企业档案信息化管理现状问题及创新实践,档案管理论文

企业档案信息化管理现在状况问题及创新实践,档案管理论文信息时代下的企业档案管理工作，与传统意义的档案管理相比，有着明显的不同。无论是对企业档案管理重要性的认识，还是对档案管理的方式方法、手段，乃至对档案管理人员的素质，都提出了新的更高层次的要求。因而，加强企业档案的管理和利用，使之跟上信息时代的发展步伐，就成为了一项特别紧迫的任务，不可等闲视之。企业档案管理的现在状况1.信息容量越来越丰富，利用价值越来越广泛工业企业作为国民经济的基础和重要支柱，在建设社会和谐社会，推动社会经济发展，提高人民生活水平等众多方面占有特别重要的位置和作用，而企业管理水平的高低优劣，又直接关系到这个作用的发挥。随着科学技术的迅猛发展，信息化、网络化日益深切进入人心，企业档案所包含的信息容量越来越丰富，越来越庞大。同时，企业档案的利用价值也越来越广泛。怎样有效地管理并充分利用好企业档案这一强大的信息资源，为企业管理科学决策，开拓经营，最终构成强大的市场竞争力具有重要的现实意义。2.企业档案呈现出一些新的特点〔1〕企业档案信息具有动态性、政策性、根据性、预测性、反应性、综合性、经历体验性、比拟性、追踪性等属性。〔2〕企业档案的服务对象，主要是为企业领导提供决策性根据，为企业提高产品质量发挥企业档案的信息参谋助手作用。〔3〕企业档案一般不直接创造经济效益，它主要为企业领导提供信息，为生产第一线服务，如品牌、产品图纸、产量、质量、技改创造发明、生产管理、市场经营反应、知识产权等作用。3.信息时代对企业档案提出了新的要求社会当代化程度的不断提高，十分是网络信息技术的迅速普及，极大地促进了社会的当代化进程。在信息时代下，企业档案工作只要紧跟社会发展步伐，才能适应不断变化的新形势。同时，企业的发展对档案的管理信息服务也提出了更高层次的要求，需要档案部门能更准确、更迅速、更及时地为企业生产经营提供各种信息服务。知足企业日益发展的需要，必须提高档案管理的当代化水平，实现企业档案管理的信息化。企业档案管理存在的问题1.缺乏对企业档案当代化足够的重视。领导重视是企业档案管理当代化的关键，而当前领导者和决策者还缺乏对档案管理工作重要性的认识，没有将档案管理纳入企业管理的重要内容，摆上议事日程，并纳入全员绩效管理考核中，因此难以保证档案管理工作健康、有序进行，并充分发挥其应有的作用。2.档案管理人员的业务素质和履职能力不高长期以来，档案管理人员的重要工作就是收集、整理和借阅。有的档案员以为，用户来查档案，本人能热情接待，就是提供了档案信息。这仅仅限于查阅范围，那是很不够的。在信息化时代，档案管理人员不仅要当好文件保管员，还必须把握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案管理当代化的要求。3.应用当代化管理方式方法和技术尚未普及当下，随着经济社会的不断发展进步，企业档案数量急剧增长，档案种类日益丰富，档案利用频率不断增快。同时，范围扩大、深度加强，时效要求更高层次。以天津送变电工程公司为例，随着我们国家电力事业的发展，智能电网、超高压电网的不断出现，新上工程项目增加，使工程档案的数量急剧增加，导致档案归档、保管、借阅的压力非常大。因而，必须提高档案管理的当代管理方式方法和技术应用水平。天津送变电工程公司档案管理创新的实践。天津送变电工程公司是具有国家一级资质的电力工程总承包施工企业，主要承当各电压等级的输变电工程，是华北电网、京津唐地区电力基本建设的骨干企业。多年来，为华北地区、天津市，十分是滨海新区的经济快速发展和人民生活水平的不断提高做出了卓越奉献。该公司特别重视科技进步和信息化管理，不仅拥有多项在全市、全国领先的输变电施工技术工艺和专利，而且在建筑试验、计量和档案管理上均到达国家一级标准。2007年，获得了国家档案局颁发的企业档案管理AAA级证书，是天津电力系统首批获此资质的基层单位之一。天津送变电工程公司的企业档案管理工作所获得的成效，主要得益于三个方面的创新实践：1.树立创新思维企业管理者重视是关键为适应信息化时代的要求，和国家特别重视企业管理信息化建设，并提出了详细的工作目的，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在这一大的背景下，企业档案管理迎来了宏大的创新机遇和空间。这就要求企业的领导者，在档案管理工作中始终保持创新的意识，用创新思维去指导档案管理工作。而随着数字化、智能化电网的出现和推广，对电力施工企业的档案管理工作提出了愈加严格的要求，也为实现企业档案管理工作的当代化提供了充分必要条件。面对这一新的形势，公司的领导审时度势，针对公司在档案管理上存在的缺乏和问题，制定并施行了下面几项改良措施：〔1〕建立三级档案管理体制和运行机制。为加强档案管理工作，公司确定一名副总经理全面负责，以经理工作部为详细主管部门；二级单位为各施工分公司；项目经理部作为三级单位是企业档案管理的基础环节。〔2〕确立企业档案管理的总体目的，制定中长期规划。以不断超越、追求卓越为目的，运用全面质量管理〔PDCA循环〕的方式方法，不断完善规划，推动企业档案管理的持续改良和提高。〔3〕制定企业档案管理考核标准和办法。公司规定，将档案管理工作作为三标一体管理体系的一个重要子项，列入每年一度的审查考核，对档案管理成绩优秀的项目部、分公司和机关部室予以加分奖励，在季度和年度考核时兑现。2.建立创新管理平台和流程引入当代化管理手段是保障为了改变传统的企业档案管理形式，顺应信息化时代的要求，实现企业档案管理的创新，必须采用当代化档案管理手段，建立创新管理平台和流程。为此，公司采取了有效措施：〔1〕加大硬件投入。自2018年开场，每年都在预算费用中增加了列支。几年来共投入资金300多万元，用于购置先进设备、设施和档案室改造。同时，增加了档案库房200平方米、增添当代档案设备50余台〔件〕，有效支撑了企业档案管理的创新需要。〔2〕积极推行文档一体化流程管理。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在构成业务流程的同时，也构成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在知足业务活动管理要求的同时，也知足了档案管理的要求。企业在办公自动化系统、合同管理系统、工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现业务工作流程中的文件，从生成、流转到归档全经过管理，以及档案后续管理的目的。通过建立创新管理平台和流程，公司的档案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文档归档工作，如今可提早3个月就能结束。而工程档案的归档，可以在工程交工后很快完成。3.确立服务创新意识提高专业人员素质是基础在信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统的档案利用服务相比，发生了宏大的变化，提供了史无前例的发展和创新空间。公司在档案管理服务创新上的做法是：〔1〕走出库房，主动服务。以往公司的档案管理只是被动地处理催交、回收、整理、归档和借阅工作，建立创新管理平台和流程以后，公司档案管理人员在每项重点工程收尾阶段，以及重要工作即将结束之际，都主动深切进入机关部室和分公司，协助他们进行文件规整和收集，发现问题能及时处理予以完善，深受基层的欢迎，同时也提高了工作效率。〔2〕创新服务方式，建立信息分享系统。一方面充分考虑企业领导和施工现场对信息利用的需求，提供面向施工一线的信息利用平台，进而缩短了施工生产与档案工作的距离；另一方面，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，为企业领导和业务部门提供信息服务。〔3〕严格执行标准，改善工作条件。当今，各种信息资源归档，尤其是工程档案的整理归档要求非常严格，标准越来越高，档案管理人员的工作