会计核算软件应用

会计核算软件应用第1页/共45页对各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，并为各子系统提供一个统一的环境。一、系统管理的作用第2页/共45页二、系统管理的主要功能账套管理，包括账套的建立、修改、删除、引入和输出。年度账管理，包括年度账的建立、清空、引入、输出和上年数据的结转。操作权限管理以及设立统一安全机制设定各子系统的操作员以及操作员的权限设置。数据库的备份、功能列表和上机日志等。第3页/共45页

三、系统管理的操作流程新用户的操作流程启动系统管理－>以系统管理员（ADMIN）的身份注册进入系统管理－>设置操作员－>新建账套、设定账套主管－>（以系统管理员身份或账套主管身份）设置操作员权限－>启动子系统老用户的操作流程启动系统管理－>建立新年度账－>结转上年数据－>启动其他系统－>进行新年度操作第4页/共45页四、系统管理模块的注册注册：系统管理允许以系统管理员身份或账套主管身份注册系统管理员负责整个系统的总体控制和维护，可以管理系统中的所有账套，进行账套建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员密码及其权限。账套主管负责某个账套的维护。账套主管可以对相应的账套进行修改，管理年度账，以及对该账套的操作员权限进行设置。第5页/共45页五、操作员管理只有系统管理员才有权建立和管理操作员。定义操作员时必须以系统管理员的身份注册进行系统管理模块。操作员管理包括如下主要功能：增加操作员删除操作员修改操作员第6页/共45页六、操作员权限管理对已经建立的操作员进行授权或取消授权。只有系统管理员和账套主管有权对操作员权限进行管理。系统管理员可以指定或取消各账套的主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。账套主管只能对所管辖账套的操作员进行权限管理。操作员权限管理的主要功能包括：设定或取消账套主管增加操作员权限删除操作员权限操作员一旦进入过系统，便不能被修改和删除第7页/共45页设定或取消账套主管只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与取消的操作。操作步骤如下：首先在“操作员权限”窗口的左边窗格操作员列表中，选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员。在窗口最上面的下拉列表框中选择相应的账套，然后用鼠标单击选中旁边的“账套主管”选择框，则将该操作员用户设定为账套主管。一个账套可以定义多个主管。系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限。因此，对账套主管操作员而言，就没有增加和删除权限的操作。如果想取消该操作员的账套主管资格，则取消选中“账套主管”选择框即可。 第8页/共45页增加操作员权限在“操作员权限”窗口的最上面的下拉列表框中选择相应的账套。在操作员列表中选择非账套主管操作员(账套主管自动拥有该账套的全部权限)，然后单击“增加”按钮，即可打开添加权限对话框。对话框左边窗格是“产品分类选择”列表，其中列示了系统中已安装的全部子系统。对话框右边窗格是“明细权限选择”列表，其中列示了当前子系统所具有的全部明细权限。当双击左边窗格中某个子系统名称时，将选中该子系统全部权限。也可以双击右边窗格中的某个明细权限名称，选中整个明细权限。当权限被选中时，对应权限前的“授权”标记栏显示为蓝色。 第9页/共45页删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，操作步骤如下：在“操作员权限”对话框右边的权限显示区中单击选中将被删除的权限。单击窗口左上角“删除”按钮，此时系统将自动弹出一对话框供用户对该删除操作进行确认。如果在“操作员权限”对话框左边的操作员显示区中单击选中某个操作员，然后单击窗口左上角的“删除”按钮，可以删除对应操作员的所有权限。所设置的操作员权限一旦被使用，便不能被修改或删除

第10页/共45页七、账套的修改、引入和输出通过“修改账套”功能，用户可以查看或修改账套信息。只有账套主管才有权修改相应的账套。账套号、账套路径、启用年度等基本信息不能修改，对应的项目用灰色显示。（一）修改账套第11页/共45页(二)账套的引入引入账套：将系统外的账套数据引入到本系统中。例如，可以将原来备份的账套数据恢复到系统中，或者将子公司的账套数据引入到母公司的系统中。只有系统管理员才有权进行账套的引入。第12页/共45页（三）账套的输出输入账套：将所选的账套数据进行备份。在进行输出前，还可以选择是否在输出完成后删除账套。只有系统管理员才有权进行账套的引入和输出。总结：在账套管理的几项功能中，建立账套、引入账套、输出账套只能由系统管理员进行；修改账套只能由账套的主管进行。返回第13页/共45页总账模块初始化日常业务处理期末业务处理出纳管理第14页/共45页一、初始化在系统管理模块中建立账套的时候，已经进行了一系列的初始化设置工作。在此基础上，启用总账子系统的时候还需要进行进一步的初始化，以建立完全符合用户实际情况的应用环境。总账子系统的初始化主要包括如下工作：控制功能设置：凭证设置、账簿设置、明细权限设置会计科目设置外币和汇率定义期初余额录入凭证类别设置结算方式设置第15页/共45页控制功能设置：凭证设置“凭证设置”位于总账系统“设置”菜单－“选项”的第一页中，主要包括如下项目的设置：制单（填制凭证）控制凭证控制凭证编号方式外币核算往来控制方式第16页/共45页控制功能设置：账簿设置“账簿设置”位于“设置”菜单－“选项”的第二页中，主要包括如下项目的设置：打印位数宽度明细帐（日记账、多栏账）打印输出方式正式账每页打印行数凭证、账簿套打设置明细账查询权限控制到科目第17页/共45页控制功能设置：明细权限设置“明细权限设置”位于“设置”菜单－“明细权限”中，其主要功能是对操作员的操作权限作进一步控制。明细账科目权限设置凭证审核权限设置制单科目权限设置第18页/共45页会计科目设置位于“系统初始化”－“会计科目”中。可设置外币核算、数量核算以及各种辅助核算第19页/共45页外币和汇率设置如果企业有外币业务，就需要进行外币和汇率的设置定义的内容包括币符、币名、汇率小数位、浮动汇率还是固定汇率、折算方式等。该功能仅输入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用何种汇率。制单时使用何种汇率在制单初始化设置时进行设定如果使用固定汇率，则应在月初输入记账汇率（期初汇率），月末计算汇兑损益时输入调整汇率（期末汇率）如果使用浮动汇率，应每天输入当日汇率第20页/共45页录入期初余额若企业在年初建账，录入的期初余额数就是年初余额数。若企业在年中建账，需要录入期初余额以及年初到期初的累计借方和累计贷方发生额，年初余额由计算机自动计算。期初余额的录入分为两部分总账期初余额录入：针对最末级科目，上级科目的余额和累计发生数据由计算机自动累加。红字余额用负号输入辅助科目期初余额录入：对于设置为辅助核算的科目，其期初余额由辅助账的期初明细汇总而来，不能直接输入总账期初数。

期初余额录入完毕后，应当试算平衡。如果试算不平衡，将不能记账，但是可以制单；如果已经记过账，就不能再输入和修改期初余额。第21页/共45页凭证类别设置(1)在开始制单前，首先应当进行凭证类别的设置，已经使用的凭证类别不能修改和删除。系统提供五种常用的分类方式：(通用)记账凭证收款、付款、转账凭证现金、银行、转账凭证现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证自定义凭证类别第22页/共45页凭证类别设置(2)可以针对某些类型的科目设置其在制单时的限制科目，系统提供了五种限制类型：借方必有贷方必有凭证必有凭证必无无限制限制科目由用户定义，数量不限第23页/共45页结算方式设置用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式，如支票、汇票等。结算方式编码最多分2级，具体编码规则在建账的编码部分中设定。定义结算方式的内容包括：结算方式编码：可使用数字或英文字母，必须唯一结算方式名称：必须唯一票据管理标志：设置结算方式是否使用支票登记簿，以辅助出纳人员对银行结算进行管理。输入编码和名称后，点击“保存”按钮即可将输入的新结算方式存盘第24页/共45页二、日常业务处理初始化设置工作完成后，就可以开始进行日常业务处理工作了，主要包括填制凭证、编辑修改凭证、审核凭证、记账、科目汇总等操作流程：填制凭证－>出纳签字(对于出纳凭证)－>审核凭证－>记账第25页/共45页填制凭证填制凭证的两种方式：前台处理：直接在计算机上根据审核无误的原始凭证输入记账凭证后台处理：先根据审核无误的原始凭证编制手工记账凭证，然后集中输入计算机填制凭证中的主要项目包括：凭证类别凭证编号制单日期凭证内容：摘要、科目、辅助信息、金额等第26页/共45页编辑修改凭证修改凭证：对凭证的制单日期、附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额以及辅助项信息等进行修改作废凭证：作废后的凭证在凭证的左上角显示“作废”字样；作废的凭证仍然保留凭证内容和编号，但是不能修改、审核和过账恢复凭证：将已经作废的凭证恢复为有效凭证整理凭证：删除所有作废凭证，然后对未记账凭证重新编号制作红字冲销凭证：如果发现记账后的凭证存在错误，就需要制造红字冲销凭证，冲销错误的已记账凭证，然后重新编制正确凭证，并重新审核过账制作红字冲销凭证时，需要输入月份、凭证类别和凭证号，然后系统即可自动生成相应的红字冲销凭证第27页/共45页审核凭证对制单人员填制的凭证进行检查核对。如果发现错误，应当由原来的制单人员对凭证进行修改审核人员与制单人员不能是同一个人。凭证一经审核，就不能被修改、删除，除非先取消审核。只有原来的审核人员才能取消对凭证的审核第28页/共45页记账经过记账的凭证不能修改每个会计期间的凭证，可以分批、分期记账，因此记账功能可以使用多次。记账的凭证必须是经过审核的凭证第一次记账时，如果期初余额试算不平衡，系统将不能记账第29页/共45页科目汇总按条件对记账凭证进行汇总，生成科目汇总表。汇总的凭证可以是已记账凭证，也可是未记账凭证。第30页/共45页三、期末业务处理总账子系统期末业务处理的主要工作包括试算平衡、对账、结账等。对账：核对总账与明细帐、日记账以及总账与辅助账的数据是否相符，以检查记账是否正确。试算平衡：将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额＝贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表以及是否平衡的信息。在电算化条件下，只要记账凭证输入无误，计算机自动记账后各种账簿的数据应当都是平衡和正确的。系统保留试算平衡和对账的功能，并没有多大的实质性意义。这样主要是为了照顾会计人员的手工操作习惯，也可以在一定程度上检查出非法操作和计算机病毒等对会计数据的破坏。第31页/共45页结账结账实际上是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据都已经处理完毕。此外，结账功能还将本月各个账户的期末余额结转到下月，成为下月期初余额。第32页/共45页

四、出纳管理出纳管理是系统为出纳人员提供的管理工具，主要功能包括：查询和打印日记账和资金日报表支票登记：在支票登记簿中详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途、是否报销等信息。银行对账：将企业银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。第33页/共45页银行对账使用出纳管理中的银行对账功能可以分为如下步骤：输入银行对账期初确定银行账户的启用日期输入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额输入企业银行日记账和银行对账单的期初未达项生成期初银行存款余额调节表(如果余额不平，必须调平）输入银行对账单银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式进行。自动对账：计算机根据对账条件（金额、方向、票号、结算方式、日期等）自动进行核对、勾销。手工对账：对自动对账的补充，以人工的方式核对和勾销一些特殊的已达账项。编制银行存款余额调节表返回第34页/共45页报表模块报表编制的处理流程单元公式的设置审核公式的设置第35页/共45页

报表编制的处理流程可以分为报表名称登记、报表格式设置、报表公式设置、报表编制和报表输出等五个步骤。一、报表名称登记根据用户提供的文件名在系统中创建报表文件，可以是中文，也可以是英语或汉语拼音的缩写二、报表格式设置报表格式设置功能的作用类似于手工设计并绘制一张待填的空白表格，其内容包括标题、表头、表样、表尾等报表格式设置实质上是设置一个模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用，是一种“一劳永逸”的处理方式。一、报表编制的处理流程第36页/共45页报表尺寸定义。目的是确定报表的行数、列数和宽度。在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最长数字为原则，否则将出现数字溢出的错误。单元属性和风格定义。单元属性主要指的是单元内容的性质，如数字、字符还是表样。单元风格是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。定义单元属性和风格可以首先确定区域，定义时对整个区域进行定义以简化操作。组合单元(区域)定义。在整表设置方式中，在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。在进行格式设置时，对报表的标题、表尾的说明文字等在一个单元中无法输入的较长文字，可以将横向几个相邻单元格组合成一个组合单元。此外，使用组合单元功能还可以解决复合报表表头的设置工作。在计算机会计报表系统中，表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。因此如果表头、表尾中有日期等相对变动的量出现，则应在相应位置设置报表关键字。报表格式设置需要注意的问题第37页/共45页三、报表公式设置报表公式设置是实现计算机自动处理报表数据的关键步骤从报表编制的角度看，报表数据处理主要有两个方面从各个数据来源调取数据、计算，并填入表中相应位置的单元中根据会计数据的勾稽关系检查报表中数据的正确性相应地，报表公式设置包括单元公式设置和审核公式设置两个方面四、报表编制报表编制功能的目的是根据用户设置的报表格式和报表公式，自动从相应的数据源中取数填入相应的表元中得到数据表，并根据表间数据的勾稽关系检查报表数据的正确性。对于设置好的报表，需要时只要运行报表编制功能即可产生需要的报表，无须每次重新定义该报表，这样就从根本上减轻了会计人员编制会计报表的工作量。第38页/共45页五、报表输出报表输出功能除了可以在屏幕显示编好的报表外，更主要的是打印输出已编好的报表。报表输出功能中设有打印设置功能，可以根据需要灵活设置打印的字型、字号，并在一定程度上调整报表的长宽和在纸上的位置，从而使打印出的报表更美观系统还可以打印空表以及用户设置的公式清单供检查

第39页/共45页表元的数据来源从总账系统中取数，这是报表系统数据的主要来源。从其他核算系统取数：例如提取工资、固定资产、成本、销售等系统的数据从报表系统自身取数：可以从其他报表取数，也可以从同一报表的不同表页或同一表页中的不同表元取数从系统外部取数：包括直接通过键盘输入、从磁盘读入或通过网络传入等从其他会计软件取数取数要满足的条件一般包括：借/贷方发生额、期初/期末借方余额、期初/期末贷方余额、借方/贷方累计、前期数等。二、单元公式的设置第40页/共45页单元公式由以下的基本部分构成表元坐标：表示表单元格在表中的位置，如A3，D15等运算符：＋、－、X、/、＝等。表达式：将常量、变量和函数用运算符连接起来。单元公式的设置方式一般包括直接设置和先导方式两种直接设置：通过键盘直接输入公式：输入速度快，容易发生错误，要求对公式定义非常熟悉。向导方式：在系统向导的引导下，用户逐步回答系统提出的问题，如从何处取数、什么会计科目、哪个会计期间、借方还是贷方、发生额还是余额等，系统即可自动生成所需的公式。这种方式易学易用，但是输入速度比较慢第41页/