呼叫中心管理

呼叫中心管理第1页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

一、呼叫中心

呼叫中心，又称客户服务中心，是指综合利用先进的通信及计算机技术，对信息和物资流程进行优化处理和管理，集中实现沟通、服务和生产指挥的系统。传统意义上的呼叫中心是指以电话接入为主的呼叫响应中心，为客户提供各种电话响应服务。现阶段呼叫中心的概念已经扩展为通过电话、传真、Internet访问、E-mail、视频等多种媒体渠道进行综合访问，同时提供主动外拨服务，成为应用业务种类非常丰富的客户综合服务及营销中心。第2页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

二、呼叫中心的特征

1.与传统电话服务相比所具有的显著优势①集成性②便捷性③智能化④主动性2.与传统商业模式相比的鲜明特征①无地域限制②无时间限制③个性化服务第3页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

三、呼叫中心的发展过程1.第一代呼叫中心——人工热线电话系统2.第二代呼叫中心——交互式自动语音应答系统3.第三代呼叫中心——兼有自动语音与人工服务的客户系统4.第四代呼叫中心——网络多媒体客服中心第4页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

四、呼叫中心的基本构成一个典型的基于交换机的呼叫中心系统是由自动排队机系统、计算机电话集成系统、交互式语音应答系统、数据库应用系统、来话呼叫管理系统、去话呼叫管理系统、人工座席系统、电话录音系统、呼叫管理系统所组成。第5页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

五、呼叫中心的关键技术模块1.自动呼叫分配系统

ACD是现代呼叫中心区别于一般热线电话系统和自动应答系统的主要标志，也是决定呼叫中心规模以及系统质量的主要部分。目前生产ACD系统也就是生产程控交换机的著名厂商有华为、北电、西门子、AVAYA等。

2.计算机电话集成技术

CTI是随着电信技术和计算机技术的发展而产生和发展的。随着两者的逐步融合，计算机领域引入了通信技术，电信设备中也增加了计算机技术的应用，由此诞生了CTI这种横跨电信和计算机两大领域的新技术。3.呼叫管理系统

呼叫管理系统（CMS）就是负责记录和汇报呼叫中心内各种和呼叫有关数据的管理系统。和IVR、ICC、呼叫预拨系统、录音系统一样，呼叫管理系统是目前呼叫中心解决方案中不可缺少的一环。根据被管理呼叫中心的结构组成，可以分为单店呼叫管理系统（集中式呼叫中心服务）和组网呼叫管理系统（分布式呼叫中心服务）两种。第6页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

五、呼叫中心的关键技术模块5.自动外拨系统

自动外拨系统（AutomationDialer）是呼叫中心实现主动呼出的重要业务系统之一。呼叫中心呼出系统一般分为预览呼出（PreviewDialing）和预测呼出（PredictiveDialing）。

6.数据库服务器

数据库服务器是呼叫中心的数据中心，存放呼叫中心的各种管理配置统计数据、呼叫记录数据、客户联系管理信息的数据（如电话号码、联系方式等为客户提供过服务的各种历史数据）以及提供各种业务信息资源数据（如号码资源、话单信息、客户投诉、建议及相关处理等各种信息。7.传真服务器

现代呼叫中心一般都配有专门的传真服务器，或由IVR来承担这项功能。传真服务器所支持的接口方式为模拟或数字方式。传真服务器的主要任务是接收并管理传真，将用户数据与传真模板进行合并，而后将合并后的模板转换成传真文件（如TIFF文件等）并自动通过通信接口将传真文件发送到用户数据指定的传真机中。8.T1／E1

T1／E1是高速传输的一种标准。一条T1／E1可以同时有多个并发信道，每个信道都是一个独立的链接。T1／E1通常用于需要在远程站点间进行宽带高速率传输的大型组织。第7页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

六、建立呼叫中心的意义1.一站式服务提升企业形象，树立企业品牌2.高科技提高企业运作效率，降低企业成本3.个性化服务提高客户满意度，强化客户忠诚4.多种功能提升企业商机，优化资源配置第8页/共22页第一节呼叫中心的特征与功能

七、企业呼叫中心的特殊功能1.灵活的、分布式座席管理，实现全民皆兵2.更完备的电话系统交换功能，实现高效办公3.分时段的话务设置，保证客户呼入电话接听性4.更先进的技术，提高员工工作效率5.有效的商务功能，提高企业的赢利能力第9页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

一、呼叫中心的分类（一）按呼叫类型分类1.呼入型呼叫中心

呼入型呼叫中心的主要功能是应答客户发起的呼叫，其主要应用是技术支持、产品咨询等。2.呼出型呼叫中心

呼出型呼叫中心的主要功能是主动发起呼叫，其主要应用是市场营销、市场调查、客户满意度调查等。3.呼入、呼出混合型呼叫中心

大多数呼叫中心既处理客户发出的呼叫，也主动发起呼叫。第10页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

一、呼叫中心的分类（二）按规模分类1.大型呼叫中心2.中型呼叫中心3.小型呼叫中心（三）按采用的不同接入技术分类1.基于交换机的呼叫中心（基于前置ACD的呼叫中心），由交换机将用户呼叫接入到后台座席人员。2.基于计算机的板卡式呼叫中心（基于微机和语音板卡的呼叫中心），由计算机通过语音处理板卡完成对用户拨入呼叫的控制。四）按功能分类

多媒体呼叫中心、视频呼叫中心、统一消息处理中心、电话呼叫中心、Web呼叫中心和IP呼叫中心。第11页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

一、呼叫中心的分类（五）按分布地点分类1.单址呼叫中心，这是指工作场所分布于同一地点。2.多址呼叫中心，这是指工作场所分布于不同地点，甚至分布于不同城市的同一个呼叫中心。(六）按使用性质分类

自建自用型呼叫中心、外包服务型呼叫中心、ASP（应用服务提供商）型呼叫中心。ASP型呼叫中心是指由应用服务提供商提供呼叫中心的设备和技术平台，而由租用平台的企业自己招募座席员和进行日常运营管理的呼叫中心。第12页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

二、呼叫中心的建设构建一个呼叫中心系统往往需要大规模的投资，风险较大。作为企业的一个重要项目，构建一个呼叫系统必须制订详细周密的计划，按规范的建设步骤实施。第13页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

三、呼叫中心运营流程的设计步骤

一个呼叫中心系统的成功与否，常常取决于呼叫中心系统的运营情况。从目前的情况看，呼叫中心已经从一个传统的“成本中心”发展成为了“利润中心”，为企业带来了很大的经济效益。

呼叫中心运营流程设计必须能够体现效率和效益的结合。从客户服务部资源投入能力，运营流程的层次、范围、规模、价值的角度对呼叫中心业务流程进行界定，谋求系统资源的最优化配置。呼叫中心流程设计一般要经历定义、评估、设计和实施控制4个阶段第14页/共22页第二节呼叫中心的建设与运营

四、呼叫中心呼叫的内容（一）呼入内容

（二）呼出内容五、利用呼叫中心与客户进行远距离的沟通1.E-mail

2.文字交流方式3.客户服务代表回复方式

4.Internet电话方式第15页/共22页第三节呼叫中心的管理

一、提高呼叫中心客户服务满意度

客户是公司最重要的资产，提高客户满意度是客户管理的重要内容，而呼叫中心是客户服务的一个重要窗口。1．客服中心客户满意的组成要素2．客户对客服中心的期望3．提高客服中心客户满意度的措施二、呼叫中心话术设计1．标准话术可不可以违背2．标准话术的变更3．标准话术不是一成不变的第16页/共22页第三节呼叫中心的管理

三、克服呼叫中心沟通障碍的方法在与客户沟通的过程中，由于受个人层面、组织层面和程序层面等方面因素的影响，常常会出现沟通障碍，影响沟通效果。（一）克服个人层面中的沟通障碍（二）克服组织层面中的沟通障碍（三）克服程序层面中的沟通障碍（四）克服沟通中存在的障碍时的要点第17页/共22页第三节呼叫中心的管理

四、呼叫中心管理工作流程（一）呼叫中心呼入业务工作流程呼入业务流程分为自动和人工两种，人工流程是主要包括用户呼入、接人工座席、座席员问候客户、询问服务内容、提供相应服务、问题解决、登记呼叫内容、结束等环节。第18页/共22页第三节呼叫中心的管理

四、呼叫中心管理工作流程（二）呼叫中心呼出业务工作流程第19页/共22页第三节呼叫中心的管理

五、呼叫中心管理工作表单（一）呼入记录表（二）呼出记录表

(三)部门联系电话表

(四)呼叫中心季度统计表

(五)电话记录