第二章(2)项目会议

工程管理实务周建国：山东建筑大学管理学院工程管理教研室1/31/20231第四节项目会议“管理就是开会”，会议已经成为项目经理的一项重要工作内容，它提供交换和分享信息与观点的手段。项目经理和团队成员在项目会议上花费了大量时间。在项目环境中，会议作为管理沟通的一种方式是否经济和有效，常因项目经理的沟通技能不同而有差异。会议需要许多时间和精力，因而只有必需时才召集会议。然而，许多会议并非富有成效，这些会议准备得不够充分，主持得也毫无章法。因此，懂得召开什么类型的项目会议，什么时候需要召开会议和召开多少次会议，以及如何有效地主持项目会议是非常重要的。项目会议的类型及其目标。

1/31/202324.1项目会议的内容项目经理可能需要召集许多不同类型的会议。这些会议包括：（1）项目启动会议（2）项目计划会议（3）项目状态/评审会议（4）问题解决会议每一种会议需要达到特定的目标，因而要有相应的会议内容。1/31/20233(1)CM(ConstructionManagement)模式建设单位（业主）设计CM咨询分包人图1—5CM管理模式xx项目部管理学院学生会、英特公司1/31/20234项目管理公司合同关系管理关系信息流程项目监理项目管理公司设计院承包商项目业主项目规划项目设计项目决策项目招标项目签约项目采购项目施工项目控制项目验收维护服务项目后评价可研报告项目规划设计图纸招标文件项目合同合同管理投资计划进度计划资源计划项目动态数据项目环境数据图1—1项目管理信息流程图1/31/20235（2）BOT模式

BOT（Build-Operate-Transfer）即建造—运营—移交模式。它是指东道国政府开放本国基础设施建设和运营市场，吸收国外资金，本国私人或公司资金，授给项目公司特许权，由该公司负责融资和组织建设，建成后负责运营及偿还贷款。在特许期满时将工程移交给东道国政府。

1/31/20236项目公司用户政府项目股东（股本金）各债权人（贷款）总承包商(设计－建造)工程监理

公司项目发起人保险公司设计、咨询公司分包商供应商顾问机构（法律、财务等）各综合开发公司各种金融机构各种投资者股票、债券各种基金商业银行出口信贷（收费）（移交）特许权协议经营开发公司（运营）图6BOT模式管理学院学生会、英特公司山东建筑大学1/31/202374.1.1项目启动会议根据项目的来源，项目启动会议可分为内部项目启动会议和外部项目启动会议。(1)内部项目启动会议内部项目启动会议是指项目经理在合同签署后召开的项目启动会议。一般由内部项目发起人(来自管理层)、客户经理、项目经理和项目团队成员参加。内部项目启动会议的主要目的：定义项目及其主要团队成员；使团队成员明确他们在项目中的职责和角色；概要地讨论项目的相关内容。内部项目启动会议上主要讨论的内容：项目概述；项目的范围和可交付成果；项目的总体计划及项目的进度规划；项目的组织结构；项目假设及风险；项目文件保存、存档要求。1/31/20238(2)外部项目启动会议是由承包商的项目团队和客户的项目团队共同参加的项目启动会议。一般由承包商的项目经理召集和主持。启动会议后，承包商项目团队将着手编制详细的项目计划。外部项目启动会议的主要目的是：明确双方对项目的期望；确定客户和团队成员的角色和职责；在进入计划阶段前，再次确认客户的项目需求，并确保双方对项目需求理解一致；将承包商的团队成员介绍给客户，以便在项目中更好地合作。这个会议使客户成为项目团队的成员，从而增加客户对项目的承诺。这对项目成功来说是至关重要的。1/31/20239在外部项目启动会议上，项目经理向客户介绍的主要内容包括：1、项目概述；2、项目对客户的价值；3、项目范围和可交付成果；4、项目团队；5、项目时间表；6、项目实施方法(风险及假设)；7、项目所应达到的质量；8、结论。1/31/2023104.1.2项目计划会议项目计划会议是由项目经理召集和主持，项目团队成员参加的项目会议。项目经理要根据项目的大小及项目对组织的重要性来决定项目计划的详细程度。项目计划会议主要目的是：编制详细的项目计划；项目任务分配：将工作任务明确分配给特定的团队成员。对于每一项任务，必须注明负责人及预计完工的日期，并要求负责人当面做出承诺；使团队成员对项目有一个整体的了解。1/31/202311项目计划会议的主要内容包括：1、根据WBS确定里程碑，进一步定义项目活动和任务；2、预测完成活动和任务的历时，将活动和任务分派给团队成员；3、讨论完成活动和任务的方法；4、确定活动和任务的相互关系和顺序，并根据项目时间表制定项目进度计划；5、制定项目成本计划、项目质量计划、项目沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等。1/31/2023124.1.3项目状态/评审会议项目状态/评审会议通常由项目经理召集和主持。参加会议的成员一般包括全部或部分项目团队成员、客户和来自高层的项目负责人。项目状态/评审会议应定期召开。例如，内部项目状态/评审会议可每周召开一次。与客户进行的项目状态/评审会议可长一些，如每月或每季度召开一次。这应根据项目的持续时间和合同要求而定。项目状态／评审会议的主要目的是：1、介绍项目进展情况；2、项目是否偏离进度计划，若偏离，应采取什么样的措施；3、说明造成进度偏离计划的原因和如何在今后的工作中防止偏差；4、汇报在项目执行中发现的问题及潜在的问题，如何解决所发现的问题及如何防止潜在的问题发生；5、应引起客户或项目负责人注意的事项，如客户可能尚未签署某一文件等。1/31/202313在项目状态／评审会议上，需要讨论的主题有：1、自上次会议以来所完成的工作，明确已实现的关键项目里程碑；2、项目成本、进度和范围情况：▲进展情况：将工作完成情况与基准计划加以比较，工作完成情况必须是最新的；▲预测：根据目前的进展情况和需要完成的项目任务，预测项目完工日期和项目完工成本，并将它们与项目目标和基准计划进行比较；▲差异：明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异，差异可能是正的——如提前完成计划，也可能是负的——如没能按时完成计划或超过预算，要找出造成负面差异的问题。纠正措施：有些情况下，可以在项目状态／评审会上提出纠正措施以获得客户或管理层的批准，如获得加班的授权，以便使项目赶上进度。在另外一些情况下，项目经理要求单独召开解决问题的会议，专门探讨纠正措施。1/31/2023144.1.4解决问题会议当项目团队成员在项目中发现问题或潜在问题时，项目经理应根据项目之初设立的准则(根据问题的大小、可能对项目造成的影响等)来决定是否召集相关人员开一个问题解决会议。如需召开，项目经理要决定会议应由哪些人参加。这些问题不应等到下一次项目状态/评审会议解决。尽早地发现和解决问题对于项目的成功非常关键。解决问题会议的内容主要涉及采用一个好的解决问题的方法。解决问题的方法包括以下几个步骤：1、描述问题；2、找出并确定产生问题的原因；3、找出可能解决的方案；4、评价各个可行方案；5、确定最佳解决方案；6、修订项目计划，要注意解决7、方案对项目其他领域的影响；8、实施解决方案；9、确定问题是否得以解决。1/31/202315项目会议的其他目的除了每一种会议可以达到其特定目的外，通过这些会议，项目经理还可以达到以下目的：1、提供机会改正、更新和增加项目团队的知识，从而制定出更为准确的成本和进度计划及绩效状态报告。2、帮助团队成员识别他们的个人努力方向，如何使他们的个人努力成为实现项目目标的一部分，并了解他们的个人成功将如何增加团队的成功。3、增加团队成员对项目的承诺。当团队成员在会议中参与决策时，他们更有可能接受这些决定，并为之而努力。通常，人们反对某一决定，并非是因为决定内容本身，而是因为他们没有被征询有关决定的意见。此外，比起个人所做的决定，团队决定更不容易被质疑。增加团队的凝聚力，使人们感受到项目团队的存在，并确实作为团队一起工作。4、使项目团队意识到，在管理当前项目中，项目领导作用的存在。5、在特定环境下，为团队成员提供一个展示他们在解决项目问题时的创造性。在召开会议之前，项目经理必须要定义会议目标。这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。项目经理要明确所有项目团队成员在会议中的角色，甚至轮换这些角色，以便每个成员都有机会得到锻炼和获得主持会议的经验。1/31/2023164.1.5如何管理项目会议

管理会议是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。他／她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多，会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他／她要达到会议目标努力的认可度和他／她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时：1、召集太多或太少的会议；2、在会前忽视分发会议日程；3、没能邀请有决策权的管理人员；4、没能与在会上做主要发言的人员协调；5、在琐碎的事情上花费太多的时间；6、没能将活动任务分配给具体人员。项目会议是否成功依赖干各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到达些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。1/31/202317充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。(1)会议前。按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：1、确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行；2、为会议讨论设定基本规则；3、确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；4、尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；5、事先分发会议日程；6、列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言；7、按时开始和结束会议。1/31/202318(2)会议期间。为了使会议尽量简短，且富有成效，项目经理应做到以下几点：1、制定具体时间限制，并坚持这一时限；2、会议一开始，就要明确会议的具体目标；3、多从与会者处了解情况(听应多于讲)；4、使会议按日程进行，防止与会者“跑题”；5、利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；6、就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果；7、当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。1/31/202319(3)会议后。当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录，并在下次会议上使用会议记录，检查工作结果。要保留会议记录，特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容：1、下次会议的时间、地点和说明；2、这次会议的时间和地点，与会者名单及其在项目中担任的角色；3、讨论的会议事项；4、已达成一致的决定和需要进一步研究的问题；5、活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。1/31/202320美国的统计数据表明，一个项目经理一生中，平均大约用8年的时间开会。在项目环境中，时间通常是很紧迫的，因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊方法是重要的。这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。下面是一些能使团队会议更富有成效的建议：1、主持人的角色是设定期望，确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题，并鼓励团队成员积极参与。参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。2、与会者的角色是做好准备，表现出自信和兴趣，发言时不要“垄断”讨论。3、幽默的角色是活跃会议气氛，并可提升和指明团队的道德水准。幽默要健康，即不要讽刺和指向任何团队成员。4、项目经理有时可以利用电话，与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。项目经理必须记住，好的项目会议本身并不是沟通的终点。项目经理必须通过增加他们对结果的承诺水平，使团队成员遵从他们的承诺。1/31/202321第五节吃饭也是工作5.1中式宴会在中国，请客办事吃饭是常事，但是这样的场面往往是不好应付的，诸多的餐桌礼仪，必须知道。1、座次

座次是“尚左尊东”、“面朝大门为尊”。若是圆桌，则正对大门的为主客，主客左右手边的位置，则以离主客的距离来看，越靠近主客位置越尊，相同距离则左侧尊于右侧。若为八仙桌，如果有正对大门的座位，则正对大门一侧的右位为主客。如果不正对大门，则面东的一侧右席为首席。

1/31/2023221/31/2023232、点菜

如果时间允许，应该等大多数客人到齐后，将菜单供客人传阅，并请他们来点菜。如果老板也在酒席上，千万不要因为尊重他而让他来点菜，除非他主动要求。否则，他会觉得不够体面。

点菜时，可根据以下三个规则：

一是看人员组成，一般来说，人均一菜是比较通用的规则。如果是男士较多的餐会可适当加量。二看菜肴组合。一般来说，一桌菜最好是有荤有素，有冷有热，尽量做到全面。如果桌上男士多，可多点些荤食，如果女士较多，则可多点几道清淡的蔬菜。三是看人下菜碟，根据宴请的重要程度定标准。没钱别上馆子，到了馆子就别尽点便宜菜；

若是普通的商务宴请，平均一道菜在50元到80元左右可以接受。如果宴请的对象是比较关键，那么则要点上几个够份量的菜，例如龙虾、海参、鲥鱼，再要上规格一点，则是鲍鱼、翅粉等。

附一：中餐点菜指导——三优四忌

一顿标准的中式大餐，通常，先上冷盘，接下来是热炒，随后是主菜，然后上点心和汤，如果感觉吃得有点腻，可以点一些餐后甜品，最后是上果盘。在点菜中要顾及到各个程序的菜式。

优先考虑的菜肴有四类：

第一类，有中餐特色的菜肴。宴请外宾的时候，这一条更要重视。像炸春卷、煮元宵、蒸饺子、狮子头、宫爆鸡丁等，并不是佳肴美味，但因为具有鲜明的中国特色，所以受到很多外国人的推崇。

第二类，有本地特色的菜肴。比如西安的羊肉泡馍，湖南的毛家红烧肉，上海的红烧狮子头，北京的涮羊肉，在那里宴请外地客人时，上这些特色菜，恐怕要比千篇一律的生猛海鲜更受好评。

第三类，本餐馆的特色菜。很多餐馆都有自己的特色菜。上一份本餐馆的特色菜，能说明主人的细心和对被请者的尊重。

1/31/202324在安排菜单时，还必须考虑来宾的饮食禁忌，特别是要对主宾的饮食禁忌高度重视。这些饮食方面的禁忌主要有四条：

1．宗教的饮食禁忌，一点也不能疏忽大意。例如，穆斯林通常不吃猪肉，并且不喝酒。国内的佛教徒少吃荤腥食品，它不仅指的是肉食，而且包括葱、蒜、韭菜、芥末等气味刺鼻的食物。一些信奉观音的佛教徒在饮食中尤其禁吃牛肉，这点要招待港澳台及海外华人同胞时尤要注意。

2．出于健康的原因，对于某些食品，也有所禁忌。比如，心脏病、脑血管、脉硬化、高血压和中风后遗症的人，不适合吃狗肉，肝炎病人忌吃羊肉和甲鱼，胃肠炎、胃溃汤等消化系统疾病的人也不合适吃甲鱼，高血压、高胆固醇患者，要少喝鸡汤等。

3．不同地区，人们的饮食偏好往往不同。对于这一点，在安排菜单时要兼顾。比如，湖南省份的人普遍喜欢吃辛辣食物，少吃甜食。英美国家的人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。另外，宴请外宾时，尽量少点生硬需啃食的菜肴，老外在用餐中不太会将咬到嘴中的食物再吐出来，这也需要顾及到。

4．有些职业，出于某种原因，在餐饮方面往往也有各自不同的特殊禁忌。例如，国家公务员在执行公务时不准吃请，在公务宴请时不准大吃大喝，不准超过国家规定的标准用餐，不准喝烈性酒。1/31/2023253、喝酒

俗话说，无酒不成席，酒是越喝越厚，但在酒桌上也有很多学问讲究：（1）领导相互喝完才轮到自己敬酒。敬酒一定要站起来，双手举杯。

（2）可以多人敬一人，决不可一人敬多人，除非你是领导。

（3）自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少可视乎情况而定，比如对方酒量，对方喝酒态度，切不可比对方喝得少，要知道是自己敬人。

（4）自己敬别人，如果碰杯，一句，我喝完，你随意，方显大度。

（5）目标要明确，让客户多喝，小人物一般刚开始别人不注意，前面不要太实在，尽量少喝，后面再择机出击，猛灌对方，一击致命。

（6）端起酒杯（啤酒杯），右手扼杯，左手垫杯底，记着自己的杯子永远低于别人。自己如果是领导，知趣点，不要放太低，不然怎么叫下面的做人？

（7）如果没有特殊人物在场，碰酒最好按时针顺序，不要厚此薄彼。

（8）碰杯，敬酒，要有说词，不然，我tmd干吗要喝你的酒？

（9）桌面上不谈生意，喝好了，生意也就差不多了，大家心知肚明，不然人家也不会敞开了跟你喝酒。

（10）不要可怜对方，来了就是喝酒的，喝多了活该，尽量让对方多喝，自己少喝。

1/31/2023265.2西式宴会在西方因为分餐制，多采用长桌，而且每人面前是同一份菜式。在座次方面，通常男女主人会分别落座在长桌的两头，男主人在正对大门或是包房入口的一头，女主人则在背对门的那头。男主人的右手边第一个位子为女性第一主宾客，而左手边为第一个位子为男性第二主宾客;女主人右手边的第一个位子为男性第一主宾客，左手第一个位子为女性第二主宾客，以此类推，男女穿插而坐，可以保证就餐时对面一定是异性，左右两边也是异性1/31/2023271、吃饭就座时，身体要端正，手肘不要放在桌面上，不可跷足，餐台上已摆好的餐具不要随意摆弄。将餐巾对折轻轻放在膝上。

使用刀叉进餐时，从外侧往内侧取用刀叉，要左手持叉，右手持刀；切东西时左手拿叉按住食物，右手执刀将其锯切成小块，然后用叉子送入口中。使用刀时，刀刃不可向外。进餐中放下刀叉时，应摆成“八”字型，分别放在餐盘边上。刀刃朝向自身，表示还要继续吃。每吃完一道菜，将刀叉并拢放在盘中。1/31/2023282、喝酒西餐中酒的种类有：餐前酒、餐中酒、餐后酒。餐前酒：大约在餐前３０分钟左右时饮用。餐前酒主要目的是为了开胃，也是为了等待有事迟到的宾客，以免尴尬。喝餐前酒比较随意、可以坐着也可以走动。先生们喝的餐前酒一般是马丁尼（Ｍartini）而女士一般喝雪莉酒(Sherry)，滴酒不沾的人也应该点一杯矿泉水、可乐之类的饮品，不要手中空空，会令人尴尬，也会使自己有失风度。餐中酒：是在用餐过程中饮用，专门为主菜而配，有红酒和白酒之分，指的都是葡萄酒。红酒是配“红肉”喝的，如：牛肉、羊肉、猪肉等。红酒是不可以加冰喝的。粗矮一些的酒杯是红酒杯。白酒是配“白肉”喝的，如：海鲜、鱼肉、鸡肉等。白酒要冰过喝。白酒杯要比红酒杯高一些。1/31/2023292.4项目群体决策方法优点：更多的知识、经验，群体对个体的助长作用。提出更完整的信息产生更多的方案增加决策结果的可接受性提高合理性缺点：决策迟缓、消耗时间个人控制、少数人统治、小群体意识屈从压力倾向于折衷责权分离责任不清决策群体大小：一般5～7人为宜（奇数），这样的群体大得足以使成员变换角色，却又小得使不善辞令者积极参与讨论。群体决策的方法头脑风暴法提喻法德尔菲法电子会议法1/31/202330头脑风暴法是鼓励在小组中进行创造性思维的最常用方法头脑风暴法的作用：想出许许多多主意列出一长串创造性解决办法，从中选出有希望的方案克服创造性思考时受到的限制6-12人小组产品开发与革新组织人力资源战略规划…….2.3.1头脑风暴法（BrainStorming）1/31/202331头脑风暴法的作用用于产生大量观点或可选方案的方法。与其他方法相比，它激发更多的观点和更好的建议尝试充分运用所有员工的创造力产生大量的可选择方案后，我们就有更好的机会发掘更多的观点来帮助我们解决问题

思维共振的方法维持批判精神的群体决策方法可以打破群体思维的方法保证了群体决策创造性的方法提高决策质量的方法要求参加者具有较高的联想思维1/31/202332头脑风暴法的使用个人使用小组使用在制定因果表时预估可能的原因产生可能的解决问题的答案（常用于解决问题树中的某一个节点）预测实施解决问题方案时可能遇到的阻碍可利用BBS聊天室进行BrainStorming（在网上copy一个Homepage)1/31/202333用于解决问题树中的某一个节点？提出某个问题不要离题太远不要太深入1/31/202334BrainStorming的流程确认要讨论的问题准备会场组织人员宣布主题BrainStorming整理问题，找出重点问题会后评价1/31/202335从明确问题到会后评价，头脑风暴法有三个阶段介绍问题如组员感到困惑，可做一简单练习指定一人在看板记录所有见解鼓励组员自由提出见解会后以鉴别的眼光讨论所有列出的见解也可以让另一组人来评价明确阐述问题主持人在看板上记录小组成员提出见解会后评价1/31/202336头脑风暴法的实施步骤每人随意发表意见在活页纸或黑板上记下每一条建议；所有的建议应随时可见如果人们运用头脑风暴法时，讨论或评价某一条意见，主持人应提醒他们遵守规则当小组无意见发表时，主持人应设法激发更多的观点，如：“如果钱不成问题呢？”或“我们怎样综合这些意见呢？”当无新的意见产生时，如果必要，应要求组员解释、确认先前发表的意见1.重温头脑风暴法的步骤与规则2.在活页纸或黑板上记下欲讨论的问题或议项，这样每人都能准确理解会议的中心议题3.发表意见这些步骤完成后，结束头脑风暴法，用其他的分析工具来正式评价这些观点的质量和有效性1/31/202337场地的大小较集中的封闭空间（15平方米）装饰简单足够的白板，可以记录有水喝1/31/202338人员的组成

5－15人有主持人有记录员1/31/202339主持人的要求对主题有深刻的理解不独断有激情能控制场面和进度会戴2顶帽子，一顶帽子充当主持人，一顶帽子充当参与者有引导能力1/31/202340技巧引导技巧随时记录，不漏打断循环，从一点开始讨论思维发散，但主题不发散鼓励发言禁止评论限制时间（10－60分钟）1/31/202341不许评价！——要到评估阶段才能进行评价讨论评价支持宣扬提问皱眉咳嗽冷漠叹气规则一创造性见解评价1/31/202342异想天开！——说出能想到的任何主意规则二1/3