《会议组织与服务》教案 第一章 会前组织工作 第四节 会场准备工作

会议组织与服务课程教案（第一章）授课题目第四节会场准备工作课时安排1教学目标.了解并熟悉会议准备工作的主要内容.熟悉会场座位的安排3掌握会场的布置教学重点熟悉会议准备工作的主要内容和会场座次的安排教学难点能够布置会场、。授课类型理论、练习教学方式讲授、案例教学资源多媒体教学基本内容与教学设计一、会场的类型会场类型类型容纳人数特点适合会议类型来源会议室10〜50人一次投资，多次使用，平均成本较低空间封闭，避免打扰，保密性强调用灵活便捷各种内部小型会议，如例会、部门会议、座谈会、交流会、谈判会议等单位内部自备礼堂百人以上座位固定，容纳人数固定功能分区明显，有主席台设备比较完善单次费用较高各种中大型会议，例如表彰大会、庆典大会、全体大会、代表大会、报告会等单位内部自备或租用大厅人数不固定空间可以根据会议需要灵活划分会议时间之外可以有其他用途容纳人数灵活，人员进出会场比较自由大型会议的分会场；展览展示会；临时会议单位内部自备或租用露天场地人数不固定空间可以根据需要扩充容纳人数灵活，人员进出会场比较自由易受各种因素干扰群众集会、庆典仪式租用二、会场的预定1.会场预定的原则

（1）根据会议类型预定会场。（2）根据基础设施条件预定会场。（3）根据会议规模预定会场。2.会场预定的方式（1）预定内部会议室：1）适当提前。2）确认预定。3）合理调配。（2）预定外部会场。1）应有完善的设施、设备。2）尽量避开闹市区。3）合理的场地租借费用。4）预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。三、会场内部环境布置1.会场布局形式的类型会场形式的类型会场格局常见会场形式适用会议优点相对式大小方形、半圆形大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会场恢宏壮观，会场气氛庄严肃穆，突出支持人和发言人全围式圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形、回字形小型会议及座谈会、协调会等类型的会议人员紧凑，容易彰显和谐愉快的气氛，便于与会代表沟通半围式马蹄形、方拱形、T字形中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等介于相对式与全围式之间，既便于主持人与参会人员的沟通，又增强了会议效果分散式方桌形、V字形、圆桌形规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等既强调了领导和嘉宾的地位，又利于与会代表相互沟通和交流，会议气氛更加自然畅快oooooo图2-4-2oooooo图2-4-2半圆式布局匚11I

oooocoL11IooodooL11ioooooo图2-4-1大小方形布局图2-4-3圆形布局oooO图2-4-4回字形布局OOOO000。0000图2-4-5马蹄形布局图2-4-6T字形布局.主席台的布置一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。（1）会标。会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬挂在主席台上方。（2）会徽。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。（3）讲台。.座次的安排

安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。（1）主席台座次安排。国内会议主席台的座次安排。按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右（以主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次排列。如图2-4-7所示。主席台人数为单数主席台人数为单数主席台座次安排示意图国际性会议主席台的座次安排。主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左（以主席台的朝向为准）向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。主持人座次安排。主持人既可在前排边座入座，也可按职位高低顺序就坐。主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口。（2）参会人员的座次安排。1）竖排法。OCCCCCCCC主席台从左到右排列部门1部门2部门3部门4TOC\o"1-5"\h\zO__OO__cHOOQQ|部门1||部门2||部门3||部门4|o-c?o-aOOOO部门1部门2部门3部门4O-CJO__CJOOQO2）横排法。从前到后排列图2-4-9横排法座次示意图3）左右排法。主席台以中间为基点先左后右向两侧排列|部门4||部门2||部门1||部门3|部门5OOQOOOCD|部门4||部门2||部门1||部门3]部门5OOOOOOCC|部门4||部门2||部门1||部门3|部门5OOOOOOOO图2-4-10左右排法座次示意图无论采用何种排法，事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。.会场氛围的设计会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。四、会场外部环境布置在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘托会场热烈隆重的气氛。庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。

五、会场设备的安装与调试.专人负责设备安装与调试.及时维修问题设备.进行必要的演示与检测.电器设备的特殊要求小贴士——会前检查场地为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称“踩点”。会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场检查。为了确保万无一失，会前检查一般应对现场进行实地考察。秘书要密切配合领导人的检查工作。一般会议检查的重点是：会议文件材料的准备、会场布置是否与会议议题相适应、会标是否端正醒目、主席台是否按照议定次序设置、领导人台签是否妥当、旗帜鲜花等烘托气氛的装饰物是否得体、音箱等设备是否工作正常、安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括场地划分是否合适、进场退场路线安排、警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等。课内练习在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一时间，主席台上有人在交换位置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样解决这个问题？课后作业天地公司将于20n年12月18日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。开幕式后将分部门进行