广播电视台文书档案管理存在的问题与改进策略探讨-档案管理论文

3/3广播电视台文书档案管理存在的问题与改进策略探讨-档案管理论文

广播电视台在其发展过程中会形成大量的文书档案，但部分单位对文书档案管理工作重视程度不够，如文书档案管理设备设施不完善等，仍然依靠传统的人工管理模式开展工作，如何根据信息化发展需要、根据文书档案管理工作发展的需要进行改进是一个值得探讨的课题。

一、广播电视台文书档案管理的基本内容

根据广播电视台的实际情况，其文书档案主要包括上级机关批转、下发等资料，电视台领导变动等有关本单位的资料，以及其他有保存价值的资料，这些文书档案的管理主要包括三个方面的内容，即档案本身的管理，档案的开发利用管理，档案信息化管理。

（一）文书档案本身管理。首先，文书档案的归档，主要是要明确归档文件的范围、归档的时间要求以及相关的责任主体，如对于会计档案应由财务部负责整理后统一归档。其次，文书档案的保管，主要是对档案室的管理，如明确档案室应当采取的安全措施等。再次，文书档案的鉴定和销毁，主要是要明确如何鉴别哪些档案要归档，如何鉴别哪些档案可以销毁，销毁中应履行哪些手续等。

（二）文书档案的开发利用管理。首先，文书档案的调阅管理，即要明确文书档案的借阅流程，特别是要明确领导审批流程，且借阅后要严格对档案进行审核，避免档案资料的损毁。其次，文书档案的统计与应用管理，要明确文书档案管理人员应当全面的掌握广播电视台档案的相关信息，能够为档案的统计、利用提供基础性的资料。

（三）文书档案信息化管理。首先，文书档案的电子化管理，即文书档案资料的录入、审核与维护管理，这一过程中要求广播电视台要开发出相应的管理系统，并配备计算机等硬件设施。其次，文书档案的安全保密管理，要在传统保密管理制度的基础上，根据信息化的特征制定更为严格的保密制度，如对于有机会接触电子档案的人员要进行身份识别等。

二、广播电视台文书档案管理存在的主要问题

虽然经过长时间的摸索，广播电视台文书档案管理工作已经取得了可喜的成绩，但从实践来看也还存在一些问题，主要表现在管理能力有待提升、开发利用不够、信息化程度不够等方面。

（一）文书档案管理能力有待提升。首先，文书归档不合理，部分电视台特别是基层广播电视台简单的按照年度进行归档，即一个年度一本档案，没有进行全面的细分，导致档案内容相对混杂。其次，文书归档不及时，广播电视台内部各科室（股室）部分档案存在迟迟不归档、文书档案归档不规范等行为，甚至部分档案没有交由电视台统一保管，导致文书档案出现信息缺漏等问题。再次，文书档案管理不规范，表现在安全意识不够，借阅文书档案特别是领导者借阅档案没有履行相关的手续，文书档案销毁时手续不完备等方面。

（二）文书档案开发利用不够。首先，文书档案统计分析不够，基层广播电视台文书档案管理人员一般都是兼职的，他们大多仅仅根据工作职责对文书档案进行保管，而没有有效的进行分类统计，没有全面的掌握文书档案的内容，从而难以支撑文书档案开发工作。其次，文书档案研究不够，基础广播电视台文书档案管理人员多缺乏专业背景，也缺乏利用各种软件对文书档案中的内容进行深入挖掘的能力，这就限制了文书档案作用的发挥，如难以形成完整的研究报告供领导决策参考。

（三）文书档案管理信息化程度不够。首先，文书档案的内容信息化程度不够，部分广播电视台的文书档案虽然都是以Word文档形式输出，但其保存仍然按照纸质版本进行，没有将电子版同步保存，保存模式较为传统。其次，文书档案管理信息化程度不够，如没有充分利用信息编码技术对文书档案进行归档、利用档案管理信息对文书档案进行管理，从而降低了文书档案利用能力。

三、广播电视台文书档案管理改进策略

改进广播电视台文书档案管理，实现档案管理科学化、规范化是一种追求，要达到这一目标，可以从制定文书档案管理方案、改进文书档案管理模式，创新档案管理工具等方面着手。

（一）制定文书档案管理方案。首先，要有效的分析文书档案管理面临的新环境，即广播电视台的发展对文书档案管理提出了新的要求，信息化为文书档案管理提供了新途径，要分析这些变化对文书档案管理的影响。其次，要明确文书档案管理的目标任务，即广播电视台文书档案不仅包括保管，还包括开发利用等。要明确每一项任务所应当达到的目标，如保管要做到纸质与电子保管同步等。再次，要明确文书档案管理的具体路径，主要包括档案归档、保管、信息化、安全等的具体实现路径等。

（二）改进文书档案管理模式。首先，要改进文书档案管理组织模式，强化文书档案管理组织领导。广播电视台要高度重视文书档案管理工作，成立台文书档案管理领导小组，并由台领导担任组长，通过这种领导的重视促进管理工作水平的提升。其次，要改进文书档案业务管理模式，要从全台的角度对文书档案进行有效的分类，并进行统一的编码，以便于档案分类整理。再次，要改进文书档案人员管理模式，在电视台内部，每一个部门或者说科室都要明确一个责任人负责文书档案工作，并明确这一人员的工作职责，以此保障文书档案管理工作落到实处。

（三）创新档案管理工具。首先，要在严格的按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》的基础上，充分利用信息化工具开展档案管理工作，包括对文书档案进行分类编码，并将这种编码扫描进入档案管理系统，利用扫描技