费用报销制度交流说明

费用报销制度交流编写：郭建明

日期：2015.04.211.目的为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经营效益。2.范围适用于公司所有费用支出部门。3.费用支出控制办法公司费用支出通过费用预算控制，具体规定按《财务预算管理程序》和《费用界定指引》执行。4.员工借款规定及流程4.1借款管理规定1、员工出差或因公借款：借款人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款，借款人员报销或办理完成相关事宜回公司后3个工作日内办理销账手续。2、其他临时借款：如现金零星采购业务、业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3、员工不得因私借款。4、因公借款金额小于1000元的原则上不得批准，借款金额超过3000元应提前一天通知财务部。5、借款销账规定：借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。6、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为个人借款从工资中扣回。(报销单据已交财务待审批且够核销前借款，可以再借）4.2借款流程1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、标注转账或现金；并提供部门或公司领导权限内的《请示报告单》或《出差申请单》等预批单据，需按照费用项目及费用预计写明费用预算。2、审批流程：经办人填借款单→部门负责人审核→费用会计确认（前欠款金额）→副总或总经理批准。(借款金额大于10000元的应当由总经理审批，借款金额在10000元及以下的应当由副总批准。)（副总不在可以财务主管代签）3、出纳付款：借款人凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。出纳应当在1个工作日内办理完成。5.费用报销单填列规范1、报销单和其所附的原始凭证不得涂改，涂改单据一律退回重写，涂改发票或其他原始单据无效一律不得报销（原如有涂改，在报销时扣除该费用金额）。2、费用报销单应当用蓝、黑水笔正楷书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。3、报销的原始发票要求是正规有效发票。除餐费等定额发票外，发票抬头一律写明公司全称（深圳市鼎华科技发展有限公司），并加盖开票单位财务专用章或公章，优先索要增值税专用发票。（原文发票级次：增值税发票-普通发票-正规收据。交际费用报销见交际费用管理细则处理。）发票内容（发票日期、住宿天数、实际地点、费用内容等）必须与实际业务内容一致，故意或未履行检查责任导致与实际不符的发票，视作无效发票，不得报销。见示例总结。4、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。5.5报销单据的规定5.5.1使用说明单据名称使用说明《费用报销单》零星费用支出《差旅费报销单》差旅费支出《现金支出证明单》非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的交际费和其他补贴也分别单独填写《支出证明单》。《原始凭证粘贴单》对小票较多，按类别分层次粘贴，附在前2种报销单后面。《借款单》个人因公暂时借款。5.6费用报销审批支付流程1、办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。2、费用申请的审批流程：零星采购流程：使用人申请→部门负责人审批→分管副总或总经理审批→采购或行政采购（行政仅限于采购办公用品）单次费用预算内且小于1000元的，相关当事人提出申请→部门负责人审批并知会公司总经理。单次费用在1000元以上的，相关当事人提出申请→部门负责人确认→公司总经理审批。3、费用报销的审批支付流程：当事人填制《费用报销单》→部门负责人审批→费用会计审核→财务部负责人审批→公司常务副总审批→总经理审批（超预算或前置审批不完整）→财务部出纳支付。4、办理时间：财务部以每周四为收单截止日期，并于下周二支付完成审核通过的费用单据。周四前未交单或审核未通过的单据转入下次处理。6.差旅费管理细则6.1差旅费指公司员工因公出差发生的各项费用。6.2因公出差有境外（含港澳台地区）出差和境内(不含港澳台地区)出差1、因公境外出差依据出差申请预算据实报销。2、因公境内出差规定外地出差外地出差的差旅费是指因公需要，到外地出差发生的费用，包括在途交通费、住宿费、出差目的地市内交通费。出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《支出证明单》，与差旅费同时报销。若出差期间的交际费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。员工出差，必须先填《出差申请单》，经部门领导及分管副总批准；出差在3天（含3天）以上的应由总经理加批。出差回公司后，在三个工作日内，持《出差申请单》，到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在三天内报销差旅费的财务部不予办理，并不得再次借款。在途交通费乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予据实报销。在途交通费还包括：飞机场至宾馆的往返出租车费；机场建设费、保险费。住宿及生活费补贴住宿及生活费用按地区标准、职务级别，给予据实报销。超过标准的超过部份不予报销；除总经理外，住宿费同行同性出差，两人按其中一人职务较高者的标准报销（另一人补报45元/天的伙食补贴）。住宿费按实际需要为准，当天下午出差外地不返回，按一天计算住宿；反过来，返回深圳或办事处到达当天，哪怕是次日凌晨到达，也不得报销住宿费用。伙食补贴时间计算：出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时间为标准；出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天；到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。出差地市内交通费出差地市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。期间的市内交通费据实报销。出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放。公司人员自备车外地出差，期间的市内交通费不再发放，2元每公里包干。（不再报销过路费及停车费）出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。②本市出差公司全体员工因公市内出差无餐费补贴，无住宿费补贴。

离开深圳到周边办事，当天可以往返的，视同市内，无其他补贴。

外埠出差每天补贴45元，在规定金额（如300）住宿伙食补贴内包干公司员工市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。公司员工因工作需要而加班或外出办事的，时间在22:00后，可乘坐出租车。公司员工乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因，否则财务部门作退回处理。③工作外派根据公司需要派往外地业务工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费补贴。④业务驻点规定业务员出差到公司设有驻点的城市，要入住公司驻点宿舍，无按<出差费用标准>规定的住宿和生活费补贴，驻点生活费补助按每个工作日45元/天。驻点城市的市内交通费，对每月打出租车不超过4次的费用和市内交通费可实报实销，且每月累计报销市内交通费不得超过1000元。从驻点城市出差到其他城市的，要请示部门负责人批准，并按异地出差标准报销，并相应扣除驻点生活费补助。6.3出差费用标准（单位：元/天/人）出差标准：费用报销级别如下职务级别火车轮船飞机住宿及生活费补贴总经理软卧二等舱经济舱实报实销副总经理硬卧三等舱经济舱A部门经理硬卧三等舱经济舱A销售经理、部门主管、普通员工硬卧三等舱经济舱A注：A级城市：省会城市、深圳、珠海、汕头、东莞、中山、佛山、江门、惠州、湛江、北海、厦门、南通、宁波、温州、苏州、无锡、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、唐山。B级城市：A级城市以外的城市。7.交际费管理细则7.1业务交际费实行财务备案制度，具体标准由各部门主管提出。7.2招待费(餐费)的标准：业务部门对客户进行分类并对客人费用标准进行设定，报财务部备案，未备案的客户一律按照每人25元/餐的标准报销。7.3交际费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、购物卡、利是、旅游景点门票等。7.4交际费的在费用产生前，当事人应当采用口头或书面的形式向部门领导提出本次费用计划，口头申请应在返回公司1个工作日内，补走书面申请流程，（原单次费用金额≥300元必须采用书面申请，）申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。7.5凡是或其他无发票交际费必须单独填列《现金支出证明单》，并在摘要栏内简要列明①事由②参加人数③发生次数，不写明①②③三项内容的，在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报销人（总经理除外）。7.6公司内部交际费用的处理：部门活动基金(职能部门人均200元/年)，部门负责人提出申请→总经理批准→借款→费用报销。用途：聚餐，部门组织活动。8.特别说明8.1公司办公费用的控制由人事行政部统一集中申购、登记、领用及收回管理；8.2机票及展会出差住宿费、往来火车票由人事行政部统一预定申请付款，报销人不得另行报销及申请补贴。8.3《请示报告单》或《出差申请单》的规定

1、批准权限：出差一天以内（含一天）且单次费用1000元以内（含1000元）的由部门负责人审批，出差时间大于一天或单次费用大于1000元的由总经理审批。2、申请批准流程：当事人填制单据（应列明出差事由和预算金额）→部门负责人审批→总经理批准（超权限的）。9.附则9.1本临时规定由公司财务部和总经办修正制定，经总经理核准签发，自2015年5月1日起实施执行，原相关费用制度作废，未尽事宜以财务部发文为准。9.2本临时规定由财务部、总经理办公室负责解释、监察。9.3本办法自公布之日起执行。10.相关文件无11.相关单据11.1《外出申请单》DH-HR-00111.2《用车申请单》DH-HR-00311.3《物料申请单》DH-HR-00211.4《请示报告单》DH-MC-01111.5《资产购置申请单》DH-FD-005补充说明：1、对账单及Invoice需签字确认（包括现结及月结）。2、有借款的在费用报销时应附上借款时的“请示报告单”，并注明借款金额。3、填制付款申请单时应备注付款期限，如为急件，需注明“加急”，并写明是否已收发票，如未收发票，应写明收票时间（仅限预付款）。4、如果报销事项无法取得正规发票或收据，以其他发票替代时，在填制报销单时，需以发票项目来填制报销，并用铅笔写明实际产生费用的项目。其他说明：单据填写规范1、分费用项目填写2、分客户填写3、研发分研发项目填写预算控制：1、单次预算超支控制：--请示报告单，报销内容必须符合出差请示报告的内容，不一致的需要在发生前请示授权审批人预先批准，回来补签。2、部门费用超支控制：（预算总额控制）--按照部门费用预算比率，结合销售达成