公文管理规定

公文管理规定目的为规范本公司公文的使用，传达贯彻上级指示精神以及本公司有关规定、措施及处理等，特制定本规定。适用范围本规定所述公文，指一切有关本公司经营管理的文件资料以及其它类型的票据等。职责与权限公文实行归口管理，各部门对公文的管理要力求规范、准确。行政人事部负责本程序的解释、施行、监督与检查。行政人事部指定专人负责外来公文的处理。根据各人员及部门的具体职责规定来进行公文的处置与使用。工作程序及要求4.1 外来公文的处理4.1.1 外来公文的分类按处理要求及文件的重要性程序，外来文件分为以下几类：处理文件。即公文内容与本公司直接相关需要本公司有关部门必须限时作出处理的文件。非处理文件。即无须处理，系上级或有关单位送达的有关政策、相关行业等信息类文件。待处理文件。即根据公文内容需要本公司有关部门作出决定是否实施，其是否实施未直接影响本公司经营的。4.1.2 保密要求外来文件有保密内容要求的，则由办公室专职文员按保密规定划分密级后分送有关负责人。4.1.3 外来公文的处理程序所有外来公文须按以下要求及程序进行处理：外来公文的收发由综合办公室负责。办公室专职文员在收到通过邮局及其它途径到达本公司的公文（不管信封或送达人是否载明具体的部门，但不包含签上私名的信件）后，须立即拆封，并按照公文内容及职能权属进行归口分类后贴上公文处理单（写明处理、非处理或待处理文件）送各有关职能部门签收。行政人事部文员负责对外来公文按处理、非处理、待处理并根据处理权属进行统一分类登记，载明收文日期、文件名称、内容、归口部门、处理要求、时间要求等，并同时负有对收文单位的提醒、监督责任，接受领导的查询与检查。涉及本公司重要或重大内容的公文或有严格保密要求的公文应直接送总经理或董事长裁决处理。各部门在签字收到公文后，其直接责任归属于该部门，有关人员须按照公文内容要求及公司有关规定及程序进行适当处理，尤其是处理文件，必须按规定程序办理，如未经处理或擅自束之高搁的，则应承担一切后果。待处理文件各部门可根据实际情况处理，或报请上一级领导及总经理决定。非处理文件应由相涉及的部门和有关人员阅读并签名后转回至直接职能部门，并由该部门负责保管或归档。各部门在收到文件及处理完文件后，连同其它相关资料进行归档保管。4.2 内部公文的处理4.2.1 内部公文的分类内部公司可作以下分类：内部公文按其密级、影响及其必要性确定分发范围。行政或人事职能部门对所有有关人事处理、通告、激励等内容确定采用何种发文方式。对外宣传公文及其它各类报表、申报资料必须经过核审。董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。4.2.2 发文程序公司的发文程序为：有关部门及人员拟稿、部门领导审核、公司领导（副总经理级）签发、文印室打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。拟稿：内容应符合国家有关规定及地方行政规章；反映情况要客观、公正；文字应准确、精炼，条理清楚，层次分明，用语规范；引文要具体、准确。审核、批准：各级领导对送来的公文应及时阅批，急件的，当天批复；一般文件三天内批复。阅、批公文应仔细认真，阅完应签名并注明日期。不得圈阅。需要签署具体意见的，须明确、具体。发文：公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签审）审核稿件连同文件正本二份送档案室存档。有领导批示的，还应附批复件。所有文件发放，均应有登记、签收手续。4.2.3 编号与格式所有公司发文，均应由行政办统一编号。其格式应符合以下规定：a)以公司名文对内对外发文，一律用“ （××××年）企字第××号”；b)公司党支部发文，用“ （××××年）党字第××号”c)以工会、共青团、妇联名义发文，用“ （××××年）政字第××号”d)公司监事会发文，用“ （××××年）监字第××号”e)董事会及其所属机构发文，用“ （××××年）董字第××号”f)其它管理部门的发文，用“ （××××年）第××号”对以公司文件的公文，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及其它需要引起必要重要的内容。激励措施对由于违反本规定而未能及时处理外来文件或内部公文不合要求的，按其重要性程度与影响对有关责任人员予以考核降分或 50－100元的处罚。记录保密管理控制程序目的随着市场竞争的加剧，为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本规定。适用范围公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司附属机构、分支机构及每一位员工都负有保守公司秘密的义务。职责与权限行政人事部负责本程序的解释、施行、监督与检查。工作程序及措施4.1 保密范围及密级确定4.1.1 秘密的确认秘密的确认原则：尚未付诸实施或实施中的公司重大决策的秘密事项；尚未付诸实施的公司经营战略、方向、规划、项目；由公司内部掌握使用的各类合同、协议、意向书及可行性研究分析报告、会议记录；由公司内部掌握尚未进入市场或尚未公开的各类信息；公司职员人事档案、工资收入等；产品开发及成型后形成的各类技术资料、图纸等。一般性决定、决议、通告、通知、文件等不属于保密范围。4.1.2 密级公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三类。绝密：公司在经营发展过程中形成的直接影响公司权益的重大决策及其文件资料；机密：公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况以及产品开发、成型过程中的设计图纸等各类技术资料。机秘：公司有关人事档案、合同、协议、职员工资性收、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。属于公司秘密的文件、资料，应当依据本规定第四条、第五条之规定标明密级，确定保密期限。保密期限届满，自行解密。4.2 保密措施4.2.1 泄密行为的界定本制度规定的泄密是指下列行为之一：使公司秘密被不应知悉的人知悉；使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。4.2.2 保密措施4.2.2.1 具有密级的文件、资料对于密级文件、资料及其物品，应采取以下保密措施：属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存及销毁，由总经理办公室执行；采用电脑技术存取、处理、传递的秘密资料由电脑使用人员负责保密。未经总经理批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；在设备完善的保险装置中保存。4.2.2.2 属于保密的设备及其产品属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。4.2.2.3 会议及其它活动具有属于公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取以下保密措施：场所选择：有相应的保密条件；与会人员确认：严格确定与会人员的资格，无关人员应限制参加；按规定使用会议设备及其会议文件；会议结束后明确是否传达或传达的范围。4.2.2.4 其它措施在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。公司秘密不准在私人交往及其通信过程中泄露，不准在公共场所谈论公司秘密。如发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，工作人员应立即采取措施并报告总经办，由总经办根据具体情况处理。公司员工如由于本人离辞、被辞退等原因离开公司的，应办清移交手续；对于重要岗位掌握公司重大机密的，要有相应的制约措施。对于进入企业技术开发中心任职的员工，按规定签订《技术保密合同书》。激励措施5.1 出现下列情况之一者，给予警告并负激励 10元以上500元以下：泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；违反本规定第八条、第十条