公函处置应该注意的一些问题

公函,确实是处置公事的文书。运用公函来处置公事,是人们组织开展经济社会活动时利用最常常、最普遍的方式之一,而且管辖范围越广、人员越多的机关和单位,这种方式运用得越多,与此相适应,从事与制发公函相关工作的人员也越多,机构也越大。通过发布公函来组织开展经济社会活动,历史久远,自古有之,至少能够说,有了国家的产生,也就有了公函的问处置工作。可见,公函处置是一项起源很早、历史悠长的工作。在华夏几千年的文明史上,有关公函处置的记载触目皆是,各个时期各个朝代专司此刻,人们把各级党委办公厅(室)的职能,适应上分为两大块,一块叫参与政务,另一块叫治理事务。治理事务,主若是指机关的行政后勤工作和接待工作。参与政务,主若是指领导公事活动效劳、会议效劳、公函处置、调研、信息、机要交通、保密、信访等工从秘书部门为领导决策和决策的实施所开展的各项效劳工作的程序而言,调研、信息、综合等工作主若是决策前的效劳,督查工作主若是决策后的效劳,而会议效劳、公函处置等工作,相对来讲,决策中的效劳特点更为突出一些。在秘书部门的各项业务工作中,公函处置是最常常的基础性工作之一,做好这项工作,关于维持办公厅(室)工作的正常运转,弄好“三效劳”相当重要。一、公函格式《中国共产党机关公函处置条例》第二条规定,“党的机关的公函,是党的机关实施领导、处置公事的具有特定效念,还专门安排一章讲公函格式问题,由此可见公函格式在公函中具有重要的地位和不可替代的作用。公函格式,从广义上讲,是指公函的外观形式,它由公函公函格式特指公函的文面格式。文面格式。公函文面格式是指公函各个组成部份的排放位置、距离距离、大小规格等方面的要求,包括版面安排、字体型号、字间行距等。事实上,公函的文面格式是公函全数书面内容的结构。党的机关公函的文面格式由版头等193个部份。文头部份包括版头(报头)、份号、密级、发往地址、紧急程度(品级)、发文字号(部委号)、签发人、收发报序号8项,个页面的1/3左右。主体部份包括公函题目、主送机关、正文、附件名称、发文机关签名、成部份以下,文尾部份之上。文尾其中,印制版记又包括印发机关、印发时刻和印发份数3项内容。确信文尾部份的排放位置要注意两点:一是印发转达范围要标注在成文日期以后(不署成文日期的,标注在正文以后);二是主题辞、抄送机关、印制版记必需标注在最末一页的下端。把握公函文面格式的各项规定,是做好公函处置工作,尤其是排印工作必不可少的条件。公函如何印制才标准,省委办公厅专门制定了一个公函排印细那么,细那么中作了很具体的说明。函纸,也有部份单位利用国a国际标准a4型公函纸,应通盘考虑纸张、档案卷皮、档案柜等用品的供给和配套问题。用纸格式一经确信,必需长期固定利用,不得随意改变。装订格式。公函装订与公函排印应一致,并考虑人们的公函应在左侧装订。装订方式一样都是用骑马钉、钉书机订公函格式是在公函制作实践中慢慢形成的,是有它的特定作用的:一是能突出公函的权威性和严肃性,有利于政令的畅通。二是能更准确地表现公函的内容,使公函形式与内容统一。三是有利于受文者迅速、准确地识别公函和办理公函。四是有利于公函的平安、保密和治理,便于归档查考。从此刻党政机关制发的公函来看,格式不合《条例》规定的现象还比较普遍,常见的有以下几种:(1)公函题目中没文前标注有主送单位,正文后有发文机关签名和成文日期。(5)在有附件的公函中,正文以后、发文机关签名之前不标注辞没有按中央办公厅的规定标注。(8)在有附件的公函中,主题辞和版记不是标注在附件以后,而是标注在主件的成文日期以后。行文,指的是公函制发者向公函受理者制发公函的行为。公函制发者与受理者在公函来往中的彼此关系,确实是它们之间的行文关系。熟悉行文关系方面的知识并能在实践中正确运用,是做好公函处置工作的必备条件。自的隶属关系和职权范围确信”。从隶属关系和职权范围两个因素来考虑,公函制发者与受理者之间的行文关系要紧有以下六种:依照我国现行的政治体制和党和国家的治理制度规定,凡有隶属关系的上下级之间是一种领导与被领导的关系。各级领导机关可直接向其隶属的工作部门和下级机关发出指示性、指挥性公函,下级机关可向其隶属的上级机关报告情形、请示工作,各级机关的工作部门也可向本级机关请示、报告工作。某领导机关若是以为所属职能部门或下级机关所发的公函不妥时,有权纠正或撤销;下级机关若是对上级机关所发的公函有异议时,可向上级机关提出自己的意见或建议,但在上级机关未作出回答或不改变原决按时,仍要贯彻执行,不可因为有不同意见就拒绝执行。上级领导机关的职能部门与下级机关相关部门之间的关系,是一种指导与被指导的关系。上级机关的职能部门在各自的职权范围内,能够向下级机关的相关部门行文,但这种行文只是一种业务上的指导与被指导行为,只能在自己的职权范围内进行,不能超越职权,即只能进行业务指导、回答下列问题、部署业务工作等,无权给下级机关的相关部门下达命令性、指示性公函。下级机关的职能部门能够向上级机关的相关部门请示或联系相关的业务工作,但向上一级党委的主管部门请示、报告重大问题,必需先向本级党委请示、报告,并经本级党委同意或授权,或由本级党委向上级党委归口治理关系是党政机关的综合部门与专业部门之间在业务上的一种工作分工关系。综合部门负责统一治理其职权范围内的事项,其他部门都要服从综合部门的统一治理,不得因本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还要高一些而不服从治理。在党的机关,党委办公厅(室)依照党委授权,能够给下级党委和本级党委的其他部门行文,党委的其他部门不能给下级党委发布指示性公函,有关事项需联系,能够用函行文;如有重要工作和重大事项需向下级党委行文,可经本级党委批转,或由本级党委授权办公厅(室)转发,或由本级党委直接给下级党委行文。各部门各单位给领导机关的请示,综合部门经授权,能够直接给发出请示的单位复函,而非综合部门就不能如此做。统管与被统管的关系,是指设在某一地域的上级机关和上级机关的派出机构、外地机关与企事业单位的派驻机构与本地党委、政府在某些方面的治理与被治理的关系。例如,有些中央或其他领导机关垂直治理的机构,党的组织关系在地址,在党的建设方面,这些机构应同意地址党委的统一治理;中央派驻地址的机构,如设在省会城市的机构,在社会公共事务方面,既要同意省政府的统一治理,又要同意省会城市的统一治理。又如,省直机关设在省会城市,相关于基层而言,它是领导机关,但在基建、市政治理、城市计划、社会治安等方面仍是要同意省会城市及所在区政府、街道办事处、派出所的统一治理。统管单位能够在自己的职权范围内就某些方面、某些事项向与本地党委、政府没有隶属关系的单位行文,或布置任务,或要求他们遵守某些法规、法令、政策。被统管的单位不同意统一治理,或违背了本地有关政策、法规、法令,本地党委、政府有权进行咨询、检查或依照有关规定处置.具有监督职能的机关与被监督对象之间有一种监督与被监督的关系。如,党的纪律检查委员会与党的其他工作部门之间、各级人民代表大会常务委员会与本级人民政府之间、政府监察部门与政府的其他部门之间、人民检察院与本级公安机关和法院之间等,都有一种监督与被监督的关系。在规定的范围内,监督者与被监督对象的公函往来应表现监督与被监督的关系。例如,政府要按期或不按期地向本级人大常委会报告工作,有些紧急的、重大的问题,须随时请示或报告。政府在日常工作中形成的文件,一样应同时抄送给本级人大常委会,以便随时同意监督。两个机关没有隶属关系,一方对另一方没有制约的权利,这两个机关即为平行机关。平行机关不分级别高低,例如,本级机关的各部门之间、本级机关的部门与下级机关之间、本系统的各级机关与外系统的各级机关之间、本地机关与外地机关之间等,他们都互称平行机关。平行机关之间联系工作、商洽事宜利用的文种仅局限于“函”,它们之间的行文关系,是一种相互支持、配合和协作的关系,不得互发指挥性、指公函处置《条例》第四章《行文规那么》中,对如何处置行文关系问题作了一系列规定,但在公函处置实践中,不按这些规定办事的现象并非少见。比较突出的有这么几种:(1)文种利用不妥,或将请示与报告混用,或该用函的用请示。(2)行文方式不妥,该间接行文的直接行文;在间接行文中,分不清哪些该用“批转”,哪些该用“印发”,哪些该指党委的行文中,没有效适当的语言将党委授权办公厅(室)行表达出来。三、公函处置的任务公函处置,简而言之,确实是公函制发机关为使发出的公函行文目的得以实现或公函受理机关为使收到的公函发挥其应有的作用,依照必然的标准和方式,对公函所进行的起草、校核、签发、印制、办理、治理、立卷归档等一系列的工作。公函处置可分为收文处置和发文处置。收文处置,是指后,对其进行拆封记录,直至阅办完毕立卷归档的整个进程。发文处置,是指公函拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个进程。公函处置要做的情形很多,要紧有文件的签收、记录、拟办、批办、承办、催办和办毕答复;文稿的撰拟、校核、签发和缮印、用印;文件的分发、传递与传阅;文件的保管、清退与销毁;文件的立卷和归档,和领导同志交办的其他公函处置任务。那个地址列出的任务,只是对公函处置要做的情形作个粗略地划分罢了,若是作进一步细划,还能够列出许多具体的事项。比如,缮印文件,就有文字录入、校对、制版、印刷、装订等等工序。上述这些工作,有的在公函处置中是要紧环节,如承办、拟稿、校核、签发、缮印等;有的属辅助性环节,如签收、记录、催办、传递等。有的工作在一件公函的整个处置进程中只需进行一次,如用印、回答等;有的可能要进行假设干次,如“回答”只在办理请示时才有,“校核”只在办理发文时才有;而有的工作,不管是办理收文仍是办理发文都有,如记录、分发、传递等。那个地址要专门指出的是,公函处置的任务,不是所有的都由专职人员来承担。一件公函从起草到立卷归档,要通过很多环节,有多方面的人员参与。公函处置的参与者要紧有三种对象。(1)行文单位和受文单位的领导,包括分管领导和要紧领导。其大体职责是对本单位发出的公函进行审阅签发;对秘书部门及承办单位在收文处置中提出的意见进行审定或对收文直接指示办理意见。(2)办公室分管公函处置工作的负责人。他们除直接参与某些环节的公函处置工作外,还有三项职责:一是对经办人员在办文中提出的初步意见进行把关,采纳其合理的建议,修改、补充不完善的地址,舍弃不可取的意见并提出新的处置方案;二是为统一各有关部门或单位对某件公函的处置意见进行和谐;三是对公函处置各个环节的工作进行指挥调度。(3)秘书部门从事公函处置的专职人员。他们在公函处置中,有的只承担其中某一两个环节上的任务,有的除领导干的情形之外,其他工作全都承担。另外,有些文印人员和机要人员也参与公函处置工作,主若是负责印制和传递任务。四、公函处置的程序任何一件公函的处置,从起草到完成它的现实效用后立卷归档,都要通过假设干必不可少的工序,在公函处置进程中,这些工序组成一个前后有序、环环相扣、首尾相连的整体,这确实是该公函的处置程序。公函处置的程序是公函处置工作对人们的客观要求,只有按程序办事,公函的处置才能做到科学化、标准化、高效率;不按程序办事,公函的处置就容易显现混乱和过失,不仅质量难以保证,还可能误时误事。如何才能做到严格按程序办文呢?需要把握好以下几点:不同的公函,处置程序是不相同的。例如,在处置发文时,校核这道工序是少不了的,而在处置收文时,那么不需要这道工序。又如,一样是处置收文,处置请示,必需有回答,处置报告,那么一样不需要回答。如何才能知晓某件公函在处置进程中要通过哪些工序呢?许多公函在正文之前都注明了受文单位,受文单位常常确实是公函处置进程中必经的环节之一。固然,也有的公函标注的受文单位不准确,受文单位并非公函处置进程中必经的环节,比如,有些应向政府请示的事项行文时将受文单位写成党委。碰到类似情形,就要弄清真正的受文对象是谁,如此,才能准确地把握公函处置的程序,公函的运转才可不能显现偏向。分析公函的具体内容。公函的内容是确信办文程序的重要依据。一件请示公函,应该批给谁看,交给谁承办,都要先了解公函的内容以后才好确信。比如有的公函讲的是局部性工作,一样情形下,经分管领导审阅以后就可付印;若是讲的是全局性工作,文稿中提出的政策、方法与某些部门的工作有关,文稿送领导审定之前,必需先征求相关单位的意见,若是没有涉及到部门主管的业务,那么征求部门意见这道工序分析公函的制发体式格式。湖南省委办公厅印发的公函处置《细那么》,对公函的制发体式、格式等作了一系列规定,这些规定中有许多也是把握公函处置程序时需要考虑的因素。比如,一件公函若是用电报的形式下发,必需通过机要部门转输;若是印成红头文件下发,那么传递工作不需通过机要部门。又如,省和市州党的机关制发的公函,会议记要和有固定版头的普发性文件能够不盖行文单位的印章,而其他文件那么一概要加盖章章。分析公函制发机关对公函处置提出的要求。有些公函,行文单位会对受文单位办文提出某些要求,如规定何时反馈文件的贯彻落实情形,何时报问题的处置结果等等,这些要求都是处置公函时必需照办的,也确实是说,反馈文件的贯彻落实情形、上报问题的处置结果,这些都是公函处置进程中必不可少的环节。公函处置的程序,比如工厂里的流水线作业的工艺流程,各道工序的组合排列有其自在的规律,必需前后有序、上下衔接,不能错位,不能倒置顺序。打乱了办文程序,公函处置工作就难以顺利进行,有的还会增加很多麻烦;有的可能前功尽弃,必需从头做起。那么,公函处置中各道工序的顺序应当如何确信呢?第一,依照各道工序间的彼此关系来确信。在公函处置的各道工序中,有的工序是为其他工序提供前提条件的,这道工序完成以后,别的工序才能进行,这道基础性工序的位次就必需排在前面,而其他非基础性工序的位次只能排在它的后面。比如,在制发文件的一系列工序中,有领导签批、印刷、盖章三道工序。这三道工序的排列,必需是领导签批文件安排在最前面,第二是印刷文件,最后才是盖章。这三道工序的位次是不能倒置的,因为文件不可能在领导签批之前就印刷,也不能还没印好就盖章。第二,依照决策民主化、科学化的要求来确信。许多公函的处置进程实质上确实是一个领导决策形成的进程。在公函处置进程中,尽管有的本身不是决策,但关于正确决策的形成具有辅佐、借鉴作用,如为决策提供政策法律依据和信的预案等等。要使这些工作对决策产生踊跃的作用,就必需在领导决策之前做好。若是领导决策以后再去做这些工作,就违抗了正确决策的程序,秘书部门的参谋助手作用就无从表现。3.各道工序要紧密衔接,前后照顾公函处置是一种接力赛式的群体行为。一件公函的处置往往不是由一个人全程包打包唱,而是有假设干方面的人员参与,既有秘书部门的人员,也有其他部门的人员;既有秘书人员,也有领导和其他人员。因此,一件公函的最终处置成效如何,不是由部份参与者的行为来决定,而要由全部参与者的行为来决定,它是一种综合成效。也确实是说,一件公函要办好,所有环节的工作都必需做好,只要某个环节上出了纰漏或工作不到位,其他环节的工作做得再好也会前功尽弃。这就要求公函处置的各道工序要紧密衔接,前后照顾,使整个公函处置进程有机地结成一体。要达到那个要求,就要专门注意以下三点:一是各道工序都要尽职尽责,把各自的工作做抵家,不能敷衍塞责,留下一些矛盾和问题让后续工序工作,上道工序要把需要后续工序注意的事项如实全面地向下道工序交代清楚。三是要为后续工序开展工作踊跃制造条件。比如,有些文稿在校核时改得很零乱,就应从头打印好再送领导审阅;有些公函的办理时限很紧,前面的工序就应尽可能加速办理进度,为后续工序留下丰裕的时刻。当前,在公函处置工作中,不按程序办事的情形普遍存在,而且对办文的质量和效率产生了明显的负面阻碍。这种问题,突出表此刻以下三个方面:一是办文的程序设定得不太多,过于繁杂,造成文公漫游,迟迟不能办结;有的办文一味图快,一些必不可少的手续也不履行,轻率办完,结果漏洞百出乃至推倒重来。二是不顾办文工作各个环节之间的内在联系,人为地打乱工作流程。这种做法事实上是不尊重公函处置工作的客观规律。比如发文工作中存在的“下跳子棋”现象确实是典型。许多机关文件之因此多得成“山”,且长期不能精简下来,这是重要缘故之一。三是各个环节的工作没有专门好配合,彼此脱节。有些同志对公函处置的“流水作业”特点熟悉不足,缺乏合成作战意识,工作中或只顾“自扫门前雪”,或轻率行事、虚与应付,到头来,尽管有些环节的工作做得很不错,但办文的最终结果往往要大打折扣,乃至可能显现“一着不慎,通盘皆输”的后果。五、公函处置的特点及其对工作人员的素养要求公函处置是秘书工作的一项重要内容,它既有与其他秘书工作相似的地址,也有自己特有的性质和要求。不管是共性仍是个性,就其本身而言,有以下几个突出的特点。1.政治性强。公函是公布党的方针政策和国家的法律法令的重要载体,是各级机关实施领导的重要工具和手腕,不言而喻,公函处置工作具有很强的政治性,不讲政治,能够说这项工作全然无从做起。因此,从事公函处置的同志,必需具有较高的政治素养,专门是要有必然的马克思主义理论水平和政策法律水平,有较强的政治灵敏性、政治分辨力和组织纪律观念。2.涉及的领域广。在咱们国家,党的工作涉及到各行各业、各条战线,自然,党的机关的公函也就要涉及方方面面,无所不及。这就要求从事公函处置的同志具有较宽的知识面,不断地学习各类新知识,熟悉各方面的情形。懂的知识越多,把握的情形越多,办文时就会应付自如。反之,知道的东西太少,涉足的领域太窄,对很多问题就会束手无策。3.标准化要求高。公函处置是一项很讲究标准化的工作,不但“产品”质量标准很高,“工艺流程”