论教学秘书在工作初期的角色定位

论教学秘书在工作初期的角色定位中图分类号：G647文献标识码：ADOI：10.16400/ki.kjdkz.2016.02.006教学工作有自身的特点，既有规律性，也有复杂性，并非一日可以完全掌握了解。原部副部长周远清在〔第一次全国普通高等学校教学工作会议上的讲话〕中曾经指出：“教学并不仅仅仅是一般的，而是兼有学术管理和行政双重职能的一门科学，是一门需要长期学习和实践才能掌握的一门科学。〞新任教学对工作的不了解，容易对工作本身产生误解。因此，尽快了解教学的工作职责、角色定位、发展方向是新任教学秘书必须要做的功课，也是胜任教学管理工作的必要前提。1教学秘书的职责1.1学籍管理现代观尊重学生的主体地位，倡导学生能成为自觉自律的活动主体。学籍管理是对学生在校期间活动去向的管理，是借助专门系统对信息进行维护与更改。学生入学阶段，要进行信息登记注册，确保学校系统中及大学生学籍信息网内有数据可寻。在校期间，学生由于当兵、留学、伤病、转专业、降级等原因，会发生信息更动。教学秘书要在第一时间记录更动的原因，并及时通知学生填写申请单。学生需要凭借申请单到指定部门办理相关手续。学籍管理是对日常学生信息的维护，是确保学生正常学习，正常毕业的关键环节。1.2资料管理教学秘书在日常工作中需要接触到几类资料。第一类是试卷资料：按照正常的教学秩序，每学期有期初的补考、期中考、期末考。每次考试结束后，教学秘书要及时存放试卷，确保空白试卷、试卷答案:、试卷分析表、学生答题卷、成绩登记表依次放入指定试卷袋；第二类是申请单：日常工作中涉及到的申请单主要有学籍更动类的申请单，如休学申请单、退学申请单、复学申请单。考试方面的申请，主要有重修申请单、缓考申请单、跟读申请以及免修申请单；第三类是重要文件资料：教学秘书要及时关注学校制定的方针政策，做好重点的记录，以便应对不时之需。第四类主要是教师科研成果的整合，包括课题项目及教学研究论文。1.3课程管理与考试安排教学秘书要根据各教研室下达的教学任务安排课表。在学期初要将各专业的课程信息录入到系统中，除了要确保信息录入的及时性，还要确保信息的准确性。每门课程结束教学任务后，教学秘书要协助任课老师安排考试时间和考试地点，并及时通知到学生。1.4毕业生管理工作毕业生管理工作集中在每年的六月份，其中要经过初审、终审两大环节。毕业生管理工作是对每个毕业生四年学习结果的审核。教学秘书不仅要审核总学分，还要对各类性质的学分进行分类审核。毕业生管理工作看似是集中处理的工作，实际上也能反映日常信息维护是否做到了完美无缺。1.5日常事务联络教学管理除了专业技术上的工作之外，也会涉及种种联络协调事务。比如会议前期筹备工作、外宾接待事宜以及突发事件应急处理等。2教学秘书在教学管理中的功用2.1确保教学工作稳定运行学校教学秩序的稳定运行离不开教学秘书的辛苦付出。如果一个学校缺少了这批工作人员，人才培养方案将无法落到实处，教学检查流于形式，与外校的沟通合作难于开展，学校的发展目标也将只是镜花水月。2.2体现学校软实力教学秘书是学校教学管理部门的一员，在处理事务时不仅要面对学校内部的师生，也要面对各色外校人员。教学秘书个人的仪态形象、语言表达能力以及处理事务的能力都会以直观的方式呈现在学生面前。师生可以通过教学秘书这一窗口了解一所学校的办学风格及办学质量。因此，教学秘书不仅代表着自身的形象，也代表着学校的和价值追求。3新任教学秘书存在的问题3.1对工作性质认识不到位教学秘书是管理岗位，大部分工作要借助平台及管理流程操作。基于这一特点，新任教学秘书容易轻视工作中的突发状况，容易忽视与其他部门的联系与沟通，认为教学管理就是按部就班的重复化劳动。而实际工作中，教学秘书也要具备应变能力、计划统筹能力、创新能力，如此才能掌控好工作进程，留出更多空间应对突发情况。3.2对繁杂事务缺乏耐心有相当一部分教学管理工作十分繁杂琐碎，一旦出差错，就会对教学过程产生影响。比如安排考试时，如有监考教师未到场，就算作教学事故处理。新任教学秘书往往缺乏相关工作经验，缺乏细心与耐心，对事务中的细节及隐患问题没有敏感的洞察力和防御意识。如此一来，容易出现捉襟见肘的现象，不仅影响个人情绪，也不利于工作有效开展。3.3服务意识不高新任教学秘书容易局限于自己所接触的工作内容，以完成日常事务为目标，缺少为他人服务的意识。作为教学管理环节重要的纽带，教学秘书除了要有一定的执行力和管理能力外，也要有服务意识。教学秘书要尽量满足任课老师提出的合理要求，不断完善工作中的缺陷，虚心听取或采纳对方提出的意见和建议，主动和各部门联络沟通，积极处理好工作中出现的矛盾及问题。4新任教学秘书的角色定位4.1适应者适应工作，是做好工作的前提。教学秘书首先要和本部门的同事搞好人际关系。良好的人际关系能调动人的愉悦之情，舒缓紧张的办公氛围，提高办事效率。教学秘书接触最多的是教学院长，在平时工作中，要及时将工作进展情况汇报给上级领导，对领导遇到的困难要适时给出恰当建议，做到上情下达，下情上传。除此之外，教学秘书要学会积极与其他部门的领导、同事交流，以饱满热情的姿态面对工作中出现的挑战和问题。由于琐碎的工作内容，时刻保持稳定平和的情绪状态对个人的心理承受力有很高的要求，教学秘书要调整好个人情绪，以大局为导向，戒骄戒躁，不以个人好恶评论人，不以私情牵动工作节奏，尽早适应工作环境，逐步融入到集体生活中去。4.2困境试炼者在工作初期，新任教学秘书必然会遇到种种难题。比如毕业生学分审核工作：这项工作维持时间长，数据量大，无法在短期内一次性解决。新任教学秘书遇到这种问题，要理清做事头绪，分工合作，分阶段完成指定目标。困难，是工作初期必须要面对的。只有调整心态，找到做事的方法，逐步理清混沌不清的环节，才能真正挺过困境阶段。4.3业务学习者新任教学秘书首先要做到虚心。按传统观点，教学管理工作单一枯燥，无需耗费精力便可完成，而事实上，每一项细琐的工作中都蕴藏着技巧和注意点。比如在安排期末考试时，如果不做提前准备，到忙乱的期末阶段会因为其他叠加的事务出现信息遗漏、考场错置、课程冲突等突发情况。新任教学秘书有时会因为想证明自己的能力而不愿放低身段向他人请教，致使原本可以避免的问题一一出现。学习是一个人发展的前提，虚心向有经验的同事请教不仅可以拉近人与人之间的距离，也能助推自身业务的发展。教学管理工作面对的不仅仅是庞杂的数据及信息，也需要面对人。教学秘书除了要学习基本的信息处理技术之外，还要提高自身的文字表达能力、资料归档能力、日程统筹规划能力以及沟通协调能力。4.4生涯规划者随着高校改革的不断深化，教学秘书局限于眼前的工作不利于自身的长远发展。教学秘书要为自己设定长远的发展目标。〔1〕做工作上的完美主义者。教学秘书对工作中出现的疏漏不能采取视而不见的态度，要早发现，早更正，早处理。教学管理工作有一定的规律性，一旦发现问题不处理，就会在之后的工作中再次出现，如此循环，不仅会影响教学工作的高效开展，也会挫伤教学秘书本人的工作积极性。因此教学秘书在工作中要勤于做工作笔记，及时罗列工作中不到位、可改进的地方，培养自己的责任心、上进心。〔2〕做科研上的有心人。教学秘书在完成日常工作之余，可以关注学校发布的课