第4讲 作为开放系统的组织(视角三)(2013.9+)

第4讲

作为开放系统的组织(视角三)同学研究及讨论：自然系统视角下的F学院自然系统视角下F学院的特征：1.目标复杂性：人才培养目标；科研目标；社会服务目标；文化传承目标；创收目标；个人目标；……2.非正式结构：（学院吃饭时容易看到这个非正式结构：什么人在一桌吃饭；学院春游时容易看到这个非正式结构……）3.功能分析：AGIL。学院虽然对学校的某些改革不满（影响到学院的物质利益[收入分配的调整]、职工团结[增强职工间竞争的做法]），但是学院仍然顺应学校的改革，因为学院要在学校这个大环境中生存下去……同学研究及讨论：自然系统视角下的F学院自然系统视角下F学院存在的问题：纯粹追求科研目标是有问题的；过于形式化（如科研考核制度）反而会引起职工的反感；F学院应该进行的改革：多目标追求；个人目标与组织目标的协调；弹性化制度（如一些高校不是对科研一年一考核，而是三年一考核，总数量仍然是不变）；注重生存教学目的：通过学习，把握开放系统视角下的组织的特征，并通过了解相关的主要流派的观点来加深对这一视角的认识。教学内容：一、开放系统视角的重点与观点二、主要流派三、小结及评论引子：环境因素地位的上升和组织系统复杂化的提高1.环境因素地位的上升相对而言，理性系统视角下的组织是一个封闭的系统（泰罗、法约尔、韦伯）；早期的自然系统视角下的组织也是一个封闭系统（马约）。尽管巴纳德比同辈人更关注环境的作用，但他并没有对环境进行系统分析。但是晚近的一些自然系统视角已经开始强调环境对组织的重要性（塞尔兹尼克等的制度学派）。但是，“一个系统是开放的，并不仅仅因为其与环境间的相互交换联系，还是因为相互交换联系是系统变化的关键因素”。（布克利[WalterBuckley,1967]）环境影响力的上升，实际上是由于二战后，世界更加开放，环境日益复杂，组织受其影响更大。或者我们说，理性系统最突出目标要素，自然系统最强调组织本身（的生存），而开放系统则最重视环境的作用。2.系统复杂性的提高此外，开放系统视角下的组织比以往的“系统”（理性系统、自然系统）视角下的组织更加系统：“当从机械系统到有机系统再到社会系统时，系统的要素就越来越复杂和富于变化”（斯格特：77-78）。从而使社会组织相对物理或机械结构而言，是松散联系的系统（Ashby,1968:Buckley,1967:82-82;转引自斯格特:78）。组织在发展过程中，其结构由直线制向职能制、矩阵制、事业部制、网络制的发展方向，也说明这组织系统内部日益复杂化。同样的，在组织由简单到复杂系统的发展过程中，系统要素之间和系统与环境之间关系的本质与相对重要性也在发生变化：过去，系统流程的主要类型是物质和能量的交换，而现在则变成信息流动：“机构系统组成部分之间的关系主要是空间和时间的作用，以及从一个部分到另一个部分的能量转换，更高层次上的相互关系则越来越多地建立在信息转换之上。”(Buckley,1967:47)根据这种交换的改变和组织系统复杂性的提高，伯尔丁把所有系统的类型区分为九个层次的类型：伯尔丁（Boulding,1956:200-207；转斯格特：78）的九层系统类型1.框架结构——拥有静止的系统。如晶体中的原子排列或动物骨骼。——缺陷：没有运动2.时钟机构——系统开始有简单的变化，能够预见其运动。如时钟和太阳系。——缺陷：如时钟拿到另一国家，它不会自动调整时差3.控制系统——不仅自己能够变化，而且能够根据外部目标或标准而自我调节。如恒温器。——缺陷：不能从环境中获取资源以主动适应环境和进行自我维护伯尔丁（Boulding,1956:200-207；转斯格特：78）的九层系统类型4.开放系统——由被动适应环境，转变成能够从环境中获得资源进行生产并由此进行自我维护。如生物细胞。缺陷——只能复制，不能自我再生产5.蓝图发展系统——开放系统还是一种通过复制来进行的再生产，而蓝图发展系统则通过含有预设指令的种子或卵来进行再生产。如橡果和橡树系统，或蛋和鸡系统。——缺陷：对环境没有感知能力和调整能力6.内在形象系统——该系统能够具体地认识到环境，在该环境接收信息并加工，将环境作为整体的想像或知识的结构。如动物行为。——缺陷：没有自我意义和语言伯尔丁（Boulding,1956:200-207；转斯格特：78）的九层系统类型7.符号处理系统——该系统具有自我意识并能运用语言。如人类行为。——缺陷：只是单独的个体的系统8.社会系统——在第七层行动者作用基础上的多头系统，他们有着共同的社会规划和文化。如社会组织。缺陷——仍然只是一个自然系统，人们可知的系统9.超自然系统——“绝对和必然的不可知”系统。问题思考：当我们检视伯尔丁的九层系统时，我们反思当前人类研究组织系统究竟到哪一个层次了？伯尔丁的第一、二、三层是物理系统，第四、五、六层是生物系统，第七、八层是人类和社会系统，第九层说明该分类是开放型的（第九层是对仍不能认识的事物留有余地），分类并没有到此结束。这些层次具有递进关系：系统逐渐变得复杂，联结更为松散，更依赖于信息的流动，更具有自我维护和更新的能力，更能够发展和变化，对环境更加开放；而且较高层次都结合了较低层次系统的特征。正因为如此，“许多有价值的信息和视角都可以通过将低层系统的议题运用到高层系统的议题来获取”。同时，伯尔丁提醒我们：“绝大多数社会科学的理论框架仍然处于第二个层次上，现在正上升到第三个层次，虽然议题明显地包括在第八层时。”（Boulding,1956:208）这是对现有组织理论模型的重要批评。——实际上社会科学的研究正向第四层次发展。一、开放系统视角的重点与观点一般系统论对于组织理论发展的贡献在于把组织理论模型提升到第三个层次（控制系统）和第四个层次（开放系统）。随着这一认识的提升，我们还要对其中所强调的其他两个概念——作为松散系统的组织和作为等级系统的组织——作详细论述。（一）作为控制系统的组织控制系统是能够进行自我调节的系统，自我调节是通过与特定进程或流程相联系的具体要素或亚系统的发展来实现的。（斯格特：79）

我们通过恒温器图来了解作为控制系统的组织。

（二）作为松散联结的组织（请一个同学阐述这一图示的原理）解释：原理：将燃料和氧气输入到加热器中，经过加热后产生一定的温度(t)，如果这一实际温度高于期望温度（也即设定温度）(H)，则信号调节开关关闭；如果实际温度低于期望温度，则信号调节开关打开，从而使实际温度与期望温度保持一致，达到恒温的目的。与框架结构和时钟机构这两个层次的系统相比，控制系统增加了根据一定目标或标准而进行自我调节的功能。但是即使如此，以上我们看到的仍然只是一个封闭系统。解释：但是，我们也看到，我们所看到的这一封闭系统之上，有一个人在设定控制系统运作的标准或程序，如果我们把这一部分内容加入到原有系统中，我们可以让原有系统升级为综合控制系统（组织设计中广泛采用这样的控制类型；但这仍然还不是开放系统）（见下图）。（请一个同学阐述这一图示的原理）图解：将组织视为控制系统就是强调运作、控制和决策中心及其相互间流程的重要性（Swinth,1974）。决策中心为系统确定目标，即应对环境的需求或选择（流程1）；某些环境的需求采用来自如顾客或更高层次组织系统的指令的形式（流程2）。由于目标设定的基础是从环境中获得信息，这就有了环境和组织间的交换。决策中心将目标或行为的准则传递到控制中心（流程3），控制中心把自己的程序运用到操作层次（流程4），图解：在那里将原材料转化为产品和服务（流程5和6）。控制中心还要监测产出，将其质量和/或数量与决策中心确立的标准进行比较（流程7）。与预置标准之间的差别就是差异。在这个图示中还有第二个反馈回路（流程8），表明系统外界（如顾客）对系统产品的反应可能会导致组织进行目标调整。尽管综合控制系统比简单控制系统要完善，但它的中心仍然只是组织的操作层次，即系统的生产过程，而对决策中心的考察主要是根据其对技术流程的影响。（斯格特：81-82）（二）作为开放系统的组织我们一再强调控制系统仍然没有达到开放系统的层次，是因为控制系统仍然缺乏资源加工能力。也许人们会说，恒温器不是把从外界环境中获得的资源（燃料和氧气）拿来加工才产生热量的吗？但是，我们这里讲的加工能力是指通过资源加工达到提高系统自身生存或自我维护的能力。而在恒温器例子中，加热器只是把从环境中获得的资源用来产生热能，而非用来替代或修补其自身的要素。因此，开放系统的特征之一是自我维护能力。（二）作为开放系统的组织但是，这并非唯一特征。如果我们把环境视为组织系统的对立面（塞尔兹尼克等）来看待，那么这样的视角并非开放系统的视角，这样的系统并非是开放系统（最多只是自然系统）。开放系统还有个重要特征，即资源加工能力。因为开放系统运作的关键是组织与环境的互动（斯格特：83），正如庞迪和米佐夫（PondyandMitroff,1979:7）所说的，组织系统不是通过“对抗环境复杂性”来进行自我保护的，人们应该认识到，“恰恰是非一统的加工过程才维持了开放系统的不同结构”。强调组织与环境的对抗性，有助于明确组织与环境的边界；而强调组织与环境的互动性的开放系统，其边界何在？周雪光就认为组织边界是很难界定的：组织存在外在化（跨国邮件快递公司DHL公共关系职能移交给一个专门的公关公司来处理）、内在化（通用汽车公司拥有自己几百名律师，即律师职能内在化了）现象；组织成员成分复杂化也使“成员”边界模糊了（周雪光：8-9），以致西方管理学者中有人用“利益涉及者”来替代“成员”。而我们则用“参与者”一词。斯格特（2001：83）也承认“对边界的界定问题很困难的”，“但这并不是说开放系统就没有边界。开放系统是有边界的，而且必须为这边界的维护花费一定的能量。同样，将能量用于跨越边界的行为也很重要”。那么，如何界定边界呢？费弗尔和萨兰奇科（PfefferandSalancik,1978:30）提醒说，并不是个体人员，而是他们特定的活动和行为才被包括在组织边界内。但是他们的这些回答仍然没有让斯格特感到满意：因为许多行为同时与一个以上的系统有关联（斯格特：84）。至此，关于边界问题仍然没有得到令人满意的答案。但是，每个组织还是得界定其边界问题，否则无法确定其目标、计划、活动等问题。我们探讨边界问题，自然与系统的开放问题相关：没有边界就难以确定是否双方进行互动。但是，即使边界问题没有完全解决，系统是否开放仍然需要我们去回答。霍尔和法根（HallandFagen,1956:23：转引自斯格特：84）的回答是：“判断一个系统是开放的还是封闭的，就要看系统包括了多大的领域，环境又包括了多大的领域。如果把与系统发生交换关系的环境也包括在内的话，那么该系统就变成封闭系统了。”然而，这样的回答是否也让我们满意了呢？尽管边界问题、开放系统的判断问题未必有令人满意的答案，但是我们还是可以得出关于开放系统的观点：系统维护、分化和多样性的根源是环境。从开放系统的观点来看，环境情况和系统内存在特征之间存在着紧密的联系，因为复杂系统不可能在简单环境中保持其复杂性。开放系统必须遵守所谓的“有限变化原则”；“就是系统不能比环境表现出更大的多样性。”（PondyandMitroff,1979:7）前面我们已经讲过，将组织视为控制的或开放的系统，需对这一复杂系统（相对而言，框架结构、时钟结构只是简单系统）的两个重要概念——松散联结和等级——进一步加以分析。（三）松散联结概念（作为松散联结系统的组织）“控制模型给人留下的印象是一个紧张严格的系统，因为其中每个要素的设置都与其他要素的变化息息相关。”（斯格特：82）但是在实际中作为控制系统的组织的要素都是被决定的呢？未必，因为许多系统（尤其是社会系统）都包含了与其他要素松散联结的元素，这些要素可以有一定的自由行为。（Ashby,1968;Glassman,1973）这种现象早在马约（非正式组织中的非正式规范、非正式结构、目标与行为等）、塞尔兹尼克（生存目标）、巴纳德（协作）已经看到了。只是，相对而言，开放系统更为强调松散联结的重要性。开放系统的理论家认为，在结构安置上的松散联结能使系统作为一个整体具有高度的适应性（Weick,1976;OrtonandWeick,1990）。显然，松散联结并不意味着员工士气的低下，也不表示管理的低标准。（斯格特：83）另一方面，组织要素的松散联结还为所谓的“生产力悖论”作出了较好的解释。所谓的生产力悖论，是指许多组织都对信息处理技术作了巨大的投资，而并没有对国家整体生产力的增长率产生影响。（Harris,1994）提高个体工人的生产力并不能很快或毫不费力的提高部门或公司层次的生产力，更不必说整个工业了。（斯格特：83）（四）等级概念（作为等级系统的组织）这里的等级制并不是指地位或权利的不同，而是指在类群和层次上的等级制。即系统由多个亚系统组成，而且系统本身又被包含在超系统中。这是复杂系统的共同特征。将等级概念和松散联结概念结合起来，我们发现，复杂系统有一个共同的特征：系统组成部分内的联系和相互依赖关系比系统组成部分之间的要更为紧密。如在大学某个学术部门内部的互动就要比部门与部门之间的互动更为频繁而强烈。（四）等级概念（作为等级系统的组织）许多看上去复杂的组织系统都是由极为相近且能保持相对自由运作的单位组成，而且为了自身的稳定，系统也会依赖于这些亚系统。高校就是其中一个例子。因此，所有系统都是由亚系统组成。同样具有重要意义的是，所有系统也都是其他外围系统的亚系统。这就表明，对于系统运作的理解、对系统外界及其环境的考察和对系统内部组成单位的考察具有相同重要的意义。在许多方面，开放系统观点表明了题解宽广环境的意义。附：开放系统的组织理论与理性组织理论和自然组织理论的不同：1.组织注意力从结构转向了过程，强调的是组织行动而不是组织，把个体要素看成是半自主行为的主体。2.理性组织理论和自然组织理论都建立在将组织视为封闭系统的基础上的，而开放组织理论强调了组织与环境的关系，环境成为组织结构的基础，于是，组织的边界便不再固定而是趋于弹性或无形。3.开放系统的组织理论强调组织是一个动态系统。三、主要流派（一）系统设计（二）权变理论（三）维克的组织模型按照系统的复杂和确定性程度，可以把系统分为简单确定型（如滑轮系统）、复杂或然型（如工厂里的装配线）、“超复杂”或然型（如通用电气公司那样的组织整体）（Beer,1964）。对于简单确定型组织，我们可以通过简单流水作业、标准化（或者说甚至仅需要机器而几乎不需要人就可以完成）来进行良好控制；（一）系统设计学派对于复杂或然型组织的行为，则没有那么简单。但是我们仍可以作出一般性的描述和通过统计方法进行预测，属于运筹学的研究对象。（Beer,1964）对于复杂或然型组织的行为，传统的数学模型（包括运筹学）都难以解释和控制。例如，我们无论对核电站这一组织进行多少精密（精确）的考虑，但是事故的发生还是可能出现（已经出现了好多次：1979年美国三里岛核电站核泄漏、1986年前苏联切尔诺贝利核泄露、2011年日本福岛第一核电站核泄漏）（一）系统设计学派那么，人类对超复杂或然型组织是否无可奈何？自然科学对非线性动态系统行动研究所形成的“复杂性”理论和“混沌”理论或许能够给我们某些启示。位于墨西哥州圣菲复杂性研究所的科学家在观察流体的流动和悬挂在两个或多个磁铁之间的金属小球的运动时，发现了“一组确定的关系产生出服从一定模式却无法预测的结果”（Levy,1994:168）。也就是说，哪怕所有可能的最初因素是确定性，结果还是不确定性的。（试想，连自然科学都面临这样的困境，何况社会科学呢？）即使自然科学家无法完全解释这一现象（当然，他们仍然会孜孜以求继续探讨原因），但是他们并没有因此而放弃对一个大系统（大组织、整体）的控制和使用。他们会把未知（只是系统中的部件的内部结构和运作细节）作为所谓“黑箱”来处理。（一）系统设计学派自然科学家的这种非线性系统理论和模型，也被社会科学家用来对高度复杂的或然型非线性社会系统（组织）进行分析。确实，我们无法完全（确定地）地解释超复杂或然型组织的所有行为，但是我们要从整体上把握系统（这个把握包括解释、控制和运作）。因为，对于系统设计学派来说，他们更倾向于实际和实用，他们主要是从管理人员的角度来力图改变和提升组织，而不是简单的描述和阐释组织，也不能去事无巨细地过问。但是，由于超复杂性或然系统的存在，完全不关注细节也是非常危险的（这形成了一个悖论、难题），因为有时细节决定成败。由于高度复杂或然性的存在，系统过程的任何小的变动都可能会导致爆炸性的崩溃后果（参斯格特，2011：113），正如Perrow(1978:18;转斯格特，2011：115)所说“在高危险度、高复杂度和高联结紧密度的军事或工业系统中，也许还会有-2加-2大于-5000这样的结果”。（一）系统设计学派我们真的无可奈何吗？我们只能把这种后果视为“正常的事故”吗？（即由于系统的高度复杂和或然性，多重不可避预见的交互是不可避免的[Perrow,1984:5]）目前，系统设计学派对此的处理是运用模拟技术。他们模拟具有相互依赖关系的行为者的行动和互动过程（也就是说，他们是模拟组织中的信息流、能量流和物质流的流程，而不是模拟正式的组织结构图），创造出“与真实世界高度相似”的仿真世界，“在其中的决策与行动会产生真实世界类似行为的同样结果和后果”（Nissen,2006:62）。模拟结果出来后，可以与类似的“现实”情境进行比较，并由此更好地解释、控制和运作现实系统。（当然，其中不可知的东西，他们只能是以“黑箱”对待）（一）系统设计学派由于复杂系统具有高度复杂并高度不确定性，因此在进行系统设计时需要进行仿真、模拟流程以便做出更好的设计。这种思想（系统设计学派）在认识上科学管理理论和人际关系理论的“简单”组织更进一下，但还仍然具有某种封闭性，没有更多考虑到环境对系统的重大影响。那么，组织与环境究竟有什么样的关系呢？（二）权变理论

（劳伦斯和洛奇）劳伦斯和洛奇对塑料行业、食品加工行业和集装箱行业进行了研究。这三个行业（组织）的环境分别具有高不确定性、中不确定性、低不确定性的特点。面对不同的环境，这三个行业的组织特征也并不同：在塑料行业，其正式化程度和决策集中度较低；食品加工行业居中；而集装箱行业的正式化程度和决策集中度非常高。——组织面临的环境类型越多，其内部特征差别就越大。内部差异越大，活动协调就越困难，参与者之间的冲突就越大，就越需要运用更多的资源和力量进行协调。（转斯格特，2011：117）同时劳伦斯和洛奇还看到，尽管塑料行业总体上体现出一种低正式性、决策分散的特点，但是其组织内部各部门的组织特点并不一致：例如研发部门体现出一种低正式、决策分散特点，但生产部门更多体现出较高确定性（正式性、决策集中性）。（二）权变理论（劳伦斯和洛奇）这样的发现，能够得到什么结论呢？芝伦斯和洛奇认为，（1）组织的分化和整合模式应当与其所处的环境相适应。（2）组织每个子单位的结构特性都应当和与其自身相关的环境相适应。总之，劳伦斯和洛奇的观点是：系统设计必须注意使组织适应环境。因此不同的环境对组织有不同的要求，特别是市场条件下或技术中以不确定性及快速变化为特征的环境，相比那些稳定环境而言，更会对系统提出不同的要求，包括限制和机会。（权变理论的总的前提假设：内部特征与所处环境的要求相匹配的组织适应性最强；其他假设：不存在最佳的组织方式）（二）权变理论（劳伦斯和洛奇）组织环境做出反应提出要求权变理论晚近的研究进展：越来越精细——系统设计要考虑的因素更多：规模、技术、地理位置、不确定性、参与者素质、资源依赖度、国家及文化差异、经营范围、组织的生命周期等。精细化一方面让我们考虑更多，另一方面，我们更不知该如何设计……（组织细化“悖论”）（二）权变理论（劳伦斯和洛奇）组织环境做出反应提出要求系统设计学派告诉我们，组织系统是高度复杂的、高度不确定性的，有时我们只有接受“正常的事故”；权变理论也认为环境是不确定的，我们只能随时准备多套方案，以随机应变。但是，人们更希望能够预期确定性的后果，以便自己能够控制得住后果，不然会有太多的不安全感。（三）维克的组织模型维克（Weick,1969:40）认为，“模糊、不确定性和歧义的信息输入是组织运行所处理的主要原料。不论这些信息是来自实物载体，还是固执的顾客、上级布置的任务、工会的意见，其共同特点是具有多种可能性，有不同的可能结果。组织就是缩小可能性的范围，减少可能出现后果的数量。组织的目的是将确定性提高到可处置的水平。”或者，简单地说，维克认为，“人类组织起来的主要目的就是为了降低生活中信息的不确定性”（Kreps,1986:111；转斯格特，2011：118）（三）维克的组织模型组织行动的结构化——规制、选择和保持。所谓规制，是指个体主动认识他们的世界、环境与情境的过程。维克认为，“由于人类是通过感知积极地创建他们周围的世界，因此，组织成员并不是仅仅对客观的物质环境作出反应，而是通过信息和意义的创造来规制他们的环境。”(Kreps,1987:116)也就是说，规制表明，组织成员既通过感知来认知环境（被动的），也通过自己的认识框架和行动直接对环境施加影响以试图改变环境的状态。（三）维克的组织模型所谓选择，是指组织成员只