职场实用商务英语写作：如何让你的文章简明扼要 via安格英语

在线英语培训领导者PowerYourEnglish！文章来源:安格英语学习网站（）未经允许不得转载职场实用商务英语写作：如何让你的文章简明扼要在邮件和社交媒体盛行的职场，你的成功和你通过文字影响他人的能力成正比。许多上班族在进行书面沟通时过于注重表达自己的专业性，开头一大堆、签名一大堆、内容一大堆，满满地凑在一起形成了一封自以为“专业”的邮件。但沟通是双向交流，因此回复率比起充实度更加重要。要让你的受众在最快的时间内识别出你要传达的信息，并且认为是值得被回复的，你需要做的是让你的商务信函尽可能简明扼要。在本篇文章中，安格英语老师总结了12个关于商务写作的提示和示例，这些小贴士能让你的文章简洁有力！1.Stateyourconclusionfirst1.先陈述结论可以简单理解为点明主题，上班族中不少人每天都收到邮件轰炸，所以不要让你的读者像做阅读理解一样去看你的邮件。例：Wrong:Inthiswhitepaper,wewillinvestigatethepotentialimpactofremedialsalestraininginourbuyer/sellerrelationships.错误示例：在这本白皮书中，我们将调查补救销售培训对顾客和销售员关系的潜在影响。Right:Ifwedon'tfundtheABCsalestrainingprogram,oursaleswillplummet.正确示例：如果我们不投资ABC销售培训项目，我们的销售额会大幅降低。2.Bepersonalratherthanimpersonal2.使用第一人称而不用无人称句子让读者的代入感更强，让他觉得你是在和他说话，而不是在描绘一个现象。例：Wrong:"Theoperationalgoalsofthisorganizationincludeanincreaseinmoraleaswellasoveralljobsatisfaction."错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。Right:"Iwanttoenjoyworkinghere.I'llbetyoudo,too."正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。3.Giveconcreteexamplesratherthanabstractconcepts3.举实例而不是谈抽象的概念虽然抽象概念有一定价值，但是如果没有实例加以解释就很难理解。例：Wrong:"Theabilityforsalesandmarketingtocooperateonsalesopportunitiesiscrucialtosustainablerevenuegrowth."错误示例：通过销售和营销能力提高销售几率对可持续的销售增长至关重要。Right:"Theotherday,welosttheAcmeaccountbecauseoursalesmessageandourmarketingmessagedidn'tjibe."正确示例：因为销售信息和营销信息不匹配，我们失去了重要客户。4.Appealtoemotionaswellasintellect4.兼顾情感和理性虽然你是对着电脑输入商务信函，但是你要时刻明确自己的受众是人，而人们往往根据情感做决定，然后再为决定找智力方面的理由。例：Wrong:"Ourrecordsindicatethat10%ofoursalesopportunitiesarelostwithoutanysustainedeffortintheareaofcompetitiveanalysisandcomparison."错误示例：我们的记录显示我们因为缺乏在竞争分析和比较方面的持续努力而丧失了10%的销售机会。Right:"Everyonearoundhereloveswinningdealssomuchthatwegetskittishwhenitcomestofindingoutwhywelostadeal."正确示例：在场的每个人都想要赢得生意以至于当我们找到丢失这笔生意的原因时，我们都坐立不安。5.Usevividwordingratherthancliches5.使用生动的语言而不是陈词滥调使用那些无趣的专业术语或者老掉牙的比喻会掩盖你的写作。Wrong:"Thisactionitemcallsforout-of-the-boxthinking."错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。Right:"Ifyou'vegotanideathatyou'reafraidmightbehalf-baked,let'sconsideritanyway."正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考虑再说。6.Don'trepeatyourself6.不要重复自己说的话重复会使文章显得冗长却没有实质内容。它会使你的文章大打折扣并且削弱你的观点。Wrong:"Thistrainingprogramteachesyoutolearnthebesttricks,tips,techniquesandskillsforeverystageofthemarketprocess."错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。Right:"Thisprogramteachesthebestmarketingtricks."正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。7.Bebriefratherthanlong-winded7.简洁而不要繁琐一些商务人士认为自己的专业性和写文章的字数挂钩，所以开头一大堆、签名一大堆、内容一大堆，满满地凑在一起形成了一封自以为“专业”的邮件，但是简明扼要才是王道啊！Wrong:"Inordertofocusexternally,wemustfocusbothexternallyandinternally(customer'scustomerandinternalalignmentnecessarytorespond),withinternalcollaborationwithcommonfocus/goalsbystakeholdersaccountableforultimatebusinessresultsoriented,optimizedandcoordinatedoutputs,alignedaroundthesalescycleandwithaproactiveapproachtohigherordercompetencyinvestmentsandbeingunwillingtothrowdeliverablesoverthefencetosalesteamsandtrustresultswillbeachieved."错误示例：为了从外部关注，我们必需同时从内部和外部关注（顾客的顾客以及能做出必要反应的内部联盟），和股东达成共识并建立内部合作，对最终经营成果的导向和最优化负责，对销售过程中的产量协调负责并积极促进订单能力投资，不将应交付产品只交给销售团队，那么就能达到信任的结果。Right:"Weneedtomeasurehowwellthisworks."正确示例：我们需要了解它的功效到底有多好。8.Focusontheuniqueratherthanthegeneric8.注重独一无二的而不是普遍如果你说的东西和其他人的完全一样，那还说什么？Wrong:"OurB2Bservicesincreasesalesandreducecosts."错误示例：我们的B2B服务能增加销售并减少成本。Right:"Ourcustomersoftendoubletheirprofitmargins.Noothervendorcandothis."正确示例:我们客户的利润率经常翻倍。其他任何销售商都做不到这一点。9.Usenounsandverbsratherthanadjectivesoradverbs9.用名词和动词而不是形容词和副词形容词和副词会削弱你的文章，尤其是当你想要用它们来让一句枯燥的话变得生动些的时候。Wrong:"Wehaveanexciting,brandnewproductthatwilleasilyandquicklysolveyourmostdifficultsalesprocessproblems."错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。Right:"Thisproductwillhelpyouturnprospectsintocustomersinlesstime."正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。10.Tellstoriestoemphasizekeyfacts10.用讲故事的方式强调关键点人们总是能够在忘记事实之后很长时间内回想起相关的故事。Wrong:"Studiesindicatethatsomeofficeworkersspendasmuchas40%oftheirtimewritingandansweringinternalemails."错误示例：研究表明办公室白领有40%的时间花在写作和回复内部邮件上。Right:"IsatdownthismorningandopenedOutlookandyouknowwhatIdiscovered?237newmessages!237!!SoI'mwonderinghowtheheckcanIgetthroughallthatjunkandstillgetsomerealworkdone?"正确示例：今早我刚坐下打开了Outlook,你知道我发现了什么吗？237条新消息！237条！我在想到底怎么样才能把这些全部处理完再做些正经的工作。11.Usesimplewordsratherthanfancyjargon11.使用简单的词汇而不是华而不实的术语和第五条类似，用冗长的单词或不需要技术含量术语不会让你显得聪明些；这只会让你看起来自以为是。Wrong:"Thefacility-wide802.11networkinginfrastructurehasnowbeencompletelyimplementedandiscurrentlyavailableforworkplaceutilization."错误示例：这个多功能的802.11网络基础设施已经完全投入使用了，现在用于工作场合。Right:"Youcannowusewirelessinthisbuilding."正确示例：你现在可以在大楼里使用无线网了。12.Presentevidenceratherthanopinion12.展示证据而不是观点想要说服对方，就请拿出靠谱的证据（数据、图表、调查问卷……），而不是你的观点。除非某人私下和你熟识