机关档案室如何编写《组织沿革》

机关档案室如何编写《组织沿革》和《大事记》

随着档案业务工作的不断加强，尤其是近些年我省推行档案目标认证管理和档案年检制度以来，各级机关档案室制度化、规范化、现代化和信息化建设取得了前所未有的成就。但在平时的业务指导和检查中我们注意到，由于档案干部业务素质和专业技能水平参差不齐，在机关档案管理中还存在不少不容忽视的问题，特别是在档案参考资料编写方面更是良莠不齐、五花八门。少数档案干部不知道怎样编写组织沿革和大事记；许多档案干部编写的组织沿革和大事记，内容不准确、体例不规范。对此，笔者就县级以下机关档案室如何编写组织沿革和大事记谈点粗略看法。一、如何编写组织沿革

（一）、组织沿革的概念及作用

组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。

组织沿革主要有三方面作用：

1、是便于人们查考和研究本地区、本专业系统或本机关内部组织机构和人员编制的发展、变化情况，对机关领导和工作人员开展工作、研究问题有一定的查考价值。

２、是我们研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史的重要参考资料。３、是它还可以帮助档案馆（室）工作人员熟悉本地区的历史、党政机构的演变等等，以便更好地开展档案管理工作（如档案整理、编目、鉴定）等工作。

组织沿革一般可分为三种类型：１、机关组织沿革记载一个机关、单位的工作、生产发展及内部组织和人员的演变情况。２、地区组织沿革记载一个地区内所属党、政、群团各级组织的设置，行政区划、人口、物产、建制沿革的发展变化。３、专业系统组织沿革记载一个专业系统内所属组织的设置和变化。

（二）、组织沿革的种类（三）、组织沿革的内容

１、单位概况：包括单位性质、任务、职权范围、隶属关系及人员编制等变化情况。２、单位沿革：包括单位名称及改变，成立和撤消或合并，更改的时间与原因，继承机关的名称、地址迁移。

３、单位党政领导人员的变动。４、单位内部机构的设置及其变化：包括内设机构的只能、负责人姓名与变化。５、其他组织变动情况：包括支部、工会、团组织，协会等。建议第三、四、五部分采用图表式，以便一目了然。（四）组织沿革的编写体例与形式

１、按年度编写又叫“编年法”，就是按年代顺序，逐年列出该机关的机构设置与人员任免等情况。这种方法的优点是能比较清楚地反映出组织机构产生、发展变化的脉络，符合组织沿革的时间性要求。其缺点，是在机关的机构和人员出现稳定性时，易出现重复，另外把整个机关的变化情况，分散在不同年度内，也不够集中。因此它较适合与组织机构常有变化的机关的组织沿革的编写。２、按组织机构编写

又叫“系列法”，就是以组织机构为主线，将每个机构及主要领导成员的变化作为一个系列来编写。这种体例的优点是，能比较清楚地反映机关的整个组织体系和每一个机构及主要领导成员变化的历史线索。其缺点是，在机构变化频繁时，系列繁多，就不够清晰，每个机构建立的年月愈久，系列就愈长。因此，该体例较适用于组织机构相对稳定、变化不大的机关的组织沿革的编写。３、分阶段编写

又叫“阶段法”，就是根据机关自身的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。该体例的优点是，符合党政机关发展的阶段性和阶段内的相对稳定的特点，能比较完整地反映机关内部机构、人员编制、领导成员以及主要只能、隶属关系的沿革等历史线索。

组织沿革的编写可采用文字叙述和列表格两种形式。表格的设计也必须按照组织沿革的内容和所选定的体例来选项。（五）、编写组织沿革应注意的几个问题

１、由于机构改革，近年来,部分单位机构和职能有所变化。一些单位是由几个单位合并而成，对此，为便于操作一般要求根据最新确定的单位“三定”方案，重点编写“三定”后单位的组织沿革。在此基础上，分别编写原单位（机构改革前）的组织沿革，以保证组织沿革资料的完整性。

２、已按规范要求编写了单位组织沿革的，要求每年续写组织沿革。按“续一”“续二”“续三”等分年度将每年组织机构和人员的变化情况续写在原组织沿革后面。当年组织机构和人员无任何变化的，也应在续写中注明。二、如何编写大事记

（一）、什么是大事记所谓大事，就是指在特定的时间、特定的主体（如一个县、一个行业、一个部门、一个乡镇办（村、社区）等）发生的具有一定历史价值和重要借鉴作用的事件。他涵盖了从自然现象到社会生活的各个方面。主要包括：

行政区划变动、重大革命斗争和重要军事活动、重要机构设置和体制改革、重要政策法令和规章制度的颁布实施、重要会议、重要的检查活动、主要干部任免、著名人物活动、具有地方特色的重要生产建设项目、名胜古迹的恢复和发现、重要文物的收藏和发掘、重大事故、严重自然灾害和自然变异等事件、事物等等。

将上述内容按一定体例编辑而成的载体，就是《大事记》（二）、大事记的编写方法

１、大事记五要素

大事记是以时记事的条目载体，他要求我们用尽量精练的文字去记述事物概貌，不修饰、不渲染、不描写、不夸张、不溢美，做到实事求是、客观公正，不加评判。这种事物概貌必需包含５个方面内容，即时间、地点、人物、经过、结果。时间必须交代清楚，要记清事件发生的年、月、日，某些事物还要记到时、分，如重大事故、自然怪异现象、大案要案等；事件发生并经历的地点必须清楚、准确、具体，不能含糊；人物、经过、结果这３个要素也必须确切和清楚。大事记中的人物一般直书其名，不要任意加形容词，只记其主要活动，不加评判。某些人物可以适当介绍其身份。２、行文规范编写大事记除特殊要求将专用称号改用汉字表述外（如车祸），数据、时间一律用小写，农历用大写；入编的领导干部和人物一律不加“同志”二字；

反面人物除已有公示（登报、通报、播报等）者外，一般不用全称，只简称如“张某”“王某”等；计量单位量词都要换成公制，如公斤、公里等，前后要统一，不能有的用吨，有的用公斤。（三）、大事记编排顺序及书写格式

县以下的单位、部门、乡镇，首先用大号字独行居中写年份；下一行写月份（仍占一行居中）；各个条目以“日”为单位，从１日到31日各条单写，不能与下一条（日）连排；同一日有多条的，在第一条后另提行，在条头前加“△”符号；时间跨几日的（如会议），所跨时间（日）之间用“～”连接；当月发生的事件（无确切日子），排在该“月”最后。检索记述时，每“月”单占一页，予留空间，不接排下月，一直排到12月。一月中的大事，为方便起见，见一条收一条，收录完毕后，再将各月的大事每条前按时间顺序编号，最后按编号顺序眷正。初录时，对可录可不录的先录为好，最后定稿时在酌情保留和删除。（四）、编写大事记应注意的问题

所谓的大事，是相对而言的。机关档案室在收录大事记时一定要注意：所收录的必须是与本单位活动或只能密切相关的事件。一些重大的国际国内事件，不属于单位大事记收录范围。

档案利用典型实例汇编一、定义和作用

定义:档案利用典型实例是档案馆（室）管理人员所提供的档案信息资料为政治、经济、社会发展带来直接或间接的重大社会、经济效益的典型实例。

作用：档案利用典型实例具有以下几个方面的作用：

1、是交流档案工作经验的重要资料；2、是宣传档案工作以及档案法规的必要途经；

3、是档案利用成果的一种反馈；

二、档案利用典型实例的编写要素

1、利用者的单位、姓名、身份；

2、利用档案的确切时间和地点或提供档案的部门；3、利用档案的目的和动因；

4、利用档案的内容、成分或数量、人次等反复过程；

5、利用档案所获得的效益（增值或节省资金、人力、物力和时间，提高效率的比例和对比数据、社会效果、社会反响等）；6、该实例的提供者（是哪一个档案室提供的或个人）；

7、档案利用实例要冠拟鲜明准确的标题。

三、需要注意的事项

1、只有事件、而没有结果；2、只有结果、而没有利用过程；3、不够典型、缺乏生动；

4、编写的要素不全，叙述不完整、利用不明确；5、缺乏真实、事实有水分、效益计算的不科学、不能使人信服。

四、档案利用典型实例示例

示例一2013年4月7日下午，汉滨区新城办大树村八组村民陈某，因建房贷款前来档案馆查取本人结婚证档案。原来，陈某结婚证三年前因屋漏雨淋，加之鼠咬，已经损毁，抱着试试看的想法，他来到档案馆。工作人员查看了他的相关证件后，利用档案软件，迅速在民政局全宗2号目录第139号卷宗中查到了陈某与王某的结婚档案。拿到档案的陈某高兴地说“谢谢！谢谢！有了档案，我就可以少跑很多冤枉路”。：示例二

2013年3月20日上午，五里信用社职工常远久，前来安康市汉滨区档案馆查取本人1977年知青下乡档案，以便办理退休手续时确定参加工作的时间。原来，常远久1979年招工进入信用社工作，按政策规定，若能提供1977年知青插队档案，工龄则可提前到1977年。区档案馆工作人员在知青档案专题目录中逐页逐行查找两遍，未查