10%随机抽查人事档案，检查人事档案资料是否按照《股份公司人事档案管理》规定的存放顺序存放；检查档案资料是否包括但不限于：入职申请表、身份证复印件、人事调度单、三级安全教育卡、入职培训试卷、学历证书、学位证书、职称证书、职业资格证书、特殊技能操作证、《劳动合同》、《培训协议》、《保密协议》、体检证明、转正资料、异动资料、离职资料（《员工离职申请/面谈表》、《员工离职手续办理表》）；检查资料是否填写规范，入职申请表过往经历、教育经历、家庭成员、地址信息（包括户籍地址、现/常住地地址、紧急联系人及地址）是否填写清晰、完整。检查《劳动合同》期限及是否有漏签情况，检查身份证期限、健康证期限、特殊岗位技能操作证期限是否有效。7员工关系管理检查员工法定假日、轮休、年假休假的执行情况；检查婚假、产假、丧假、陪产假、工伤假、病假是否按文件规定执行；检查劳保用品发放情况、现场检查情况，是否符合文件规定；检查年度体检、员工健康证体检、职业病专项体检的执行情况？体检是否存在异常

XX股份有限公司文件编号XX版本/版次A/0文件类别管理规范生效日期XX年2月20日文件名称股份公司人力资源系统稽核管理办法页数第5页共6页情况？异常情况如何处理？检查离职率课题推进情况，是否制订年度课题计划，执行情况如何？检查实际离职率目标达成状况；检查是否开展新员工专项管理工作以稳定新员工，降低新员工离职率，是否定期开展走访、座谈；检查是否建立劳动争议、投诉台账，针对劳动争议事件如何预防、处理？是否对劳动争议案件进行分析、总结形成教案？检查工伤事故处理（含工伤赔偿）是否符合文件规定；检查食堂与宿舍管理情况，员工对后勤服务满意情况；检查是否有劳动合同台账、劳动合同签收记录，是否有员工花名册，是否有员工手册签收记录。8企业文化管理检查是否制订年度文化活动计划？是否按计划开展？检查是否建立文化活动台账？检查各类例行文化活动、社团活动、团队激励活动的开展情况及活动开展台账；检查是否建立团队激励活动费用台账？检查活动中心、活动场所使用频率，设施情况，及日常运行管理情况；检查企业文化宣传工作开展情况，是否建立统一文化宣传内容，是否定期更新？5.3不符合项报告的整改与跟进验证5.3.1人事行政部收到不符合项报告后，在七天内完成填写改善措施、完成日期和责任人，并在限期内完成全部整改。5.3.2人力资源中心对开出的不符合项报告在下次审核时或适当时机到现场验证。5.3.3人力资源中心对已整改的问题及时进行关闭，对未整改的问题另开出不符合项报告，如责任单位仍未整改，则该不符合项问题的不符合程度上升一级（到严重不符合为止）。5.4审核结果的运用5.4.1人力资源系统内部稽核结果，以及审核不符合项整改情况，纳入人事系统业绩评价，并作为人事行政部年度先进部门、先进个人的评选依据；同时，可作为人事行政部人员年度考核及晋升的依据。5.4.2针对各审核员在审核的过程中所形成的不符合项，要求人事行政部在规定的时间内完成整改，对于在规定的时间内没有提出整改措施及完成整改项目的，将对人事行政部经理进行考核，具体由人力资源中心以专项报告报行政副总裁批准。

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