文件编制与执行管理规程

文件编制与执行管理规程

文件名：编号：共6页

文件编制与执行管理规程WJ/SMP/000201

制定人：制定日期：版次：01

修订人：修订日期：印数：7

审核人：审核日期：颁发部门：质量部

批准人：批准日期：生效日期：

分发至：生产部、物流部、质量部、动力车间、各生产至回

修订情况：

1、目的：建立一个各种文件的编制和执行管理规范及编订、审核、批准程序。

2、范围：公司所有的技术标准类、管理标准类和工作标准类文件。

3、责任：有资格的文件编制人员、相关部门、质量部负责人。

4、内容:

4.1文件编订

4.1.1基本要求

4.1.1.1文件标题要明确，能确切表明文件的性质。

4.1.1.2文件语言要求详尽，数据可靠，术语规范，保证各类文件可以被正确理

解和使用。

4.1.1.3内容要与法定标准及产品注册批准文件（批文）一致，不得随意修改，

或出现偏差。

4.1.1.4企业内控质量标准，原则上要高于国家法定标准或行业标准，以确保产

品质量在有效期内，完全达到法定质量标准要求。

4.1.1.5文件内容要包括所有必要的项目及参数。

4.1.1.6文件要求参照有关附件的要求，用统一规格的纸张打印或复印（如A4纸）,

装订。

4.1.1.7各种工艺、技术、质量参数和技术经济定额的度量衡单位均按国家计量

法规定执行，采用国际标准计量单位。

4.1.1.8成品名称按国家法定标准的通用名、汉语拼音、英文名为准。

4.1.1.9成品、中间产品、原料分子量一律以最新国际原子量表计算，取小数点

后两位。

4.1.1.10化学结构式以最新版法定标准为准，要与其成品形态一致，注明结晶水。

4.1.2各种技术标准的表头或扉页上需印制内容：

4.1.2.1文件名称

4.1.2.2文件的分类编码，并注明文件版次。

4.1.2.3识别编码，要求文件有独一无二能够识别文件类别的文件编码，并用附

有文件修订的版次标记。

4.1.2.4制定人、修订人、审核人、批准人签名及日期。

4.1.2.5修订情况

4.1.2.6颁布部门，分发单位名单。

4.1.2.7页号及总页数。

4.1.2.8复制份数。

4.1.2.9文件的目的、范围、责任、内容。

4.1.2.10文件的具体格式与分类编号要求见“文件分类编号及编写格式管理规

不王O

4.1.3编订工作程序

4.1.3.1制定人的确定：一般制定人必须由该起草文件的实施责任部门技术或管

理人员负责起草，起草完毕后由文件实施协助部门人员负责修改。修改完毕后，即

得文件初稿。

4.1.3.2制定人依据有关法定标准（或注册批准文件）或验证的结果及资料，参

照有关的技术文件起草有关技术文件，参照公司的管理存在的问题和管理不到位的

地方起草管理规程，对于新增加的工艺、设备和其它变动情况起草操作类文件（程

序文件）。

4.1.3.3文件起草后，根据文件编订情况起草一份“文件编订说明”阐述文件制

定（修订）的背景及理由，各项指标、标准、程序的编订依据及其它有关事宜。

4.1.3.4将起草的文件及“文件编订说明”一并由编订人签名，注明起草日期后

送交质量管理部门（技术部门）组织有关部门会审。

4.2文件修订（复审）

4.2.1修订（复审）条件

4.2.1.1法定标准或其它依据文件更新版本导致标准有所改变。

4.2.1.2新设备、新工艺、新工房的实施；组织机构发生变动，市场发生重大的

变化等。

4.2.1.3物料的供货厂家变化，认为有必要修订标准文件。

4.2.1.4产品用户意见或回顾性验证结果说明应修订文件。

4.2.1.5各类文件根据经济及技术水平的发展需要，每隔2-3年复审一次，分别

做出予以确认、修订或废止的决定。

4.2.2文件的修订要求同“制定”。

4.2.3文件修订的工作程序

4.2.3.1由各类文件的实施部门或有关部门提出文件修订申请，填写“文件修订

申请单”，经质量部门批准后，责成原编订人（或有资格的技术人员）进行文件的

修订。

4.2.3.2文件修订后，要编写“文件修订说明”，内容同“编订”，同时要注明原

文件编号、修订后文件编号、修订人签字。

4.2.3.3修订人将修订后的文件，附上”文件修订申请单”及“修订说明”一同

交到质量管理部门组织会审。

4.3文件审核

4.3.1会审：文件编订（或修订）的初稿交到质量管理部门的审核人处，由审核

人根据文件内容所涉及的部门填写“会稿单”，组织传阅文件，进行会审。

4.3.2终审：文件初稿及会审意见返回质量部后，审核人请编订（修订）人对文

件初稿进行修改定稿，（如需再次会审，仍执行4.3.1程序），经审核人送交质量部

负责人终审后签字。

4.4文件批准：

4.4.1上述终审通过的文件报公司技术负责人总工程师进一步审批（需附上编订

或修订说明，会稿单），审批无误后，签字生效日期后，文件发布。

4.4.2上述文件及附件的原稿全部归档，执行文件归档程序。

4.5文件的执行：对下发的文件的执行情况，质量管理部门文件管理人员和有关

部门的管理人员，以及有关规程的责任人均有责任检查文件的执行情况。

4.5.1文件执行情况检查要求

4.5.1.1以公司名义下发的各项文件、制度，均为公司内部法规，必须定期或不

定期的对其执行情况进行追踪检查和考核。

4.5.1.2追踪检查工作必须认真、仔细，重要文件、制度的执行情况的追踪应增

加检查的频次。

4.5.1.3各部门必须将所有追踪检查结果均应汇总列表上报，并与部门月度工作

考核和经济责任制考核挂钩。

4.5.1.4追踪检查工作应在不干扰被检查单位正常工作的情况下进行。

4.5.2追踪检查的责任部门

4.5.2.1公司以总经理办公室作为全面负责文件实施情况追踪检查组织工作的协

调、督促和考核部门。

4.5.2.2具体追踪检查的责任按文件的类别由以下部门负责。

4.5.2.3公司综合管理类文件的追踪检查由总经理办公室负责。

4.5.2.4公司产品质量管理类文件的追踪检查由质量管理部负责。

4.5.2.5公司生产管理类文件的追踪检查由生产部负责。

4.5.2.6公司物流管理类文件的追踪检查由物流部负责。

4.5.2.7公司设备管理类文件的追踪检查由动力车间负责。

4.5.2.8产品销售管理类文件的追踪检查由营销市场部负责。

4.5.3追踪检查的频次

4.5.3.1公司颁布的各项文件、制度自发布实施之日起二个月，职能部门应组织

有关人员进行首次检查。

4.5.3.2自首次检查后，一般管理文件每半年检查一次，特殊文件每2个月检查

一次。

4.5.3.3为了保证各项管理文件贯彻工作做的扎扎实实，总经理办公室应对各责

任部门的文件贯彻落实情况进行不定期的抽查，每半年至少全面检查一次。

4.5.4检查的人员

4.5.4.1检查人员的名单由各责任部门具体拟定。

4.5.4.2在拟定参与检查人员时，应根据有关文件的具体内容聘请相关人员，使

检查组具有一定的专业性和权威性。

4.5.4.3总经理办公室作为全面负责公司文件追踪检查考核部门，其负责人应成

为各类检查组的当然成员。

4.5.5追踪检查的内容

4.5.5.1检查被查单位落实有关文件的组织活动记录，包括单位全体会议、基层

小组会议的记录及上报的讨论会记录。

4.5.5.2检查被查单位为贯彻落实有关文件而具体制订的措施及自检报告。

4.5.5.3检查被查单位员工对有关文件的规定是否知晓，涉及到本单位、本岗位

的具体条款是否能够完整背诵并熟练运作。

4.5.5.4检查在有关文件下发执行后被查单位有无违反文件有关规定的现象。

4.5.5.5检查被查单位制订的有关措施是否已经完全落实，有无和月度奖金挂钩。

（查奖惩的具体事例）

4.5.6追踪检查工作程序

4.5.6.1由负责牵头检查的职能部门按要求拟定参加人员，并确定检查日期（人

员名单报总经理办公室备案）。

4.5.6.2检查部门负责人带队，并在检查前2小时通知被查单位准备。

4.5.6.3由被查单位负责人向检查人员简要介绍部位落实有关文件的情况（10分

钟）。

4.5.6.4检查组人员进行分工，分头检查被查单位提供的有关文字资料和记录，

并将有关问题一一予以记录。

4.5.6.5检查人员对被查单位的工作现场进行查看，亦可随机抽查面试有关业务、

操作人员。

4.5.6.6检查组人员将有关情况进行汇总，填写公司文件实施情况检查反馈表。

4.5.6.7由检查组负责人有向被查单位通报检查结果，并就存在的有关问题，督

促被查单位尽快拿出整改措施。

4.5.6.8由检查组负责人和被查部门负责人分别在检查记录上签字认可。

4.5.6.9有关检查记录一式二份，一份由职能管理部门收存，一份交总经理办公

室备案，以便于追踪。

4.5.7检查结果的处理

4.5.7.1针对检查中发现的问题，由被查单位负责人在3天内拿出整改措施，制

订详细的计划和解决期限，填写“整改计划反馈表”，报职能管理部门备案。

4.5.7.2各分管职能部门在接到被查单位和总经理办公室的整改措施和计划后，

应按计划上标定的整改完成日期，再次组织有关人员进行复查，检查程序同第9