企业档案管理办法

档案治理方法编制日期:20231编制编制审核批准生效日期保证档案治理有效性、标准性，更好地为各项工作效劳，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施方法》的有关规定，结合本公司的实际状况，制定本方法。适用范围档案是指:物管公司总部及所属治理处、各职能部门在各项工作和活动中直司的贵重资源。定义整理和移交。档案治理机构和职责档案治理机构3.1.1公司前台文员兼任档案治理员；各治理处相应设立治理处档案分室，并指定专人为档案治理员；治理处各职能部门设兼职档案治理员。对各种门类和不同载体的档案，实行档案实体，由本部档案室和各治理处档案分室保管。公司本部档案治理员职责认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和方法。现档案治理的制度化、标准化、科学化。的档案治理进展业务指导和监视、检查。并切实做好档案库室的保密、安全防患治理。准时为公司各项工作供给档案效劳，为领导决策供给牢靠的数据。数字汇编和专题文件汇编等编研材料。对档案定期进展统计、鉴定、销毁和移交工作。办理领导交办的其他工作。治理处档案治理员职责负责治理处各类档案的归档治理、编目、电脑著录工作；负责治理处档案室日常各项治理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、〔防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物〕等工作；负责检查、指导和监视各职能部门兼职档案员的档案业务；汇编和专题文件汇编等编研材料；按时完成治理处布置的工作任务和档案治理工作任务。职能部门兼职档案员职责〔会计档案除外〕的收集、归档整理、编目、保管、移交工作〕做好所在职能部门档案的借阅登记工作。档案分类方法类目设置:类目名称二级属类代号目代号三级属类代号四级属类代号五级属类代号类目名称二级属类代号目代号三级属类代号四级属类代号五级属类代号业务类0物管公司G80本部RML行政人事部XZRS内部工作联系单W工程类1时代RMA〔行政资料〕XZ备忘录M文书类2岭南RMS〔人事资料〕RS会议纪要MU声像类3逸彩RMY财务部CW电子邮件E会计类4工程部GCF荣誉实物类5客服部KF物治理公司0保安部BA工程治理中心1合作公司2往来公司3一级类目名称解释：〔小区〕的配套设施的文件和图纸、业主〔客户〕之间的往来文书等。工程类档案是指：各种办公、动力、汽车等设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等资料；文书档案是指：公司及各部门、治理处在各项行政事务、经营治理、党群〔正底片、录音、录象带、光〔磁〕实历史记录。〔公司财务部指定一名专人进展会计档案归类〕荣誉〔实物〕档案是指国家、省、市各级政府颁发给本公司或对在管物业录和反映公司荣誉和业绩的实物见证。档案的分类编号方法间用斜线隔开。业务类：0/G80/RMS/KF/**——001 案卷挨次号部)

五级属类(档案类别代号/两个中文简称或四级属类(所属职能部门代号/客户效劳/岭南治理处〕二级属类(物治理公司代号)一级类目〔产品业务类〕书等。工程类：1/G80/RMS/GC/**——001 案卷挨次号

五级属类(档案类别代号/一个中文简称或四级属类(所属职能部门代号/工程部)/岭南治理处〕二级属类(物治理公司代号)一级类目〔工程类〕使用说明书、安装说明书、系统图、线路图、装箱单、合格证、保修卡等；文书类2/G80/RMS/XZRS/XZ/M0——001 案卷挨次号录)/行政资料)

/物管公司备忘四级属类(所属职能部门代号/行政人事部/岭南治理处〕二级属类(物治理公司代号)一级类目〔文书类〕3/G80/RMS/XZRS/**——001 案卷挨次号部)

五级属类(档案类别代号/一个中文简称或四级属类(所属职能部门代号/行政人事/岭南治理处〕二级属类(物治理公司代号)一级类目〔声像类〕照片〔正底片、录音、录象带、光〔磁〕盘、电影拷贝、文字说明等；会计类：4/G80/RMS/CW/**——001 案卷挨次号*事物形式及代号为：荣誉〔实物〕类：

五级属类(档案类别代号/一个中文简称或四级属类(所属职能部门代号/财务部)/岭南治理处〕二级属类(物治理公司代号)一级类目〔会计类〕5/G80/RMS/XZRS/JQ——001 案卷挨次号五级属类(档案类别代号/奖旗)四级属类(所属职能部门代号/行政人事部)三级属类(所属治理处代号/岭南治理处〕*事物形式及代号为：

一级类目〔会计类〕JQZSJBJPBTCZHTF。档案的归档整理归档整理是指对档案材料进展分类、排列、装订、编号、编目、装盒〔袋有序化的过程；理应以公司制定的《各类档案的归档范围和保管期限表》为依据；归档文件材料必需齐全、完整，凡有原件的，不能以复印件归档；写要求字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。各类档案归档整理要求业务类档案按年度、机构、保管期限的方法组成案卷；编写卷内名目，并排列于卷首，与案卷一起装订；封面统一使用档案局标准科技档案封面，承受三孔一线方法装订成卷；用阿拉伯数字挨次编页码，统一装订字体；将案卷放入统一的档案盒内〔每盒装的案卷数量视容量而定档案盒面的内容；编制卷内名目和案卷名目。工程类档案区分设备种类、型号，按机构种类、型号的方法排列；〔归档章样式与文书档案归档章同；编制档案名目；装入专用档案袋〔A4，逐项填写袋面内容。文书档案以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与册、图册等一册〔本〕为一件，来文与复文为一件；区分文件材料的不同年度、不同机构〔问题〕和不同保管期限；以件装订，属永久和长期保管的档案必需使用档案专用不锈钢书订；材料编件号，以确定文件的排列挨次；每件文书首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容：归档章示图存档日期存档编号存档日期存档编号存放地点存档期存放地点存档期编制归档文件名目；考表工程。声像档案分照片、录音带、录象带、光〔磁〕盘等四种类型：照片档案由底片、照片和说明三局部组成。01——36，按底片号挨次将底片插入底片册；200示时间。说明的格式为：〔写成照片名称30时注明照片底片的编号。；e、大张照片应单独存放，并在卷内名目的备考栏内注明“大张”〔磁〕盘：应分别有文字说明和题名〔参见照片的文字说明和题名的要求，分别进展编号和编制名目会计档案分凭证类，帐簿类，财务报告类和其他等四种方式整理立卷；会计档案案卷的质量要求参照会计法规和本公司财务治理的规定；会计档案名目由财务部兼职会计档案员负责集中统一按年度编制。荣誉〔实物〕类分别按时间挨次编号；每一实物档案均要贴归档标签；编制名目：标签的示图为：治理处治理处实物形式编号产生时间档案的保管各治理处的各类档案〔会计档案除外，由各治理处档案室保管，档案名目司各类档案总名目。治理处撤并时，全部档案必需移交公司本部档案室。管一年后，移交公司本部档案室集中保管。保管的档案应以全宗进展分类排列，并应有明晰的标引。档案室必需门窗结实、安全，窗户要有遮阳光设施，保持通风，室温保持在以内，要经常清洁，无杂物堆放；要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。问题准时实行措施。全宗历史状况的各种文件材料，组成特地案卷。档案员调开工作时，应在离岗前办好交接手续。库藏档案因移交、销毁等注销帐户时，要保存依据。制。架。档案的保密三级，即机密、隐秘、一般。策、财务档案等。〔纪要、公司文件、工程图纸、工作打算、总结等。一般档案包括：公司的通知、通告、公司对业主公开的文件等。档案保密制度职守，自觉维护公司的隐秘。材料到公共场所。以上的档案材料，应通过机要部门传送。坚持做到六不：对档案内容不该说确实定不说；不该借阅确实定不借；不该复印、复制确实定不复印、复制；记录，传达属于国家的机密档案；不在不利于保密的地方存放和携带属于国家机密的档案；非档案工作人员，不得任凭进入档案库房；查阅利用公司员工依据审批查阅有关档案。查阅/借阅/复印：均应在档案室的《文件查阅/借阅/复印登记表》中登记。查阅/借阅/案查阅/借阅/办公室主任或公司领导同意。一般档案由部门负责人审批。散、翻印、转借或破损档案。档案销毁然后在相应的《档案名目》上注明“销毁”字样。归档范围和保管期限表5016~50年，短期分为：251015治理处档案室保管的档案范围和保管期限1治理处档案室保管的档案范围和保管期限1治理制度本公司制发的治理制度、治理规定、治理方法、操作流程等书等永久2岗位职责永久类目文书类部门序号档案分类行政人事部归档材料名称保管期限33合同、协议物业治理效劳合同、工程维保合同、特约效劳合同、购合同期满10年内5外联收发文7大事记居委会、派出所等政府部门的各项打算、制度、规定、方案等，清洁、绿化的业务联系单〔〔包括与工程中心、进展商的全部内部往来文件〕突发大事报告等56内部收发文10长期8资产公司财产、物资清单、库存、资产盘点表、资产处分表、长期固定资产报价分析表15保险保险合同、条款，理赔资料〔长期〔理赔资料保险增减员表〕在案件完结后5销合同、协议书等4员工档案2等文件