采购订单管控办法-大智培训

採购系統之---採购訂單管控辦法Bruce1/31/202311.0目的確保採购訂單從開立到請款作業的全過程優質、高效。確保採购訂單的採购料號、數量、交期、價格均符合公司規定或要求。1/31/202322.0範圍大智公司原物料採购訂單非原物料可作参考1/31/202333.0責任採购主管負責維護和監督本管控辦法的正確執行，必要時提出修訂。采购承办人负责采购订单的开立、追踪及结案。财务负责稽核付款依据之正确性和合法性。1/31/202344.0程序内容1/31/202354.1採购訂單發放

4.1.1物控依物料需求計畫（MRP)，材料之L/T，開立請購單，請購單上必須有材料料號、品名、需求數量、交貨日期及該請購料件所屬機種。1/31/202364.1.2採购依據請購單開立採购訂單，采購訂單上的内容必须包括︰<1>供應商<2>單價（注意︰幣別）<3>是否含稅(注明“含稅〞或“未稅〞字樣)<4>交貨數量<5>交貨地點<6>付款條件<7>貿易模式<8>包裝要求並確實記錄在採買記錄表上。1/31/202374.1.3採购訂單處理時間規定︰急件︰一天內完成。一般件︰二天內完成。4.1.4採购訂單開立后，為了便于追溯，務必在請購單上注明所下達的採购訂單號碼.。在採购單上注明請購單號碼（若是用ERP系统，采购单会带出请购单号码）。4.1.5向國內採购之物料，不論其報價是否含稅，在採買訂單上必須注明〞含稅價〞還是〞未稅價〞。1/31/202384.1.6向國外採買之物料，由於是外幣計價，所以不含17%增值稅，但其進口關稅，報關費，運費….等，皆在採购與廠商談判議價時確定。4.1.7.採购訂單經主管簽核核準后，發出給供應商，並請供應商確認交期后即時回傳。1/31/202394.2採购訂單之確認︰4.2.1採购訂單發出給供應商，務必請廠商確認，並蓋章簽回。4.2.2採買訂單上之交期，因L/T關係，廠商無法如期交貨，也需請廠商確認其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（业务）調整生產（出货）排程。4.2.3採购訂單厂商確認時限︰國內廠商一天內完成，國外廠商三天內完成。1/31/2023104.3採買訂單之變更採购訂單之變更包括︰1、數量變更2、交期變更3、价格变更4、取消1/31/2023114.3.1採购依請購變更通知單上之數量／交期變更或取消，重新發放採買訂單，（在MFG/PRO系統上，採買訂單有版本別来作区分），將變更后之訂單及項次標示清楚，蓋上〞变更〞章后，傳真通知廠商。若廠商同意變更或取消，請廠商確認簽回。1/31/2023124.3.2若廠商接到採買訂單取消或减量時，其材料已生產完畢待交貨或其他原因，不同意採购訂單之變更，務必請廠商在採购訂單上注明不可變更或取消之數量及原因，並將变更之採购訂單回簽。1/31/2023134.3.3属以下情况之一，不可讓廠商再交貨，因倉庫不會再收料，若有特殊情況，則需先協調生物管或業務，經其許可后，始可入料。A.採购訂單數量减少B.延迟交货C.取消订单1/31/2023144.4供應商交貨及應注意事項4.4.1廠商依據採购所下之ＰＯ，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。4.4.2廠商送貨時，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強度，或是其他特別要求。1/31/2023154.4.3如果箱內還有小包包裝，需在包裝外标识料号和數量，外箱需标识採買訂單No.，料號，品名，數量。4.4.4廠商送貨時，要依訂單交期之先后來交貨且送貨單上要注明採购訂單號碼，料號，品名，交貨數量，倉庫收料則依廠商之交貨明細，確實清點箱數與數量，並確認來料與單據上的料號、品名是否相符。1/31/2023164.4.5廠商交貨時，廠商扣該份採购訂單之數量，務必與倉庫收料一致，絕不可有廠商扣〞A〞採购訂單，而倉庫收料扣〞B〞採购訂單，造成后面對帳請款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。4.4.6採购最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統內將採购訂單之未結數量，传真給廠商核對。1/31/2023174.5材料之跟催4.5.1廠商依照採购訂單上之材料交期，並考慮其材料運輸時間，務必準時交貨。4.5.2為確保廠商如期交貨，採购人員應依生管之生產計畫或物控之交貨排程進行材料跟催。1/31/2023184.5.3廠商如在L/T內無法如期交貨，採買必須問明原因，並與廠商確認新的交期，且要告訴物控新的入料時間，必須以不停線為原則。（如果會造成停線必須立即報告主管，請求协助。）4.5.4為確實讓採购人員能對負責之材料有所掌控，尤其是重要料件，採购人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採购人員對物料之掌控。1/31/2023194.6品质異常及不良品處理作業4.6.1若買賣雙方對採购材料，有检验标准上之差異時，由品保會同採购單位（或其他相關單位）研討處理。若生產急需且在不影響产品品质前提下，可依特采作業流程（MRB）處理。4.6.2當廠商交貨發生品质異常時，採购務必盡速通知廠商來廠了解並處理。1/31/2023204.6.3若是生產線退出之不良品（不含生產線製造不良），須經品管（IQC）判定責任歸屬，若是原材不良，責任歸屬為廠商，則要求廠商以直接交換或不良退貨扣款的方式處理。1/31/2023214.7驗收及請款作業處理4.7.1廠商交貨，倉庫收料清點數量，開立驗收單，轉IQC檢驗，檢驗完畢后，合格物料轉良品倉管點收入庫，初檢不良品及時退回廠商，然后轉出一聯驗收單（白聯）給採购執行請款作業。4.7.2採购人員須確認驗收單上有詳細列明訂單號碼，料號，品名，交貨數量，驗收日期及驗收合格數量，倉管人員及品管人員之簽名。1/31/2023224.7.3驗收單上之訂單號碼，料號，品名，交貨數量，不可隨意更改。4.7.4廠商請款時，其發票務必注明訂單號碼，以便請款人員之核對。4.7.5採购人員在請款時，務必備齊驗收單／發票／訂單三者之訂單號碼要一致。1/31/2023234.7.5.1請款時，是以驗收合格數請款。4.7.5.2請款時，要注意幣別。4.7.5.3注意發票之有效期限。4.7.5.4請款時，要在訂單上注明請款日期／請款數量／收貨日期（驗收單右上方日期），以便未來之核對與查詢。當訂單單價與發票單價不相符時需向廠商確認原因，否則不予請款。1/31/2023244.7.6請款注意事項4.7.6.1請款作業必須在發票,驗收單,訂單,請購單都齊全的前提下才能進行.4.7.6.2請款時要確定〞發票〞,〞驗收單〞,〞訂單〞上料號,數量,金額是否一致,完全一致時才能請款。4.7.6.3請款時一定要在訂單上注明請的是哪一項次，及其請款數量、金額.(以防廠商重複寄發票造成重複請款的現象)1/31/2023254.7.6.5請款