时代大厦物业管理公司行政作业指导书

/时代大厦物业管理公司行政作业指导书时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★文件、资料管理制度编号：Q/PH-ＷD01—02Ａ版0次修改１目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。职责3。1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。3。３办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3．4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制.相关文件《文件控制程序》Q/ＰH—ＱP—４《质量记录控制程序》Ｑ/PＨ-QP—4工作程序和管理办法５．1文件的产生5．1。15。1.2５。1。3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5。1。４办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表］(QR-WD01-02-01)。5.2文件、资料的类别5。２．１a）内业资料；b）图纸资料；c）按照质量体系的控制要求进行管理的文件;在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；与服务过程有关的合同协议；业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制，具体执行［顾客财产控制程序]Ｑ/ＰH—QＰ-7。5.4管理与控制具体执行［文件控制程序](Q/ＰH—QP—4。2。3５.2.２与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件，可分为：内行文、外行文:１时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★文件、资料管理制度编号:Q/PH—ＷD01-0２A版0次修改b）未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议：３d）未被质量体系引用的法律法规：4e)行业标准性文件：５f）照片、录像带:6g）电脑贮存:７5.3文件、资料目录的索引号X-X．X—XX文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码５。4文件、资料归档与管理５.４.15．4．2５。4。3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立［存档备案资料目录]（QR—ＷD01—０2—5.5文件、资料的发放5。5。１文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表］（QR—WD01-02—０3)，注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在［文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。5.55。6文件资料的调用、借阅与归还5。6.1借阅者应在［文件、资料借阅登记表](QR—WD01—025．5.64机密性文件的调用与借阅规定时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书第二章★文件、资料管理制度编号:Q/PH—ＷD01—02A版0次修改a）A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b）Ｂ级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c)Ｃ级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d）行业主管借阅文件、资料的仅限于Ｂ级机密和Ｃ级机密文件、资料。e）业主（用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g）以上文件资料的调用与借阅按５.5．1、5。5。2和５．5.3条款执行。5.７文件的复制、破损和丢失５。７.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QＲ—WD01—5．7。2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表］(QR-WD0１—５.８文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。５。9文件的作废与销毁5。９５．95.９.3５．9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（ＱR—WD0１—02使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1［印制文件登记表］QＲ-WD01—０2—01办公室一年2［存档备案资料目录］QR—WD０１—0２—０2办公室长期3［文件分发登记表］ＱR-WD０1—0２—03办公室一年4[文件、资料借阅登记表］QＲ-WD0１—02—04办公室一年５［文件复印登记表]QR—WD０１—0２—05办公室一年6［文件补发申请表]ＱＲ—WD01—02—06办公室一年7［作废、销毁文件登记表]QＲ-WD０1—02—07办公室一年★文件、资料借阅(调用)登记表QＲ—ＷD01—02-04NO序号被借阅（调用）的文件、资料名称编号（图号）借阅人借阅时间归还时间保密级别审核人审批人文件管理员备注★文件补发申请表QＲ—ＷD01—02—06ＮO．申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编号页数原文分发号分发人审核人审批人★文件补发申请表QR-ＷD01—02—06NO。申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编号页数原文件分发号分发人审核人审批人时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第三章内部车辆管理规程编号：Q/PＨ-WD0１—03A版0次修改目的本规程规定了公司内部车辆的使用、维修管理办法，提高车辆工作效率，保证驾驶安全和车辆完好率。适用范围适用于对本公司内部车辆调度、行驶、维保、使用的管理。职责３．1驾驶员负责车辆安全驾驶、维修、保养及年检。３．2办公室主管负责对车辆车况、驾驶员身体状况、情绪、行为的检查、监督。3.３办公室主任负责统一调度公司用车，轻微交通事故处理及车辆维修、保养、年检的管理.3．5总经理主管公司车辆管理的控制。４相关文件《交通守则》《交通道路法规》5工作程序和管理办法5.1车辆的调度管理5.１。1车辆统一由办公室主任调度，各部门因公用车须提前一天提出申请，按实填写［派车单］（ＱR—WD0１—03—01）,否则办公室有权拒绝派车要求.各部门公务用车原则上满足:紧急公务、载物、取款、雨天远途接送客人等工作需求.５.１．3驾驶员根据派车单指定地点路线出车，无特殊情况不得随意改变行车路线。5。2车辆维修保养管理５。2．15.2。2驾驶员要爱惜车辆，加强车辆的维护保养，按车辆维保规定,定期更换润滑油和易损件,保证车辆的完好率.5.2.3保持车辆内外的干净、整洁,雨天泥泞地段用车后应及时清洗保养，正常情况下应在本单位车库清洗。5.2.４出车途中遇到意外刮碰，或交通事故应及时报告和向交通事故处理部门报警，不得私下协商或擅离事故地点.5。２．5维保、年检申请单］（QR—ＷD0１—０3—０2)，经办公室主任审核,总经理批准后方可进行.5。2．6车辆年检、检修,日常维修及更换零配件，结算时必须附上维修厂家更换零配件的明细清单上报财务，否则财务有权不予报销.５．3车辆使用管理严格遵守交通法规和公司车辆管理规定,文明行车。树立安全第一、服务第一的思想，保证乘员的安全、舒适、准时。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第三章内部车辆管理规程编号：Ｑ/PH—WＤ01—03A版０次修改办公室主管负责检查并监督驾驶员不得在酒后、疾病、情绪反常等不适宜驾驶的情况下出车.5。３．4严禁利用职权私自用车或将车交给非驾驶员和外单位驾驶员驾驶。5。３。5按照公司指定地点停放车辆，严禁将车开到非指定地点过夜或逗留。５．3。6办公室主任对车辆行驶公里和油耗进行测量、检查和控制。5。3。７经常自检车辆,做好年检，保持车辆的良好状态.5.4车辆肇事处理车辆碰擦驾驶员应立即向办公室汇报,由办公室主任按实际情况决定处理意见:双方协商解决；报交通事故管理部门解决。交通事故在公共道路上发生交通事故，驾驶员应按以下程序进行：若有受伤人员，首先对受伤人员进行护救，呼叫救护车或另外叫车将伤员送往就近医院进行抢救；保护现场，通知交通事故管理部门到场进行检查和处理;向办公室主任汇报,由办公室主任到场协助交警进行事故处理；通知保险公司到现场勘察，以确定理赔方法.6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[派车单］ＱR—WＤ0１—03—01办公室一年２［车辆维保、年检申请单］QR—WＤ01—0３-02办公室一年时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第四章印鉴管理规定编号：Ｑ／PＨ—WＤ01-0４第A版0次修改目的加强对印鉴的管理，确保印鉴使用的规范性.适用范围适用于对本公司印鉴的保管和使用的管理。职责3.1各部门经理负责该部门印签的保管，并对该部门印鉴的使用进行审批；办公室主任具体负责公司印鉴的保管、审批；总经理主管印签的控制.相关文件《文件控制程序》Q/PH—ＱP—4．2。3《质量记录控制程序》Q/PH-QP—４5工作程序与管理办法印签的保管各部门的印签由该部门经理进行妥善保管.公司的印签由办公室主任进行妥善保管。在保管期间出现丢失或损坏，由掌印人负责。印签的使用各部门员工因对外联系工作业务或因个人原因需其部门开具证明的,由该部门经理审批，盖该部门印章。各部门员工因对外联系工作业务，需用公司介绍信,由该部门经理审核，办公室主任审批，盖公司印章.凡对外行文及一切行政往来文件需使用公司印章的，由办公室主任审批。凡涉及到经济问题，需使用公司印签者（含合同专用章)的，由办公室主任审核，总经理审批。凡办公室内发文,应加盖办公室印章。未经允许不得擅自使用公章。严禁使用盖有公司印签的空白介绍信，特殊情况应报办公室主任审批。已盖有公司印章的文件、介绍信、支票、证件等如有遗失，必须立即报告总经理，以便及时处理。印签的登记各部门和办公室应建立[印签使用登记表](Ｑ／PＨ-WD01—04-01）。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第四章印鉴管理规定编号：Q/ＰＨ-WD01—04第A版0次修改使用各部门或公司印签者，均应严格履行登记手续，注明使用事由,并由使用人签字，以备领导审查。６使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印签使用登记表］Q／ＰH-WD０1—04—01各职能部门一年★印鉴使用记录表QＲ—WD０1—04—０1NO.日期使用事由印鉴性质使用人审核人审批人时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之一总则编号：Ｑ/PH—ＷD0１—５.1Ａ版0次修改总则本《员工手册》根据《中华人民共和国劳动法》及相关法律法规,结合本公司的实际情况，保证能力制订，对被本公司录用的员工有效,所有员工均应遵守本手册所规定的各项条款；凡被本公司录用的员工，均须详尽了解本手册，在完全明了并同意的前提下,方可与本公司签订《劳动合同》。凡本公司员工,均应学习、熟悉和理解公司质量管理体系标准、各种文件、作业指导书和质量记录，并在生产/服务提供过程中遵守和运用。本手册实施后如有必要,公司有权修改本手册的条款和内容,并书面通知全体员工。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之二公司概况编号:Q／ＰH—WＤ01—5．２A版0次修改普惠物业管理有限公司属于联营企业，成立于1995年，注册资金1００万人民币,拥有员工近百人。本公司所管理的宏利大厦,位于福州市湖东路１68号，占地面积1。２万平方米，总建筑面积９。5公司坚持“以人为本"，注重培养与提高员工的工作能力和综合素质，提倡“公平竞争,优胜劣汰，能者多得”的管理理念，工作表现和成绩与责任、权利、利益互为连带关系,并实行民主参与管理的原则,鼓励员工为公司的发展进言献策，以此激发员工的工作热情和积极性.公司提出了“业主满意是我永恒追求”的企业口号，制定了“规范物业管理、创新企业制度、构筑质量堤坝、持续改进服务、注重三个效益、增强业主满意”的质量方针。在公司领导全体员工的共同努力下，公司连续多年获得“安全工作先进集体”荣誉称号，宏利大厦也被国家建设部评为“全国物业管理示范大厦”。为了提高管理水平和服务质量，目前公司正在学习和导入ISO900１—2００0质量管理体系，“普惠”也将以崭新的姿态面向众人,在竞争日益激烈的商业大潮中,以它雄厚的实力和强大的企业竞争力始终立于不败之地,最大限度地发挥潜在优势,进一步寻求更宽广的发展空间。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书第五章之三管理原则编号：Ｑ/PＨ—WD0１—5.3A版０次修改统一指挥原则。各级员工都必须执行公司经理会议的决策,接受公司经理的统一领导。层级管理原则。每一级在工作中必须听从直接上级的指挥或执行上级授权人员的命令，各级管理人员只对直接下级拥有指挥权。但在特殊情况下，任何上级对下级均有调动权。］分工负责原则。每一个员工按照分工对自己分担的业务工作负全面责任。利益连带原则。每一个员工的责任、权限、利益三方面连带生效。命令服从原则.每一个员工都必须执行其直接上级的命令.督导工作原则。各部门及人员要接受并配合公司授权的监督部门或人员的督查和指导，对工作中的偏差，要及时采取纠正措施进行改进,决不允许对检查人员进行任何形式的攻击和抗拒。民主参与原则。每一个员工对本部门及公司的经营与管理均享有建议权和监督权。友好协作原则。在不影响本部门正常工作的前提下,各部门有尽可能为其他部门提供协作的责任。绝对原则.每一个员工（不分职级)都必须以公司利益为己任，不做有损公司利益的事。若有突发事件，不管在什么情况下,都必须尽力去处理，使损失减低到最小程度。奖优惩劣原则。每一个员工的功绩都将受到奖励，其过失也将受到应有的惩处.时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之四员工行为规范编号：Ｑ/PH—WＤ０1—5.4A版０次修改员工守则遵守国家政策法令、法规,遵守本公司一切规章制度.如实填写各类表格，提供有效证件，不得隐瞒或假造。自觉接受业务指导、各类培训及考核,努力提高工作技能。服从领导，听从指挥，团结同事，互帮互助，按时保质保量完成各项工作任务。严格遵守劳动纪律，按规定要求开展工作。讲究社会公德和职业道德,严守公司机密,廉洁奉公，维护集体利益和公司声誉。爱护公物及公用设施，保持环境卫生.勤俭节约，注意节能和修旧利废，杜绝一切浪费现象。衣容整洁，精神饱满，待人热情,使用文明用语，禁用服务忌语。１０、关心企业,主动提出合理化建议，发扬团队精神，为企业做贡献。工作态度服从领导—-不折不扣地服从上级的工作安排及工作调配.尽忠职守——坚守本职岗位,不得擅自离岗、串岗。正直诚实-—对上级领导、同事和业主要以诚相待,不得阳奉阴违。团结协作——各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地解决困难。勤勉高效—-发扬勤奋踏实的精神,优质高效地完成所担负的工作。服务态度礼貌——在任何时候对待领导、同事和业主,都应使用礼貌用语,“请”字当头，“谢"字不离口。乐观——以乐观的态度对待工作和工作中的困难.友善-—微笑是体现友善最适当的表达方式，以微笑迎与业主交往、沟通和与同事相处.热情-—对待业主要热情周到，对待同事要热情真诚,对待工作要热情勤奋.耐心——对业主的要求应认真、耐心地聆听,在不违背公司规定的前提下，尽可能地为业主排忧解难。平等—-要一视同仁地对待每一个业主，不能有贫富之分、厚此薄彼.着装仪表规范着装:员工每天上岗前换好工作服,佩带工作标牌，工作牌只准佩带在工作服左胸前，不得随意佩置他处.作到衣冠整洁，不卷袖口和裤腿，皮鞋保持干净。仪表：保持好个人卫生,发型美观大方，不留、不染怪异发型。男员工经常刮胡须，不留小胡子，不剃光头.女员工淡妆上岗，不宜戴过多首饰。工作行为规范提前到岗，作好清洁及准备工作。不代(托）他人打卡。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之四员工行为规范编号：Q／PＨ—ＷD01-5.4A版0次修改办公设施摆放整齐有序，桌面整洁。出入办公室开门、关门动作轻便，进入上级领导或其他部门办公室以及业主室内,应先在门外轻扣门三下,征得同意后方可入内。若进去时门是关闭的，出来时应随手将门轻带上。维护安静、严肃的工作气氛,不得在办公室、走道内大声喧哗、吵闹，有事应到相关人员面前轻声交待。工作时间不接待私人探访，不私自会客,不得浏览与工作无关的书籍、杂志。工作时间不得到其他办公室随意走动，不得离岗、串岗、脱岗。工作时间原则上不准接打私人电话，若有急事，通话时间不宜超过3分钟。接待来访规范遇有业主、客户来访，应点头示意并立即放下手中的工作起身相迎、问好，来访人员入座后，自己放方可坐下。尽量少让客人久等，否则应诚恳地表示歉意.客人站着时，接待人不要坐着谈话,最好请来访者坐下才谈话,有条件时应送上一杯茶。有关人员不在，应礼貌地代为约定时间.他人互相交谈时,不要随便去旁听或插话.若需打断，应等对方谈话告一段落时,说声“对不起，我打断一下可以吗？”得到允许后再插话。送客时,应等客人站起来后再起身，亲切道别。开会礼仪规范参加公司举办的各种会议、培训,应按时到会,不得迟到或早退。会议过程中，要保持端庄坐姿、站姿，认真聆听，维护会议气氛.不得交头接耳、哄谈、吵闹。待宣布散会时方可退场。开会、听课应自觉将手机、呼机关闭或转为振动状态.会议退场时，应让公司领导先行，井然有序地退场,不得抢先拥挤、大声喧哗。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之五考勤制度编号:Q/PH—WD０1—5。5A版0次修改一、考勤打卡1、员工工作日必须打卡,打卡时间为上午上下班，下午上下班，共四次。2、严禁代(托）人打卡。３、员工因公外出或安排其他临时性工作,而未能打卡的，应于次日填写《未打卡说明单》说明情况，经部门经理签批后送办公室办理；若部门经理因公外出而未能打卡的，由分管领导或总经理批准后,交办公室备案.二、迟到和早退1、超过上班时间5分钟以上到岗者,即为迟到.2、未到下班时间下班者，即为早退。三、旷工１、因公未能打卡，又未填写《未打卡说明单》予以说明者，一律按旷工处理。２、未经公司领导批准而擅自不到岗者，即为旷工.3、未按正常程序请假而休假者，即为旷工。4、超过国家规定的有关假期或所请病、事假的期限,未能按时上班又未及时通知公司领导者，即为旷工.四、病假1、员工请病假，除了填写《请假条》，由部门经理签批后送办公室备查外,还要持有区级以上医院的病假条（含病历)，没有病假条的一律按事假计，得到批准后方可休假。2、每次请病假3天以内（不包括第3天)者,必须通过部门经理签批.3天以上(包括第3天)者，必须由部门经理审核，经总经理批准后,送办公室备案.3、如遇突发疾病或所请病假天数已到，不能按时达到公司者,必须在当日上班时间10分钟内电话通知部门经理或相关负责人。五、事假1、请事假必须提前一天递交《请假条》，得到批准后方可休假.2、每次请假３天以内（不包括第3天)，必须由部门经理批准,3天以上（包括第３天)，必须由部门经理审核,经总经理批准后,送办公室备案。如因突发事件不能按时到达公司者，必须在当日上班10分钟内电话通知部门经理或相关负责人。上班时间原则上不准办私事，如情况紧急，必须向部门经理请假。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之六劳动关系编号:Q/PH—ＷＤ01—5。6Ａ版0次修改聘用原则本公司根据工作需要，本着“公开招聘，择优录用”的招聘原则,依据应聘者所具有的知识水平和操作技能是否符合应聘岗位职务的能力要求和培养潜质，进行招聘与录用。用人原则:优胜劣汰,能者重用,不胜任者辞退，自由择业、双向选择.试用期新录用的员工均有试用期,以考核其实际工作表现和适应能力。试用期一般为3个月,可以根据具体情况,经部门经理报总经理审批后缩短或延长，但试用期最短不得低于1个月，最长不得超过６个月。试用期内违反公司规定或不称职者，公司可随时辞退，而不做任何补偿。劳动合同员工转正后要与公司签定劳动合同，合同期限一般为1年，期满后可根据实际情况，经双方协商后进行续签。调职公司因工作需要或员工的工作表现和能力适合与否,可以决定员工工作岗位的调整.晋升公司对工作能力强、表现良好或有特殊贡献的员工,在认为适当的时候,可以给予晋升。晋升后头3个月属于见习期，见习期满后,工作表现满意者,由总经理正式委任。辞职员工在合同期内，因有特殊原因需要辞职时，需提前1个月书面向公司呈交辞职报告,获准后按规定办理相关手续.若员工未按上述规定而擅自离职，将按违约处理,具体事项参见《劳动合同》。试用期内的员工须提前7天递交辞职申请。解聘员工在工作期间有重大过失，或属于劳动法、劳动合同有关辞退条款，公司有权随时辞退而不做任何补偿。因业务调整或经营有变需要裁减人员的，公司需提前30天向全体员工说明情况，并向劳动行政部门通报，进行人员裁减,并按规定给被裁员工适当补偿。员工患病或者非因公负伤，医疗期满后，不能从事原工作,也不能从事公司另行安排的工作,公司在提前３0天书面通知其本人并给予一定的补偿后,予以解聘。时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指导书★第五章之七劳动安全与保障编号:Q/PH-WD01—5。7Ａ版0次修改防护用品的发放与使用公司将根据劳动安全、防止职业性伤害的需要,根据不同工种、不同劳动条件，发放防护用品。清洁工：从事特别肮脏清理工作者，或进行消杀作业时需接触有毒及腐蚀性物质者,必须戴橡胶手套和防护口罩。在从事登高清洁工作时,需使用状态良好的登高梯。电焊工：在从事电焊作业时，须戴防护面具。气焊工：在从事气焊作业时，须戴防护眼镜。电工：在工作时应戴绝缘手套，穿绝缘靴。高空作业人员:工作时应系安全带。保安：在台风天气或冰雹天气出外巡逻时，应戴钢塑钢盔。劳动保障公司须根据国家法律、法规的规定，为员工提供符合法定安全卫生标准的劳动条件。公司对长期从事特殊工种的员工应定期进行健康检查,对确诊为职业病患者的，应安排治疗，定期复查,对不宜继续从事原工作的，应及时调职，妥善安置.对从事特种作业的员工,必须经过专门培训，取得特种作业证书,对从事特种作业员工的培训、考核的发证,必须按照国家有关特种作业人员安全技术考核管理规定执行.员工在工作过程中必须遵守劳动安全卫生法律、法规和公司的规章制度，严格执行公司的操作管理规程.员工对公司管理人员违章指挥、强令冒险作业,有权拒绝执行,对危害生