公司记录控制程序

记录控制程序文件编号页码第4页共4页修订日期记录控制程序受控状态：文件编号：修订状态：A0分发号：编制：审核：批准：日期：日期：日期：会签与修订页：会签页:部门签名日期备注会签销售部会签制造部会签采购部会签技术部会签财务部会签质量部会签管理部会签会签会签会签会签会签会签修订记录:修订状态修订日期生效日期更改内容修订人1目的对质量管理体系记录进行有效管理和控制，用以提供本公司的质量管理体系有效进行的证据，并为公司的产品实现管理的可追溯性，改进、纠正和预防措施提供依据，为文件修改提供依据。2适用范围本程序适用于公司内质量管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。3职责3.1管理部为本程序的主管部门，负责本公司质量管理体系有关记录的管理，同时负责本公司产品的有关质量记录的管理。3.2管理部负责对人员的能力、意识与培训记录管理，包括培训记录、培训考核的管理，上岗、转岗、待岗、人员证书的保存等。3.3技术部负责产品设计开发过程所有记录的管理。3.4各职能部门和车间负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存。3.5记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。4工作程序4.1记录的种类：主要分内、外部两类4.1.1内部记录主要包括：培训记录、检验报告、试验报告、内审报告、评审报告、审核报告、不合格报告、质量管理体系运行记录等。4.1.2外部记录主要包括：各类培训合格证书、采购产品的检验试验报告、合格证、质量保证书、委外检验试验报告、计量器具检定报告等。4.2记录填写4.2.1记录填写可用黑色或蓝色的钢笔、中性笔或圆珠笔，不许用铅笔和红色笔，记录修改或突出重点时可用其他颜色的笔。4.2.2记录内容应真实清楚、字迹清晰、完整准确（签名要完整，日期要完整）、填报及时。当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划两条横线“=”，并在上方或适当位置填写新的内容，相关人员应签名或盖章并注明日期，必要时注明理由。记录时不留空栏，如某栏内容暂无，则划“/”，如一栏中有大部分面积为空白，则注明“以下空白”。4.3记录的标识和编号按《文件编制规范》执行。4.4记录的编目、归档及查阅4.4.1记录的编目管理部为记录的主管部门，负责汇总编制本公司的《记录清单》。各部门负责编制本部门的《记录清单》，并提交给管理部。4.4.2记录的归档记录的保存部门按要求，至少每年进行一次整理，并归档妥善保管。4.4.3按照记录的编号、编目、部门或记录名称到管理部或相关部门进行检索。4.4.4记录的查阅记录只准查阅，不准外借，特殊情况下征得主管部门领导同意后，允许借复印件，原件不允许外借。4.5记录的增、减、更新及贮存和保护4.5.1记录需要增加、减少或更新时,由该记录的使用部门申请,经部门负责人审核同意后报管理部核准,增加的领取新记录编号,更新的在可能的情况下尽量把库存记录表格用完。申请部门接到批准后，应把变化的情况和内容及时传达到所有相关部门和场合。管理部和申请部门同时对记录清单作相应的更改。4.5.2各相关部门对记录定期收集，专人负责保管。纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防火及防丢失，并便于查阅，录像带和光盘存放的记录应专人控制，注意防潮、防压、防尘、防磁，并有备份。4.6记录的处置4.6.1记录的销毁按《文件控制程序》中4.6条款规定执行。4.6.2质量管理体系记录的保存期限一般为3年，技术类文件在产品停产后保存15年，