履行采购合同 订单管理

第13讲订单管理进货验收货款支付履行采购合同违约处理一、编制采购订单（一）明晰订单内容根据企业实际的生产、经营需要及采购计划要求，采购人员应定期编制采购订单，一般会有月度采购订单、临时采购订单等，具体如下表类型具体内容月度采购订单（1）采购产品的名称、品种、型号及规格（2）订货总数量、分期交货数和订单号（3）包装运输、到货地点、随货文件和验收方法（4）订单生效的条件和到仓争端的处理等临时采购订单（1）采购产品的名称、品种、型号和规格（2）采购数量和要求、到仓时间等（二）制定采购订单1.编制订单草案采购人员根据企业采购计划、当月生产等部门上报的采购申请，编制采购订单草案。若是临时采购，那么订单制定的基本依据则为仓库库存报表，这就要求采购人员及时了解库存情况，以便提前采买，不影响正常的生产进度。2.上报主管审核采购订单草案制定完成，采购人员仔细检查无误后，上报主管领导审核、批准。3.形成正式订单采购主管领导接收采购订单草案后，根据采购订单内容，查阅是否有供应商合同。如果有，则安排采购人员编制正式的采购订单，实施采购；如果没有，则安排采购人员进行市场询价谈判，并在规定的时间内完成谈判事宜，编制正式采购订单发送相应供应商。通常情况下，企业的采购订单必须连续编号，用统一的标准格式，一式三联，第一联采购部门留存，第二联财务部门存档，第三联交供应商（二）制定采购订单（二）制定采购订单企业名称地址电话供应商名称地址电话序号物料编码名称型号描述需求数量单位单价金额交货日期备注12……合计总金额（小写）：总金额（大写）：交货地点付款方法包装要求验收方式其他声明认证单位签字盖章：订单人员：供应商签字盖章：业务主管：制定日期审核日期批准拟定日期：______年___月___日编号：二、出具采购订单（一）发出采购订单正式的采购订单按照企业的相关规定编号后，由负责相应货品采购的采购人员以适当的形式，如传真、快递、邮件等方式将采购订单发送给供应商，实施采购工作。（二）确认采购订单采购人员应通过电话等形式及时向供应商确认其是否收到采购订单。因为如果对方没有表示接受，则发出的采购订单并不能构成一项合同，采购事项无效。另外，只有当采购订单被确认接受之后，采购方才能确信在约定的日期供应商将发货。如果发货日期不确定，采购方在进行任何有效行为之前都必须了解一些确切的信息。（二）为什么人多力量却不一定大？（三）编制采购记录采购订单被确认后，采购人员应就同期所采购的货品、物料编制采购记录，填写物资采购记录表，以便供应商交货时对照采购记录进行接货检验。货品名称规格说明生产数量目次材料名称材料编号标准用量本批用量供应商单价订货日期交货记录订单编号：货品编号：______年___月___日审核人：_____________制表人：_____________三、跟踪采购订单（一）订单执行前跟踪订单跟踪就是采购人员对采购订单执行的全部过程进行跟踪检查，以保证采购订单的正常履行，其目的主要有3个：促进合同正常执行、满足本企业生产经营的物料需求、保持合理的库存水平。在采购过程中，同一物料或货品可能有几家供应商可供选择，独家供应商情况除外。虽然每个供应商都有分配比例，但是具体操作时可能会遇到意想不到的情况，比如供应商提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、货期等。因此采购人员在订单发出后应充分与供应商沟通，确保供应商有效接受采购订单，并确认订单信息。（二）订单执行过程中跟踪供应商确认采购订单后，采购订单是具有法律效力的，采购人员应全力跟踪，确实需要变更时要征得供应商的同意。在订单执行过程中，采购人员对订单跟踪主要应把握以下事项，如下表具体事项操作严密跟踪供应商备货的详细过程发现问题及时反馈，需要中途变更的要立即解决，以保证准时到货严密关注影响生产需求形势的市场因素如果市场生产需求紧急，需本批物料立即到货，采购人员应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证所需物料的准时供应如果市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或者取消本次订单，采购人员应尽快与供应商沟通，确认可承受的延缓时间，或者中止本次订单操作，给供应商赔款（二）订单执行过程中跟踪具体事项操作恰当处理库存控制既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平，采购人员应根据本企业生产进度等因素，提前规划好采购物资的到货时间，出现库存过高或过低时，应及时与供应商协调到货时间，保证库存控制在合理的水平上控制好物料验收环节物料到达订单规定的交货地点，采购人员必须按照要求，对照采购订单，对货品数量、批量、单价等方面进行确认并记录归档等（二）订单执行过程中跟踪表单编号报告日期报告人项目名称项目经理订单编号设备编码设备名称单位数量价款（万元）异常值（万元）已完成合同值供货厂商负责人预算合同总结说明对于设备、工程等的采购，由于订单周期较长，采购人员在订单执行过程中，除做好跟踪工作外，还要不断了解订单状态，及时填写设备采购订单状态报告表，以便主管领导掌握采购进程，进一步开展工作。（三）合同执行后跟踪1.货款支付跟踪供应商按时交货，且经验收没有问题后，采购人员应按合同规定对供应商支付货款，并进行跟踪。如果供应商未收到货款，采购人员有责任督促财务人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业的信誉。2.货品使用质量跟踪所购物料、货品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购人员或现场检验者联系供应商解决，重要的问题可由质管人员、认证人员鉴定后，根据所出现的问题责任确定解决方案，由采购人员及时与供应商沟通协调后解决。四、订单存档管理（一）建档1.建档方式订单的建档原则是需要的时候能够轻而易举地找到。因此，采购人员在建立订单档案时可采用以下方式：（1）按照采购订单编号顺序建档；（2）按照供应商名称的字母顺序建档；（3）其他有效方式。2.档案内容一项采购的所有相关数据、文书等都应作为存档内容，主要包括采