Access数据库2003教学课件-CH3

Access2003数据库教程1第3章重要的表操作3.1创建表3.2修改表结构3.3编辑数据表中数据3.4使用数据表中的数据3.5更改数据表的显示方式3.6创建表关系本章小结23.1创建表下面将介绍如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。创建表常用的方法有：使用设计器创表使用向导创建表通过输入数据创建表第3章重要的表操作33.1.1通过输入数据创建表

通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创建和数据的输入。通过输入数据创建“课程”表的步骤为：⑴打开数据库系统，在数据库窗口的对象栏中选择表对象→单击工具栏上的“新建”→选择“数据表视图”或是直接双击“通过输入数据创建表”选项→确定。⑵将数据直接填入数据表中，然后保存对表的设计的更改。⑶系统提示尚未定义主键时，单击“是”按钮，系统将自动为表创建一个主键；单击“否”按钮，可以在以后另行为表设置一个主键。第3章重要的表操作43.1.2使用向导创建表启动表向导

选择合适的表

选择需要的字段

重命名字段

指定表名

设置主键

确定表的关系第3章重要的表操作53.1.3表的导入与链接数据的导入与链接功能可以将其他格式的数据导入或链接到Access数据库中。第3章重要的表操作61.Access2003可以访问的数据文件格式常用的各文件格式对应的要求

文件格式

格式要求

MicrosoftAccess文档其他的Access数据库MicrosoftExcel文档Excel工作表HTML文档网页数据MicrosoftOutlook

MicrosoftOutlook地址簿文本文档（text文档）带分隔符或定长格式的文本文件第3章重要的表操作3.1.3表的导入与链接7表的导入操作方法：打开准备接收数据的数据库→“新建表”对话框中选择“导入表”。选择“文件”→“获取外部数据”→“导入”项→选择文件类型→选择要导入数据的文档→完成导入。2.表的导入第3章重要的表操作3.1.3表的导入与链接82.表的链接①操作方法：在“新建表”对话框中选择“链接表”或选择“文件”→“获取外部数据”→“链接表”项。②表的导入和表的链接得到的数据表的区别。

表的导入表的连接

相当于将数据复制到一个新建的数据表中，以后对新表内容的修改等操作和源表没有任何关系，二者是互相独立的。

并不复制源数据，也没有改变源数据的位置，仅仅通过链接使用这些数据，所以二者实际上就是同一套数据，对源数据表的修改会反映在链接表中，反之亦然。

第3章重要的表操作3.1.3表的导入与链接93.1.4使用表设计器创建表1.表设计器如图所示表设计视图的上半部分是字段定义区，“字段名称”、“数据类型”、“说明”3列构成。下半部分的左边为字段属性设置区，用于设置字段的属性，右边为提示信息区。第3章重要的表操作102．字段名称命名规则（1）可用于字段名字符：中文、英文大写、小写字母、数字，除了点号“.”、感叹号“！”、方括号“[]”和不可打印的字符不能用之外，还可以用其他的一切特殊字符。（2）字段名可以用1～64个字符。（3）不能以空格开头。第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表113.数据类型数据类型说明大小文本适合用于文本或文本与数字的组合，或不需要计算的数字，如邮政编码、电话号码等最多可用255个字符备注适合用于较长的文本，如说明性的文字最长为64000个字符数字用于数学计算中的数字数据数字型字段的大小是指数字型数据的种类，有7种日期/时间可以使用100～9999年范围内的日期及时间值，可以有多种显示格式，具体说明见下面字段“格式”属性8个字节货币用于数学计算中的货币数值或数值数据，可避免计算时的四舍五入。数据范围为小数点前15位，后4位。显示时带内置的分隔符及前缀或后缀货币符号8个字节自动编号在添加记录时，依次自动加1，或随机编号4个字节是/否用于记录逻辑型数据，如Yes/No，True/False，On/Off等1个字节OLE对象是ObjectLinkingandEmbedding的缩写，意思为对象的链接与嵌入。可以链接或嵌入其他使用OLE协议的程序创建的对象到Access中，例如Word文档、Excel电子表格、图片、声音、视频文件最大可用1G字节，受所用磁盘空间的限制超链接用于保存超级链接的字段，超级链接可以是某个UNC路径，或者URL，或者一个超级链接地址最长为6400个字节查阅向导在用本向导创建的字段中，可以使用组合框或列表框从列表或另一个表中选择一个值通常是4个字节第3章重要的表操作124.“说明”项的作用

在表设计视图的右上部的“说明”项可以输入对字段的说明，如字段的用途等，也可以为空。5.设置字段的属性字段的常规属性有：字段大小和小数位数“格式”属性“输入掩码”属性“标题”属性“默认值”属性有效性规则有效文本“必填字段”“索引”第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表135.设置字段的属性——（1）字段大小和小数位数第3章重要的表操作“字段大小”属性只有在字段的数据类型被设置为“文本”、“数字”或“自动编号”时才出现。当字段类型设置为“文本”时，字段大小可设置值范围为1～255，即字段可容纳的字符个数为1～255个字符。应该以该字段输入的最大字符数来确定其字段大小，如学号由6位数字组成，则其的字段大小取6即够，而“性别”字段，其字段大小取1即够。3.1.4使用表设计器创建表145.设置字段的属性——（1）字段大小和小数位数第3章重要的表操作对数字型字段，字段大小用于定义数字型数据的种类。数字型数据的种类有字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数7种，具体说明见表附录Ⅰ。

3.1.4使用表设计器创建表155.设置字段的属性——（1）字段大小和小数位数第3章重要的表操作而小数位数用于指定小数点右边可以显示的小数位数（仅限于数字/货币型数据），范围在0~15位之间。如果字段大小为字节、整型、长整型，则小数位数自动为0位。单精度型可为0~7位小数；双精度型则为0~15位小数；货币型默认为2位小数，但可改变。但是，即使“字段大小”设置为“单精度型”或“双精度型”，但如果不对格式属性进行设置，或将格式属性设为“常规数字”，则下面的“小数位数”属性的设置将无效。3.1.4使用表设计器创建表165.设置字段的属性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表“数字/货币”类型下的字段格式“格式”属性控制数据屏幕显示和打印的格式，通过对“格式”属性的设置，可以规范表中数据的输入和输出。175.设置字段的属性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表“日期/时间”类型下的字段格式185.设置字段的属性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表“是/否”类型下的字段格式19输入掩码的作用是：用户在向表中输入数据时看到掩码后，就知道应该以什么格式输入数据，如果不按照掩码的要求输入，数据就不能输入到相应的字段中。只有“文本”、“数字”、“日期和时间”和“货币”类型的字段能够设置“输入掩码”属性。输入掩码使用字面显示的字符来控制字段或控件的数据输入，就是一种控制字符输入格式的手段在创建输入掩码时，可以使用特殊字符来要求某些必须输入的数据（例如，电话号码的区号），而其他数据则是可选的（例如电话分机号码）。这些字符指定了在输入掩码中必须输入的数据类型，例如数字或字符。5.设置字段的属性——（3）输入掩码第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表20字符说明

0数字（0到9，必需输入，不允许加号[+]与减号[–]）。

9数字或空格（非必需输入，不允许加号和减号）。

#数字或空格（非必需输入；在“编辑”模式下空格显示为空白，但是在保存数据时空白将删除；允许加号和减号）

L必需输入字母A到Z。

?可选输入字母A到Z。

A必需输入字母或数字。

a可选输入字母或数字。

&必需输入任一字符或空格。

C可选输入任一字符或空格）。

.,:;-/小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符。（实际的字符将根据Windows“控制面板”中“区域设置属性”对话框中的设置而定）。

<将所有字符转换为小写。

>将所有字符转换为大写。

!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。

\使接下来的字符以字面字符显示（例如，\A只显示为A）。

5.设置字段的属性——（3）输入掩码可以使用以下的字符来定义输入掩码：21有效性规则是给字段输入数据时设置的限制条件。假设学生的年龄都在18岁以上，可以为“年龄”字段设置“>=18”的有效性规则。当在“年龄”字段输入了小于18的数据时，系统将显示出错信息，并强迫光标停留在“年龄”字段，直到输入的数据>=18为止。具体操作方法：把光标移动到“年龄”字段的有效性规则的文本框中，直接输入表达式：>=18。5.设置字段的属性——（6）有效性规则第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表22有效性规则用表达式来定义，表达式由运算符和比较值等组成。比较值可以是常量、变量或函数。表3.1.4给出了若干有效性规则表达式示例。5.设置字段的属性——（6）有效性规则第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表有效性规则表达式含义<>0可以输入一个非零值0Or>100值必须为0或大于100<#88-1-1#输入一个1988年之前的日期>=#95-1-1#And<#96-1-1#输入的日期必须是在1995年内236.数据表结构的建立打开表设计视图输入字段名称定义数据类型定义字段属性设置“主键”7.保存表第3章重要的表操作3.1.4使用表设计器创建表243.2修改表结构可以在表设计视图中对表结构进行修改。请注意：正在打开的表是不能修改其结构的，必须先将表关闭后，才能修改它的结构。关系表中互相关联的字段是无法修改的，如果需要修改，必须先将关联删掉。

常见的表结构修改操作有：修改字段、插入新字段、移动字段、删除字段等。第3章重要的表操作253.3编辑数据表中数据通过数据表视图向表中输入数据的方法如下：（1）启动Access，打开前面建好的数据库；（2）在数据库窗口的“对象”列表中选择“表”对象，进入表窗口后，双击建好的表，进入数据表视图；（3）将光标定位到表中后，输入数据；（4）如果要向定义为OLE对象的字段输入数据，其方法为：进入数据表视图，在“OLE对象”字段所在的任一单元格上单击右键，选择“插入对象”，在出现的对话框中，选择“由文件创建”，在文件框中输入所要链接或嵌入的对象的文件名及完整路径。单击“确定”即可完成。若选定“链接（L）”则表示以链接的方式插入对象，否则表示嵌入，前种方式意味着源对象和表中的对象是同一对象，而后一种方式表示插入了原对象的副本，相比之下，链接方式比嵌入方式节省存储空间。（5）如果单击工具栏上的“保存”按钮，将保存数据表，但是不关闭表。第3章重要的表操作3.3.1输入数据到数据表中26在数据表的行选择区中常会出现下列符号，它们代表的含义如下：三角形：表示该行是当前记录行。铅笔形：表示正在该行输入或修改数据。星形：表示该行是表末的空白记录行，可以在此输入数据。第3章重要的表操作3.3编辑数据表中数据3.3.1输入数据到数据表中273.3.2修改数据表中数据1．直接修改数据按<Delete>可删除光标后的数据。注意：字段值的修改只是修改显示，只有在光标定位到被修改记录之外的其他记录中时，对该记录的一个或多个字段的修改才会被保存起来。2．批量数据的修改使用“查找与替换”功能来完成批量数据的修改第3章重要的表操作283.3.3复制数据表中数据1.选取数据用鼠标选择数据的主要方法有：选择部分数据：在该数据开始处单击并拖动到该数据的尾部。选择整个字段：单击该字段的列选择区。选择相邻多个字段：单击拟选择的第一字段的列选择区并拖过拟选定的字段。选择一条记录：单击该记录的行选择区，当行选择区出现右三角标记时，表示选中该条记录。选择连续多条记录：单击第一条记录的行选择区并按住鼠标左键向下拖动鼠标至最后一条记录的位置为止。选择所有记录：单击菜单栏的“编辑”→“选择所有记录”，或按快捷键<CTRL>+A或单击表左上角的表选择区。第3章重要的表操作292.复制和移动数据

复制（移动）数据表中数据的操作如下：（1）进入数据表视图，选中要复制（移动）的字段，然后选择菜单栏的“编辑”→“复制”（剪切）命令，或按<Ctrl>+C（<Ctrl>+X）键，将选定的字段复制（移动）到剪贴板上。（2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，单击菜单栏的“编辑”→“粘贴”命令，或者按<Ctrl>+V键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。

第3章重要的表操作3.3.3复制数据表中数据303.3.4删除数据表中的数据删除记录分为两步:第一步：先按上述选中记录或字段的方法，选中拟删除的数据。第二步：单击菜单栏的“编辑”→“删除”，或者按<Delete>键，就可将选中的记录删除。第3章重要的表操作313.4使用数据表中的数据对没有设置主键的数据表，将按记录输入的顺序排列记录；否则，Access将按主键的顺序排列记录。可以利用Access提供的排序功能，将表中的记录根据某一字段的数据按升序或降序来排列。3.4.1数据表中数据的排序第3章重要的表操作32例：对表“选课成绩”按“考试成绩”字段的值从高到低排序。（1）在“教学管理系统”的数据库窗口中，双击“选课成绩”表，进入数据表视图。（2）在数据表视图中，选定“考试成绩”字段，或将光标定位于“考试成绩”字段的任一个记录中，然后单击工具栏上的“降序”按钮，就可以将表中的记录按“考试成绩”字段降序排列。3.4使用数据表中的数据3.4.1数据表中数据的排序第3章重要的表操作333.4.2数据表数据的筛选在实际工作中，经常需要仅显示感兴趣的记录即符合某种条件的记录，暂时隐藏其它大量的记录，以便对特定的记录进行分析或某种编辑操作，这时可以利用记录筛选功能来实现。

第3章重要的表操作Access2003提供了多种筛选功能，包括：“按窗体筛选”、“按选定内容筛选”、“内容排除筛选”以及“高级筛选/排序”等功能，操作都非常简便。343.4.2数据表数据的筛选它们的功能如下：当选择“按窗体筛选”时，将打开“按窗体筛选”窗口，再由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示来。当选择“按选定内容筛选”时，选定内容的记录就显示出来。当选择“内容排除筛选”时，没有选定内容的记录就显示出来。当选择“高级筛选/排序”时，将打开“筛选”窗口，再由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示出来。

第3章重要的表操作353.5更改数据表的显示方式1．更改行高和列宽2．隐藏列和取消隐藏列3．冻结列和取消冻结列4．改变字体、字形、字号5．改变数据表效果第3章重要的表操作363.6创建表关系1.表关系的作用

在Access数据库中，每个表都是一个独立的部分，都有各自的“主题”信息，代表着一类事物即一个实体集。表与表之间存在着相互的联系。如“学生”表和“选课成绩”表就存在着联系。如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字段）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段设为主键。

第3章重要的表操作372.关联字段设置的具体规则

根据表间关联关系的类型，对关联字段进行设置的具体规则如下：(1)两个表之间若要建立“一对一”的关系，则两表的关联字段都必须被设为主键或者有索引（无重复）；(2)两个表之间若要建立“一对多”的关系，则代表“一”的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复），代表“多”的表的关联字段都必须被设为有索引（有重复）；(3)两个表之间若要建立“多对一”的关系，则代表“多”的表的关联字段都必须被定义为有索引（有重复），代表“一”的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复）。第3章重要的表操作3.6创建表关系38使用参照完整性的目的是防止出现孤立记录并保持参照同步，以便不会有任何记录参照已存在的其他记录。实施参照完整性的方法是为表关系启用参照完整性。实施后，Access将拒绝违反表关系参照完整性的任何操作。Access拒绝更改参照目标的更新，还拒绝删除参照目标的删除。3.建立表间关系——实施参照完整性第3章重要的表操作3.6创建表关系39如果在启用参照完整性时遇到困难，请注意需要满足以下条件才能实施参照完整性：来自于主表的匹配字段必须是主键字段或具有唯一的索引。相关的字段必须具有相同的数据类型。例外的是自动编号字段可与字段大小属性设置为长整型的数字字段相关。这两个表必须同属于一个Access数据库中。不能对其它格式的链接表实施参照完整性。但是，如果来源表为Access格式，则可打开存储这些表的数据库，并在该数据库中启用参照完整性。3.建立表间关系——实施参照完整性