档案管理课件-九章-编研(第3节)概要

第三节档案编研工作档案编研是将档案信息加工成各种形式的档案信息产品，有效地向社会供应优化、系统的档案信息的档案信息开发利用工作。档案编研工作是以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的须要为主要目的，在探讨档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参与编史修志，撰写特地著述的一项业务环节。一、档案编研工作的内容（一）编写档案参考资料档案参考资料是档案部门依据确定的题目，依据档案内容综合编写的、供人们参考的档案加工品。它介绍和报道档案状况，干脆为利用者供应有实际内容的档案材料，给利用者供应系统的素材，满足他们的确定须要，或帮助他们找到所须要的档案线索，具有问题集中、内容精确、概括性强的特点。一、档案编研工作的内容（二）汇编档案文集和编纂档案史料依据档案材料的某种特征，把档案材料选编或汇编成册，在确定范围内运用或公开出版，如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编等。（三）编史修志和撰写论著以馆藏档案为基础，深化探讨库藏档案内容，进行历史探讨和编史修志，开展与馆藏档案有关的学术探讨，撰写学术论文与专著。二、档案编研工作的意义

（一）编研工作是主动供应档案利用服务的有效方式（二）编研工作是提高档案工作水平的重要途径（三）编研工作有利于档案的疼惜与沟通三、档案编研工作的程序

（一）选题：即编研题目的选定。人们对档案信息的需求是多层次、多角度的，应依据利用的要求，有针对性的确定编研主题，使编研成果的利用能够带来社会效益和经济效益。（二）选材：是编研素材的查选。拥有丰富的相关档案材料是编研工作的基础与条件。要从储存的大量档案中鉴别和选择符合编研主题和要求的素材，使编研工作具有良好的物质保障。（三）核实：对档案材料的考证。为了保证编研成果的真实、牢靠，要对入选的档案材料进行核试验证，确保入选档案信息的客观性、相关性和完整性，使之反映现实性需求。对于核实中发觉的失真现象，要进行订正。三、档案编研工作的程序

（四）加工与编排：加工是指对入选的档案材料依据确定的要求进行综合、归纳、提炼，对信息进行文字、数据、图形、图像的加工，反映档案信息之间的关系，使档案信息更加精确、简要，提高入选信息的整体价值，充分便利利用者，为档案价值的实现创建条件。编排是依据确定的结构和体例形式，将加工的档案信息有机地结合组织起来，形成系统揭示相关档案信息的档案成品。三、档案编研工作的程序

（五）编研成果中帮助部分的编写编研成果的帮助部分是编研成品利用与沟通的必要组成部分，包括封面、序言、编辑说明、索引。通过帮助部分的编写，重点介绍编研成果的主要内容、编辑目的和意义，客观评价其价值，说明编研工作方法、特定信息查找途径，进一步完善编研成果的结构与功能。三、档案编研工作的程序

（六）档案编研成果的校核：对编研成果的各个组成部分进行整体检查与修正，使编研成果从内容到形式、从局部到整体达到预期的质量要求。（七）档案编研成果的传播沟通通过各种信息沟通渠道，对编研成果进行广泛传播，使其刚好、有效地传输给利用者，为管理活动、社会须要供应高效的档案信息服务，实现档案的价值和编研工作的目的。四、档案参考资料的特点和编写步骤

（一）档案参考资料的特点1.档案参考资料不是供应档案原件，或干脆依据档案原件复制副本、摘录，而是依据确定的专题，对有关的档案材料的内容加工编写的系统资料，其变更了档案的原貌。2.档案参考资料强调综合记述档案内容，使人们能够全面、系统地了解相关问题的档案内容。3.档案参考资料种类很多，留意实际应用效果，不仅起到查找档案信息的作用，更主要的是能为利用者供应加工的、内容完整的、符合需求的档案信息。四、档案参考资料的特点和编写步骤

（二）编写档案参考资料的步骤1.制定编写支配。编写支配的内容包括：参考资料的编写目的、名称、结构、形式；参考资料所包括的内容、时间、地点的范围；编写的组织工作和时间支配。2.收集档案。收集的档案必需精确、全面、典型，力求不遗漏重要材料，留意所选材料的保密范围，防止失密、泄密。四、档案参考资料的特点和编写步骤

3.综合编写。编写中应依据档案参考资料的种类及其用途确定内容叙述和结构的支配。一般的档案参考资料，宜接受专题，结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容；基础数字汇编的编写要编制各种统计报表，把统计报表按确定的专题，结合时间、地区来编排。为了便于利用，档案参考资料包括序言、注释和材料出处，有索引和名词简称表等帮助材料。四、档案参考资料的特点和编写步骤

3.综合编写序言，说明编写档案参考资料的目的与用途、来源和牢靠程度，介绍选择材料的原则、编写结构，对有必要说明的问题加以说明，以便利用者正确运用档案参考资料。注释对档案参考资料中的专用名词、人物或史实作必要的说明和补充，使人们进一步了解档案参考资料的内容。材料出处是依据档案参考资料的利用目的和实际须要，注明记录事实的材料来源（所属全宗、案卷书目号、案卷号及卷内文件号），便于须要深化探讨重大事实的具体状况时，查找原始档案。五、主要档案参考资料的编写

（一）大事记1.大事记的作用。大事记是依据确定的时间依次，简要地记载确定历史时期发生的重大事务的档案参考资料。大事记具有简史的作用，可以反映记载主体的历史发展过程和重要活动的状况，供应轮廓性的历史材料，帮助人们回顾过去，了解本地区、本单位工作活动和发展的历史状况，为科研供应真实的第一手材料。五、主要档案参考资料的编写

2.大事记的种类和记录范围依据记载对象和内容划分，大事记分为以下几种：（1）机关工作大事记：一个机关在确定时期内的重要活动的记载；（2）国家或地区大事记：全国或一个地区确定时期内重大事务的记载；（3）专题大事记：国家、某一地区或单位确定时期内某一方面的重大事务的记载；（4）个人生平大事记：著名人物的生平与重要活动的记载。五、主要档案参考资料的编写3.大事记的体例（1）编年体编排方式：完全依据时间依次记述大事。有的大事接受先分历史时期，再在每个时期中按年、月、日的依次排列大事的方法；有的大事记则接受干脆依据大事发生的年、月、日进行排列的方法。（2）分类编年体编排方式：先依据事务的性质分类，再按时间依次记述大事。五、主要档案参考资料的编写4.大事记的内容及写法大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、注释等内容组成。其中大事时间和大事记述为主体部分。（1）标题。大事记的标题一般由大事记的对象、内容、时间、名称组成。可以依据须要选择要素组成标题，如“××高校2010年大事记”。（2）前言。前言是对大事记编写状况的总的说明。主要内容有：编写大事记的目的和阅读对象；编写的指导思想和原则；选材标准、材料来源及编写状况等。五、主要档案参考资料的编写4.大事记的内容及写法（3）序言。序言用来介绍大事记记述对象的概况；介绍有关人物的主要生平事迹和社会影响。（4）书目。书目是帮助读者查找大事条目的线索，应依据编排体例编写。五、主要档案参考资料的编写（5）正文：是大事记的主体部分，其内容由大事时间和大事记述两部分构成。大事时间：为了反映事务发生、发展的过程，大事时间要求记载精确的日期，并且依据大事发生的时间先后依次排列，必要时应当写明精确的时、分、秒。大事记述：是大事记的主要组成部分，通过很多重大事务的记述，反映历史发展的概貌和规律。凡是在确定区域、确定时期内涉及全面性的事务、重要活动、典型事务、对工作和历史发展有重要影响的事务都应列为大事。五、主要档案参考资料的编写（6）注释：对一些重要的名词术语、典故、人物、地名以及有必要说明的问题所作的文字说明，帮助人们对文字含义的理解。（7）附录：指明重要的索引和参考文献。五、主要档案参考资料的编写5.大事记的编写要求（1）真实精确。大事记要敬重历史，客观反映事物的原来面目。大事记的编写要本着实事求是的原则，确保记述的时间、事务精确无误。时间应当依据事务依次写清×年×月×日；假如是每月大事记，要写清×月×日；假如是每日大事记，要写清上午或下午几时几分。事务要写明人物、时间、地点、事情、组织者，以及活动的名称、主要内容和效果。五、主要档案参考资料的编写5.大事记的编写要求（2）简明扼要。大事记的语言要精练概括、提纲挈领，用简练的文字表述每件大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系。做到摘录大事、疏而不漏、要而不繁、详略得当。（3）全面系统。记录要不间断地连续进行，完整记述大事的事项与内容，全面反映某一阶段单位的重要活动与事务，保持事实间的固有联系。五、主要档案参考资料的编写5.大事记的编写要求（4）慎重选材。材料要有所选择，即不能漏掉大事、要事，又不能将日常事务性质的工作活动记入大事记。（5）适当整理。平常留意单位发生的大事的记载，做到随时记录，每月整理。通过整理，删减一般日常事务活动的内容，增补大事或时间要素。年终要统筹整理，请领导审定、签字，装订成册存档。山东理工高校大事记（2012年）2012年1月5日我校与山东唐骏欧铃汽车制造有限公司联合成立电动汽车探讨所揭牌仪式在山东唐骏欧铃汽车制造有限公司实行。淄博市市委常委、常务副市长王顶岐，副市长刘晓，淄川区委书记杨洪涛，区委副书记、区长李新胜，我校领导张新义、吕传毅，山东唐骏欧铃汽车制造有限公司董事长薛兴震等出席揭牌仪式。2012年1月15日2011年度国家公益性行业（农业）科研专项经费项目“玉米机械化生产工艺与装备系统优化探讨与示范”项目工作会议在我校鸿远楼九楼会议室召开。农业部科教到处长王国占、项目首席专家张东兴、山东省农机推广站站长董佑福、我校副校长杜瑞成、吕传毅出席会议，该项目执行专家组成员、课题担当单位的课题组成员以及协作企业代表参与了会议。五、主要档案参考资料的编写（二）组织沿革：系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制变更状况的一种档案参考资料。1.组织沿革的内容。依据记述对象的不同，组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。组织沿革的内容包括概况、机构名称及变更、地址迁移、成立撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导任免、编制扩大与缩小，以及内部机构设置变更状况等。五、主要档案参考资料的编写2.组织沿革的作用。组织沿革为人们查考、探讨某一组织机构沿革状况供应客观的基础性信息，便于查考和探讨本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变更状况，为探讨历史供应参考材料，为档案馆编写立档单位历史及考证供应系统材料，对整理档案、鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史状况有确定的参考作用。五、主要档案参考资料的编写3.组织沿革的选材组织沿革运用的材料应主要从档案中收集，而其它来源的材料应慎重选用。有关单位、地区或专业系统组织建设方面的档案通常形成在单位的综合部门，如办公厅等，这些部门可作为收集的重点对象。某些通过调整而成立的新单位，其形成之初的有关文件往往保存在其前身单位中。有些状况本单位没有形成正式记载，则可以从其他材料中找寻求证，如借助工资单存根查单位及各机构人数等。对于记载不精确、证据不足的材料，应细致考证后再收录；经考证无法证明的材料，应加以说明。五、主要档案参考资料的编写4.组织沿革的编写要求（1）材料翔实、内容全面。（2）结构合理、脉络清晰。（3）表现形式多样。组织沿革在表现形式上有文字叙述式、图表式、文字与图表结合式。通常对单位、地区、专业系统的历史渊源、主要职能、性质、人物等用文字叙述，对机构、人员变更状况可以接受图表示意，印信可以附上其式样。五、主要档案参考资料的编写5.组织沿革的写法。组织沿革有文字叙述、图标解析、文图结合等形式，可以接受三种方法编写：（1）编年法，以时间为主线，按年度先后依次记述机构设置、职能、任务及人员组成变更状况。接受编年法编写时，先将材料按年度分开，然后每个年度中再分别记述各方面的状况。优点：每个年度的材料集中，自成体系，全年的状况显示清晰。不足：每个方面的状况分散于各年度中，纵向脉络被切断；有些多年没有变更的状况要按年度反复陈述，内容重复。XX公司组织沿革1999年3月16日，经XX市工商管理局批准，XX服装公司正式成立，为民办股份责任公司。公司地址在XX市XX区XX中心B座二层。公司领导：总经理：XXX副总经理：XXX员工人数：160人机构设置：办公室、人事部、设计部、选购 部、生产技术部、财务部。……………2002年6月12日，公司迁址到XX市XX工业开发区XX大厦。公司领导：总经理：XXX副总经理：XXX员工人数：220人机构设置：办公室、人事部、设计部、选购 部、生产技术部、市场部、财务部。五、主要档案参考资料的编写5.组织沿革的写法（2）系列法：以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变更的始末概况。编写时，首先依据系列，然后再按年度依次，分别记述其演化的始末概况。优点：能够比较系统地揭示单位、地区或专业内部组织机构或组织建设各方面状况的发展脉络，便于读者分项目了解单位、地区或专业系统的演化状况。不足：不便于显示各个阶段的组织概况，且有些组织的演化状况比较困难，不适宜接受系列法。五、主要档案参考资料的编写5.组织沿革的写法（3）阶段法：依据组织机构发展变更的历史阶段，分别记述各历史阶段组织机构的演化发展。这种方法使时间和系列经纬交织，能够比较清晰地反映组织的演化状况，便于读者阅读和理解。接受这种方法时，应留意依据编写对象的发展特点合理地划分阶段。XX公司组织沿革（1995.7~2003.12）

一、XX公司组建时期（1995.7~1997.12）1995年7月20日，经XX市政府批准，原XX厂与XX厂合并组建XX公司。公司领导：总经理：XXX副总经理：XXX员工人数：800人机构设置：办公室、人事部、培训部、设计部、生产部、销售部、财务部。……………二、XX公司调整时期（1998.1~2001.6）1998年3月20日，XX公司实行股份制，更名为XX股份有限公司。公司领导：总经理：XXX副总经理：XXX员工人数：900人机构设置：办公室、公关部、人力资源部、设计部、选购 部、生产部、销售部、财务部、后勤部。五、主要档案参考资料的编写5.组织沿革的写法以上三种写法各有适用状况：历史较短、规模较小、内部机构不太稳定的单位，可接受编年法；组织机构比较稳定且独立性较强的单位、地区或专业系统，可接受系列法；已经具有确定发展历史的单位、地区或专业系统，可考虑接受阶段法。五、主要档案参考资料的编写（三）统计数字汇合：也称基础数字汇合、基本状况统计，是以数字的形式反映确定地区或某一方面的基本状况的档案参考资料。1.统计数字汇合的主要用途。它是对形成的各种分散的统计数据的综合集中。为了解状况、探讨问题、工作总结供应系统的数据，为举办展览、报告会等活动供应典型材料，是制定支配、指导工作的依据，对于总结阅历、指导工作、业务查考等具有现实作用，对于进行各种专题探讨和编史修志具有重要的参考价值。五、主要档案参考资料的编写2.统计数字汇合的种类。依据编写内容的范围不同，分为：（1）综合性基础数字汇合：记载和反映一个地区、系统和单位的全面状况，运用数字涉及范围较广，篇幅也较大，包括多个方面状况的统计数字。（2）专题性基础数字汇合：记载和反映某一方面工作的基本状况，其数字汇合的范围受到确定限制，篇幅相对较小。五、主要档案参考资料的编写3.编写要求（1）科学的确定统计指标（2）采集数据精确无误（3）进行适当的统计分析（4）表格清晰五、主要档案参考资料的编写（四）专题概要专题概要是用文章叙述的形式，简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变更的一种档案参考资料，具有主题显明、针对性强、材料系统、体裁灵敏等特点。专题概要的内容由题名、概述、正文和附件组成，向利用者集中系统地供应专题材料。专题概要的种类主要有：会议简介，产品工程项目、科研项目简介，地区（机关）综合状况简介，特地问题简介等。专题概要的表现形式可以是文字叙述式，也可以是图表式；其成果可以内部运用，也可以公开出版发行。五、主要档案参考资料的编写（四）专题概要1.专题概要的选题确定专题概要的选题应从利用须要和馆藏档案的特点两个方面进行考察。首先，在选题时必需充分了解和驾驭本单位或社会的须要，选择那些对解决现实问题或科学探讨活动具有参考、借鉴价值的常用性专题。其次，选题还要充分考虑材料基础，立足于馆藏实际，挖掘那些具有地方或专业特色的档案资源，以保证编出的成果资料丰富、内容充溢，具有利用价值。五、主要档案参考资料的编写2.专题概要的选材专题概要的选材有两点：一是专，即紧紧围绕选定的题目查找材料。应依据题目确定一个选材范围，然后有针对性地收集相关的材料。二是全，即力求将有关的材料收集齐全，以完整反映专题的面貌。为此，除了馆藏档案外，还可以从版本较为牢靠的史志、年鉴及其他资料中选择一部分材料。同时，应留意材料选用的牢靠性，应对材料进行分析和确认，不能选用依据不足的材料。五、主要档案参考资料的编写3.专题概要的编写要求（1）内容全面，材料翔实。编写时应力求将有关专题的来龙去脉、因果始末、阅历教训叙述清晰。为此，应事先拟定编写提纲，确定概要的基本框架和内容范围，以保证写作思路的清晰。（2）夹述夹议，评价得当。专题概要不是单纯的材料介绍，而是必需对某些问题的性质、意义、结果、特点等作出适当的评价或说明，以使读者了解状况的内涵。因此，除了陈述事实，还须要加入编写者的评点，即接受叙议结合的方式。五、主要档案参考资料的编写（3）叙述精确，文字朴实专题概要设计范围广，专业性较强，要求写作者在确定题目后必需学习和了解有关领域的基本学问，以防止在概要的文字中出现常识性或专业性的错误。初稿完成后，应请有关专家对稿件进行审核，以保证其内容的精确性。同时，还要表述朴实、肃穆、简明，用语规范。五、主要档案参考资料的编写（五）会议简介：是简要介绍会议内容、形式、参与者等基本状况的档案参考资料，主要用于报道具有连续性的会议，供日后筹备类似会议参考。1.会议简介的内容a.会议的名称和届次；b.会议的时间、地点和主持人；c.会议参与人员；d.会议的主要议程和内容。会议简介的内容可以按时间排列，也可以先区分不同的会议，然后在同一类型会议中，按会议召开时间进行排列，以便利编写及相关信息的查找和利用。五、主要档案参考资料的编写（五）会议简介2.编写要求（1）事实清晰、精确；（2）会议状况介绍线条清晰，属于同类历届会议的简介应按届次依次排列，汇合成册。（3）语言简练，要点突出。会议状况可从简介绍，报告和重要事项应具体，应留意对每次会议特色的介绍，必要时可对会议的意义、效果作简要评价。五、主要档案参考资料的编写（六）科技成果简介科技成果简介属于科技档案的编研成果，是简要摘录获得成果的科研设计项目的档案内容，汇合编印