国际会议规划与管理

第四章會議活動前籌備工作

●國際會議競標●大會籌備委員會

●執行委員會

●祕書處與執行小組

●分組與分工

楊智晶老師籌辦流程競標資料準備企劃書/簡報預算編列/贊助募款執行現場執行結案/請款/核銷得標/簽約會議籌辦成立籌委會會前會後會中國際會議籌辦資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民競標前的資訊供应主辦單位來台勘查理事會來台舉辦競標時的提案與簡報企畫書撰寫簡報呈現重點：TaiwanisReadyforit!國際會議競標蒐集提案簡報國際會議承辦的方式會員國輪流主辦地區性輪流主辦競標方式-bidding台灣優勢1.人民好客、友善、旅遊環境平安。2.合乎國際水準的會議場地及旅館。3.台灣地理位置適中，交通便捷。4.豐富的中華文化及美食，多采多姿的夜生活。5.堅實的經貿網路及民主奇蹟。6.14天免簽證，商務客仍有成長空間。國際會議競標的要素良好而活躍的關係是否是委員會成員之一？是否具有長久而持續的關係？在組織高層是否有好挚友？是否經常參加組織的相關活動？台灣是否為會員代表？資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民國際會議競標的要素專業性的定位是否有足夠相關性的認証？大家是否認定台灣有主導实力？在主要的會議活動中是否常發言？學者/會員/成員是否有足夠的知名度？各城市的輪替最後一次舉辦是什麼時候？什麼時候舉辦最合適？還有哪些國家參與競標？資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民國際會議競標的要素成功爭取舉辦的機會舉辦城市對全球的與會者來說此地是否有足夠的吸引力？該地是否有成功舉辦大會的基礎？該地是否平安且足以信賴？是否有旅遊或是簽証的限制？資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民國際會議競標的要素舉辦及經營會議的經驗是否曾經舉辦過地區性的會議活動？地區性的會議活動是否有許多與會者？台灣的會員是否參加過國際性的活動？是否有經濟來源?成長空間1.國際政治地位低落，不利爭取國際會議來台。2.政府重視程度不足，缺乏專責機構。3.硬體設施仍嫌不足。4.軟體及語言等專業人才不足。5.機場交通不夠便捷，市區交通無法掌控。6.物價高，旅館、會議設施、餐飲選擇性少。7.城市無特色，景觀不良，英文路標不清晰，缺乏舒適之行人環境，無整體城市之形象。成長空間8.會議產業相關協會、公會沒有權威，缺乏群體合作。9.缺乏英文媒體及會議旅遊相關資訊。10.計程車良莠不齊。11.文化活動不足吸引外人參與12.公共設施如博物館、美術館無法彈性协作國際會議运用13.政府、民間對國際事務參與之不足14.航空公司协作度不高資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民跨出台灣國際組織的參與Step1:增加與國際機構組織接觸的機會Step2:加入國際機構組織Step3:在機構組織中扮演重要的角色Step4:爭取來台舉辦國際會議/活動/展覽Step5:爭取總部設在台灣國際會議的爭取实力培養語言实力提案实力表達实力政府政策的协作支持出國競標的費用及時間來台舉辦國際會議的獎勵會議活動前籌備工作●大會籌備委員會

●執行委員會

●祕書處與執行小組

●分組與分工

楊智晶老師會前的統整、協調挑戰最大的一部份資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民籌備委員會成立－產、官、學考量重點：對募款的幫助對公務部門的協調溝通對增加與會者報名的幫助對籌辦工作的幫助其他大會籌備委員會成立會議活動前籌備工作●大會籌備委員會

●執行委員會

●祕書處與執行小組

●分組與分工

楊智晶老師執行委員會執行委員會(執委會)以下設秘書組、專案協調小組,處理國際會議活動之相關事務。審查工作由執委會負責督導與協調,並得聘任會議顧問公司協助之。協助國際會議預算之編列、審查、規劃會議之舉行、大會演講者之邀請、與會學者之聯繫、議程節目、住宿交通旅遊之支配、論文之收錄與出版事宜、媒體公關、會場佈置、展覽規劃、網頁訊息之架構等事項。執行委員會每月至少開會一次,必須檢視籌備會議決議事項之工作計畫進度。會議公司在做什麼？專案負責人議事註冊接待交通旅遊活動公關展覽設計秘書行政組總務會議公司的角色競標前的資訊供应競標時的提案與簡報會前的統整、協調會中的監督、執行會後的核銷、結案會中的監督、執行專案預算及進度統籌贊助募款規劃執行媒體公關操作報名註冊作業講員邀請作業論文投稿收集作業平面印刷設計製作記者會舉辦會議視聽設備整合會場佈置設計製作禮賓接待事宜人力資源統籌支配餐飲、交通、旅遊規劃執行保全、保險、庶務規劃執行主題宴會執行大會旅遊執行會議活動前籌備工作●大會籌備委員會

●執行委員會

●祕書處與執行小組

●分組與分工

楊智晶老師各工作小組的介紹:議程節目組議程編排。講者邀請。邀請專家論文審核與收集整理。大會現場論文的展出規劃。大會節目規劃等。本書觀點:(一般主辦單位會贊助受邀講者的交通食宿、甚至講者的日常費用)各工作小組的介紹:住宿接待組報名程序處理。報名資料匯整。住宿與餐飲的訂定與支配。報到手續。接待事宜。◎線上報名(On-lineregistration)◎現場報名(On-siteregistration)~提早報名的會員有價格優惠)住宿:房型:單人房(SingleRoom)雙人房(TwinRoom/DoubleRoom)套房(Suite)床型:單人床(SingleBed)雙人房中有2小床(SingleBed)或1大床(DoubleBed)QueenSizeBedKingSizeBed各工作小組的介紹:旅遊交通組交通接駁規劃。快速通關申請。參訪旅遊活動之規劃。大會旅遊與會前會後旅遊規劃。機場接駁車:大車BUS最多45人座;小車接送貴賓講者(賓士車、凱迪拉克),貴賓名單可給航警局各工作小組的介紹:場地事務機器組場地勘查、租借與規劃。(會議場地、餐飲及舞台場地、展覽場地)現場事務機的租借。相關人員器材,如翻譯器材的租借。與會者動線規劃。議程地點的設定。大會論文展出執行等。各工作小組的介紹:燈光音響組燈光音響設備租借。燈光音響設備限制。與講者、表演者彩排實作等工作。各工作小組的介紹:文宣企劃組

大會海報設計、單張DM的印製、路旗及網頁的設計、大會手冊、出席與會證書、感謝狀、論文摘要、宴會活動邀請卡等。各工作小組的介紹:媒體公關組包含媒體接待的學問、記者會的時間、地點支配、媒體的邀請等。從事活動宣傳、對外發言、活動整體形象包裝等工作。各工作小組的介紹:財務會計組1.收集各組報價單。2.事前的預算表編定。3.活動收入需求的明細製作。4.活動收支現金流向控管。5.發票的彙整與處理。6.會後結算財務收支報告之製作等。

各工作小組的介紹:專案會議展覽籌組人~大會秘書處總監PCO(ProfessionalConferenceOrganizer)專業會議籌組人各工作小組分組及職掌的另外觀點:資料來源:集思國際會議顧問有限公司總經理葉泰民各組工作執掌專案負責人議價簽約統籌與規劃籌備會議召集各組支援調配與聯繫公文申請各組工作執掌議程規劃講者資料聯繫事宜講者室規劃與作業執行論文收集及摘要展示會場規劃/佈置視聽設備規劃會場限制印刷品事宜議事組各組工作執掌線上報名註冊系統會前報到及相關作業現場報到及註冊流程住宿支配註冊組各組工作執掌貴賓接待規劃接待人力配置人力招募人力訓練現場調度及管理活動期間接待規劃薪資核算會後人力評量接待組各組工作執掌貴賓及與會者接送機事宜飯店至會場交通支配晚宴活動交通支配參訪旅遊交通支配交通組各組工作執掌大會旅遊及眷屬活動規劃參訪活動規劃旅遊報名作業現場執行旅遊組各組工作執掌開幕典禮規劃晚宴活動規劃閉幕典禮規劃現場執行活動組各組工作執掌媒體公關支配募款事宜記者會支配公關組公關宣傳計畫宣傳目的?目標對象是誰?On-line與Off-line媒體宣傳AttendeePromotion記者會預算規劃媒體宣傳工具On-line報紙雜誌網路廣播電視Off-line路燈掛旗/關東旗天橋掛旗公車車體廣告公車電視播放系統BEETV捷運與市府大樓電子看板捷運燈箱廣告捷運車箱內海報捷運車站內廣告中正機場燈箱廣告台北市政府外牆廣告各組工作執