重点建设项目档案管理

重点建设项目档案管理

2011年9月建设项目档案的作用

生产(运行)、维护、改扩建的重要依据建设项目质量管理的重要内容和质量问题追朔的重要凭证项目竣工的重要内容项目管理、稽查、评价的重要基础

第一节项目档案管理基础学问

一、

基本建设项目档案管理涉及的基本概念

1、建设项目文件材料、基建档案、科技资料

基建档案：是干脆记述和反映基本建设活动的，归档保存的建设项目文件材料。建设项目文件材料：是记录和反映基本建设活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。科技资料：是指为了工作参考的目的搜集来的，对科技活动具有参考作用的科技文献材料。

2.

基本建设项目档案、基本建设项目竣工档案资料

基本建设项目档案:是指在整个建设项目从酝酿、决策、勘测、支配、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（运用）等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式和载体的文件材料。项目竣工档案：是指经过整理、编制、汇总、鉴定，满足项目竣工验收要求的整套基本建设项目档案。

二、工程单位工程的划分与文件材料的集成建设项目constructionproject：指建筑、安装等形成资产的活动中，依据一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的建设目标。单项工程uniteofproject：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产实力或工程效益的工程。单位工程subunitofproject：是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能发挥实力或工程效益的工程。

三、

基本建设工作程序与项目文件的成套性

(一)前期工作（立项报批）阶段1、规划任务是以国家经济建设的战略目标和方针任务看法技术经济政策为依据。在制定区域、部门规划时，以自然资源、建设布局市场预料前提，提出建设项目，初步分析投资效果，综合平衡后，填写项目建议书。形成项目建议书和审批文件。

2、可行性探讨

在工程上马前,在进行深化细致调查探讨,科学预料和技术经济论证的基础上,对项目技术先进性,经济合理性.建设可能性进行探讨.以现代科学成果以最少投资取得最佳经济效益的有限手段.也是领导部门决策的重要依据.形成以下材料:原始基础材料:区域气象材料,地质勘察材料、水文材料；与有关方面的来往文件：土地执照，有关建设来往文件；与有关方面的合同与协议书：技术托付合同、勘测设计合同。可行性探讨报告。编制设计任务书：设计任务书是确定基本建设规模，编制设计文件的重要依据，是探讨审查基本建设必要性和可能性重要依据，是确定工程项目、建设规模、建设依据、技术布局、技术进度等根本问题的重要文件。

3、选择建设地点

厂址选择要依据建设方针和工业布局的要求进行。形成：收集、调研性的材料、选址依据性的原始材料、水文、地质报告书，选址报告、审批文件。(二)设计阶段4、编制设计文件基本建设设计工作是论证建设项目经济合理性和技术可能性的重要工作，设计文件是基本建设项目列入年度支配和组织施工的主要依据。建设项目的设计任务书和选点报告经上级批准后。主管部门就应刚好指定和托付设计部门编制设计文件。设计工作阶段初步设计:初步设计形成区域地形图、勘测报告及附图、总平面草图、主要建筑物草图、简要说明书、计算书、工程概算。技术设计：总平面图、土方支配书、建筑设计图、结构设计图、设备施工安装图、工程总概算、工程预算。施工图设计：形成施工详图、各部细微环节结构图、施工大样图、施工说明书、施工组织设计文件。

5、支配年度基本建设支配须按发展国民经济中长期和年度支配进行。基本建设须有初步设计和总概算，经综合平衡后进行。(三)施工阶段

6、工程施工形成各种施工准备、施工记录（隐藏工程记录、施工日志）、原材料试验、更改通知单各种技术会议记录、质量事故报告、质量评定、记录和报告、交工验收、竣工图等（四）竣工阶段

7、试生产（运行）8、竣工验收竣工验收鉴定书、竣工验收会议材料、各专项验收文件材料会议材料9、固定资产交付运用

四、基本建设项目的内容和特点

建设项目档案的基本内容

立项审批文件

设计文件

工程管理文件

施工文件

生产技术准备文件

工艺设备文件

涉外文件基本建设档案的特点

成套性

专业性

现实性

其次节基本建设项目档案工作的性质和管理原则

建设项目档案工作管理的性质

1、建设项目档案工作是一项以项目管理为主要内容的专业性服务性工作。

2、建设项目工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作。

建设项目管理的管理原则建设项目档案工作要依据集中统一管理的原则，保证项目档案的完整、精确、系统、平安，实现项目档案的有效利用。

第三节国家、省关于基本建设项目的档案的法规、文件、标准

一、法律、法规

《档案法》《云南省档案条例》《科学技术档案工作条例》《建筑工程质量管理条例》二、管理规定

国家重点建设项目档案管理登记方法（档发字[1997]15号）云南省重点建设项目档案管理登记（云档联发[1997]第5号）基本建设项目档案资料管理暂行方法（国档发[1988]4号）建设项目（工程）竣工验收方法（计建设[1990]1215号）重大建设项目档案验收方法（档发[2006]2号）云南省重点建设项目档案验收实施方法（云档联发[2010]2号城市建设档案归属与流向的暂行规定（档发（1987）20号）三、业务技术标准

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）建筑工程资料管理规程

（

JGJ/T185-2009）建设工程文件归档整理规范(CTB/T50328—2001)科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822－２００２）编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（82）建施字50号）技术制图（ＧＢ１０６０９－89）

第四节基本建设项目文件材料及项目档案管理

一、项目文件材料的形成管理

（一）项目文件材料的种类、标准化及限制管理

基建项目文件材料的形成项目文件的标准化项目文件材料的编号项目文件材料发放管理项目文件材料的更改保证项目文件材料完整、精确、规范的管理措施

项目文件材料的基本类型（一）

图样材料建筑图样：初步设计图样、技术设计图样、施工图设计图样总平面图、结构图、大样图机械图样：总图、装配图、零件图、系统图依据制图方法：项目文件材料的基本类型（二）平面图、立面图、剖面图依据图样形式：原图、白图、底图、复制图（蓝图、复制图、印刷图）文字材料技术文件其他形式技术文件书目、明细表、现场记录表格、质量评定表格、材料检测表格等非纸质项目文件材料胶片、磁性载文件材料“模拟”电子项目文件材料“数字”基本建设文件材料的形成

及成套性项目立项准备阶段设计阶段施工阶段竣工阶段项目文件材料的标准化实现项目文件材料标准化的意义涉及项目文件材料的具体内容：1、图样幅面2、图样标题栏3、图样绘制的技术要求4、文字材料编写要求5、书目、表格材料的规格项目文件的编号编号的方法：1、项目结构编号法产品隶属分类法工程结构分类法2、分类编号法项目文件材料的运行管理建立有关制度明确职责并实行相关限制措施做好简洁遗失文件的限制管理“四参与”

二、竣工图的编制基本建设文件材料的更改更改的缘由更改的类型适应性更改完善性的更改勘误补漏的更改更改的权限和程序更改的权限更改审批程序竣工图编制的意义及责任竣工图编制的意义竣工图编制的责任竣工图编制基本内容

总体方面

1、项目总平面布置图、位置图及地形图；

2、设计图总书目；

3、设计总说明；

4、总体工程图；

5、各单项工程图。

各专业方面：包括土建工程(含建筑、结构)竣工图；给排水工程竣工图；电力、照明电气和弱电(包括通讯、避雷、接地、电视等)工程竣工图；暖通工程(包括采暖、通风、空调)竣工图；煤气(以及氧气、乙炔气、蒸气、压缩空气等等)工程竣工图；设备及工艺流程竣工图。竣工图编制的原则规定原施工图转化为竣工图。照图施工，没有变动的由施工单位加盖竣工章，并作必要签署，原施工图即转化为竣工图。原施工图通过更改作为竣工图。凡在施工中有一般性设计变更，能够用原图作为竣工图的，可由施工单位在原施工图上更改，加盖竣工章，即为竣工图。重新绘制变更后的竣工图编制竣工图的依据设计施工图

建设单位供应的作为工程施工的全部施工图，包括所附的文字说明，以及有关的通用图集、标准图集或施工图册。

施工图纸会审记录或交底记录。设计变更通知单，即设计单位提出的变更图纸和变更通知单。技术联系核定单，即在施工过程中由建设单位和施工单位提出的设计修改，增减项目内容的技术核定文件。隐藏工程验收记录，以及材料代换等签证记录。质量事故报告及处理记录，即施工单位向上级和建设单位反映工程质量事故状况报告，鉴定处理看法，措施和验证书。(构)筑物定位测量资料，施工检查测量及竣工测量资料。编制竣工图的步骤收集和整理各种依据性文件资料分阶段编制竣工图竣工图的审核审核竣工图的主要内容全部修改点是否都己修改到位图与图之间相关之处是否都已作相应修改；（平面、立面、剖面）全部修改处是否都标注了修改依据全部修改依据是否都已手续齐全。

图纸修改技术要求1．几修改处都要标注修改依据。标注修改依据应按设计变更文件名称、编号、条文号、产生日期、其所在案卷号和页号的先后依次填写(如：本图修改依据设计变更单建施修1号1989.3.2见本卷21页；本图修改依据材料代用单2号1988.9.1见本卷58页)。2．全部设计变更文件中的变更内容，必需不遗漏地在施工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映，而且要在全部涉及到的每张竣工图上反映。3．每一张竣工图的技术要求要一样，同一案卷内竣工图的技术要求也要一样。修改后的文字和数字位置要与被修改部分的位置大致相对应。4．作为竣工图的蓝图必需是图面清晰的新图纸。5．一张更改通知单涉及多图的，假如图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。竣工图编制的组织清理设计文件、设计变更和施工记录对应实际状况检查，必要时进行行实际测量。依据“谁施工、谁竣工”，组织责任施工单位、监理单位人员学习，明确竣工图编制的范围、深度和要求。编制竣工图的时间依据国家规定“编制各种竣工图，必需在施工过程中(不能在竣工后)……”工程建设周期一般较长施工中往往会出现管理组织，管理人员的变动和交替现象由于有些施工单位承包的工程项目较多，而技术力气又不足、技术人员有限编制竣工图的套数一般不少于两套，一套移交生产运用单位保管，一套移交有关主管部门或技术档案部门长期保存。质量要求保证图物相符，数据精确，签署完备。字体、线条和竣工章的签署。；图样和字迹材料的要求。相关标注的要求技术要求竣工图的图形和有关文字说明必需清晰精确、反映现场变更实际利用施工图改绘竣工图时必需在更改处注明变更依据蓝图的更改可依据变更的具体状况选用“注改”和“杠改”(划改)，不能刮改图上各种引出说明，一般应与图框平行，引出线不得相互交叉，不遮盖其它线条全部竣工图均须由编制单位逐张加盖、签署“竣工图”章编制“竣工图”必需用碳素墨水书写和绘制竣工图要具备完善的图样书目或文件书目,编制竣工图编制说明竣工图样上各专业名词、术语、代号、图形文字、符号和选用的结构要素，以及填写的计量单位，均应符合有关标准和规定。竣工图章竣工总平面图的编制精确的竣工总平面图是竣工图的综合成果,总平面图作为实际状况的真实反映，它不仅是为了给考察和评定工程质量供应依据，而且在建筑物投产后的管理、修理、扩建等过程中也是牢靠的档案资料.竣工总平面图的绘制时间依据设计总平面图内的主要构筑物如道路、河道以及主要建筑物和主厂房、主体建筑来确定四周其它建筑物的位置。由设计总平面图的限制导线网确定其各建构物的具体位置得场地，因此除了其设计未考虑到的因素所产生的变更以及其测量的系统误差外，相对来说其位置较精确。取消的内容增加的内容三、项目文件材料的积累项目文件材料形成、积累的职责和要求项目文件材料的积累的方式

项目文件材料积累职责要求明确项目文件材料积累的职责项目文件材料积累范围确保积累的质量完善积累的条件项目文件材料积累的方式科技人员个人积累专兼职档案员积累科技档案人员代为积累

四、项目文件材料的鉴别、整理、立卷与归档（一）项目文件材料的鉴别项目文件材料完整性鉴别项目文件材料的完整性鉴别项目文件材料完整性的方法：确定科技活动的范围分析科技活动的具体程序分析本单位在科技活动中地位判定项目文件材料精确性

的标准项目文件材料应当同它所反映的对象相一样同一科技项目之间在内容上应当一样项目文件材料与政务材料区分内容原则整体原则职能原则（二）项目文件的分类组卷制定《档案分类方案》及《项目文件材料归档范围》，并组织学习。汇总、集中对象形成的全部文件材料。比照《项目文件材料归档范围》，对文件材料鉴定、筛选，“去粗取精，去伪存真”。依据《档案分类方案》，先粗分、后细分，逐步调整定位。依据文件材料的联系，编目立卷。项目文件整理立卷的依据《科技档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》组卷的原则遵循项目文件材料的形成规律，保持项目文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。组卷的要求项目文件材料必需精确项目文件材料齐全、完整项目文件材料应当原件归档书写和字迹材料符合耐久性要求项目文件材料组卷的方法按结构组卷按专业组卷按阶段组卷几类建设项目文件材料分类整理立卷方法说明一般工业民用建设项目水电建设项目马路建设项目组卷特殊状况的说明干脆针对具体项目的管理性项目文件材料放入所针对的项目里组卷。引进项目中的成套项目文件材料可不拆散组卷。一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；接受了这些通用图、标准图的项目，其项目文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。底图以张为单位单独保存和管理。设备修理中形成的项目文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。卷内文件材料及案卷的排列1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。3、案卷内管理性项目文件材料按问题、时间或重要程度排列。4、案卷内项目文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图样材料的整理蓝图底图两种科技档案立卷的方式装订的方式不装订的方式建设项目档案案卷的编目页号的编制卷内书目的编制卷内备考表的编制案卷封面及卷脊的编制项目档案案卷题名的构成项目名称组件、部件、阶段、专业名称文件材料名称项目档案保管期限的确定依据项目生产（运行）、维护、改扩建及自身权益等须要动身，合理的确定期限。主要档案的保管年限不应当短于项目运用服务年限。《科技档案案卷构成一般要求》设定的保管期限。（三）项目文件材料归档建设项目文件材料归档制度的内容归档范围归档时间归档份数归档手续和要求划定建设项目档案归档范围的

基本方法分析探讨本单位基建活动的范围和内容驾驭本单位的基本职能活动依据国家、行业有关规定判定项目文件材料有无保存价值，确定是否列入归档范围确定文件材料归档范围的依据基本建设项目档案资料管理暂行方法（国档发[1988]4号）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）行业规定归档时间按项目归档按阶段归档按子项归档按时间归档随时归档归档份数一般一套几套归档要求和手续归档的职责归档文件的质量要求案卷质量要求归档手续五、基本建设文件材料管理的限制措施与项目建设同步开展档案工作。加强宣扬，建立责任保证体系和管理网络。建立健全制度，保证正常工作秩序。实施“三纳入”、“四参与”，加强监管。利用经济手段，促进工作开展。应用经济手段，保证工作顺当进行。

档案工作与项目建设“三同步”

项目建设前期阶段就应刚好建立档案工作，加强对前期阶段产生文件材料的管理；在合同中明确对文件材料编制、整理及提交的具体要求。在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作状况。竣工验收时，同时验收工程档案。基本建设档案工作“三纳入”档案工作纳入基本建设工作程序。档案工作纳入工作支配。档案工作纳入有关单位和有关人员的职责范围。基本建设档案人员“四参与”参与项目档案验收（含竣工验收、竣工验收）参与开箱验收参与科研验收参与有关会议六、基本建设档案的汇总、编制、整理、审查、归档、移交（一）

建设项目档案分类基本建设分类方案水电基本建设档案分类、整理马路基本建设档案分类、整理工程设计项目档案运用性质—项目分类法流域—项目分类法

单位基本建设项目档案分类

专业性质—项目分类法厂区综合生产性项目协助生产性项目办公、生活性项目

（二）

项目档案的汇总、编制

依据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则及项目实际状况，制定统一的项目档案分类方案。依据分类对全部档案进行统一的分类编号。对全部档案清点编目，并编制项目档案案卷书目及档案编制状况说明。

（三）基本建设档案的审查、归档、移交

3）项目档案的审查、归档和移交项目档案审查：由竣工文件编制方、监理单位、质监单位进行审查。各施工单位应在项目实体完工后三个月内向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后刚好归档。项目档案应在项目竣工验收后三个月内由建设单位向生产运行单位移交档案。在城市区划范围内的项目，建设单位应当在竣工验收六个月内依据国家有关规定向城建档案馆报送与城市规划、建设有关的档案。

第五节

基本建设档案的验收

项目验收

交工验收竣工验收

工程文件材料交工验收要求工程施工文件材料齐备依据专业交竣工文件编制要求进行了文件材料整理、编制进行了竣工图的编制工作依据档案分类要求进行了初步整理

竣工档案资料专项验收工作

竣工档案资料专项验收《建设项目（工程）竣工验收方法》《基本建设项目档案验收暂行规定》《重大建设项目档案验收方法》《云南省重点建设项目档案验收实施方法》《国家重大建设项目验收方法》制定的背景主要内容说明：1、验收的组织2、验收的依据3、适用范围4、确保验收质量5、验收方式

《云南省重点建设项目档案验收实施方法》项目档案验收的组织

省政府投资主管部门批准的项目，由省档案局组织项目档案验收或由省档案局托付省级项目主管部门、州（市）档案局组织项目档案验收；

州（市）、县（市、区）人民政府及其投资主管部门批准的项目，由同级档案局组织项目档案验收；

项目主管部门（省属企业集团）管理的项目，由项目主管部门（省属企业集团）会同同级档案行政管理部门组织项目档案验收；

省档案局对各级档案行政管理部门、项目主管部门组织的项目档案验收工作进行监督、指导；各级档案行政管理部门、项目主管部门应当加强项目档案验收前的指导和询问，必要时应当组织预验收。验收依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）