高效会议管理技巧课件

高效会议管理技巧2第一讲当今会议面面观会议的意议1.会议是一个集思广益的渠道2.会议显示一个组织或一个部门的存在3.会议是一种群体沟通的方式会议的目的1.开展有效的沟通2.传达信息3.监督员工、协调矛盾3第1讲当今会议面面观4.达成协议与解决问题5.资源共享6.开发创意7.激励士气8.巩固主管地位会议的种类1.按人数分类:团体会议一对一会议5会议的频率1.固定的部门会议:至少每月一次2.全体会议:至少每两月一次3.处理突发事件的会议:随时4.一对一会议:按需要会议成本的计算1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本第1讲当今会议面面观6第二讲会议效率不高的原因及解决方案会議效率不高的原因及预防性管理1.会议的通病---效率不高公司的主管都不知道何时是开会的最好时机许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行.72.会议效率不高的原因及具体表现第2讲会议效率不高的原因及解决方案项次原因具体表现(1)时间会议按排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会(2)地点会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行.(3)开会对象的选择必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者.(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图.(5)参会者的技能参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败.(6)会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效.(7)开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败.9第2讲会议效率不高的原因及解决方案高效会议的八大特征会议规范1.会议时间安排的规范上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候.上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益.下午3-5点之间,最好不要安排会议.10第2讲会议效率不高的原因及解决方案2.会议规范本身所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料.所有与会者都要准备在会上发言.准时开会,准时结束.各业务单位负责人对决议能否达成负责接责任.所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意.11第2讲会议效率不高的原因及解决方案意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”.会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责.必要时请第三方监控,以保证会议质量.3.固定的会议流程规范一个中心两个基本点13第3讲开会前的准备工作2.必须开会的“五个如果”准备工作的作用1.1H5WWhy:会议的目的必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作如果给小组委派任务14What:讨论的话题Who:参会者(确认与否、事先准备)When:日期及开始、结束时间Where:地点及设备How:规章制度2.特殊提醒会议准备工作核对单1.了解会议的目的;2.是否一定要开会;第3讲开会前的准备工作153.确定会议的形式;4.安排会议的议程;5.决定会议的时间;6.确定会议的主持人;7.决定会议的地点;8.研究会场如何布置;9.确定出席人数;10.安排出席者座位;11.是否准备会议名签;第3讲开会前的准备工作17主持人的准备工作1.主持人的4个准备工作设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执进行SWOT分析2.SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境第3讲开会前的准备工作18第四讲成功会议的五种策略如何做开场白1.定义:3~5分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨.2.内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等.3.程序:概观会议进行程序;提供与讨论有关的信息;规范议程;指定会议记录者;征求对议程设计的意见.19第4讲成功会议的五种策略如何分配发言时间1.会议主持人的会议中所占的发言时间较多,主要有以下原因:

原因一,对议题较熟原因二,地位高,声音大原因三,负担较多的行政责任2.主持人的发言时间应掌握的20/80;要尽量保证每个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛围.21第4讲成功会议的五种策略如何达成决议---决策方式1.彼德。德鲁克决议法用“足够多”的时间检视困难所在,并使参会者达成共识.列举或图示各提案并开始讨论之.客观比较各提案的优劣,避免意气之争.估计各提案之获益率.评估有无采集更多参考数据的需要.征求反对意见.22以中立角度检视正反意见.寻求与会者对各提案之认同.对提案做适当的修整与妥协.确认议事结果.组成或指定议案执行的监督单位.2.四种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策第4讲成功会议的五种策略233.四种团队决策法头脑风暴法德尔菲法---专家群体决策法特点易地思考法思路转换法如何圆满结束会议1.预留5~7分钟做总结2.确定工作分配妥当3.准时结束会议第4讲成功会议的五种策略25第5讲会议中的沟通与反馈技巧沟通金三角沟通的冰山模式自已对方设身处地话题环境5%~20%工作层面80%~95%关系层面工作层面---说出的内容事实,信息个人关系层面---如何说过程,感觉26第5讲会议中的沟通与反馈技巧2.有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标3.造成沟通困难的因素缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够.重点强调不足或条理不清.29第5讲会议中的沟通与反馈技巧会议中的反馈技巧1.反馈的两种方式.团队反馈,即一个人给大家反馈.一对一反馈,即一个人给另一人反馈,这种反馈方式比较困难.2.反馈的两种类型正面指导反馈---积极的反馈是一种正面的强化指导,即一般意义上的表扬.建设性反馈是一钟劝告指导,即一般意义上的批评.303.反馈时的特征.要描述,不要判断.侧重表现,而非性格.要有所特指.4.如何接受反馈.仔细倾听,试图以别人的观点来看问题.弄清所有的问题以确定你的理解.承认你听到的和懂得的而不去争论.整理你听到的,然后决定你同意什么.第5讲会议中的沟通与反馈技巧31要开明,不要防卫性太强.要包容,不要独断专横.要平等,不要有优越感.第5讲会议中的沟通与反馈技巧32第六讲主持人的会议管理技巧倾听的技巧1.倾听的礼节听听别人的故事.听听别人完整的故事.先听听别人完整的故事.2.倾听的具体方法Nod&smile(点头且微笑)Eyecontact(眼神接触)Listeningvoice(倾听的“声音”)33第6讲主持人的会议管理技巧Leanforward(身体前倾)Repeat/summarize(重复/总结)Makenotes(做记录)3.倾听的误区别人说话时,你在想自己的事.边听边与自己的不同观点对照.经常打断别人的谈话.为演讲者结束他的演讲.忽略过程只要结果.34第6讲主持人的会议管理技巧仅听自己想听或愿听的东西.精力不集中,易被其它东西干擾.4.“倾听”小总结我也有相同的经历!如果我是你的话!会议中的说话技巧展示(Presenting)探询(Probing)评论(Commenting)35第6讲主持人的会议管理技巧建立(Buiding)测试理解情况(Testing)总结(Summarizing)排除(Shuttingout)引进(Briningin)就程序提出建议(Proposing)36第七讲如何对待会议中的意外情况与“Cicada蝉”相遇与“Shark鲨鱼”相遇

“蝉”症状:讲故事(和讨论的主题无关)讲了很长才进入主题讲得太模糊,没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点主持人对策:面对这样的发言者,

要---非语言性暗示探询、总结、测试其理解程度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言“鲨鱼”症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策:面对这样的发言者,

要---理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提,但正面的建议会更受欢迎非语言性打断37第7讲如何对待会议中的意外情况与“Donkey驴”相遇与“RabbitTracking兔子般追踪”“驴”症状：过于敏感防卫性很强,心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策:面对这样的发言者,

要---突出他的贡献重复问题短暂沉默“兔子追踪”症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议“兔子般追踪”的人,总是挑践现有程序.因此,主持人对策:面对这样的发言者,要---肯定他的贡献重申可以先试用现在的程序,如

不秦效,则马上按他的方法实施.38第7讲如何对待会议中的意外情况与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇

螃蟹症状:开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其它:以笔敲桌,背对发言者,故意看别处等

主持人对策:

对开小会者主持人停止说话或者示意发方者暂停,使会场突然静下来,

私下谈话的人就会警觉.主持人问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家.问他们是不是觉得应该分组讨论,然后集中讨论.

对瞌睡者休息5分钟把会议议程加快.短暂沉默.39第八讲主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任1.具体的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释使人因惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人,避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辨和讨论保持中立态度40第8讲主持人与参会者的守则与责任2.主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后,就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄,建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误,指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题(如要求帮助解决你自已的问题)当双方争执时,表达不愉快的情绪(如暗示这样会破坏员工的团结)41第8讲主持人与参会者的守则与责任参会者的守则与责任1.参会者10大守则会前充分准备会中全情投入,贡献自已的创意与意见以解决问题这已任开放的心态,摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听,尊重他人的意见勇于发言,言之有物不隐善扬恶,不人身攻避免不当的肢体语言42第8讲主持人与参会者的守则与责任会后总结2.参会者的责任时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自已的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自已的任务如何完成43第8讲主持人与参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突

1.暴力型

2.迁就型

3.回避型

4.协作型

5.妥协型44第九讲会议记录会议记录者的功能1.仅次天主持人2.记录及维护议程所设计的顺序3.协助主持人总结与归纳4.观察预防谁能胜任会议记录者1.反应快2.写字快3.知识面广45第9讲会议记录4.记忆力特别强5.组织能力强6.倾听能力强7.总结能力强对会议记录的10大建议1.重要的会议录音,从而使整理会议记录时有依据2.除非有必要,定期召开的会议通常不用录音,因为花费时间记下的详细发言内容,可能毫无用武之地46第9讲会议记录3.大多数会议都能指定一名会议记录者,主席最好不要兼任此项工作.此外,会议记录者最好由参会者轮流担任4.会议记录者的笔记流畅,易于理解,同时不失真,笔记最好用计算机打出来,方便参阅5.会议记录者的责任6.会议记录内容7.会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页的长度47第9讲会议记录8.会议记录应有组织地整理9.会议记录者应与主度共同修正会议记录者错误的部分10.将此份会议记录发送给参会者48第十讲会后跟进作为参会者的会后跟进1.拿到会议记录后要细读,尤其是对与自已工作相关的信息做出标记2.分析会议的过程,分析各个不同参会者对同一问题的不同态度和表现,分析人际关系的状态3.考虑会议上分派给自已的任务的完成方案4.会议可能是新任务的开始,要考虑是否召开自已的部门会议,进行动员和安排,并将会议精神贯彻到下一步的工作中去49第十讲会后跟进