表格管理规程

文件编号：LC128020000300化妆品有限公司受控号：程序文件修改日期：题目（Subject）： 生效日期：批准之日起表格管理规程 页 数：编 制/日期 审 核/日期 批 准/日期1、目的编写本标准操作规程的目的， 是为本公司表格的编制、 修正和取消提供指南， 以便对表格进行规范管理。2、适用范围2.1表格的编制2.2表格的修正2.3表格的取消3、职责3.1各部门主管根据本部门的需要指定人员编制、修正、取消有关的表格。3.2各提出部门经理（主管）负责审批。3.3各提出部门文件管理员（文员）负责管理和发放。4、程序4.1表格的编制4.1.1各部门经理（主管）或相关人员根据本部门的需要起草有关的表格，经检查确认无内容错误后，将此表格草案交文件管理员（文员）进行格式的统一修订、打印。交由部门主管再次确认内容无问题后 ,交相关人员审批。4.1.2审批权限4.1.2.1各部门内部使用之表格由部门经理（主管）审批即可。4.1.2.2涉及多个使用部门由相关部门确认，提出部门经理（主管）进行审批。注：批准人应注明该表格的生效日期，将获批准后的表格定义为表格草案。4.1.3经审批后的表格文件交文件管理员进行存档，同时由文件管理员（文员）打印表格之标准样板，加盖文件受控章于表格文件之背面， 发放给各相关部门或相关使用人员。 当需使用时，以此表作为原件进行复印。4.1.4为便于表格管理，所有的表格文件均以 AAATTXXXVV 的格式进行编码，并以“FORM”作为目录名存入电脑硬盘上。表格编码说明如下：部门代号TT—表示各部门的直接下属部门，其编码可以是 01-99中的任何数字。XXX 表格顺序号，每新增一份表格，则表格顺序号加 001。VV表示修正号，对于一份新表格，定义修正号为 00，每修正一次则修正号加 01。部门代号表：部门名称

AAA

TT生产部

801

01—一车间02—二车间03—三车间07—七车间10—生产部办公室11—生产部车间部15—生产部工艺技术部01—办公室开发部80202—综合室03—研究一室05—研究二室财务部803品管部804部门名称AAA人办资源部805物料部806设备部807计划/仓储部808总务部809

06—工艺技术室09—研究三室10—海南技术组01—办公室02—会计室03—出纳室04—税务室01—办公室02—外检室03—质检室04—质控室05—计量室TT01—办公室02—人事事务处03—培训发展处04—薪酬考核处05—信息系统处06—行政处01—办公室02—化工原料采购处03—包材/设备采购处01—办公室02—设备维修处03—工程处01—办公室02—生产计划处03—物料控制处04—物料仓05—成品仓01—办公室02—车队03—物资处04—档案室05—食堂厂长办公室

816注：如果该表格为多部门共同使用的表格，则部门代号用 80000表示如果该表格为某一部门单独使用的表格，则用该部门的代号，如

AAATT编码。801、802、810等等。4.2表格的修正4.2.1 修正某一表格前，提出人须征求受该表格影响的各部门相关人员的意见，以确保修正该表格不会对其它部门造成影响。4.2.2 经确认可以对表格进行修正， 由提出人向文件管理员 （文员）申请拷贝出原表格文件，根据实际情况进行修正。4.2.3 当修正无误后，将表格送交有关人员签名审批。4.2.4 文件管理员（文员）将修正后之表格文件贮存于电脑之表格文件夹内，同时将旧表格调入旧表格文件夹中保存一年。4.2.4 文件管理员（文员）对修正后的表格文件，依新文件之发放程序进行发放，同时将旧表格文件回收，进行作废处理。各部门在收到新表格文件后，应将旧空白表格文件立即回收进行作废处理。4.3取消表格4.3.1 在取消某个表格之前，提出人需征求受该表格影响的各部门的相关人员的意见，以确保取消该表格不会对其它部门造成影响。4.3.2 在确认表格取消不至其它部门造成影响后，表格使用者可直接向部门经理（主管）申请取消表格，当涉及跨部门使用之表格文件， 应由厂长或其委托人批核该表格文件是否取消。4.3.3 文件管理员（文员）在收到批准取消表格之意见后，从电脑中将该表格文件调入旧表格文件中，从表格文件夹中抽出该表格文件，注明“作废”字样，另存入作废表格文件夹中保存一年。4.3.4文件管理员（文员）从各部门或各相关人员处回收所发行的表格文件，并通知其回收空白表格文件进行作废处理。注释：任何被取消的表格编号不可再重复使用。编制表格流程图各部门根据需要编制表格草稿检查内容 有误 进行修改只涉及本部 无误门 跨步门 相关部门确认统一格式（文件管理员）交部门经理签名审批将审批的表格存档、发行结束修改表格流程图各部门确认修改该表格是否会影响其它部 会 取消修改门不会按需要进行修正检查内容有误重新修正（部门主管）统一格式（文件管理员）跨部门本部门 相关部门确认交部门经理签名确认发行新表格、回收旧表格