供应商管理规定

供应商管理规定总则为加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求，必须对供应商进行有效管理、控制。为此，结合XX公司的具体情况，特制定本规定。本规定主要用于指导采购部及其他相关部门对供应商进行评审、考核，创建并调整供应商档案。供应商的评审流程、考核流程、供应商档案创建流程、维护流程等业务流程分别参考《采购管理流程规定》中相应内容。本规定是《采购管理制度》中相对独立的一部分内容，与之配套使用。供应商管理主要有两部分内容：一是招标管理，二是供应商评价管理。招标管理为了保证采购物资的质量、价格、供货期、服务等符合公司需要，对于部分物资或服务的采购（比如运输单位的选定），可以尝试招标的方法确定合格的供应商。公司物资采购计划确定后，采购部根据公司规定，向潜在的供应商发出招标通知或投标邀请函。招标通知或投标邀请函须经采购副总、总经理审核，其主要内容如下：招标人的名称和地址等信息；标的的名称、用途、数量和交货日期；提交投标文件的方式、地点、截止时间；对投标人的资格要求和投标保证金的要求；开标、评标、定标的日程和办法；交货、竣工或者提供服务的时间；公司采购合同的主要条款及订立方式。公司规定的其他内容。公司可以采用以下评标方法：打分法。由采购部制定评标因素（如价格、质量、信誉、服务等）和相应的加权分值；评标委员会（由采购部、技术部、品管部、制造部负责人组成）每位成员分别对每个满足招标文件要求的投标人进行评价、打分；采购部汇总计算评标委员会对每个投标人的打分，给出每个投标人的分值。最低投标报价法。所有满足招标要求的投标人中，报价最低的投标人即为中标人。此种办法一般适用于标的物技术含量不高与其他物品关联度不强的招标。如评标委员会一致认为最低投标价或某些分项报价明显不合理，有降低质量、不能诚信履约的可能时，采购部通知投标人限期进行解释。如投标人未在规定期限内作出解释，或所作解释不合理，经评标委员会取得一致意见后，可确定该投标人不能中标。评标委员会可将第二个最低投标的投标人作为报价最低的投标。如第二个投标人有上述情形，则以此类推。招标通知不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。招标项目设有标底的，标底的知情人负有保密的责任。采购部应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；自招标通知发出至投标截止日，不得少于20天。采购部对已发出的招标通知进行必要的澄清或者修改时，应当在招标通知规定的投标截止日期5天前，以书面形式通知所有招标通知收受人。供应商评价管理采购部门在供方确定前，根据采购物资技术标准和生产需要，对供方进行质量能力调查，同时对价格、供货期、最小加工批量等进行比较，择优选择，填写“供方推荐表”；对于同类的物资，应同时选择几家合格的供方，以提高讨价还价能力。采购部门要求被推荐的供方填写“供货厂商调查表”、“供方业绩评定表”。采购部门根据“供货厂商调查表”及“供方业绩评定表”，填写“质量保证能力评审表”，可以包括以下内容（指标及指标的分值可以根据采购物资的种类及采购的具体要求灵活设定）：供方质量保证体系及质量体系认证情况(占10分)，由质量体系管理员填写；供方产品质量状况(占30分)，由质量检验人员填写；设备能力(占10分)，由专业技术人员填写；价格、交货能力(占30分)，由采购部填写；财务信誉及票据规范性(占10分)，由财务部填写；售后服务水平(占10分)，由采购部填写。以上内容应提供充分的书面证明材料，以证实供方的上述能力。对于供应量较大或供应频次较多的供方，应定期组织以上各部门人员进行实地考核。采购部门汇总评分结果，按下表做出评定结论，报采购副总批准后，编制“合格供方目录”。等级得分率（％）综合能力评价合作或采购前景A≥90能力足够,效果好优先合作B≥80能力较好,有一定效果带条件的合作C≥65能力一般,效果一般整改后合作D＜65能力不足,效果差暂不采购对第一次供应重要物资(如主要原、辅材料)的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批试用，测试合格才能供货，其程序简单描述如下：技术部联合生产部门、质检部门提出采购物资的技术参数的详细资料，并报送采购部；供方根据采购部提供的技术要求，提供少量样品；品质管理部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写“供方推荐表”中的相关内容，反馈采购部（样品不合格，可再次送料，但最多不超过2次）；样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货，经品质管理部验证合格后，交生产部门试用，并由品质管理部出具试用后的验证报告，反馈采购部门；小批量进货验证后或试用不合格，则取消其供货资格；样品验证和小批量试用均合格的供方，经采购副总批准后，可列入“合格供方备案”。对于批量的辅助性物资，品质管理部在进货时验证，并保存验证记录，合格者由采购副总批准后，即可列入“合格供方名录”。对于零星采购的辅助物资，其进货检验记录即为对此供方的评价。供方产品如出现严重质量问题，采购部门应向供方发出《纠正和预防措施通知》，按“XX/QP1401《纠正和预防措施控制程序》”执行；如两次验证质量没有明显改进，应取消其供货资格。对外协加工方的控制，也应按上述条款执行。对服务供方的控制，如运输公司、检测、培训咨询机构，也应经合格评定后，方可向公司提供服务；对于国家授权的计量试验室、国家注册认证机构及其国家认可的机构，可不再做服务质量评价。供应商关系维护为保证采购物资的及时供应和采购优惠政策的利用，采购部应加强合格供应商的关系维护，尤其是对紧俏物资供应商。采购部建立、维护供应商信息数据库，对供应商出现的重大情况进行记录、分析。采购部至少每两年一次对合格供方进行跟踪复评，评分低于65分，应取